20. Понятие «Экспертиза ценности дел»
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обуславливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. После экспертизы ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.
Отнесение документов в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
Экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг.
Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.
Задачи экспертизы ценности документов:
1. отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профессиональности тому или иному государственному архиву;
2. определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени.
3. обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
4. отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:
В делопроизводстве – решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел;
В ведомственном архиве – происходит выделение из документального фонда дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.
В государственном архиве – проверяется решение экспертных органов ведомственных архивов, и утверждают их; проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.
21. Понятие «Служба делопроизводства»
В любой организации (фирме) документационное обеспечение управления возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и другие, которые носят обобщенное название – служба делопроизводства. В небольших организациях служба делопроизводства не создается, а вся работа, связанная с документами, выполняется одним сотрудником. Как правило, это секретарь организации (фирмы).
Основной целью ее деятельности является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Достижение этой цели предусматривает решение следующих задач:
? совершенствование форм и методов работы с документами;
? обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, применение информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
? сокращение документооборота;
? разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.
Виды работ (функции), выполняемые службой:
? разработка и проектирование бланков документов;
? экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;
? регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
? информационно-справочная работа по документам организации (фирмы);
? организация своевременного рассмотрения руководством организации (фирмы) поступивших документов;
? подготовка поступивших документов к докладу руководству организации (фирмы);
? контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
? регулирование хода исполнения документов, контроль за сроками исполнения документов;
? организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения;
? разработка номенклатуры дел организации, оформление и формирование дел, обеспечение их хранения;
? организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан;
? организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива Российской Федерации.