Введение
Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только стадии документирования, понимаемого как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях; использования, включающего учет движения документов в текущей деятельности офиса; но и хранения документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.
Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.
Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей практически любого офиса организации.
Одни документы, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они утрачивают свою ценность, в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.
В других запечатлены основные вехи в истории становления и развития учебного заведения, фирмы, корпорации, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.
Третьи содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может что-то и списать.
Четвертые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть в зависимости от автора и владельца.
Последние как памятники истории и культуры наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, т.е. по документной терминологии, постоянно.
Подготовка исполненных документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом процесса делопроизводства.
Основная цель – упорядочение и хранение документов, создание условий для их использования в справочной работе учреждения и пополнение Государственного архивного фонда.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает в себя:
- Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
- Оформление дела;
- Описание документов постоянного и временного сроков хранения;
- Обеспечение сохранности дел;
- Передачу дел в архив учреждения.
