ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Закупочная деятельность: сущность, особенности
Закупочная деятельность является основной коммерческой деятельностью в торговле. С нее и начинается коммерческая работа. Необходимо иметь товар, чтобы продать его покупателю и получить прибыль. Исходя из основной функции товарного обращения, когда происходит смена форм стоимости, можно сделать вывод, что коммерческая деятельность начинается с закупки товаров с целью последующей их продажи. Основная задача закупочной работы - выгодное приобретение товара с целью удовлетворения потребительского спроса. Закупочная деятельность является одной из наиболее ответственных функций торговых предприятий. Правильно организованные оптовые закупки способствуют удовлетворению потребительского спроса. Они позволяют уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.
Осуществление закупок - крупнейшая область контроля денежных средств, с которой имеет дело большинство руководителей. Деятельность по организации и управлению закупками направлена на то, чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом и по выгодной цене.
Управление закупками - деятельность, в результате которой фирма приобретает необходимые товары и услуги. Процесс закупки представляет собой на предприятии организованное приобретение продукции для дальнейшей переработки или для перепродажи. Приобретаемая для промышленных предприятий продукция в основном - это материальные ресурсы, необходимые для производства, а для торговых компаний - готовая продукция для последующей продажи [4;16].
Закупочная деятельность дает возможность сформировать оптимальный ассортимент товаров торговых предприятий, воздействовать на производителей товаров. Именно закупки обеспечивают эффективную работу торговой организации. Управление закупками в значительной степени влияет на конкурентоспособность компании. Если эта функция закупок не выполняется, то компания не получит сырья или готовой продукции к нужному сроку, нужного качества и по цене, которая сохранит стоимость конечной продукции конкурентоспособной и контролируемой.
Отдел закупок является функционально обособленным подразделением фирмы и входным звеном в логистической системы, поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании для рациональной организации логистического процесса. Основные функции отдела закупок:
1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.
2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.
3. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.
4. Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.
5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации [1;84].
Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:
• выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика;
• метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно иметь место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов;
• сертификация;
• контроль над контактами с поставщиками.
Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками. Если работники компании ре (производственного ре отдела) ре будут ре непосредственно ре сами ре работать ре с ре поставщиками ре без ре уведомления ре отдела ре закупок, ре то ре это ре будет ре способствовать ре осуществлению ре продаж ре «с ре черного ре хода», ре когда ре потенциальный ре поставщик ре будет ре оказывать ре влияние ре на ре спецификацию ре готовой ре продукции ре таким ре образом, ре что ре он ре станет ре единственным ре источником ре снабжения. ре Если ре техническому ре персоналу ре поставщика ре необходимо ре непосредственно ре встретиться ре с ре инженерами ре фирмы-покупателя, ре то ре отдел ре закупок ре организует ре такие ре встречи ре [3;12].
Задачи ре функции ре снабжения ре можно ре описать ре несколькими ре способами. ре Во-первых, ре эту ре деятельность ре можно ре рассматривать ре в ре двух ре планах: ре функциональном ре как ре избежание ре проблем ре и ре стратегическом ре как ре расширение ре возможностей.
1. ре Закупки ре в ре функциональном ре плане ре - ре ежедневные ре операции, ре традиционно ре связанные ре с ре закупками ре и ре направленные ре на ре избежание ре дефицита, ре отсутствия ре материальных ре ресурсов ре или ре готового ре продукта. ре Отсутствие ре товара ре - ре необходимого ре количества ре и ре качества, ре его ре несвоевременная ре доставка ре могут ре создать ре проблему ре у ре конечного ре потребителя ре продукции ре или ре услуги. ре Это ре столь ре очевидно, ре что ре отсутствие ре претензий, ре вероятно, ре может ре служить ре показателем ре хорошего ре снабжения. ре Трудность ре состоит ре в ре том, ре что ре некоторые ре компании ре никогда ре ничего ре большего ре от ре функции ре снабжения ре не ре ожидают, ре поэтому ре ничего ре большего ре в ре этом ре плане ре и ре не ре получают.
2. ре Стратегическая ре сторона ре снабжения ре - ре целый ре процесс ре управления ре закупками, ре его ре связи ре и ре взаимодействия ре с ре другими ре функциями ре компании, ре внешним ре снабжением, ре потребностями ре и ре запросами ре конечного ре потребителя. ре Потенциал ре стратегической ре сферы ре закупок ре велик. ре Его ре развитие ре и ре использование ре зависит ре как ре от ре знаний ре о ре таком ре потенциале ре у ре руководства ре компании, ре так ре и ре от ре способности ре эффективно ре распределять ре корпоративные ре ресурсы. ре Обязанность ре тех, ре кто ре уполномочен ре управлять ре функцией ре снабжения ре - ре повсюду ре находить ре стратегические ре возможности ре и ре привлекать ре к ре ним ре внимание ре высшего ре исполнительного ре руководства ре компании.
Целью ре закупок ре является ре приобретение ре товаров ре нужного ре качества ре в ре нужном ре количестве ре по ре установленной ре заранее ре цене ре в ре конкретном ре источнике ре и ре в ре нужное ре время. ре Такой ре упрощенный ре подход ре оправдан ре при ре принятии ре ключевых ре решений: ре что ре купить, ре какие ре качество ре и ре цена ре приемлемы, ре где ре лучше ре всего ре приобрести ре необходимый ре товар, ре а ре также ре - ре в ре какой ре именно ре момент ре это ре следует ре делать.
Цели ре отдела ре закупок ре любой ре торговой ре организации:
• приобретать ре товар ре по ре наиболее ре выгодной ре цене;
• поддерживать ре высокую ре оборачиваемость ре товарных ре запасов;
• гарантировать ре доставку ре товаров ре на ре фирму;
• приобретать ре товар ре наилучшего ре качества;
• взаимодействовать ре только ре с ре надежными ре поставщиками;
• извлекать ре максимальную ре выгоду ре для ре фирмы ре (например, ре за ре счет ре скидок);
• сотрудничать ре с ре другими ре подразделениями ре фирмы;
• вносить ре свой ре вклад ре в ре достижение ре корпоративных ре целей ре и ре поддержание ре логистической ре стратегии;
• снижать ре долю ре расходов ре на ре закупки ре в ре общих ре логистических ре издержках;
• вести ре эффективный ре автоматизированный ре учет ре приобретаемых ре товаров ре и ре поддерживать ре другие ре информационные ре системы ре компании;
• развивать ре и ре стимулировать ре деятельность ре и ре повышать ре квалификацию ре менеджеров, ре занятых ре в ре снабжении ре и ре закупке ре [1;58].
Приоритеты ре достижения ре каждой ре цели ре определяются ре самой ре компанией ре в ре зависимости ре от ре ее ре экономического ре положения. ре Например, ре фирма, ре стоящая ре на ре грани ре банкротства, ре скорее ре сосредоточится ре на ре достижении ре первой ре цели ре из ре приведенного ре выше ре списка, ре чем ре станет ре заботиться ре об ре обучении ре персонала. ре В ре моменты ре товарного ре дефицита ре фирмы ре в ре первую ре очередь ре будут ре заботиться ре о ре том, ре чтобы ре гарантировать ре поставки, ре а ре в ре периоды ре насыщения ре товарного ре рынка ре особенно ре важным ре становится ре поддержание ре товарооборота ре компании ре на ре достаточном ре уровне ре при ре минимизации ре вложений ре в ре товарные ре запасы.
Основные ре цели ре деятельности ре в ре области ре организации ре и ре управления ре закупками:
1. ре Оптимальные ре сроки ре поставки ре товаров. ре Опоздание ре в ре закупках ре может ре сорвать ре производственный ре график, ре что ре повлечет ре за ре собой ре большие ре накладные ре расходы, ре а ре закупленные ре ранее ре намеченного ре срока ре материалы ре ложатся ре дополнительным ре бременем ре на ре оборотные ре фонды ре и ре складские ре помещения ре предприятия.
2. ре Оптимальный ре размер ре партии ре поставки, ре то ре есть ре соблюдение ре точного ре соответствия ре между ре объемом ре поставок ре и ре потребностями ре в ре них. ре Избыток ре или ре недостаточный ре объем ре поставляемой ре продукции ре негативно ре влияет ре на ре баланс ре оборотных ре фондов ре и ре устойчивость ре выпуска ре продукции ре и, ре кроме ре того, ре может ре вызвать ре дополнительные ре расходы ре при ре восстановлении ре оптимального ре баланса.
3. ре Поддержание ре и ре повышение ре качества. ре Продукция, ре материалы ре или ре услуги ре должны ре поставляться ре необходимого ре уровня ре качества; ре иначе ре конечный ре продукт ре не ре будет ре соответствовать ре принятым ре требованиям, ре что ре приведет ре к ре росту ре логистических ре издержек. ре Затраты ре на ре доведение ре качества ре до ре стандартного ре уровня ре могут ре быть ре весьма ре значительными. ре Необходимо ре постоянно ре повышать ре качество ре снабжения ре и ре обеспечивать ре конкурентоспособность ре товаров ре и ре услуг ре на ре мировом ре уровне, ре что ре требует ре внимания ре к ре качеству ре закупаемых ре материалов.
4. ре Поиск ре и ре закупка ре товаров ре и ре услуг ре по ре минимальным ре ценам. ре Эта ре задача ре особенно ре актуальна ре для ре российских ре предприятий, ре так ре как ре закупочная ре деятельность ре требует ре большого ре объема ре оборотных ре средств, ре а, ре как ре показывает ре опыт, ре нехватка ре именно ре оборотных ре средств ре является ре одной ре из ре главных ре проблем ре российского ре бизнеса. ре Прибыль, ре полученная ре благодаря ре закупкам ре по ре более ре низким ре ценам ре или ре за ре счет ре снижения ре общих ре логистических ре затрат, ре может ре быть ре очень ре весомой.
5. ре Поиск ре или ре развитие ре компетентных ре поставщиков. ре Успех ре функции ре отдела ре закупок ре в ре конечном ре итоге ре зависит ре от ре способности ре отдела ре находить ре поставщиков ре и ре развивать ре отношения ре с ре ними, ре анализировать ре их ре возможности, ре выбрать ре соответствующего ре поставщика ре и ре затем ре работать ре с ре ним, ре постоянно ре совершенствуя ре совместную ре деятельность. ре Работник, ре отвечающий ре за ре выбор ре поставщика, ре должен ре проводить ре тщательный ре поиск ре и ре анализ ре возможных ре поставщиков, ре причем ре анализ ре желательно ре проводить ре по ре нескольким ре критериям, ре например, ре по ре качеству ре предлагаемой ре продукции, ре возможности ре своевременной ре доставки, ре цене, ре сервису ре и ре т.д. ре Также ре важным ре критерием ре является ре оценка ре риска ре при ре осуществлении ре закупок.
6. ре Повышение ре конкурентоспособности ре компании. ре Основные ре задачи ре исследования ре рынка ре закупок ре заключаются ре в ре регулярном ре сборе ре и ре оценке ре информации ре в ре целях ре определения ре емкости ре рынка ре и ре создания ре предпосылок ре для ре оптимизации ре закупок. ре Толчком ре к ре проведению ре исследования ре может ре стать ре интерес ре к ре определению ре размеров ре затрат, ре изменений ре в ре собственной ре программе ре дистрибьюции, ре внедрению ре достижений ре технического ре прогресса, ре повышению ре доли ре фирмы ре на ре рынке, ре конкуренции, ре надежности ре поставщиков, ре объему ре предложения ре в ре будущем ре и ре т.д.
Достижение ре этих ре целей ре в ре области ре управления ре закупками ре (закупочной ре логистики) ре требует ре выполнения ре различных ре стандартных ре операций, ре для ре чего ре следует ре рассмотреть ре наиболее ре характерные ре задачи, ре способствующие ре рационализации ре системы ре закупок.
Основными ре задачами, ре решаемыми ре закупочной ре логистикой, ре являются:
• определение ре предмета ре (структуры) ре закупок;
• выбор ре поставщика;
• определение ре объема ре закупок;
• условия ре закупок ре [14;214].
Задача ре определения ре предмета ре закупок ре решается ре совместно ре с ре производственным ре отделом ре и ре инженерной ре службой ре компании. ре При ре этом ре определяются ре потребности ре в ре сырье ре и ре материалах, ре их ре качественные ре и ре эксплуатационные ре характеристики, ре параметры ре спецификации. ре Вся ре эта ре информация ре поступает ре в ре отдел ре снабжения ре (закупок).
Выбор ре поставщика ре требует ре глубокого ре анализа ре рынка ре интересующей ре фирму ре продукции, ре существующих ре и ре потенциальных ре поставщиков, ре и ре предпочтений ре наиболее ре перспективных ре и ре эффективных ре из ре них. ре Данный ре вопрос ре находится ре полностью ре в ре компетенции ре работников ре отдела ре снабжения. ре Объем ре закупок ре определяется ре по ре согласованию ре с ре другими ре отделами ре (производственным, ре складским, ре финансовым, ре бухгалтерией). ре Совместно ре с ре производственным ре отделом ре определяется ре требуемое ре количество ре материальных ре ресурсов. ре Проверяется ре наличие ре данного ре товара ре на ре складе ре (если ре склад ре находится ре в ре ведении ре отдела ре снабжения). ре Если ре на ре складе ре этой ре продукции ре нет ре (или ре ее ре недостаточно), ре объем ре закупки ре необходимо ре согласовать ре с ре финансовым ре отделом.
Условия ре закупок ре согласуются ре с ре поставщиками, ре уже ре предложившими ре свои ре варианты, ре и ре отделом ре снабжения. ре В ре решении ре данного ре вопроса ре могут ре участвовать ре и ре работники ре других ре отделов ре (финансового, ре логистики ре и ре т. ре д.). ре Решение ре данной ре задачи ре означает, ре что ре будут ре определены ре такие ре параметры, ре как ре цена, ре условия ре оплаты ре и ре доставки, ре сроки ре и ре т.д. ре При ре выполнении ре этих ре задач ре необходимо ре каждый ре раз ре принимать ре решение: ре покупать ре ли ре данное ре комплектующее ре изделие ре в ре готовом ре виде ре у ре другого ре производителя ре или ре же ре делать ре его ре самим, ре на ре собственном ре производстве, ре если ре это ре технологически ре возможно. ре В ре данном ре случае ре речь ре идет ре о ре выборе ре производства ре либо ре закупок ре товаров, ре которые ре сами ре по ре себе ре являются ре законченными ре изделиями. ре Например, ре различного ре рода ре электромоторы ре или ре же ре базовое ре литье, ре которое ре станкостроительное ре предприятие ре не ре производит ре самостоятельно, ре а ре закупает ре у ре специализированных ре предприятий. ре Другой ре пример: ре автозавод ре устанавливает ре на ре выпускаемых ре им ре автомобилях ре шины, ре закупленные ре у ре специализирующихся ре на ре этом ре фирм, ре а ре не ре производит ре их ре самостоятельно. ре До ре настоящего ре времени ре не ре существует ре общепринятого ре расчетного ре метода, ре позволяющего ре с ре помощью ре формализованных ре приемов ре вынести ре однозначное ре суждение, ре следует ре ли ре данное ре комплектующее ре изделие ре изготавливать ре самим ре или ре его ре лучше ре купить. ре Решение ре этого ре вопроса ре во ре многом ре носит ре творческий, ре интуитивный ре характер, ре зависящий ре от ре того, ре кто ре принимает ре решение. ре Но ре при ре этом ре следует ре руководствоваться ре вполне ре определенными ре соображениями. ре Степень ре важности ре рассматриваемых ре факторов ре и ре их ре ранжирование ре определяются ре самим ре лицом, ре принимающим ре такое ре решение. ре Иными ре словами, ре принятие ре такого ре решения ре во ре многом ре должно ре носить ре экспертный ре характер.
Организация ре и ре управление ре закупочной ре деятельностью.
На ре функции ре отдела ре закупок ре в ре организационной ре структуре ре компании ре оказывают ре влияние ре такие ре факторы, ре как:
• доля ре затрат ре на ре закупаемое ре сырье ре и ре внешние ре услуги ре в ре расходах ре (доходах) ре компании;
• сущность ре приобретаемой ре продукции ре или ре услуг;
• ситуация ре на ре рынке ре продукции ре и ре услуг, ре жизненно ре необходимых ре для ре компании;
• наличие ре возможностей ре для ре выполнения ре данной ре функции;
• задачи ре в ре области ре снабжения, ре способствующие ре достижению ре организационных ре целей ре [5;247].
Службы ре закупок ре в ре компании ре могут ре быть ре построены ре централизованно ре и ре децентрализованно. ре Если ре компания ре подходит ре к ре процессу ре с ре позиции ре децентрализации, ре служащие ре отделов ре будут ре самостоятельно ре осуществлять ре закупки, ре каждый ре для ре своего ре отдела. ре Преимуществом ре такого ре подхода ре является ре тот ре факт, ре что ре пользователь ре лучше ре знает ре потребности ре отдела, ре чем ре кто-либо ре другой. ре Процесс ре закупки ре при ре этом ре подходе ре может ре осуществляться ре быстрее. ре Однако ре по ре сравнению ре с ре децентрализацией ре у ре централизованных ре закупок ре гораздо ре больше ре преимуществ, ре поэтому ре почти ре все ре компании, ре за ре исключением ре самых ре мелких, ре используют ре централизованный ре подход ре к ре совершению ре закупок. ре При ре осуществлении ре закупок ре централизованным ре путем ре назначается ре конкретное ре лицо ре или ре создается ре отдел ре с ре полномочиями ре совершать ре закупки ре в ре интересах ре всех ре отделов.
Преимущества ре централизованных ре закупок:
• простота ре стандартизации ре купленных ре материальных ре ресурсов ре или ре готовой ре продукции;
• отсутствие ре административного ре дублирования;
• возможность ре совместного ре (несколькими ре отделами ре компании) ре размещения ре заказа ре у ре поставщика ре с ре целью ре получения ре скидок ре за ре большой ре объем ре заказа;
• лучший ре контроль ре за ре выполнением ре обязательств ре по ре закупкам;
• развитие ре профессиональных ре навыков ре специалистов ре по ре закупкам ре за ре счет ре специализации, ре профессионального ре принятия ре решений ре и ре лучшего ре использования ре времени.
Рисунок ре 1 ре - ре Организационная ре структура ре управления ре закупочной ре деятельности ре в ре организации
?
Вариант ре структуры ре службы ре закупок ре организации, ре представленный ре на ре рис. ре 1, ре предполагает ре сосредоточение ре всех ре функций ре закупок ре организации ре в ре одних ре руках, ре например, ре в ре дирекции ре по ре материально-техническому ре снабжению. ре Такая ре структура ре создает ре широкие ре возможности ре логистической ре оптимизации ре материального ре потока ре на ре стадии ре закупок ре предметов ре труда.
Специалисты ре службы ре закупок ре предприятия ре отвечают ре за ре закупку ре продукции ре в ре соответствии ре со ре спецификациями, ре полученными ре от ре внутренних ре потребителей. ре Внутренними ре потребителями ре являются ре другие ре функциональные ре подразделения ре предприятия, ре которым ре требуется ре продукция. ре Внутри ре самого ре отдела ре закупок ре функции ре часто ре подвергаются ре дальнейшей ре специализации ре и ре развитию ре профессионализма ре как ре результата ре специализации. ре В ре небольшой ре компании, ре где ре отдел ре закупок ре представлен ре одним ре человеком, ре вероятно, ре никакого ре разделения ре функций ре не ре будет. ре Но ре в ре более ре крупной ре организации, ре осуществляющей ре закупки, ре обычное ре разделение ре функций ре происходит ре по ре четырем ре специальным ре направлениям.
Контроль ре и ре анализ ре логистической ре функции ре закупок ре компании ре должен ре осуществляться ре в ре соответствии ре с ре поставленными ре целями ре и ре задачами ре по ре управлению ре закупками ре в ре аспекте ре общей ре логистической ре системы ре фирмы. ре Традиционно ре такой ре анализ ре включает:
• анализ ре условий ре закупок ре и ре рынка ре поставщиков;
• контроль ре бюджета ре закупок;
• анализ ре финансовой ре деятельности;
• контроль ре и ре анализ ре качества ре закупаемой ре продукции;
• контроль ре и ре анализ ре процедур ре доставки ре материальных ре ресурсов ре и ре готовой ре продукции;
• анализ ре системы ре прогнозирования ре потребности ре и ре т.д.
Необходимо ре регулярно ре наблюдать ре за ре состоянием ре рынка ре поставщиков ре основных ре видов ре материальных ре ресурсов. ре Это ре обеспечивает ре фирму-покупателя ре информацией ре о ре возможностях ре закупки ре необходимых ре товаров ре в ре зависимости ре от колебаний рыночных цен. Вероятный дефицит основных видов материальных ресурсов может привести к сбоям производственного процесса, росту издержек и снижению прибыли. Однако заблаговременная информация о возможных перебоях в поставках материальных ресурсов позволяет подготовиться к ним заранее и не допустить отклонений от графика производства. Так, в случае возможного роста цен покупатель может заранее закупить большое количество необходимого сырья, получив при этом значительные скидки. Анализ динамики оборотных средств, связанных с закупкой товара помогает определить политику фирмы в отношении пополнения запасов, а также изменить в случае необходимости логистическую стратегию закупок.
Финансовый анализ позволяет проводить сравнительную оценку фактических затрат на закупочную деятельность с объемом средств, предусмотренных для этой цели бюджетом.
