Глава 1 Теоретические основы исследования товарных запасов в организации
1.1 Сущность и виды товарных запасов
Согласно определению, данному почти в каждом классическом учебнике по экономике, товарный запас - это определенное количество товаров, принадлежащих организации и предназначенных для последующей продажи. В эту категорию, помимо самих объектов будущих продаж, входят всевозможные расходные материалы, комплектующие, запасные части, элементы производственного оборудования и т.д. Минимальный запас таких материальных продуктов требуется, наверное, каждой компании, которая занимается предоставлением товаров и услуг. Тот факт, что они доступны, позволяет организовать непрерывный бизнес-процесс, аспекты которого, помимо прочего, влияют на соответствие между спросом и предложением.
Запасы являются основным элементом деятельности коммерческих организаций. В силу специфики деятельности большая часть финансовых ресурсов коммерческой организации накапливается в товарных запасах, поэтому эффективное управление запасами в коммерческой экономике является приоритетной задачей.
В современной специализированной литературе существуют различные подходы к содержанию запасов.
Запасы обычно классифицируются по природным и материальным характеристикам (сырье, материалы, оборудование, топливо и т.д.), по роли в производстве (рабочие инструменты, рабочие предметы, незавершенное производство и т.д.), по назначению (производственные запасы, товарные запасы и т.д.), с точки зрения формирования и использования (текущие запасы, подготовительные, страховые), с точки зрения объема и спроса на них (нормативные, избыточные).
В логистике запасы считаются частным случаем материального потока, но, в отличие от последнего, они считаются мгновенной стоимостью. Другими словами, если поток рассматривается за определенный период времени, то запас находится в определенный момент.
В. А. Авдеев пишет: "Запасы относятся к обычным материальным активам, составляющим оборотный капитал коммерческой организации. По степени ликвидности это активы с медленными продажами, поэтому эффективное управление запасами предотвратит иммобилизацию финансовых ресурсов и перенаправит их на стратегическое развитие предпринимательской деятельности".
Товарные запасы во время создания, хранения и продажи должны соответствовать стандартам качества и быть пригодными для использования.
Г.С. Тютюшкина в своих научных работах говорит: "Основная форма распределения товарной продукции осуществляется через независимые оптовые посреднические фирмы: они покупают товары за свой счет и в то же время несут риск, вызванный изменениями рыночной конъюнктуры, моральным старением товаров и т.д. Создавая свои собственные акции, брокерские фирмы выполняют важные бизнес-функции:
- сокращение запасов поставщиков и потребителей;
- осуществлять транспортировку, рекламу;
- предоставлять консультационные и информационные услуги.
Товарный запас - это совокупность товарной массы, находящейся в обращении и предназначенной для продажи.
Г.С. Тютюшкина уделяет особое внимание формированию товарных групп запасов, и пишет: "создание определенной группы запасов, т.е. общего количества товаров, представленных к продаже, и товаров, составляющих этот запас, зависит от ряда общих условий:
- объема производства товаров;
- способов их распространения (каналы распространения и распределение товаров);
- ассортимента и качества товаров;
- экономических ситуаций, складывающиеся на рынке.
Товарные запасы торговых предприятий классифицируют по следующим признакам: (Рисунок 1)
Рисунок 1– Классификация товарных запасов
Рассмотрим детальнее каждую из них.
- по месту пребывания отличают товарные запасы в предприятиях торговли, в промышленности, в пути. Товарные запасы на предприятиях торговли включают в себе товарные запасы, пребывающие в розничной торговой сети и на складах оптовых баз. Они нужны для обеспеченья ритмичной работы торговых предприятий, обширного ассортимента товаров и более полного удовлетворения спроса потребителей;
- по предназначению товарные запасы разделяют на запасы текущего хранения, сезонного скопления, досрочного завоза. Товарные запасы текущего хранения составляют ключевую массу абсолютно всех запасов торгового предприятия. Они нужны для удовлетворения повседневной необходимости торговли в товарах и должны беспрерывно пополняться. Для товарных запасов сезонного накопления характерна сезонность производства и потребления единичных видов товаров. К товарам сезонного накопления причисляют меховые товары, картошка, фрукты, овощи, ёлочные украшения и т.д. Товарные запасы досрочного завоза нужны для обеспеченья бесперебойной торговли в отдалённых областях в период между сроками завоза товаров, в силу климатических обстоятельств. Помимо данных видов товарных запасов в данную категорию причисляют определенные авторы и товарные запасы целевого назначения. Они формируются на предприятиях торговли с целью обеспеченья установленных целей, никак не связанных с реализацией товаров. К примеру, для стимулирования сдачи населением вторсырья; для выдачи товарных выигрышей по лотереям; для стимулирования закупки у населения отдельных типов сельскохозяйственного сырья либо товаров и т.д.
- по срокам отличают товарные запасы на отчётную дату, входные либо начальные, то есть на начало этапа, выходные либо конечные, то есть на конец периода;
- по признакам – абсолютные в стоимостном и натуральном измерении и условные в днях-оборотах.
- по величине товарные запасы бывают максимальные, минимальные и средние.
Таким образом, слишком малые и очень большие объемы товарных запасов могут негативно отразиться на финансовых результатах торговой деятельности.
1.2 Факторы, влияющие на состояние и эффективность использования товарных запасов
На объем запасов и оборот влияют многие факторы внутренней и внешней среды торгового предприятия. Некоторые из этих факторов ускоряют оборот, что способствует уменьшению запасов, в то время как другие замедляют скорость товарооборота и увеличивают размер запасов. Если торговая компания правильно оценивает эти факторы, она может легко найти резервы для ускорения оборота товаров, снижения затрат на обучение и хранение запасов.
Наиболее важными общими факторами, влияющими на оборот и стоимость запасов, являются следующие:
1. Колебания спроса и предложения. Если возникает ситуация, когда предложение товаров отстает от потребительского спроса, оборот этих товаров резко ускоряется. А когда рынок становится насыщенным и разрыв между спросом и предложением уменьшается, происходит небольшое замедление скорости обращения товаров. Одним из условий, способствующих нормализации товарных запасов, является изучение потребительского спроса, воздействие на поставщиков с целью расширения ассортимента и улучшения качества товаров.
2. Объем и структура розничного товарооборота. Коммерческие предприятия с большим объемом оборота характеризуются, при других обстоятельствах, наличием большого размера товарных запасов и ускоренным оборотом. Чем больше объем оборота, тем больше однодневный оборот и, следовательно, размер запасов. Ускоренный оборот объясняется тем, что товары чаще доставляются в такие магазины и часто в обход посредников. Объем запасов также определяется широтой и возможностью обновления ассортимента товаров. Чем шире ассортимент, тем больше запасов. Как правило, время обращения товаров сложного ассортимента превышает время обращения товаров простого ассортимента. Для товаров сложного ассортимента запасы формируются по различным характеристикам (размер, фасон, цвет ткани и т.д.), их необходимо отсортировать и подготовить к продаже. Эти операции требуют определенного количества времени и создания дополнительных запасов.
3. Потребительские и физико-химические свойства товаров. Они ограничивают или увеличивают время выполнения работ. Для товаров, устойчивых к хранению, создаются большие запасы, в которые входят непродовольственные товары сложного ассортимента, длительного использования, а также скоропортящиеся продукты. Для отдельных товаров, в силу их физико-химических свойств, устанавливается не срок годности, а сроки продажи, ограниченные несколькими часами. Невозможно создать большие запасы для таких товаров.
4. Периодичность и организация доставки товаров. Высокая частота импорта характерна для скоропортящихся товаров. Регулярная доставка товара на склад обеспечивает увеличение товарооборота при наличии меньших запасов. Чем чаще импортируются товары, тем меньше складские запасы, и наоборот. Однако необходимо помнить, что периодичность поставок зависит от объемов производства и качества продукции промышленных и сельскохозяйственных предприятий, сезонности производства, расположения торговых предприятий, условий транспортировки. Так, в отдаленных районах географического расположения время доставки товаров может быть ограничено из-за погодно-климатических условий и транспортных трудностей, а время обращения товаров в этих районах значительно больше. Чем ближе производственные предприятия и поставщики находятся к районам потребления, тем меньше времени тратится на доставку товаров, а их доставка происходит чаще.
5. Состояние материально-технической базы и основных фондов коммерческого предприятия. Наличие развитой складской сети, оснащенной современным оборудованием для хранения товаров на торговом предприятии, позволяет создавать большие запасы, формировать их широкий ассортимент, обеспечивать сохранность и качество.
На товарооборот влияет и ряд других факторов: насыщенность товарных рынков, уровень товародвижения, объем импорта, распределение запасов товаров между оптовыми и розничными звеньями, уровень цен на конкретные товары и товарные группы и их динамика, организация рекламы и продажи товаров, организация работы, квалификация
Изменения вышеперечисленных факторов могут повлиять на стоимость запасов и оборот, улучшить или ухудшить эти показатели.
Формирование запасов происходит из-за разницы во времени и пространстве между потребностью и возможностью их производства.
Сокращение времени товарооборота является одним из условий ускорения всего процесса расширенного воспроизводства, более эффективного использования оборотных средств в народнохозяйственном комплексе. Скорость товарооборота является важным фактором экономии затрат за счет сохранения качества товара, снижения товарных потерь и повышения эффективности использования материально-технической базы.
При этом скорость обращения товаров должна сочетаться с наличием в организациях розничной торговли широкого и стабильного ассортимента, что гарантирует бесперебойное удовлетворение спроса обслуживаемого населения.
С точки зрения коммерческого предприятия факторы, влияющие на состояние запасов и их оборачиваемость, можно разделить на следующие группы:
- условия производства (объем производства, расположение организаций по экономическим направлениям, специализация, расширение ассортимента товаров и т.д.);
- транспортные условия и организация доставки товаров (вид транспорта, виды транспорта, ритм поставок и т.д.);
- условия потребления (динамика денежных поступлений, спрос на новые товары, сезонность спроса и т.д.);
- условия торговли (развитие материально-технической базы, размер организаций, соотношение общей и торговой площадей, насыщенность рынка товарами и т.д.);
- физические и химические свойства товара (срок годности, частота доставки и т.д.);
- уровень цен.
Товарооборот также зависит от объема и структуры товарооборота, ритмичности его плана, рационального размещения запасов между торговыми звеньями, частоты ввоза товаров, использования прогрессивных форм торгового обслуживания населения, совершенствования материально-технической базы торговли, уровня квалификация персонала, уровень товародвижения.
1.3 Методы анализа и учета товарных запасов
Эффективность механизма управления товарными запасами зависит от качественного уровня аналитической работы, глубины экономического анализа, обоснованности его выводов.
Анализ товарных запасов может быть направлен на выявление резервов ускорения товарного оборота, рациональности использования товарных ресурсов. Для этого необходимо выучить динамику товарных запасов, факторы, которые определяют его развитие, ассортиментную структуру и товарный оборот в запасах, и его влияние на деятельность торгового предприятия. Исходными данными для анализа товарных запасов являются показатели статистической и бухгалтерской отчетности, материалы наблюдений, одновременного учета, выборочных исследований, плановой и внеплановой инвентаризации, результаты уценки.
На торговых предприятиях традиционно применяются три метода анализа и учета товарных запасов:
? Инвентаризация, т.е. сплошной подсчет всех товаров, которые при необходимости могут перевешиваться и перемериваться. Полученные данные в натуральном выражении оцениваются в действующих ценах и сводятся по товарным группам в общую сумму. Недостатками данного метода являются большая трудоемкость и невыгодность для предприятия, так как при проведении инвентаризации предприятие, как правило, не функционирует.
? Снятие остатков или оперативный учет, т.е. сверка материально ответственными лицами фактического наличия товара с данными товарного счета. Причем подсчитываются не товары, а товарные места (ящики, рулоны, мешки и др.). Затем с учетом соответствующих норм производится пересчет, определяется количество товаров, которое и оценивается по действующим ценам. Недостаток данного метода -- меньшая точность, чем при инвентаризации.
? Балансовый метод, основанный на использовании балансовой формулы:
Зн + П = Р + В + Зк (1)
где Зн - товарные запасы на начало анализируемого периода (руб.); П - поступление товаров за анализируемый период (руб.); Р - розничный товарооборот предприятия за анализируемый период (руб.); В - прочее выбытие товаров (руб.); Зк - товарные запасы на конец анализируемого периода (руб.).
Балансовый метод менее трудоемок, чем предыдущие, и позволяет обеспечить оперативный учет и анализ товарных запасов в связи с другими показателями. Недостаток данного метода - отсутствие возможности исключить из расчета всякого рода неустановленные потери, что приводит к некоторым искажениям суммы запасов. Для устранения этого недостатка данные балансового учета систематически должны сопоставляться с данными инвентаризации и снятия остатков.
Используя балансовый метод, легко осуществлять оперативный контроль за движением товаров. Этот метод особенно эффективен при автоматизированном учете на базе компьютерной сети [5].
В процессе анализа изучают следующие показатели:
1. Величину запасов в сумме и днях к объему продаж на определенную дату по товарным группам и в целом по ассортименту и оценку характера из изменения в динамике;
2. Оборачиваемость в днях по товарным группам и в целом по предприятию за определенный период и в сравнении с аналогичными периодами прошлых лет;
3. Долю запасов отдельных товаров в целом по предприятию и тенденции ее изменения в динамике в сравнении с изменениями доли этой товарной группы в объеме продаж по региону;
4. Размеры запасов по внутригрупповому ассортименту основных товарных групп и оценку их влияния на оборачиваемость по товарной группе в целом;
5. Влияние на изменение товарных запасов и товарооборачиваемость основных факторов (объема и структуры продаж, поступления товаров, ритмичности поставок, сложности ассортимента товаров и т.п.) [6].
Главный фактор успешного развития товарооборота - обеспеченность и рациональность использования товарных ресурсов. Проводя анализ, прежде всего проверяют, как товарные ресурсы обеспечивали успешное выполнение плана и динамику развития розничного товарооборота, удовлетворение спроса покупателей на отдельные товары. Розничный товарооборот зависит от поступления товаров и состояния товарных запасов. На его объем оказывает влияние прочее выбытие товаров. Эта зависимость может быть выражена формулой (2).
Влияние показателей товарного баланса на развитие розничного товарооборота можно определить, применив следующую формулу:
Р = Зн + П - В - Зк (2).
Следовательно, на выполнение плана и динамику розничного товарооборота положительное влияние оказывают завышенные товарные запасы на начало изучаемого периода (если товары пользуются спросом) и рост поступления товаров, отрицательное -- увеличение прочего выбытия товаров и завышенные товарные запасы на конец анализируемого периода [7].
Анализ товарных ресурсов торгового предприятия начинают с составления и изучения товарного баланса. Причем все показатели отражаются в товарном балансе по розничной стоимости. В товарный баланс должны включаться все запасы товаров (текущие, сезонные и досрочного завоза). За плановые товарные запасы на начало года берут их нормативы на четвертый квартал прошлого года, на конец года -- нормативы четвертного квартала отчетного года. Если отсутствуют плановые или фактические данные о поступлении товаров, то их можно определить по следующей формуле:
П = Р + В + Зк - Зн (3).
Важным вопросом анализа является изучение эффективности использования товарных ресурсов, правильности их распределения между магазинами и другими торговыми подразделениями. Основным показателем оценки эффективности использования товарных ресурсов является объем товарооборота на один рубль товарных ресурсов (Этов), который определяется по формуле:
Этов = Р / Зн + П - Зк(4),где Этов, показывает, сколько рублей товарооборота приходится на каждый рубль товарных ресурсов [8].
При анализе могут определяться обратный показатель эффективности использований товарных ресурсов, т.е. объем товарных ресурсов на один рубль розничного товарооборота, а также частные показатели эффективности их использования. К частным показателям эффективности использования товарных ресурсов относится доля прочего выбытия товаров в товарных ресурсах или в объеме товарооборота. Долю прочего выбытия товаров в товарных ресурсах изучают по всему его объему и отдельным видам (нормируемым и ненормируемым товарным потерям, уценке, порче и недостачам товаров, оптовой их реализации и др.).
На данном этапе анализа использования товарных ресурсов запасы используются по прямому назначению, а именно текущие, сезонные и целевые.
Наиболее важными являются текущие акции, которые предназначены для обеспечения ежедневной бесперебойной торговли. Запасы товаров текущего хранения постоянно и равномерно пополняются. Компания розничной торговли должна иметь их в количестве на количество торговых дней, установленных в соответствии с планом. Текущие запасы должны быть средними, т.е. не переоцененными или недооцененными. Завышенные запасы товаров приводят к замедлению товарооборота, увеличению товарных потерь и других издержек обращения, связанных с хранением и продажей товаров, а главное - к ухудшению качества и даже порче товаров. Недооцененные запасы могут привести к перебоям в торговле, снижению объема розничного товарооборота.
Сезонные запасы товаров формируются в определенное время года, и их формирование связано с сезонностью производства или сезонностью спроса и продаж товаров. Целевые товарные запасы включают своевременную доставку товаров в труднодоступные районы, а также формирование запасов товаров для определенных целей (например, организация встречных торгов по сбору макулатуры и сбору сельскохозяйственной продукции).
Текущие запасы обычно планируются отдельно от сезонных и целевых запасов. Норма обычных запасов товаров планируется каждой торговой компанией ежеквартально вместе и в дни оборота. В то же время стандарт текущего запаса в днях за квартал также является стандартом оборота.
В деятельности предприятий торговли текущие запасы рассматриваются, с одной стороны, как источник товарного обеспечения выполнения плана и динамики развития розничного товарооборота, а с другой стороны, как неотъемлемая часть финансового плана и основа для расчета потребности для источников собственных и заемных средств. В связи с этим нормативы текущих запасов, а также их фактическое наличие следует оценивать при анализе товарного покрытия оборота по розничным ценам (в общественном питании - по продажной стоимости), а при планировании финансов и изучении финансовой устойчивости предприятия - по себестоимости (по покупной стоимости).
Нормы текущих запасов в розничных ценах следует планировать в разрезе товарных групп, товаров и для торгового предприятия в целом, а по цене - только для всего предприятия.
Стандарт текущих запасов в розничной и оптовой торговле включает товары, находящиеся в розничной сети, на складах, в пути, а также перевозимые товары, расчетные документы, которые не были представлены в банк для оплаты в установленные сроки.
Таким же образом должны быть определены и изучены фактические запасы товаров текущего хранения, что довольно сложно. В форме № 3 "Отчет о прибылях и убытках" учитываются текущие запасы вместе с остатками сезонного хранения и досрочной доставки товаров. Не отражают в указанной форме отчетности товары, находящиеся в пути, а также перевозимые товары, расчетные документы, которые не были переданы банку для инкассации в установленные сроки. Все это следует учитывать при расчете фактических текущих запасов. Розничная стоимость товаров в пути (без учета затрат на упаковку) может быть определена по данным товарных документов и текущего учета [9].
Поскольку нормы инвентаризации устанавливаются ежеквартально, их изучение проводится в первую очередь для каждого квартала отдельно. Анализ текущих запасов начинается со сравнения их фактических размеров с установленными стандартами. Изучение товарных запасов проводится не только в разгар, но и в дни оборота. Чтобы определить запасы в днях, необходимо разделить их количество на объем розничного товарооборота за исследуемый период и умножить на количество дней этого периода. При анализе принято считать 30 дней в месяц, 90 дней в квартал, 360 дней в году. При изучении фактических запасов в соответствии с данными за квартал они обычно определяются в днях на основе оборота за квартал. При их анализе по данным за месяц фактические запасы в днях на конец месяца определяются оборотом прошедшего месяца.
В процессе анализа определяют, каким образом товарные запасы обеспечивают развитие товарооборота и бесперебойное снабжение населения необходимыми товарами, изучают причины выявленных отклонений Реальных запасов товаров от установленных норм. Такими причинами могут быть: невыполнение или перевыполнение плана товарооборота; невыполнение или перевыполнение плана приема товаров; поставка товаров, которые не пользуются спросом или в количествах, превышающих спрос; неравномерная приемка товаров; неправильное распределение товарных ресурсов между отдельными торговыми предприятиями и их подразделения; отсутствие достаточной информации у населения о товарах, имеющихся в розничной сети, способах их потребления; недостатки в организации торговли и других маркетинговых мероприятий. Общие запасы обычно уменьшаются, если доход от товаров отстает от темпов увеличения товарооборота и увеличивается более быстрыми темпами роста дохода от товаров.
