ГЛАВА 1
Теоретические основы закупочной деятельности в логистике
Сущность закупочной логистики: функции, цели, задачи
Закупочная логистика представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынков закупок до складов предприятия. Закупочная логистика является первой логистической подсистемой, а закупки – это нужная и важная функция во всех фирмах.
Закупка товаров – необходимая и ответственная функция в производственно-экономической деятельности любого предприятия. Организациями осуществляются закупки материальных ресурсов для удовлетворения собственных нужд или дальнейшей перепродажи. Закупки также проводятся в сфере государственного заказа для обеспечения нужд государства [1].
В широком смысле под термином «закупки» представляется процесс покупки, а именно осознание и признание необходимости в чем-то, поиск и выбор поставщика, переговорный процесс по цене и прочих условиях, например, связанные с доставкой товара.
Сущность закупочной логистики заключается в организационно-экономических, финансовых, деловых и других связях и взаимоотношениях отдела закупок организации с макро - и микрологистическими цепями, благодаря которым обеспечивается своевременность закупки качественной и необходимой продукции в нужном количестве и в нужном месте с минимальными затратами времени и финансовых ресурсов, укрепляя при этом систему сквозного управления материальными и сопутствующими потоками [2].
Главные цели закупочной деятельности включают:
поддержание оптимального уровня качества входящих материалов;
приобретение входящей продукции по минимально возможной полной цене (под полной ценой подразумеваются все затраты в цепи поставок);
поиск и использование надежных, проверенных и конкурентоспособных поставщиков;
снижение объема запасов товаров и обеспечение «гладкого» продвижения товаров по цепочке поставок;
кооперирование и интегрирование закупочной деятельности с другими функциями [3]
Реализация данных целей требует выполнение специалистами по закупкам следующих задач:
закупка материальных ресурсов в ассортименте в соответствии с требованиями производства для обеспечения их эффективного потребления;
выполнение требований, предъявляемых к качеству закупаемых материальных ресурсов;
обеспечение поставок материальных ресурсов в полном объеме в соответствии с выявленной потребностью в них;
строгое выполнение сроков поставки материальных ресурсов;
оптимизация бюджета поставок материальных ресурсов;
осуществление контроля количества и качества входных материальных ресурсов;
совершенствование документооборота закупочной деятельности [4].
Чтобы решить перечисленные задачи необходимо, чтобы в организации выполнялись важнейшие функции закупочной логистики, а именно осуществлялись следующие операции:
1. ранжировании материальных ресурсов, потребляемых организацией;
2. планирование и прогнозирование потребности предприятия в материальных ресурсах;
3. проведение текущего анализа фактической обеспеченности организации материальными ресурсами, рынком материальных ресурсов;
4. расчет оптимальных объемов и размеров партий закупок;
5. выбор каналов закупки материальных ресурсов и поставщиков;
6. разработка эффективного плана закупок;
7. организация управления цепью поставок и оценка их эффективности;
8. осуществление контроля входящих материальных потоков;
9. проведение мониторинга в сфере закупок;
10. выявление и устранение «узких мест» в закупочной логистике [5].
На выполнение функций отдела закупок на предприятии в условиях современности оказывают влияние следующие факторы:
доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;
особенности приобретаемой продукции или услуг;
ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;
наличие возможностей для осуществления закупочной деятельности;
поставка задач в области снабжения, способствующих достижению организационных целей предприятия.
В закупочной логистике существуют проблемы, требующие своевременного и быстрого решения. Данные проблемы встречаются почти в 76 % торговых организациях или же в 63 % всех отечественных, производственных фирмах [6]. Ниже перечислены основные трудности и проблемы. К ним относятся:
не налаженное функционирование закупочной логистики;
отсутствие необходимого товара на складе готовой продукции;
наличие избыточных запасов, товаров на складе готовой продукции;
срывы поставок из-за транспортных компаний и отсутствие внутренней дисциплины;
большое количество ручных операций и дублирований среди поставщиков компании;
отсутствие претензий поставщикам;
откатные технологии работы с поставщиками;
отсутствие автоматизированных средств для оптимизации закупаемого товара.
Рисунок 1.1 – Проблемы закупочной логистики
Примечание – Источник: собственная разработка.
Закупочная логистика играет важную роль в нашей жизни: в промышленности, в торговле. Поэтому необходимо постоянное совершенствование технологий, а также применять более глубокий и детальный подход к изучению проблем закупочной логистики.
В Беларуси основными проблемы в развитии закупочной логистики являются следующие:
неразвитость транспортной и складской инфраструктуры (коммуникации, склады класса А и т. д.);
использование зарубежного программного обеспечения в связи с отсутствием отечественных разработок и информационных технологий. В условиях постоянно меняющегося и высокого курса иностранных валют закупка и обновление зарубежного ПО становятся дорогостоящими;
отсутствия желания и мотивации у инвесторов вкладываться в данный сектор национальной экономики;
острая нехватка высококлассных специалистов в данной области.
Приоритетным направлением для торговых компаний является построение и развитие закупочной логистики. Перед руководством и персоналом компании систематически выставляются цели и задачи по повышению эффективности закупочной логистики для улучшения конкурентоспособности и повышения прибыльности компании.
Планирование закупок и оценка эффективности закупочной логистики
Практическое осуществление процесса планирования начинается с анализирования информации, полученной из ежегодного плана продаж, плана производства и общего экономического плана.
План продаж используется для определения потребности в сырье, продукции или услугах, которые будут приобретены отделом закупок компании; производственное планирование информирует об источнике приобретения сырья, продукции или услуги; экономическое планирование предоставляет информацию, полезную при оценивании общих тенденций цены, заработной платы и других расходов.
Благодаря развитию технологий, сегодня весь процесс закупки, предпродажной подготовки и продажи сопровождается электронным документооборотом. Каждый участник процесса имеет возможность легко и быстро выбрать и заполнить любой необходимый ему документ.
Основным понятием в закупочной логистике является входящий материальный поток – количество материальных ресурсов, которое должно быть закуплено и поставлено в организацию за определенный период (год, квартал, месяц) [7].
Материальные ресурсы – собирательный термин для обозначения предметов труда, которые используются в основном производстве предприятия и обслуживающем его вспомогательным производстве (сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, энергия, покупке изделия и полуфабрикаты, спецодежда, запасные части для ремонта, инструменты, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы) [8].
Для успешной деятельности предприятию необходимо найти ответы на три вопроса:
ассортимент закупки;
рациональные объемы закупки;
выбор поставщика.
Чтобы узнать, какой товар и в каком количестве закупить, необходимо ориентироваться на вкусы и предпочтения покупателя. Не стоит забывать и про время года (сезонность). Ведь товар, который людям необходим, например, летом может быть совсем не нужен зимой.
Для того, чтобы деятельность организации была эффективной и бесперебойной, важно иметь наибольшее количество различных поставщиков. В настоящее время главной задачей закупочной логистики является обеспечение бесперебойного снабжения компании при наименьших затратах ресурсов [9].
Модернизация процесса закупочной деятельности идет непрерывно и постоянно. Весь это процесс усовершенствования можно охарактеризовать как «глубинную многоуровневую интеграцию» поставщика и закупщика. Это заметно на определенном этапе, когда интересы обоих сторон пересекаются так сильно, что для успешного завершения сделки необходима взаимопомощь и поддержка друг друга на всех этапах сделки.
Чтобы закупочная логистика была эффективной, к выбору поставщиков нужно подходить серьезно, глубокого анализируя рынок, где происходит отбор наиболее перспективных и надежных из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции работников предприятия.
В большинстве компаний действует закон Парето, который известен также, как анализ ABC: при закупке менее 20 % товара расходуется более 80 % средств. Расчет расхода сырья производится помесячно и поквартально. Расход проверяется в соответствии с контрольными данными о запасе материальных ресурсов. Все расчеты сопоставляются с тенденцией цены и прогнозами наличия сырья, которое планируется закупить, после чего разрабатывается план закупок. Если по прогнозам предполагается большая поставка сырья и возможное уменьшение цен, то, скорее всего, политика в области закупок будет заключаться в снижении запаса до самого низкого уровня. С другой стороны, если по прогнозам планируется небольшой объем поставок и имеется тенденция к росту цены, политика в области осуществления закупок будет обеспечивать адекватный объем имеющегося запаса в соответствии с контрактом.
За последние несколько лет были разработаны новые логистические системы, направленные на планирование потребностей ресурсов, из которых я выделила следующие:
«Точно в срок» («Just in time») – основной целью данной концепции является максимально возможная интеграция всех логистических функций предприятия для минимизации уровня запасов материальных ресурсов в интегрированной логистической системе; обеспечение высокой надежности и уровня качества продукции и сервиса для максимального удовлетворения запросов потребителей. Доставка грузов с использованием системы «точно в срок» позволяет в два раза сократить время выполнения заказа потребителя, на 50 % снизить уровень запасов и на 50 - 70 % уменьшить продолжительность выполнения заказа на предприятии, изготовляющем продукцию. При использовании данной системы необходимо подробно обговорить степень ответственности поставщика по срокам поставки товара на стадии заключения договоров.
«Стройное производство» («Lean production») – концепция управления производственным предприятием, основанная на постоянном стремлении к устранению потерь любого вида. Бережливое производство предполагает вовлечение в процесс оптимизации бизнеса каждого сотрудника, а также максимальную ориентацию на потребителя.
Неточность закупочных прогнозов от клиентов и отсутствие культуры Just in Time (точно в срок) у поставщиков резко снижает эффективность бережливого производства. Эта концепция формирует определенный способ организации производства. Стандартное календарное планирование предполагает производство продукции партиями, при котором предшествующий участок «выталкивает» на следующий этап необходимый и произведенный объем деталей. Just-in-time является «вытягивающей» технологией. Это означает, что каждый этап производства запрашивает, или «вытягивает», все необходимое с предыдущего в нужном количестве и в нужное время. Just-in-time базируется на логистической концепции, согласно которой ничего не будет производиться без необходимости, тем самым блокируя каналы расточительности.
Основное отличие «тянущей» логистики – разного рода ресурсы могут продвигаться в логистической системе в зависимости от реальных производственных потребностей. Главным преимуществом «тянущей» логистики для закупочной деятельности является минимизация запасов (и сведение их к нулю) при одновременном устранении простоев из-за нехватки нужных ресурсов, что приводит к снижению потребностей в персонале, объектах недвижимости, транспорте. Таким образом происходит значительное повышение эффективности деятельности предприятия.
Любое предприятие стремится к повышению эффективности своей деятельности, к уменьшению издержек и увеличению прибыли. Все это во многом зависит от закупочной деятельности, а точнее, от ее эффективности [10].
Действующие методики оценки эффективности закупочной логистики предприятия должны учитывать следующие особенности этого процесса:
необходимо оценивать способность закупочной деятельности генерировать отдачу от расходов, связанных с ее организацией и управлением;
приобретаемые ресурсы должны обеспечить увеличение добавленной стоимости предприятия;
закупочная деятельность должна быть постоянным и динамичным процессом;
процесс приобретения необходимых для предприятия ресурсов не должен способствовать замедлению оборачиваемости запасов и затрат.
Анализ многочисленных публикаций по проблеме эффективности деятельности торговых предприятий показывает, что существует множество концепций оценки и измерения эффективности, ее качественного содержания как экономической категории. Многообразие подходов к данной проблеме объясняется многогранностью самого понятия «эффективность», а также теоретической и практической сложностью выбора и построения показателей эффективности.
Оценка эффективности продаж должна производиться не одним показателем, а их совокупностью, поскольку эффективность определяется многими факторами и имеет различные формы проявления.
Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и закупка необходимых материальных ресурсов удовлетворительного качества по минимальным ценам. В изучении рынка закупок, которое проводится соответствующими отделами фирм, вопрос цен - главный, но существенную роль играет также анализ других факторов, в том числе возможных логистических расходов и сроков поставок.
В оптовой торговле при расчете оптимального размера товарных запасов и заказываемой партии целесообразно исходить из объема реализации за определенный период, например, за месяц. Необходимо также учитывать предполагаемый объем заказов от покупателей, площадь склада, расходы на транспортировку и хранение [11].
Важнейшим показателем оценки эффективности функционирования логистических систем является прибыль, в которой отражаются результаты всей логистической деятельности. Кроме того, показателем эффективности функционирования логистической системы может являться интегральный критерий оптимальности или критерий минимума общих затрат этой системы. Таким образом, обобщающий показатель можно представить в следующем виде:
Y=?_i^P- ?_j^f- ?_k^z- Qijz-?_•^•- C
(1)
где Qijz – объем логистических услуг по i-й операций; j – функции k-го заказа; ?_•^•- C – сумма логистических затрат.
Эффективность выполнение и поддержание товарных матриц торгового предприятия определяет такой показатель, как рентабельность ассортимента. Под рентабельным ассортиментом понимают такой ассортиментный набор, который в совокупности гарантированно приносит предприятию запланированную заранее прибыль. Кроме того, эффективность товарного ассортимента предприятия характеризуют следующие показатели:
широта ассортимента – количество групп и подгрупп товаров, включенных в торговый ассортимент;
глубина ассортимента – количество видов и разновидностей товаров внутри групп и подгрупп в ассортименте предприятия;
структура ассортимента – это соотношение групп, подгрупп, видов и разновидностей товаров в ассортименте;
полнота ассортимента – это соответствие фактического наличия товаров установленному ассортиментному перечню;
устойчивость (стабильность) ассортимента – это бесперебойное наличие товаров по их видам и разновидностям, заявленным в ассортиментном перечне;
обновляемость ассортимента – пополнение ассортимента новыми разновидностями товаров в соответствии с ассортиментной политикой предприятия.
Подводя итог выше сказанному, отметим, что вопросы методологии и методики оценки эффективности закупочной логистики предприятий всегда вызывали интерес у ученых. Эффективность, с которой выполняется функция закупок, сказывается на конкурентоспособности, имидже, стратегиях управления и социальной политике.
Нельзя не отметить, что экономическая эффективность системы закупок может рассматриваться с позиций повышения доходности партнеров, а экономический эффект определяться по результатам реализации продукции конечному потребителю [12].
Для того чтобы иметь возможность измерить эффективность управления закупочной деятельностью необходимо учитывать основные функциональные группы, входящие в систему закупок (складирование и хранение, транспортировка и т.д.).
Организация закупочной логистики в дистрибьюторской организации
Термин «дистрибьюция» происходит от англ. «distribution», что в переводе означает «распределение». То есть под дистрибьюцией (дистрибьюторской деятельностью) понимается канал распределения, а также вид услуги, которая интегрирует действия по продвижению готовой продукции и оказанию сопутствующего сервиса от производителя до потребителя [13].
Дистрибьютор может быть индивидуальным предпринимателем, но чаще всего в такой роли выступают юридические лица — дистрибьюторские компании. Их главная функция заключается в удовлетворении потребностей покупателя в продукте, который производит поставщик. Выступать при этом такая компания может от собственного имени, но чаще всего это происходит от имени производителя и поставщика.
Между дистрибьюторской компанией и производителем заключается договор, по которому она становится представителем поставщика в сфере распространения товара. При этом производитель определяет следующие параметры сотрудничества:
цену товара;
размер наценок к оптовой цене или скидок;
рынок, то есть регион или круг покупателей;
сроки реализации переданных товаров;
порядок расчетов.
Доход дистрибьюторской компании складывается, главным образом, из наценок, которые по договору с производителем устанавливаются на оптовую цену товара. Их величина обычно является гибкой, то есть зависит от сроков реализации, объемов поставок, формы расчетов и т. д. Свои затраты дистрибьюторские компании также покрывают из полученных наценок и скидок [14].
Дистрибьюторская деятельность, как и любой другой экономический процесс, выполняет ряд функций, совокупность которых можно разделить на 3 группы:
- канального распределения;
- физического распределения;
- поддерживающие.
Сущность указанных групп раскрывается в тех функциях, которые в каждую из них включены, и изображена на рисунке 1.2 [15].
Рисунок 1.2 – Функции дистрибьюции
Примечание – Источник: собственная разработка.
Схема работы дистрибьютора на первый взгляд довольно проста:
заключить договор с поставщиком, обладателем известного бренда;
закупить у него партию товара по сниженной цене;
реализовать собственными усилиями, установив максимальную наценку.
Но на деле все далеко не так просто. Дистрибьютор — это активный посредник между товаропроизводителем и покупателем. В его обязанности входит не просто заключить договоры с поставщиком товара и покупателями, но и выполнение целого комплекса маркетинговых мероприятий:
изучение рынка и его тенденций;
реклама самого товара и его производителя;
обеспечение необходимого запаса товаров на складах и в торговых точках;
предпродажный и постпродажный сервис;
техническое обслуживание товара;
назначение продажной цены и т.д.
Дистрибьютор кроме ответственности несет также и риски, связанные с порчей или утратой переданного ему товара [16].
Дистрибьюторские компании имеют свои особенности по отношению к другим участникам по продажам на рынке. Данные особенности отражены в таблице 1.1.
Таблица 1.1 – Особенности дистрибьюции от других участников на рынке продаж.
Отличительный признак Дистрибьюция Опт Дилер
Область экономических интересов Интересы производителей продукции Интересы потребителей продукции Интересы производителей продукции
Ценообразование Цена определяется производителей продукции Цена определяется исключительно поставщиком Цена определяется дилером, он сам расставляет торговые наценки
Период действия отношений Долгосрочный характер Как правило, разовый характер Долгосрочный характер
Осуществление и финансирование операций От своего имени и за свой счет
Дальнейший сбыт продукции Товар реализуется на оговоренной территории, либо на территории, которую поставщик оговорил с покупателем Товар может быть сбыт без каких-либо ограничений Товар реализуется на оговоренной территории, либо на территории, которую поставщик оговорил с покупателем
Ответственность за все виды рисков приобретаемого товара Да Да Да
Объем закупаемого товара
Минимальное количество продукции, которое обязуется реализовать дистрибьютер и которое по истечению времени пересматривается с договором Любой объем товара Ограничение по количеству продукции
Примечание – Источник: Собственная разработка
В связи с вышесказанным можно сделать вывод о том, что дистрибьюция – это логистика с более расширенным кругом функций, включающих маркетинг. Это особый вид посредничества, который облегчает работу производителям, снимая с них ответственность и заботу о хранении товара, его распределении конечным потребителям. Взаимодействие производителя с дистрибьютором приносит гораздо больше прибыли, нежели если бы они работали отдельно [17].
ГЛАВА 2
Анализ состояния закупочной логистики в ООО"Маркетинговая Инновационная Группа"
Общая экономическая характеристика предприятия
ООО «Маркетинговая Инновационная Группа» – это современный, динамично развивающийся дистрибьютор, основным направлением деятельности которого является продвижение на белорусском рынке кондитерской продукции ТМ «ROSHEN», а c 2014 года, продукции пивоваренной компании «EFES», но в настоящее время организация работает в основном только с продукцией «ROSHEN». Находится предприятие в Минском районе, в д. Дроздово, в здании известного логистического центра «Capital Logistic» [18].
Предприятие является юридическим лицом, вправе от своего имени заключать договоры, приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, открывать расчетные, валютные и иные счета в банках, иметь печати и штампы со своим наименованием. Общество создано на неопределенный срок. Организация может разрабатывать и использовать собственный товарный знак в порядке, установленном законодательством.
Рисунок 2.1 – Логотип ООО «Маркетинговая Инновационная Группа»
Примечание – Источник: [18]
Участниками Общества с ограниченной ответственностью «Маркетинговая Инновационная Группа» являются:
1. Гладкова Вера Александровна с долей в уставном фонде Общества 23,5%;
2. Щеголев Алексей Александрович с долей в уставном фонде Общества 15%;
3. ООО «ДжейПиАйФемили» в лице директора Е.А. Курака, с долей в уставном фонде Общества 42,5%;
4. Карпович Юрий Адамович с долей в уставном фонде Общества 19%.
ООО «Маркетинговая Инновационная Группа» сотрудничает с торгующими организациями государственной торговли, потребительской кооперации, общественного питания, коммерческими организациями и частными предприятиями. Команда профессионалов обеспечивает продажи продукции более чем в 5000 торговых точек по всей стране, которые имеют разные организационно-правовые формы. Это показано на рисунке 2.2.