ГЛАВА 1. Теоретические основы организации мониторинга проекта
1. Понятие и функции мониторинга проекта в проектном управлении
Приступая к исследованию мониторинга проекта и его элементов, необходимо, прежде всего, определить сущностное содержание самого термина «мониторинг» в связи с его широким пониманием в трудах отечественных и зарубежных исследователей. В рамках настоящего исследования под мониторингом понимается «процесс системно организованных действий, имеющих целью поддержание функционирования объекта мониторинга в заданном режиме или его развитие по заданной траектории путем выявления как негативных, так и позитивных отклонений параметров мониторинга от заданных значений» .
Простыми словами мониторинг проекта в проектном управлении можно определить как непрерывный и методичный процесс сбора данных и анализ информации в течение всего «жизненного цикла» проекта для отслеживания хода выполнения намеченных планов и проверки соответствия установленным стандартам.
Собранная информация используется для регулярной оценки проекта. Таким образом можно корректировать ход проекта без остановки работы. Мониторинг помогает выявлять общие направления и типовые варианты развития событий, корректировать стратегии и принимать информированные решения по управлению проектом. Он также используется для систематического отслеживания ситуации и для выявления тенденций.
Предметом мониторинга проекта являются факты и события, проверка выполнения конкретных решений, выяснение причин отклонений, оценка ситуации и прогнозирование последствий.
Задачи мониторинга проекта состоят в том, чтобы получить фактические данные о ходе выполнения проекта, сопоставить их с плановыми характеристиками и выявить отклонения, на основании которых будут приняты последующие управленческие решения.
В описании системы мониторинга трудно переоценить значение такого элемента как функции мониторинга. Функции мониторинга непосредственно раскрывают содержание мониторинговой деятельности, отвечают на вопрос, из чего складывается эта деятельность. Рассматривая существующие в экономической науке подходы к выделению функций мониторинга, можно заметить, что все они отличаются глубиной функционального наполнения мониторинга.
В качестве примера «узкого» подхода к выделению функций мониторинга можно привести точку зрения А.Н. Брагинца. Обосновывая состав функций мониторинга, А.Н. Брагинец делает вывод об отождествлении многими исследователями понятий мониторинга и контроллинга и необходимости разграничения их функциональной наполненности. Оперируя теорией обратной связи, автор приходит к убеждению, что функциональное наполнение мониторинга определяется принадлежностью к начальным этапам обратной связи и ограничивается измерением и хранением информации, а все последующие процессы (к ним автор относит сравнение полученной информации со стандартами, планами, выявление отклонений и выработку корректирующих решений) соотносятся с контроллингом: «все процессы обратной связи до сравнения со стандартами относятся к мониторингу, после сравнения - к контроллингу» .
Для обоснования своей точки зрения автор использует серьезную методологическую базу: принцип карты реальности, принцип исторической преемственности, принцип взаимного исследования комплементарных понятий (к ним автор относит понятия мониторинга и контроллинга), принцип минимума межпредметной неопределенности. При всей солидности теоретических построений, используемых автором для обоснования функционального содержания мониторинга, следует указать на явное нарушение им двух последних принципов из указанных выше. Пытаясь разделить понятия мониторинга и контроллинга, автор постоянно оперирует как синонимами понятия «контроллинг», «контролирование» и «контроль», которые, по сути, также являются комплементарными (тесно взаимосвязанными, но не идентичными) понятиями.
В.Н. Лисачкина значительно расширяет функциональный потенциал мониторинга, выделяя в его структуре «три основополагающих процесса: исследование, оценка и прогнозирование» и соответствующие им функции: информационно-исследовательскую, оценочно-аналитическую, прогностическую и интегративно-координационную .
Е.В. Сергеева и М.Ю. Чандра также представляют довольно широкий набор функций мониторинга, включая в их состав информационную, диагностическую, рефлексивную, сравнительную и интегративную функции .
Один из наиболее полных перечней функций мониторинга дает О.А. Граничина , включая в него констатирующую (диагностическую), мотивационную, исследовательскую, прогностическую, информационно-аналитическую, плановую, организационно-исполнительскую, обучающую и регулятивно-коррекционную функции. При этом автор совершенно справедливо отмечает, что в условиях инновационной экономики «констатирующая (диагностическая) функция мониторинга перестает быть основной», а мониторинг, «приобретая явно выраженные мотивационную и исследовательскую функции», становится источником новых знаний и фактором, стимулирующим развитие инновационных практик.
Анализ научных подходов к выделению функций мониторинга позволил сформировать авторское видение данного вопроса (см. рисунок 1).
Рисунок 1 – Функции мониторинга
В соответствии с принятым нами подходом к определению места и роли мониторинга в управлении организацией, определяющим двойственную природу мониторинга, нами выделяются три группы функций мониторинга. Первая группа функций, выделяемая на основе рассмотрения мониторинга как средства получения нового научного знания об управляемых объектах и процессах, включает:
1) познавательную функцию. Данная функция мониторинга реализуется посредством накопления знаний об особенностях и тенденциях функционирования и развития объектов (процессов) мониторинга;
2) исследовательскую функцию. Исследование представляет собой один из видов научного познания, выработки новых научных знаний. Исследовательская функция мониторинга реализуется путем обобщения, систематизации накопленной посредством многократных мониторинговых замеров информации, выявления причинно-следственных связей, противоречий, генезиса изучаемых процессов и явлений, доказательства научных гипотез;
3) методическую функцию. Сущность этой функции мониторинга заключается в обеспечении научно-информационного сопровождения управленческих процессов, в разработке алгоритмов, процедур и приемов осуществления управленческой деятельности на основе данных мониторинга.
Рассмотрение мониторинга как средства информационно-аналитической поддержки управления позволяет выделить следующие его основные функции:
1) диагностическая функция – выявление тенденций и характеристик текущего состояния на основе комплексной оценки параметров мониторинга;
2) коррекционная функция – позволяет выработать тактику по реализации превентивных мер по предотвращению проявления каких-либо негативных моментов, в частности, также помогает выявить существующие отклонения в функционировании системы;
3) мотивационная функция – служит основой развития трудовой мотивации, актуализируя потребность в достижении цели.
Помимо этого, мониторинг выполняет информационно-аналитическую и прогностическую функции, которые имеют отношение как к получению посредством мониторинга новых научных знаний, так и к информационно-аналитическому обеспечению принятия управленческих решений.
Информационно-аналитическая функция мониторинга представляет собой тот «каркас», на котором базируется реализация всех остальных его функций. В содержательном плане информационно-аналитическая функция мониторинга включает действия по сбору, накоплению, обработке, систематизации и анализу информации, служащей основой для получения нового научного знания и (или) выработки оптимальных управленческих решений.
Предвидение как важная составляющая научного поиска и управления обеспечивается реализацией прогностической функции мониторинга. Полученная в результате мониторинга информация дает возможность строить прогнозы и разрабатывать сценарии будущего развития организации.
Таким образом, можно сказать, что мониторинг – процесс отслеживания или измерения того, что происходит. Мониторинг проекта в проектном управлении:
1) проводится регулярно,
2) запланированные результаты и деятельность сравниваются с фактическими данными,
3) полученная информация в ходе процесса мониторинга используется для улучшения работы по проекту.
Целесообразно и обоснованно выделение трех групп функций мониторинга, включающих следующие субфункции - познавательную, исследовательскую, методическую, диагностическую, коррекционную, мотивационную, информационно-аналитическую и прогностическую функции.
Подобный подход позволяет рассматривать мониторинг не только как средство получения нового знания об управляемых объектах и процессах, но и как средство информационно-аналитической поддержки управления.
2. Организация мониторинга проекта: принципы, методы, этапы, цели
Особое место в системе мониторинга принадлежит принципам мониторинга. Принципы мониторинга – это основополагающие правила, которыми должны руководствоваться субъекты мониторинговой деятельности. Значение принципов управления вообще и принципов мониторинга в частности определяется тем, что они отражают наиболее характерные для рассматриваемого объекта управления (объекта мониторинга) законы и закономерности его функционирования и развития.
Законы и закономерности - есть объективное проявление реальности, в то время как принципы отражают субъективное представление о предъявляемых к системам управления (системам мониторинга) требованиях, позволяющих в максимальной степени учитывать законы и закономерности функционирования исследуемых объектов и обеспечивающих эффективность управленческой (мониторинговой) деятельности. А это, в свою очередь, означает, что, хотя принципы и выступают в качестве наиболее «жесткого» элемента в системах управления, они, тем не менее, не являются догмами в абсолютном смысле и могут модифицироваться применительно к различным подсистемам управления и меняться вследствие выявления новых закономерностей и тенденций, проявляющихся как в управляемых объектах, так и во внешней среде. Это актуализирует также проблему обоснования системы принципов мониторинга проекта.
Анализ научной литературы, посвященной исследованию принципов мониторинга, позволяет выделить общие и специфические принципы мониторинга. Общие принципы осуществления мониторинга проекта представляют собой интерпретацию фундаментальных универсальных принципов управления применительно к мониторинговой деятельности (Приложение 1).
