В наше время, когда происходит усовершенствования форм управленческой и экономической деятельности, возникли новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, возрастает электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно эффективных приборов систематизации и классификации больших документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации.
Однако затруднение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, возникающих в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основным методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.
Актуальность выбранной темы обуславливается значимостью обеспечения для любой организации упорядоченного хранения, применения и обеспечения сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, они являются носителем ценной информации, т.е. информации о всей предыдущей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями, их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключает затраты труда и времени на повторную подготовку однотипных документов.
Объектом дипломной работы является номенклатура дел.
Предмет исследования - методики составления номенклатуры дел архива организации.
Цель исследования – проанализировать методы и способы составления номенклатуры дел архива организации.
В соответствии с поставленной целью и выдвинутыми темой и проблемой исследования, нами определены следующие задачи данной дипломной работы:
1) проанализировать учебную и методическую литературу по теме исследования;
2) рассмотреть понятие и сущность номенклатуры дел архива организации;
3) охарактеризовать виды номенклатур и их структуру;
4) рассмотреть организацию работы и методику составления номенклатуры дел;
5) охарактеризовать особенности оформления и применения примерной и индивидуальной номенклатуры дел;
6) разработать рекомендации по улучшению работы организации в сфере использования номенклатуры дел.
База исследования Отдел документоведения и архивоведения Управления кадров Государственного образовательного учреждения высшего образования Московской области «Государственный гуманитарно-технологический университет»
Методы исследования: Теоретические: анализ, сравнение, синтез, обобщение. Эмпирические: устный опрос, анкетирование, качественная и количественная обработка. Теоретическая значимость состоит в обобщении существующих подходов к проблеме исследования. Структура ВКР определена ее содержанием и состоит из введения, теоретической, практической части, заключения, списка использованной литературы.
