1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ ОТБОРА ПЕРСОНАЛА НА ПРЕДПРИЯТИИ
1.1 Понятие, сущность, значение и роль системы отбора персонала на предприятии
Исходный этап в процессе управления персоналом – набор и отбор кадров. Человек был и остается одним из самых значимых ресурсов любой организации. Именно поэтому от того, как проведен набор и как отобраны люди для работы на вакантные должности в организации, зависит последующая деятельность в процессе управления человеческими ресурсами, а также конкурентные преимущества, стратегические перспективы и возможности организации.
Для начала разработки максимально эффективной системы отбора персонала, следует понимать глубокую взаимосвязь со всеми другими функциями управления персоналом. Мы заостряем на этом свое внимание, потому как в дeятeльнocти любoй oрганизации oднoй из цeнтральных задач является именно отбор (пoдбoр) кадров. Отбор новых работников не только призван oбecпeчить рeжим нoрмальнoгo функциoнирoвания, нo и закладывает фундамент будущeгo уcпeха организации, к тому же с этапа привлечения на работу начинается управление персоналом. Если данный процесс организован плохо, это совершенно точно приведет нежелательным для предприятия последствиям: высокой текучести кадров, конфликтам и нарушению внутреннего климата коллектива, низкой эффективности.
Процесс отбора кандидатов на вакантные должности включает в себя: предварительное собеседование, анализ анкетных данных, наведение необходимых справок о кандидате, проверочные испытания, а также тестирование и медицинское освидетельствование.
Отбор персонала считается ответственным периодом в деятельности предприятия по управлению персоналом, где будут выявлены психологические и профессиональные качества работника с целью установления его пригодности для выполнения поставленных профессиональных задач. Данный процесс, протекающий в отделе кадров, при котором предприятие выбирает из числа отобранных кандидатов, соответствующие критериям отбора на вакантную должность.
Представим понятийный аппарат отбора персонала в таблице 1.1.
Таблица 1 – Понятия системы отбора персонала, представленные разными авторами
Автор определения Суть определения
1.Зайцев Г.Г., Черкасская Г.В. Отбор персонала является серией мероприятий, которые осуществляет предприятие для выявления из списка кандидатов, наилучшим образом подходящих для вакантной должности [14].
2.Кибанов А.Я., Дуракова И.Б. Отбор – это процесс, предопределяеющий позитивное эволюционное развитие предприятия; он сфокусирован для этого на оценивании пригодности кандидатов на вакантную должность; представляет собой концентрированное выражение «триады ожиданий» – личности, предприятия и общества [17].
3.Кибанов А.Я. «Отбор персонала — это часть процесса найма персонала, связанная с выделением одного или нескольких кандидатов на вакантную должность среди общего числа людей, претендующих на данную должность» [15].
4. Половинко В.С. «Отбор – выявление из числа претендентов на занятие вакантной должности наиболее подходящих» [25].
5. Гутковская Е.А. «Отбор – процесс, с помощью которого организация выбирает из ряда заявителей одного или несколько человек, наиболее подходящих по имеющимся критериям на вакантное место» [11].
6. Травин В.В., Дятлов В.А. «Отбор персонала – это процесс изучения психологических и профессиональных качеств работника с целью установления его пригодности для выполнения обязанностей на определенном рабочем месте и выбора из совокупности претендентов наиболее подходящего с учетом соответствия его квалификации, специальности, личных качеств и способностей характеру деятельности, интересам организации и его самого».
7.Базаров Т. Ю. Отбор персонала – система мероприятий, обеспечивающих формирование необходимого для предприятия состава кадров, включая как количественные, так и качественные параметры» [4].
8.Мякушин Д.Е. «Отбор и подбор персонала – процесс изучения психологических и профессиональных качеств кандидата с целью установления его пригодности для выполнения обязанностей, а также выбор из совокупности претендентов наиболее подходящего с учетом соответствия его квалификации, специальности, личных качеств и способностей характеру деятельности, интересам организации и самого работника» [23].
9.Бычкова А.В. «Целью механизма отбора персонала является «получение представления о возможностях претендента и соответствии их должностному посту; с точки зрения претендента - получение достаточно полного представления о характере предстоящей работы, о необходимых качествах и квалификации» [6].
10.Кафидов В.В. «Отбор персонала - серия мероприятий и действий, осуществляемых предприятием или организацией для выявления из списка заявителей лица или лиц, наилучшим образом подходящих для вакантного места работы и последующего найма» [16, с. 53].
Также проблема отбора персонала на предприятии отражается и в научных трудах таких ученых как: Веснин В.Р., Егоршин А.П., Доронина И.В., Курбатова М.Б. и других авторов. Они в своих работах отмечали, что отбор персонала является важным звеном в управлении персоналом предприятия, от которого не только зависит успех предприятия в настоящее время, но и его перспективы на будущее.
Поэтому процедуру отбора персонала на предприятии необходимо изучать как сложный механизм, являющийся важным элементом в системе поиска, отбора и найма персонала и составной частью в функционировании предприятия. При подборе происходит поиск определения соответствия требованиям различных должностей, определенному виду деятельности известных возможностей человека, накопленного им профессионального опыта и стажа.
При поиске и отборе кадров для обеспечения высокого качества отбираемых кандидатов следует учитывать три основных положения:
1. Поиск и отбор кадров не должны рассматриваться как просто нахождение подходящего человека для выполнения конкретной работы; поиск и отбор закладывают базу для завтрашних успехов организации. Именно поэтому первичный отбор кандидатов на вакантную должность осуществляется по фиксированным минимальным требованиям, выдвинутым администрацией предприятия. Важно следовать четкой постановке целей организации.
2. Необходимо принимать во внимание не только уровень профессиональной компетентности кандидатов, но и то, как новые сотрудники будут вписываться в сложившуюся организационную культуру и структуру рабочей группы. Организация больше потеряет, чем приобретет, если наймет на работу технически грамотного человека, но не способного устанавливать хорошие взаимоотношения с товарищами по работе, с клиентами или поставщиками или не готового следовать установленным нормам и порядкам. Гибкость и способность к стремительной адаптации – важные пункты отбора.
3. Необходимость полного учета всех требований трудового законодательства и обеспечения справедливого подхода ко всем кандидатам и претендентам на должность.
Процесс отбора новых работников может обеспечить успешное решение поставленных задач тогда, когда ему предшествует комплексный подход, включающий в себя тщательный анализ требований работы, особенностей рабочей среды и выработки решений, опирающихся на результаты проведенного анализа. Еще раз обозначим, что именно грамотное определений адекватных требований в процессе подбора персонала является одним из ключевых факторов успешности мероприятия. Планирование в сфере отбора призвано увязывать цели отбора и важнейшие характеристики наличной ситуации. Общая стратегия в области управления происходит с использованием стандартных процедур и правил, но до того, как приступить к отбору новых работников, должен быть решен целый ряд вспомогательных задач. Это, по меньшей мере, следующие семь задач:
1. Определение потребности в персонале с учетом реализуемой руководством стратегии и основных целей организации. Формируется понимание, какой именно рабочий или специалист необходим предприятию в текущий момент.
2. Анализ работы по имеющимся вакансиям получение точной информации о том, какие требования к работникам предъявляет вакантная должность.
3. Установление квалификационных требований, необходимых для успешного выполнения работы. Для каждой вакантной должности определяется своя должностная инструкция, где будут изложены необходимые квалификационные требования, а также с помощью которой будут определено основное содержание предстоящей работы.
4. Определение необходимого уровня развития способностей, личностных и деловых качеств, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора на конкретные должностные позиции. Однако, найти идеального кандидата не всегда представляется реально возможным, поэтому необходимо придерживаться реалистичных требований и допускать некоторую степень гибкости.
5. Поиск возможных источников кадрового пополнения и выбор адекватных методов привлечения подходящих кандидатов.
6. Определение того, какие методы отбора кадров позволят лучше всего оценить пригодность кандидатов к успешной работе в данной должности. К примеру, одним из методов является интервью с кандидатом на вакантную должность. Этот процесс может помочь эффективно выяснить, обладает ли кандидат необходимым набором умений и опыта, но только лишь при условии фундаментальной подготовки плана интервью.
7. Обеспечение наилучших условий для адаптации новых работников к работе в организации и для максимально быстрого их выхода на требуемый уровень рабочих показателей.
Успешное решение этих задач требует четкой организации кадровой службы и высокой квалификации специалистов, отвечающих за работу по поиску и отбору персонала. Результатом успешного планирования работы в сфере отбора является не только определение количественной и качественной потребности в персонале, но и установление тех критериев, на основании которых будет осуществляться отбор.
Теоретические исследования в различных смежных областях знаний и практика кадров позволяют сформулировать принципы, лежащие в основе организации подбора персонала:
• принцип соответствия (соответствие личностных, деловых качеств претендентов требованиям замещаемой должности);
• принцип динамичности (учет при оценке способностей специалиста возможности их изменения и развития);
• принцип комплектности (использование психологического подбора в качестве элемента профессионального подбора наряду с подбором по образовательным и медицинским признакам);
• принцип стандартизации (отражение требований к стандартизации диагностических методов и инструментов, используемых в процессе подбора);
• принцип перспективности (учет при замещении определенной должности требований по возрастному цензу для данной должности, по состоянию здоровья претендентов, по продолжительности периода работы в одной должности, по возможности изменения рабочей специальности, по организации систематического повышения квалификации);
• принцип сменяемости (внедрение в практику организации внутриорганизационных трудовых перемещений в целях лучшего использования персонала, так как длительное использование сопряжено с рядом негативных последствий для деятельности организации в целом). При возникновении потребности в персонале необходимо организовать его набор.
Следует отметить, что данная процедура максимально эффективна только в том случае, если руководитель четко представляет, какой работник ему необходим и какие проблемы он намерен решить с помощью нового специалиста. В свою очередь стратегия поиска и отбора кандидатов на вакантную должность полностью зависит от времени и финансовых средств, выделенных предприятием на поиск новых сотрудников.
Отбор является одной из наиболее важных задач в области управления персоналом современного предприятия, поскольку заполнение вакансий людьми, не только квалифицированными для выполнения конкретных задач, но и обладающими гибкостью, способностью и волей справляться с возможными изменениями, имеет решающее значение. Используемые процессы отбора должны быть беспристрастными и соответствовать требованиям законодательства, а отдел кадров также должен учитывать более широкие требования предприятия (такие как планирование преемственности и возможные будущие потребности предприятия).
В качестве источников информации о кандидатах можно разделить на две группы:
А) Внутренние
- ротация персонала;
- рекомендации сотрудников;
- внутренняя база данных;
Внутренние источники – трудовые ресурсы самой организации, где возможны разнообразные методы подбора персонала. Прибегают к использованию внутренних источников персонала лишь в данных случаях:
- при стремлении руководства предприятия к минимальной численности штата;
- при действующей системе горизонтального перераспределения работников;
- при вертикальном перемещении персонала, когда один сотрудник сменяет другого.
Отметим, что внутренний рекрутинг является одной из составных частей кадровой политике, ориентированной на развитие уже имеющихся работников и получение от них максимальной отдачи.
Б) Внешние
- подача объявлений в СМИ;
- обращение в рекрутинговые кампании;
- обращение в агентства по трудоустройству;
- обращение в различные учебные заведения;
- обращение в городские центры занятости населения;
- конкурсы;
- наглядная агитация.
Хорошо организованный набор персонала и отбор повысят конкурентоспособность предприятия благодаря привлечению новых высококвалифицированных специалистов. Подбор наиболее подходящих новых сотрудников предприятия также обеспечивает постоянство персонала, то есть сокращает текучесть кадров и, следовательно, сокращает некоторые должности, связанные с расходами на персонал (набор, обучение, освобождение). На процесс набора необходимого персонала влияют как внешние, так и внутренние факторы. К факторам внешней среды относят:
– законодательство;
– ситуация на рынке труда;
– местоположение предприятия;
– имидж предприятия.
К факторам внутренней среды:
– кадровая политика предприятия;
– организационная культура;
– специфика деятельности предприятия;
– персонал предприятия.
Отбор персонала - это процесс изучения психологических и профессиональных качеств сотрудника с целью установления его пригодности для выполнения функций на конкретном рабочем месте или на определенной должности и выбора из наиболее подходящего набора кандидатов с учетом соответствия его квалификации, специальности, личных качеств и способностей характеру деятельности, интересам организации и самому себе.
Отбор персонала следует отличать от подбора персонала. В процессе отбора происходит поиск людей на определенные должности с учетом требований и деятельности организации. При отборе - проводится поиск, выявление требований к разным должностям, видам деятельности по известным способностям человека, его профессиональному опыту и способностям. Чем выше претендующая кандидатом должность, тем сложнее и продолжительнее происходит процесс отбора. Отметим, что отбор представляет собой латентную функцию, осуществляемую для выявления наиболее подходящих на вакантную должность кандидатов. И так как новые сотрудники нанимаются на предприятие исходя из тактических и стратегических задач, необходимо, чтобы:
- были отобраны самые подходящие по всем требованиями к вакантной должности предприятия сотрудники;
- издержки, связанные с данным процессом, были минимальны;
- не пострадал психологический климат организации;
- личные ожидания работников предприятия были реализованы.
Закрытие вакансий может финансироваться за счет внешних и внутренних ресурсов. Закрытие за счет внешних ресурсов отвечает за привлечение кандидатов на вакансии со стороны предприятия, то есть привлечение новых сотрудников, еще не связанных трудовыми отношениями с предприятием. Использование внутренних ресурсов для решения кадровых проблем предполагает ротацию сотрудников предприятия. У каждого из этих источников есть свои плюсы и минусы.
Представим источники отбора персонала в таблице 1.2.
Таблица 2 – Понятия системы отбора персонала, представленные разными авторами.
Источник Преимущества Недостатки
Внутренний Работник уже имеет определенную репутацию и дорожит ею Использование только такого источника приведет предприятие к стагнации, т. е. к отсутствию новых приемов работы и идей
Возможности работника известны предприятию Ухудшение отношения к сотруднику со стороны его бывших коллег
Продвижение работника может стать хорошим примером для его коллег и стимулировать повышение их деловой активности Накопление сложных межличностных отношений, что ухудшает психологический климат
Вторичная адаптация происходит обычно быстрее и легче, чем первичная
Внешний Выбор из большого числа кандидатов Долгий период адаптации
Новые работники приносят новые идеи и приемы работы, что обогащает организацию Ухудшение морального климата в коллективе из-за «обид» ветеранов
Меньшая угроза возникновения интриг внутри предприятия Возможности новых работников точно неизвестны
Поэтому внешние и внутренние источники отбора персонала могут иметь как преимущества, так и недостатки.
При отборе кандидатов на предприятие на определенную должность учитывают разные характеристики кандидата.
Резюмируя вышеизложенную информацию, можно сказать о том, что отбор персонала – одна из важнейших звеньев в процессе управления коллективом на любом предприятии. Еще на этапе решения о проведении отбора нового персонала важно максимально корректно произвести выбор методов и инструментов для повышения уровня предсказуемости данного процесса. Таким образом, сделаем вывод, что отбор персонала на предприятие происходит по определенным требованиям руководства по отбору персонала, также по определенным критериям и характеристикам на вакантную должность. Отбор персонала происходит по внешним и внутренним источникам.
1.2 Методика оценки эффективности системы отбора персонала на предприятии
Каждый из руководителей высоко заинтересован в поиске оптимальных методов достижения максимального уровня эффективности всех видов бизнес-процессов в компании. В свою очередь, возникает потребность оценки эффективности процесса набора и отбора потенциальных сотрудников предприятия.
Выделим несколько основных методов оценки эффективности системы отбора персонала. Использование каждой из них предполагает анализ смежных факторов и формирование объективных выводов об уровне и эффективности системы набора. К этим методам относятся данные способы оценки:
- расчет исполнения планов по набору персонала;
- расчет общих показателей текучести кадров;
- расчет показателей текучести среди персонала предприятия;
- расчет соотношения роста затрат на набор и отбор персонала.
1. На первом этапе происходит процесс планирования и поиска персонала для предприятия:
– планирование численности персонала, в рамках которого указывается срок набора и количество сотрудников;
– поиск персонала: по портретному профилю по каждой из должностей, которые есть на предприятии;
– планирование наиболее оптимальных каналов привлечения кандидатов на вакантные места;
– определение критериев эффективности привлечения кандидатов.
