Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия.
«Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.»[10]
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно¬методических документах Российской Федерации [11]
Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации. Гриф конфиденциальности, или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему .
Учет (чаще используется термин «регистрация») открытых документов в первую очередь преследует цель включения документа в справочно¬информационную систему для целей справочной и поисковой работы по документам и контроля исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе. Учет конфиденциальных документов прежде всего преследует цель сохранности документов и фиксирования их местонахождения. Учёт конфиденциальных документов должен обеспечивать:
? фиксирования факта поступления пакета с документами, отдельного
бумажного или машиночитаемого документа, или документа, поступающего по электронной или факсимильной почте (линиям связи);
? фиксирования факта регистрации исходных сведений о документе и
включения его в справочно¬информационный банк данных по документам;
? фиксирования факта переноса информации с бумажного документа на
машинный носитель, факта включения документа в электронную базу данных и факта помещения бумажного документа в соответствующее дело;
? фиксирования факта перемещения документа (всех обращений
персонала к документу) в процессе его рассмотрения, исполнения и возвращения в службу КД (регистрация рабочих сведений);
? фиксирования местонахождения документа (у менеджера, референта, в
деле, файле, на машинном носителе вне ЭВМ и т.д.) в любой момент времени в период исполнения документа и при его архивном хранении;
? фиксирования факта регистрации исходных сведений о подготовленном
документе;
? фиксирования факта начала и окончания составления, изготовления и
издания документа;
? фиксирования факта дальнейшей работы над изданным документом или
отправления его адресату (регистрация рабочих сведений);
? фиксирования факта оформления специально подготовленных
носителей для составления конфиденциальных документов;
? обеспечения поисковой, справочной и контрольной работы по
конфиденциальным документам;
? фиксирования регулярных контрольных операций второго работника
службы КД по проверке правильности выполнения работником службы всех технологических операций и проверке наличия документов.
При передаче документов, содержащих конфиденциальную информацию в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке.
Печатание документов с грифом «Конфиденциально» производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц.
Размножение конфиденциальных документов не должно производиться вперемешку с размножением открытых документов. Во время размножения конфиденциальных документов все, что имеет отношение к их размножению, должно быть убрано с рабочих мест, используемых при размножении, доступ посторонних лиц в помещение, в котором производится размножение, не разрешается.
Сотрудникам предприятия конфиденциальные документы выдаются под расписку. Движение конфиденциальных документов должно тщательно фиксироваться секретарем в «Журнале учета выдачи документов конфиденциального характера». [12]
