1 Теоретические аспекты бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
1.1 Экономическая сущность организации расчетов с подотчетными лицами
Большинство денежных расчетов хозяйствующих субъектов осуществля-ется безналичным путем списания денежных средств со счетов, открытых в коммерческих банках, аккредитивов и чековых книжек. Однако иногда прихо-дится платить наличными.
Как правило, наличные деньги используются для оплаты розничных поку-пок и командировочных расходов. В целях сокращения сроков исполнения до-говорных обязательств расчеты наличными могут производиться также при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам.
Поэтому к основным видам расходов, связанных с расчетами с подотчет-ными лицами, относятся:
- расходы бытовые;
- командировочные расходы;
- представительские расходы;
- закупочная стоимость горюче-смазочных материалов (ГСМ).
Различные вопросы, связанные с выдачей подотчетных сумм и осуществ-лением расчетов по ним, регулируются отдельными нормативными правовыми актами, однако ни один из них не содержит определения расчетных сумм.
Рассматривая с научной точки зрения, можно представить следующие определения экономистов.
Нестеров С.Е. дает следующее определение подотчетным суммам - это суммы, выдаваемые в установленном порядке должностным лицам авансом на будущие операционные, административные и командировочные расходы. При этом должностные лица представляют обоснованный отчет о произведенных расходах (авансовый отчет) в установленный срок и возвращают неиспользо-ванные суммы. Предварительный отчет составляется и представляется в бухгал-терию с приложением основных документов и утверждается руководителем ор-ганизации или иным уполномоченным лицом субъекта.
Гуляева С.Р. считает подотчетные деньги, выплаченные работникам орга-низации на профессиональные и технические расходы, а также командировки. Порядок их выдачи, подтверждения их использования, возврата неиспользован-ных денежных средств является общим, независимо от того, для каких целей они были выданы. Исключениями являются некоторые положения гражданского законодательства и трудового законодательства, которые могут устанавливать отдельные правила.
Подотчетными лицами могут быть:
1) любой работник организации, в том числе:
- начальник;
- иностранные работники, не являющиеся валютными резидентами РФ, так как денежные средства не используются как средство платежа по переводам в рамках отчета;
- работники, имеющие задолженность на сумму, ранее полученную по от-чету, так как требование о полном погашении задолженности не включено в Приказ № 3210-У;
2) лица, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор (например, предприниматели, исполнители) (письмо Банка России от 10 февра-ля 2014 г. № 29-РР-6/7859).
Действующим законодательством не предусмотрена передача денежных средств, полученных в составе отчета, другому лицу. Подотчетное лицо, кото-рому они были выданы, обязано сообщить о полученных деньгах (п. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).
При возникновении необходимости перечисления суммы со счета другому лицу необходимо оформить возврат в кассу организации неиспользованного вклада и вернуть деньги другому ответственному лицу.
Специального приказа, содержащего перечень работников компании, имеющих право на получение средств на отчет, составлять не нужно. Однако если предприятием принято решение об ограничении круга лиц, имеющих право на получение расчетных средств, это может быть реализовано путем утвержде-ния данного перечня приказом (распоряжением) руководителя.
В бухгалтерском учете подотчетными лицами являются лица, получившие денежные средства от организации в составе отчета и в пользу которых они должны произвести расходы или приобрести имущество.
Часто организации необходимо купить предметы домашнего обихода, не-сколько пачек бумаги для принтера или отремонтировать автомобиль. От имени организации - это может сделать, например, сотрудник организации, заплатив наличными или расплатившись своей банковской картой. Еще одна распростра-ненная ситуация – работника отправляют в командировку для выполнения по-ручения для организации. В этих и подобных случаях необходимо выдать день-ги физическому лицу в составе отчета об исполнении поручения. Необходимо соблюдать ряд правил, касающихся документации по вопросам, времени обра-ботки и отчетности.
Таким образом, подотчетными лицами являются лица, получившие де-нежные суммы в оплату товаров, работ, услуг в интересах организации (п. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).
Приказ (иной распорядительный документ) выдается в произвольной форме. В документе говорится:
- фамилия, имя и отчество работника, которому денежные средства выда-ются под рапорт;
- выданная сумма учетных средств;
- период, на который выдаются учетные средства;
- на что должны быть потрачены деньги;
- реквизиты банковской карты налогоплательщика, если выдача произво-дится в иной форме, чем наличная.
Подотчетное лицо составляет акт в произвольной форме (п. 6.3 п. 6 Ин-струкции № 3210-У). Важно, чтобы запрос содержал:
- Требуемое Количество;
- срок, на который выдаются деньги;
- дата его подписания ответственным лицом.
Если расчетные средства переводятся на банковскую карту управляющего, реквизиты карты должны быть указаны в заявке [3].
Расчетно-кассовый лимит при выдаче расчетных сумм работникам может не соблюдаться (п. 6 Указания № 3073-У). Однако при проведении расчетов от имени организации бухгалтерскими суммами работник должен соблюдать этот лимит, иначе организации и ее руководителю грозят штрафы. Это рекомендует-ся разъяснять сотрудникам, которые получают деньги в рамках отчета.
При выдаче денег подотчетным лицам, не имеющим статуса индивидуаль-ного предпринимателя, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор, также не соблюдается лимит наличных расчетов. Ведь физи-ческие лица не участвуют в денежных расчетах, и лимит на них не распростра-няется (п. 2, 5 Указания № 3073-У).
При установлении рассрочки для индивидуальных подрядчиков, работа-ющих по гражданско-правовым договорам, рекомендуем соблюдать лимит оплаты наличными.
Деньги могут быть выданы под отчет путем перечисления на личные бан-ковские карты, в том числе на "зарплатные" карты сотрудников (письма Мин-фина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).
Для этого вам нужно:
- взять у менеджера реквизиты передачи запроса или распоряжения у ме-неджера (они там должны быть указаны);
- в платежном поручении в поле 24 «Назначение платежа» написать, что средства выдаются в рамках отчета.
В бухгалтерском учете под ответственными работниками понимаются ра-ботники организации (в том числе совместители), получившие деньги из фонда при условии представления ими отчета об их использовании (отсюда термин «под отчет»).
Перечень подотчетных лиц, а также порядок выдачи денежных средств в организации под отчет устанавливаются приказом, утверждаемым руководите-лем организации. Как правило, здесь регистрируются водители, уборщицы, сек-ретари, а также те, кто часто бывает в командировках. Другими словами, со-трудники, которым могут понадобиться деньги для выполнения своих задач: водитель для покупки бензина, секретарь для отправки почты, прикомандиро-ванный человек для оплаты гостиницы.
Все сотрудники компании, получающие деньги по отчету, должны соблю-дать правила работы с деньгами.
В приказе должны быть не только перечислены подотчетные работники, но и указано, сколько каждый из них может получать единовременно, за какой срок и когда они должны сдавать предварительные отчеты в бухгалтерию.
Если необходимо перечислить деньги кому-то, кто не находится в заказе, можно составить отдельный приказ, в котором указать ФИО и должность со-трудника, срок, за который он получил сумму, срок подачи предварительный отчет в бухгалтерию и т.д.
Каждый сотрудник, чье имя значится в списке ответственных лиц, должен прочитать заказ-наряд под расписку и, если применимо, объяснить правила, ко-торым он должен следовать при приеме и отчетности наличных денег [16].
Работник, получивший подотчетную сумму, должен задекларировать ее, направив в бухгалтерию предварительный отчет (с приложением подтверждаю-щих документов).
Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; опла-тить представительские расходы.
К бытовым расходам относятся расходы на приобретение канцелярских или хозяйственных товаров, материалов, бензина на заправках, оплата мелкого ремонта и т.п. в распределительной сети.
Командировочные расходы возникают в результате оплаты расходов ра-ботнику компании, направляемому в командировку. Командировкой является перемещение работника в другую местность в командировку вне места его по-стоянной работы по указанию работодателя. При этом служебные командиров-ки работников, постоянная работа которых осуществляется в дороге или на природе, не признаются служебными командировками.
В командировку может быть направлен только штатный работник органи-зации, с которой заключен трудовой договор. Отстранение работника, с кото-рым заключен гражданско-правовой договор (например, трудовой договор или договор поручения), не считается служебным ходом.
В соответствии с действующим законодательством командированный ра-ботник получает: стоимость найма жилого помещения; командировочные рас-ходы к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата связи или почтовых услуг). Для покрытия этих расходов работнику пе-ред отъездом в командировку выплачивается аванс. Для того чтобы организация правильно отражала регламенты ответственным лицам при командировках, необходимо учитывать:
- цель поездки;
- кто собирается в командировку;
- место командировки;
- время для путешествий;
- какие расходы могут быть понесены работником во время командиров-ки;
- условия командировок за пределы России;
- порядок оформления командировок;
- порядок налогового декларирования командировочных расходов.
Цель поездки определяет ее классификацию и распределение командиро-вочных расходов. Исходя из этого, командировки можно разделить на служеб-ные и непроизводственные [8].
Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяет-ся инструкцией, согласно которой:
- для командировки работнику выдается командировочное удостоверение;
- при наличии командировочного удостоверения можно оформить приказ о командировке;
- командировочное удостоверение не может быть оформлено для одно-дневных командировок без выплаты суточных;
- фактическое нахождение работника в командировке отмечается в коман-дировочном удостоверении с печатью организации, отправляющей и принима-ющей командировку, записями о днях убытия, прибытия, убытия;
- днем выезда считается день выезда соответствующего транспорта с по-стоянных мест работы до 24:00, а днем возврата - день прибытия соответству-ющего транспорта;
- перед командировкой работнику, сопровождаемому командировочным удостоверением, также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитаю-щихся ему за выполнение отмеченной командировки;
- организация вправе произвести расчет с командированным работником по предварительному счету-фактуре, если заранее известны командировочные расходы. В этом случае работник не обосновывает в предварительном отчете свои командировочные расходы;
- по возвращении из командировки работник должен в течение 3-х дней представить на утверждение руководителю организации предварительный отчет с командировочным удостоверением и документами, подтверждающими досто-верность производственных затрат. После утверждения отчета руководителем он передается в бухгалтерию для учета использованной суммы.
Представительские расходы - это расходы организации на прием и содер-жание представителей других организаций, участвующих в переговорах по установлению и поддержанию сотрудничества, а также участников, прибываю-щих на заседания совета (совета) организации.
Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ. Согласно этой статье к представительским расходам относятся расходы: на официальный прием (завтрак, обед, ужин или иное подобное мероприятие) представителей других организаций; транспортное сопровождение представите-лей других организаций в связи с их доставкой до учреждения и обратно; фур-шет для присутствующих на встрече во время переговоров; об оплате услуг пе-реводчиков, не входящих в штат организации.
Этот список является исчерпывающим. Поэтому расходы на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также оплату проживания переговорщиков не являются представительскими расходами.
Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производ-ством и реализацией, поэтому, помимо выполнения обычных условий, при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произ-веденные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это счет активов и пассивов, в остатке которого отра-жается сумма задолженности ответственных лиц перед предприятием или сумма возмещенных сверхнормативных расходов и вновь выданных средств в отчете на основании приказов о расходовании средств, по кредиту - суммы, использо-ванные по предварительным отчетам и переданные в кассу при получении пла-тежных поручений[1].
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, спи-сывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Об-щепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Из-держки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операци-ям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяй-ственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кас-су остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». (План счетов бухгалтерского учета).
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ве-дется по каждой авансовой выдаче.
Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых опе-раций, которые, в свою очередь, абсолютно типичны для любой организации любой организационно-правовой формы собственности [4].
Кассовые операции - денежные расчеты - необходимы не только для вы-платы заработной платы, материального поощрения и других выплат работни-кам. Абсолютная ликвидность денежных средств делает их весьма привлека-тельным инструментом для осуществления расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения товарно-материальных ценностей и, при определенных условиях, для некоторых видов основных средств, таких как компьютеры, оборудование и некоторые группы нематериальных активов.
В современных экономических условиях широкое использование налич-ных денег для расчетов между юридическими лицами (и профессиональными организациями) создает благоприятные условия для злоупотреблений, а при определенных условиях и для уменьшения получаемых доходов и, следова-тельно, для уплаты налогов. Следовательно, денежные расчеты, как правило, подвергаются повышенному контролю со стороны компетентных служб, в том числе налоговых органов.
В организациях, имеющих структурные подразделения, очень широко применяется форма расчетов с работниками по заработной плате и другим вы-платам через подотчетных лиц (так называемых дистрибьюторов).
Кроме того, практикуются денежные расчеты через подотчетных лиц при уплате задолженности по некоторым налогам и сборам (например, госпошлины) и страховым взносам. Перед выдачей бухгалтерских сумм необходимо опреде-лить правила расчетов с подотчетными лицами в организации, а также оформ-ления хозяйственных операций.
Порядок выставления и списания бухгалтерских сумм определяется в учетной политике организации.
Прежде чем приступить к какой-либо предварительной операции, работо-датель должен определить и утвердить указом или постановлением:
- перечень подотчетных лиц, которым могут быть выданы денежные сред-ства в качестве расчетных сумм;
- порядок выдачи отчета, определяющего период, за который выставляют-ся бухгалтерские суммы;
- перечень лиц, уполномоченных давать указания об исполнении расходов в интересах работодателя и давать указания бухгалтерии о выдаче учетных сумм.
Кроме того, руководитель организации издает приказ, регламентирующий ведение расчетов с подотчетными лицами.
Приказ должен содержать следующее:
- перечень должностных лиц, имеющих право на получение средств по отчету на хозяйственные, служебные, представительские и иные расходы. Сле-дует напомнить, что в приказе не называются лица, которые имеют право на по-лучение денег на командировочные расходы по отчету, право на получение де-нег на командировочные расходы возникает после подписания приказа (распо-ряжения) при направлении работника на командировку;
- период, за который выдаются средства в отчете;
- максимальный размер сумм, подлежащих отчету [19].
Для каждой статьи расходов, а также для разных налогоплательщиков мо-гут быть установлены дифференцированные потолки. Размер аванса на коман-дировочные расходы ограничивается расчетной суммой, включающей в себя стоимость проезда, стоимость найма жилого помещения, (оплата гостиницы) су-точных и другие расходы, определяемые субъектом командировки. Оплате так-же подлежит стоимость бронирования места в гостинице, проездных билетов.
Суточные выплачиваются за все дни, проведенные в командировках, включая выходные и праздничные дни, а также дни в пути (включая время про-стоя). Другие расходы включают, например, покупку материальных благ, теле-фонные звонки и, если вы путешествуете на служебном автомобиле, покупку горюче-смазочных материалов, запасных частей, услуги по ремонту, дорожные сборы, парковку и другие непредвиденные расходы.
Для возможности признания этих расходов для целей налогообложения в решении должно быть указано целевое использование средств, выданных в пользование командированному работнику.
Подотчетные лица должны быть проинформированы о максимальной сумме денежных расчетов в Российской Федерации между юридическими лица-ми по одному договору. Согласно директиве ЦБ РФ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У установлена максимальная сумма наличных расчетов, которая в насто-ящее время составляет 100 000 рублей.
В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 г. №. 14 г. №1595 отменяет создание командиро-вочного удостоверения с 01.01.15. Пункт 7 резолюции гласит следующее. В настоящее время выдача командировочного удостоверения, подтверждающего фактическую продолжительность пребывания работника в командировке, не требуется, поскольку такой срок определяется проездными документами, предъявляемыми работником, возвращающимся из командировки. Лица, полу-чающие надбавки на хозяйственные, представительские или иные текущие нуж-ды организации, утверждаются приказом руководителя организации, обязатель-ным критерием является то, что они должны быть штатными работниками и с ними заключается договор о подотчетности.
В рамках отчета также возможна выдача денежных средств работнику-нерезиденту РФ, так как указанная операция не является валютно-обменной операцией в связи с отсутствием перевода денег. Работодатель остается соб-ственником сумм, выданных для декларирования [20].
Для удобства лучше указывать только штатные должности; в этом случае при увольнении работника никаких корректировок вносить не нужно, и новый сотрудник автоматически становится подотчетным лицом.
Выдача денежных средств в рамках отчета о командировочных расходах осуществляется в суммах, причитающихся командировочным расходам на эти цели. Как правило, в этом случае сумма, подлежащая выплате, определяется в зависимости от продолжительности командировки (суточные и стоимость найма жилья в месте командировки) и стоимости командировки.
Лица, получившие денежные средства по выписке, обязаны представлять отчет о потраченных суммах в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который они были выданы, либо со дня возвращения из ко-мандировки и на основании этих расчетов произвести окончательный расчет [13].
При выдаче расчетных сумм на выплату заработной платы распределите-лями необходимо учитывать общие требования трудового законодательства, ре-гулирующие этот процесс.
В соответствии со ст. 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работо-датель обязан письменно сообщить каждому работнику:
a) элементы заработной платы, причитающиеся ему за соответствующий период;
б) на сумму иных сумм, причитающихся работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, отпускных, выплат при увольнении и (или) иных выплат, причитающихся работнику;
в) размер и причины произведенных отчислений;
г) общий долг.
Таким образом, расчеты с подотчетными лицами являются одним из важ-ных объектов бухгалтерского контроля. Подотчет представляет собой отчетную сумму, выдаваемую работнику на проезд, развлечения, приобретение хозяй-ственных товаров, горюче-смазочных материалов и другие подобные расходы.
1.2 Задачи и методические основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и их роль в обеспечении экономической безопасности
Компании в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут пере-числять определенные суммы своим работникам на счет.
Бухгалтерскими суммами являются денежные авансы, выданные предпри-ятием из кассы на административно-хозяйственные расходы, расходы на приоб-ретение запасных частей, командировочные расходы, поездки в льготные опла-чиваемые отпуска, а также разные работы и услуги по осуществлению горнодо-бывающей деятельности. компании. В таких случаях работник обычно получает деньги под свою ответственность (в рамках отчета) за выполнение определен-ных действий от имени организации [10].
Средства выдаются под отчет об административно-хозяйственных расхо-дах.
Коммерческие, общехозяйственные и административные расходы пред-ставляют собой непроизводственные накладные расходы, связанные с обслужи-ванием административных служб и ведением бизнеса в целом.
К административным расходам относятся канцелярские, почтовые и теле-графные расходы, приобретение оборудования для мелкого розничного опта, приобретение сельскохозяйственной продукции, расходы на другие общие нуж-ды.
Выдача наличных денег работникам из кассы организации может осу-ществляться:
- либо по отчету об экономических и эксплуатационных затратах;
- либо в порядке возмещения произведенных работником расходов за счет личных средств на нужды организации (по решению руководителя организа-ции).
К бытовым расходам относятся расходы на приобретение канцелярских или хозяйственных товаров, материалов, бензина на заправках, оплата мелкого ремонта и т.п. в распределительной сети.
Основными подтверждающими документами, подтверждающими расхо-дование средств бухгалтерского учета, являются: квитанция; счета-фактуры; банковские чеки; квитанции о приходе кассовых ордеров; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты покупки материальных благ у физических лиц [15].
При выдаче денег под отчет о закупке ТМЦ у юридического лица необхо-димо оформить доверенность и сделать запись в журнале выданных доверенно-стей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допуска-ется.
Как правило, в организациях деньги в рамках отчета выдаются достаточно часто и разным работникам. Поэтому не исключено, что бухгалтер что-то не учел или заметил ошибку в предварительном отчете. Основными документами, используемыми при расчетах с ответственными лицами и подлежащими изуче-нию в ходе проверки, являются: предварительный отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; проездные сертификаты; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, имеющих право на получение наличных денег в кассе; смета представительских расходов; приказы об утвер-ждении смет представительских расходов; основные подтверждающие докумен-ты.
Операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются в следующих регистрах учета: журнально-ордерный № 7, сочетающий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с ответственными лицами (с формой журнально-ордерного учета); Основная книга; иные регистры аналитического и синтетиче-ского учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы учета [2].
Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответ-ствия установленному порядку в сфере расчетов с ответственными лицами можно классифицировать следующим образом:
