Актуальность проводимого исследования заключается в том, что оно освещает характерные черты электронного документооборота в компании по строительству объектов электроэнергетики ООО «Сибирско-Уральский энергетический сервис».
Для любой организации недостаточно иметь только в наличии систему электронного документооборота, также важно организовать грамотную работу в этой системе. Если система не будет отвечать поставленным ей требованиям, то и все бизнес-процессы в организации будут тормозиться, тем самым и работа будет замедляться, а с этим появляются новые затраты. Так же система должна грамотно организовать документооборот между контрагентами. Важно создать единую и удобную информационную базу документов, так как не всегда есть возможность отслеживать поток документов в реальном времени, вследствие наличия в своем составе территориально удаленных подразделений – ведь не полученный вовремя документ – это потерянные деньги, время и упущенные возможности.
Общество с ограниченной ответственностью «Сибирско-Уральский энергетический сервис» является одной из крупнейших компаний в Тюменской области, оказывающей комплекс услуг по строительству объектов электроэнергетики под ключ. Организация осуществляет работы по капитальному строительству, ремонту и обслуживанию воздушных и кабельных линий, уличного освещения, трансформаторных подстанций и распределительных пунктов, а также реконструкция и техническое перевооружение городских электросетей.
Таким образом, правильность организации электронного документооборота определяется объективными требованиями времени, такими как рост информационного потока и динамичность информационной среды.
Степень изученности темы. В данном исследовании в качестве литературных источников использовалась научная литература по документоведению, научные статьи, а также нормативные акты.
Вопросы организации делопроизводства помогает рассмотреть Важинская Н. Она освещает достоинства и недостатки различных форм организации делопроизводства: централизованной, децентрализованной и смешанной. Ларьков Н.С. свои работы также посвятил теоретическим проблемам документоведения, а именно, автор дал определение понятию «документ». Сувалова В.Т. освещает основные черты смешанного документооборота в современной организации.
Проблемы придания юридической силы электронным документам, внедрении и применении СЭД поднимают следующие авторы. Алексеев А. в своей работе знакомит нас с разновидностями электронной подписи и дает практические рекомендации по ее применению, а Синякова М.В. рассматривает важный вопрос придания юридической силы документам, полученным по электронной почте и по факсу, без их оформления на бумажном носителе с собственноручными подписями уполномоченных лиц и оригинальными оттисками печатей. Шеметова О.В, Чугунова С.В. показывают основные трудности, с которыми сталкивается предприятие при внедрении электронной подписи. Храмцовская Н. сравнивает различные подходы к правовому регулированию долговременного и постоянного хранения электронных документов, что является особенно актуальным в условиях внедрения СЭД на различных предприятиях. Бобылева М.П. в своей статье показывает, как изучение различных аспектов работы с документами в организации позволяет выбрать направления по использованию функциональных возможностей СЭД.
В другой работе она позволяет нам проследить эволюцию бумажных и электронных документов, а также поднимает актуальную в современных условиях проблему хранения электронных документов, Ключко Н. освещает актуальный вопрос облачных технологий и хранения информации, а Жильников А.Ю., Михайлова О.С рассматривают ключевые понятия электронного документооборота.
Иритикова В., Ушанов А. и Кожанова Е. в своих работах рассматривают положительные и отрицательные воздействия внедрения СЭД на предприятии , а также дают практические рекомендации по организации обучения работников в СЭД.
Таким образом, использованная нами литература в полной мере отражает вопросы общего документоведения: регламентацию этапов создания документа и требования к оформлению реквизитов. Также достаточно много внимания уделяется системам делопроизводства современных организаций, электронному документообороту, вопросу внедрения СЭД. Однако, вопрос работы с документами в энергетических организациях в современной литературе не раскрыт, поэтому в рамках нашего исследования мы уделили ему особое внимание.
Цель исследования – выявление особенностей работы с документами в энергетических организациях на примере ООО «Сибирско-Уральский энергетический сервис».
Задачи работы:
1. Проанализировать нормативные основы документооборота.
2. Проанализировать программы электронного документооборота.
3. Выявить специфику работы предприятий в электроэнергетике.
4. Дать общую характеристику ООО «Сибирско-Уральский энергетический сервис».
5. Проанализировать организацию электронного документооборота в ООО «Сибирско-Уральский энергетический сервис».
6. Выявить недостатки в организации электронного документооборота и разработать пути совершенствования
Объект исследования Общество с ограниченной ответственностью ООО «Сибирско-Уральский энергетический сервис».
Предмет исследования данного исследования являются системы документации ООО «Сибирско-Уральский энергетический сервис».
Характеристика источников. В ходе нашей работы мы использовали нормативно-правовые акты разных уровней. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» задает принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» обеспечивает правовые условия электронной цифровой подписи в электронных документах, что является в условиях деятельности организаций, которые заключают договоры с компаниями.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, что является актуальным в рамках деятельности организации, оперирующей личными данными сотрудников.
Нормативно-методическую базу составляют государственные стандарты по использованию ГОСТ Р 7.08-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а также ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который необходим нам для оформления организационно-распорядительных документов.
Также в ходе нашей работы мы рассмотрели должностную инструкцию специалиста-техника, утвержденную генеральным директором Общества с ограниченной ответственностью «Сибирско-Уральский энергетический сервис» от 23 июля 2018 г. в которой отражен перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации труда его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Определения, используемые в данном исследовании, соотносятся с ГОСТом Р 7.08-2013 , который устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Научная новизна. Состоит в комплексном рассмотрении данной темы, в практическом анализе объекта исследовании на примере конкретного учреждения, а также в выводах, сделанных в работе.
Практическая значимость. Результаты данной работы могут быть использованы как в учебной деятельности, так и в подготовке методических рекомендаций и учебных пособий направления «Документоведение и архивоведение». Полезными результаты данного исследования будут при анализе делопроизводства в других подобных организациях.
Структура работы. Дипломная деятельность состоит из введения, двух глав, заключения, списков использованных источников и приложений.
