ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИМИДЖА ОРГАНИЗАЦИИ
1.1. Внутренняя среда организации и адаптация сотрудников
Сегодня многие организации придают большое значение не только квалифицированному подбору персонала, но и его дальнейшей адаптации на рабочем месте. И это является на наш взгляд правильной позицией, так как затраты на поиск персонала не окупятся, если сотрудник не вольется в коллектив, не сможет быстро понять правила взаимодействий в коллективе, что приведет к увольнению в период испытательного срока.
Термин «адаптация» пришел в кадровый менеджмент из биологии, где он буквально означал «приспособление». Понятие адаптации сотрудника в организации исследуется в российской и зарубежной научной литературе с прошлого века.
В зарубежной психологии используется пример в работах
Г. Айзенка и его последователей. Адаптацию они определяют двояко:
1) как состояние, в котором потребности индивида, с одной стороны, требования среды, с другой полностью удовлетворены. Это состояние гармонии между индивидом и природой или социальной средой;
2) процесс, посредством которого это гармоничное состояние достигается» [1, с. 363].
Многие зарубежные авторы говорят только об адаптации сотрудников к организации, хотя в процессе взаимодействия работника и организации происходит их взаимное приспособление, которое основано на постепенном вхождении работников в новые профессиональные и социально-экономические условия труда [4, с. 87].
В свою очередь отечественные исследователи придерживаются схожего мнения. Так, А.М. Чернопятов считает, что адаптация персонала заключается в «процессе ознакомления сотрудников с новой компанией и изменение его поведение согласно требованиям и правилам корпоративной культуры новой организации» [37, с. 83].
Авторы как Ю.Е. Мелихов, П.А. Малуев раскрывают понятие адаптации как «включение работника в новую для него организационно-производственную среду; освоение сотрудником требований, норм и ценностей организации и должности; оказание помощи новому сотруднику успешно влиться в организацию, приспособиться к содержанию и условиям работы, новому коллективу» [19, с. 101].
А.В. Кузьминов определяет адаптацию как «приспособление работника к организации (взаимное приспособление работника и организации). Адаптация основывается на постепенной врабатываемости сотрудника в новые профессиональные, социальные, психологические и экономические условия труда» [14, с. 90].
Г.Б. Хасанова под адаптацией (от лат. adaptatio– приспособление) понимается процесс приспособления работника к изменяющимся условиям внешней среды, производства, труда, жизни. Адаптация выступает как процесс приспособления организма, индивидуума к меняющимся условиям окружающей среды или к своим внутренним изменениям. Результатом данного процесса является повышение результативности существования и функционирования работников [32, с. 86].
А.П. Егоршин считает, что «адаптация работника состоит в приспособлении человека к рабочему месту и трудовому коллективу»
[10, с. 315].
В.Р. Веснин дает следующее определение адаптации – «это приспособление нового работника к содержанию и условиям труда, социальной среде. В ее рамках происходит подробное знакомство с коллективом и новыми обязанностями; усвоение стереотипов поведения; ассимиляция – полное приспособление к среде и, наконец, идентификация – отожествление личных интересов и целей с общими» [7, с. 213].
Другие отечественные авторы, например, Т.Ю. Базаров и Б.Л. Еремин считают, что «адаптация сотрудника в организации представляет собой процесс ознакомления работника с деятельностью и организацией, а также изменение собственного поведения согласно требованиям окружающей среды» [4, с. 87].
Систематизировав приведенные точки зрения, под адаптацией предлагается рассматривать процесс приспособления персонала к условиям трудовой деятельности, коллективу, и функционирования предприятия в целом, результатом которого становиться рост производительности труда нового сотрудника.
Адаптация представляет собой приспособление, привыкание работника к требованиям профессии и нормам, необходимым для выполнения трудовых операций. То есть, это процесс знакомства нового сотрудника с организацией, а также изменение собственного поведения в соответствии с требованиями среды.
Среди основных целей адаптации новых работников в организации обычность выделяют следующие [13, с. 48]:
1) уменьшение издержек на персонал (по статье поиск и найм);
2) снижение текучести кадров;
3) быстрое достижение показателей эффективности труда;
3) бесстрессовое вхождение сотрудника в коллектив.
Основными задачами адаптации являются:
– снижение текучести кадров;
– улучшение показателей производительности труда на начальном этапе;
– отсутствие психологического дискомфорта, как у новичка, так и у постоянных сотрудников [12, с. 7].
Каждый человек чувствует себя «белой вороной» в новом коллективе, но только до тех пор, пока не увидит возможность проявить себя в трудовой деятельности на том же уровне, что и постоянные сотрудники. Именно с помощью адаптации можно предоставить новичку возможность овладеть определенными навыками в работе, которые используются на конкретном предприятии, таким образом, избежав снижения выработки труда по определенной должности и, как следствие, потери прибыли.
Еще одним преимуществом адаптации является психологический фактор. При подробном изучении негласных правил общения и взаимодействия с коллегами, новый сотрудник не только сможет более продуктивно трудиться, но и не внесет раздор в уже существующие правила. Коллективу точно так же, как и новичку, нужно будет привыкнуть к личности нового сотрудника, а с помощью адаптации сей процесс можно и ускорить, и облегчить. Конечно, каждый сотрудник имеет отличительные особенности, которые выражаются и в личностных характеристиках и в имеющейся квалификации, а также в опыте работы на других предприятиях. Однако индивидуальный подход, возможно, организовать далеко не во всех компаниях, особенно если штат насчитывает несколько тысяч человек.
На процессы адаптации персонала в организации оказывает влияние большое количество факторов, например, следящие:
– морально-психологический климат в организации и, в частности, в рабочей группе, где находится адаптируемый работник;
– правовое регулирование отношений работодателя и наемного работника;
– воздействие на процесс адаптации со стороны руководства или профсоюзной организации;
– характер и содержание труда адаптируемого сотрудника;
– уровень организации и условий труда;
– готовность рабочего места адаптируемого работника к трудовому процессу;
– нормы межличностных отношений, принятых в коллективе, а также морально-психологического климата [22].
Виды адаптации персонала – это составные элементы общего процесса трудовой адаптации, определяемые особенностями производственно-экономической системы и социальных отношений в организации [38, с. 54].
Адаптация персонала классифицируется как
психофизиологическая – приспособление к новым физическим и психологическим нагрузкам, физиологическим условиям труда. В процессе психофизиологической адаптации происходит освоение совокупности всех условий, оказывающих различное психофизиологическое воздействие на работника во время труда. К этим условиям относятся физические и психические нагрузки, уровень монотонности труда, санитарно-гигиенические нормы производственной обстановки, ритм труда, удобство рабочего места, внешние факторы воздействия (шум, освещенность, вибрация и т.п.).
Социально-психологическая адаптация – приспособление к относительно новому социуму, нормам поведения и взаимоотношений в новом коллективе. В процессе социально-психологической адаптации происходит включение работника в систему взаимоотношений коллектива с его традициями, нормами жизни, ценностными ориентациями. Сотрудник получает информацию о системе деловых и личностных взаимоотношений в коллективе, о формальных и неформальных группах, о социальных позициях отдельных членов группы. Эту информацию он воспринимает активно, соотнося ее со своим прошлым социальным опытом, со своими ценностными ориентациями. При принятии сотрудником групповых норм происходит процесс идентификации личности либо с коллективом в целом, либо с какой-либо формальной или неформальной группой.
Профессиональная адаптация – доработка трудовых способностей (профессиональных навыков, дополнительных знаний, навыков сотрудничества и т.п.). Профессиональная адаптация характеризуется дополнительным освоением профессиональных возможностей (знаний и навыков), а также формированием профессионально необходимых качеств личности, положительного отношения к своей работе.
Организационная адаптация – усвоение роли и организационного статуса рабочего места и подразделения в общей организационной структуре, а также понимание особенностей организационного и экономического механизма управления организацией. Сотрудник знакомится с особенностями организационно-экономического механизма управления, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и в организационной структуре. При данной адаптации у сотрудника должно сформироваться понимание собственной роли в общем производственном процессе. Выделяется еще одна специфическая сторона организационной адаптации – подготовленность сотрудника к восприятию и реализации нововведений (технического или организационно-экономического характера) [14, с. 91].
Таким образом, адаптация персонала – это процесс приспособления персонала к условиям трудовой деятельности, коллективу, и функционирования предприятия в целом, результатом которого становиться рост производительности труда нового сотрудника. Сущность адаптации персонала в организации состоит в максимально быстром и эффективном вовлечении сотрудника в рабочий процесс, освоение в новом коллективе и его становление как хорошего специалиста. Адаптация персонала осуществляется для уменьшения начальных материальных затрат, уменьшения текучести кадров, формирования положительного отношения к трудовой деятельности в организации. Основными видами адаптации являются психофизиологическая, социально-психологическая, организационная или профессиональная.
1.2. Виды адаптации сотрудников, как способа совершенствования имиджа организации.
Виды адаптации персонала - это составные элементы общего процесса трудовой адаптации, определяемые особенностями производственно-экономической системы и социальных отношений в организации.
Можно осуществить классификацию адаптации по следующим критериям:
1. По отношениям субъект-объект:
- активная – когда индивид стремится воздействовать на среду с тем, чтобы изменить ее (в том числе и те нормы, ценности, формы взаимодействия и деятельности, которые он должен освоить);
- пассивная – когда он не стремится к такому воздействию и изменению.
2. По воздействию на работника:
- прогрессивная – благоприятно воздействующая на работника;
- регрессивная – пассивная адаптации к среде с отрицательным содержанием (например, с низкой трудовой дисциплиной).
3. По уровню:
- первичная – когда человек впервые включается в постоянную трудовую деятельность на конкретном предприятии;
- вторичная – при последующей смене работы.
4. По направлениям:
- производственная;
- непроизводственная.
Последний критерий классификации является определяющим для более широкой подклассификации.
Попытаемся раскрыть значения некоторых из приведенных типов адаптации.
Профессиональная адаптация заключается в активном освоении профессии, ее тонкостей, специфики, необходимых навыков, приемов, способов принятия решений для начала в стандартных ситуациях.
Она начинается с того, что после выяснения опыта, знаний и характера новичка для него определяют наиболее приемлемую форму подготовки, например, направляют на курсы или прикрепляют наставника.
Сложность профессиональной адаптации зависит от широты и разнообразия деятельности, интереса к ней, содержания труда, влияния профессиональной среды, индивидуально-психологических свойств личности.
Профессиональная адаптация характеризуется дополнительным освоением профессиональных возможностей (знаний и навыков), а также формированием профессионально необходимых качеств личности, положительного отношения к своей работе.
В процессе организационной адаптации сотрудник знакомится с особенностями организационно-экономического механизма управления, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и в организационной структуре.
При данной адаптации у сотрудника должно сформироваться понимание собственной роли в общем производственном процессе.
Выделяется еще одна специфическая сторона организационной адаптации - подготовленность сотрудника к восприятию и реализации нововведений (технического или организационно-экономического характера).
Психофизиологическая адаптация – адаптация к трудовой деятельности на уровне организма работника как целого, результатом чего становятся меньшие изменения его функционального состояния (меньшее утомление, приспособление к высоким физическим нагрузкам и т.п.).
Психофизиологическая адаптация особых сложностей не представляет, протекает достаточно быстро и в большой мере зависит от здоровья человека, его естественных реакций, характеристики самих этих условий. Тем не менее, большинство несчастных случаев происходит в первые дни работы именно из-за ее отсутствия.
В процессе психофизиологической адаптации происходит освоение совокупности всех условий, оказывающих различное психофизиологическое воздействие на работника во время труда. К этим условиям относятся физические и психические нагрузки, уровень монотонности труда, санитарно-гигиенические нормы производственной обстановки, ритм труда, удобство рабочего места, внешние факторы воздействия (шум, освещенность, вибрация и т.п.).
Много внимания психофизиологической адаптации уделено в учебном пособии Веснина.
Социально-психологическая адаптация человека к производственной деятельности – адаптация к ближайшему социальному окружению в коллективе, к традициям и неписаным нормам коллектива, к стилю работы руководителей, к особенностям межличностных отношений, сложившихся в коллективе.
Она может быть связана с немалыми трудностями, к которым относятся обманутые ожидания быстрого успеха, обусловленные недооценкой трудностей, важности живого человеческого общения, практического опыта и переоценкой значения теоретических знаний и инструкций.
В процессе социально-психологической адаптации происходит включение работника в систему взаимоотношений коллектива с его традициями, нормами жизни, ценностными ориентациями. Сотрудник получает информацию о системе деловых и личностных взаимоотношений в коллективе, о формальных и неформальных группах, о соц. позициях отдельных членов группы. При принятии сотрудником групповых норм происходит процесс идентификации личности либо с коллективом в целом, либо с какой-либо формальной или неформальной группой.
1.3. Специфика моделей и управление адаптацией сотрудников в организации.
Специфика системы управления адаптацией персонала в современной организации во многом связана с разработкой и реализацией программы адаптации, а также в правильном выделении критериев эффективности (для дальнейшей оценки проводимой работы).
Для того чтобы новый сотрудник смог в максимально комфортных условиях справиться с процессом «акклиматизации», служба персонала во главе с руководителем проводит разработку и внедрение программы адаптации. Для нового сотрудника наиболее трудными являются первые два-три месяца, которые, как известно, совпадают с испытательным сроком. Для этого необходимо разработать такую программу адаптации, продолжительность которой будет совпадать с этим периодом. Если программа адаптации составлена грамотно и четко, то это способствует уменьшить срок «акклиматизации» до полугода и даже меньше [37, с. 81].
В настоящее время разработаны как простые, упрощенные программы адаптации, так и комплексные, структурированные. Поэтому в зависимости от стадий процесса адаптации, каждая организация может подобрать для себя удобную и эффективную программу. Как правило, основная структура программы адаптации состоит из двух частей: общей и индивидуальной (таблица 1).
Таблица 1 – Структура программы адаптации
Общая часть Индивидуальная часть
Описание Призвана сформировать общее представление об организации, ее особенностях, специфике взаимоотношений между организацией и сотрудниками, условиями труда и т.д. Составляется прямым руководителем направления и начальников кадровой службы. Включает подробное ознакомление с деятельностью фирмы и должностью
Состав Вводное ориентационное собеседование План вступления в должность
Личное знакомство с организацией и сотрудниками План оценки занятия должности
Ознакомление с рабочим местом Назначение наставника
Ориентационная беседа с непосредственным руководителем За десять рабочих дней до завершения испытательного срока в кадровую службу направляется отчет работника о проделанной работе, а также индивидуальный план с оценками и отзывами куратора и руководителя
В качестве примера рассмотрим введение сотрудника в японское подразделение организации «3М». Организация «3М» – это американская многоотраслевая корпорация по созданию инновационных продуктов и услуг. Одним из самых знаковых изобретений организации ЗМ является всем известная клейкая лента Scotch (1925 г.), название которой стало именем нарицательным. На сегодняшний день компания ЗМ имеет представительства более чем в 70 странах мира, в том числе и в Японии. Для достижения высокой вовлеченности персонала в дела организации и дисциплины, в «3М» четко организована совместная работа между кадровыми департаментами и менеджерами по адаптации персонала.
Попадая в организацию, новички сразу сталкиваются с системой адаптации. Начиная с первого рабочего дня, новый сотрудник обязательно проходит четырехчасовую программу ориентации, разработанную HR-службой. Программа ориентации включает в себя две части. В первой части происходит торжественное вручение удостоверения сотрудника «3М», а также выдается основной пакет документов (в нем речь идет об особенностях корпоративной политики организации). Во второй части проходит традиционный фуршет, на котором присутствует все вышестоящее руководство, тем самым создается атмосфера доверия и дружелюбия между новым работником и организацией.
Основной пакет документов включает в себя брошюры и печатные издания по следующим темам: «Ориентация работника», «Руководство для лидерства», «Справочник работника» и т.д. Все эти документы помогают новым сотрудникам быстрее ознакомиться с правилами поведения в организации, формами оплаты труда, дополнительными льготами и другими внутрифирменными программами.
Далее рассмотрим более подробно содержание брошюры по ориентации работников. В этом пособии речь идет об основных составляющих кадровой политики в области найма, подробно расписано содержание социальных программ организации. Также в нем говорится о направлениях профессиональной подготовки и повышения квалификации, политики организации в отношении дискриминации и использования служебного положения в личных целях, отношении организации к употреблению наркотиков и алкоголя, содействии сотрудникам «3М» в случае привлечения к судебной ответственности, правила пользования внутренними телефонами и т.д.
В пособии «Справочник работника» излагается краткий обзор истории организации и принципы, определяющие ответственность руководителя, а также описывается политика организации в отношении временных работников, отпусков и листов временной нетрудоспособности, страхования и дополнительных выплат [28, с. 154].
Следовательно, совместная работа руководства и кадровых служб в японской организации направлена на то, чтобы все сотрудники организации отчетливо понимали корпоративные правила поведения и социальную политику в целом, а также четко знали свои должностные обязанности.
Таким образом, приведенные пример позволяют заключить, что на сегодняшний день, руководители как российских, так и зарубежных организаций отмечают важность адаптационных программ и прилагают достаточно усилий для их разработки.
Анализ существующих подходов к определению сущности системы управления адаптацией, выделению показателей и критериев эффективности системы позволил сделать вывод о том, что многие ученые имеют схожее представление о факторах и показателях эффективности адаптации, а также механизме управления адаптацией персонала и его структуре. Ученые выделяют ряд показателей, на основании которых можно судить об успешности трудовой адаптации персонала, такие как отсутствие у работника чувства страха и неуверенности при выполнении работы, овладение необходимыми знаниями и навыками, профессиональной ролью, стремление к профессиональному развитию, удовлетворенность трудом, а также соответствие показателей результативности труда работника установленным нормативам [5, с. 146].
Как правило, эффективность системы управления адаптацией персонала многими исследователями отождествляется с успешностью процесса трудовой адаптации персонала. Однако успешность адаптации как процесс является лишь одной из составляющих эффективности управления адаптацией как системы. Под механизмом управления адаптацией персонала понимают совокупность процедур принятия управленческих решений, средств воздействия и кадровых технологий, позволяющий регламентировать взаимодействие участников процесса. Большинство ученых сходятся во мнении, что управление трудовой адаптацией нуждается в проработке таких его элементов как структурное закрепление функций управления адаптацией, технология процесса управления адаптацией и его информационное обеспечение [5, 9].
В рамках структурного закрепления функций управления адаптацией предлагается в организационной структуре управления персоналом выделить подразделение или группу специалистов, наделить ее членов соответствующими функциями, распределить специалистов по подразделениям организации, а также развить систему наставничества. Наставничество определяют как «способ передачи знаний и навыков наставником, являющимся высококвалифицированным опытным специалистом, менее опытному или новому сотруднику, а также помощь в адаптации к организации, содействие профессиональному развитию, карьерному росту и участие в оценке результатов деятельности новых сотрудников» [8, 34].
Изучение опыта российских организаций в области управления адаптацией показало, что объективных предпосылок и ресурсов для формирования отдельного подразделения по управлению адаптацией в организациях не существует, а вопросы адаптации, как правило, включены в обязанности менеджеров по персоналу. К технологиям и инструментам управления адаптацией в основном относят курсы и семинары по вопросам управления адаптацией, подготовки наставников, обучающие курсы для новичков, занятия на базе организации, выездные занятия, групповые тренинги и т.д. Положительной стороной данных технологий и инструментов являются универсальность, многократность использования, экономия времени вследствие использования единожды разработанного или приобретенного комплекса курсов, тренингов, возможность «охватить» большое число, группу новых работников, будущих наставников [8].
Так как процесс адаптации работника по своему определению содержит в себе большую социально-психологическую, психофизиологическую составляющую, эффективность управления адаптацией персонала будет выше, если в его основу заложить принцип учета индивидуальных особенностей адаптируемого работника. Персонификация процесса адаптации работника, то есть его исключительная индивидуальность с личностной и профессиональной точки зрения, предопределяет необходимость создания программ адаптации для каждого нового сотрудника. Программа адаптации должна включать в себя общую и специализированную часть. Общая программа затрагивает такие вопросы как представление об организации в целом (цели, миссия, виды деятельности, структура), об охране труда и технике безопасности, дополнительных льготах, службе быта и т.д. Специализированная программа адаптации следует за общей и раскрывает вопросы, связанные с конкретным подразделением или рабочим местом (функции подразделения, его структура, детализация работы на конкретной должности, требования к ее качеству и т.д.). Таким образом, программа адаптации реализуется по таким направлениям как введение в организацию, в подразделение и непосредственно введение в должность [20, с. 249].
Основу информационного обеспечения процесса управления адаптацией составляют сбор и оценка показателей уровня адаптации, ее длительности, а также объективных показателей, то есть характеризующих эффективность трудовой деятельности, и субъективных – характеризующих удовлетворенность работника трудом. Сбор и обработку информации предлагается проводить в процессе текущей оценки персонала [20, с. 250].
Основной проблемой информационного обеспечения процесса адаптации в таком случае является необходимость аккумуляции, систематизации и анализа информации о процессе управления адаптацией персонала.
