. Общая характеристика учета расчетов с подотчетными лицами
1.1. Понятие и сущность учета расчетов с подотчетными лицами
Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.
Денежные средства, выданные подотчетным лицам, можно использовать на следующие расходы:
1. на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
2. на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.
Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру, см. рис. 1.
Рисунок 1 – Порядок выдачи денежных средств подотчетному лицу
За подотчетные деньги работник должен отчитаться. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена. К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. Срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно.
Далее следует рассмотреть командировочные расходы. Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.
Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных. В рисунке 2 подробно изложены факторы, которые следует учитывать при выдаче денежных средств подотчетному лицу на командировочные расходы. (ст. 168 ТК РФ).
Рисунок 2 – Факторы, учитываемые при оплате командировочных расходов
Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) , для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).
Ниже в таблице 1 представлены проводки для ведения учета на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», согласно разделу 6 инструкции по применению плана счетов. (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н)
Таблица 1 – Корреспонденция счета 71
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:
по дебету со счетами по кредиту со счетами
Наименование операции Корр. счет Наименование операции Корр. счет
Выданы средства в подотчет или на возмещение перерасхода подотчетных сумм 50, 51, 52 Приобретение материальных ценностей, товара 07, 08, 10, 41
Потрачены средства на издержки, хознужды 20, 23, 25, 26, 44
НДС по купленным ТМЦ 19
Возврат остатка подотчетных денег 50, 51
Произошла просрочка возврата подотчетных сумм 94
Учет расчетов по денежным средствам, выданным подотчетному лицу, основывается прежде всего на правильном и своевременном документальном оформлении всех операций. В числе таких операций – выдача денег на расходы, отчетность подотчетного лица, возврат неизрасходованных сумм, отражение в учете произведенных расходов.
1.2. Система нормативного регулирования
Подотчетным лицом называют сотрудника учреждения, которому работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило на приобретение канцтоваров, хозяйственных принадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и представительские расходы.
Регламентируются отношения участников данных правоотношений следующими основными нормативными актами:
1. указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
2. приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению»;
3. законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
4. КоАП РФ;
5. Трудовым кодексом РФ.
Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует применять письма разъяснительного характера, изданные структурами финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером такого разъяснения могут служить письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме).
Указание Банка России № 3210-У является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководитель учреждения вправе выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью учреждения.
Рассмотрим перечень основных положений закона об учете, которые имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица:
1. каждый факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К учету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозяйственные операции (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ);
2. вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ;
3. первичная документация составляется непосредственно при совершении того или иного факта хозяйственной деятельности или сразу по его завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии.
Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:
1. распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет;
2. определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии;
3. устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника;
4. обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в том числе денежных средств, компенсировать расходы при направлении в служебные командировки.
Таким образом, порядок выдачи, возврата и учета подотчетных средств осуществляется на основе множества регламентирующих нормативных документов. При этом не менее важную роль играют также разъяснения и письма ведомств, не носящие нормативного характера.
1.3. Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
Согласно п. 213 инструкции по применению единого плана счетов для бюджетных структур (приложение 2 к приказу Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н) деньги под отчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должна быть указана следующая информация :
1. назначение выплаты;
2. калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса.
Для работников бюджетных учреждений также действует общее для всех указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому выдача денег происходит по расходному кассовому ордеру, форма которого с кодом 0310002 утверждена для БУ приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В период не позже установленных учреждением рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах, сдав авансовый отчет (форма 0504505, утверждена тем же приказом № 52н). К отчету прикладываются все оправдательные документы.
Если сотрудник не вернул неистраченные деньги в срок, работодатель имеет право вычесть сумму задолженности из зарплаты в силу ст. 137 ТК РФ, но только в течение месяца после истечения срока, отведенного на отчетность по выданным под отчет средствам, а также при отсутствии разногласий с сотрудником по поводу оснований и размера долга. Кроме того, нельзя забывать и о ст. 138 ТК РФ, устанавливающей, что только 20% от каждой выплаты зарплаты могут пойти на удержания, т. е. удержание может растянуться на несколько месяцев.
Правила направления сотрудников в командировку установлены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Согласно п. 10 этого документа денежные средства выдаются сотруднику перед поездкой на оплату:
1. проживания;
2. проезда;
3. дополнительных расходов в связи с нахождением вне дома.
Авансовый отчет должен быть представлен до истечения установленных работодателем рабочих дней после возвращения из командировки. На все расходы (кроме суточных) должны быть приложены оправдательные документы.
Для бюджетного учета существуют некоторые ограничения по размерам возмещений для внутрироссийских командировок, установленные п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729. Если расходы превышают лимиты, то они могут быть возмещены за счет сэкономленных бюджетных средств или за счет средств от коммерческой деятельности БУ (п. 3 постановления № 729). В следующей таблице 2 указаны предельные ограничения.
Таблица 2 – Предельные ограничения по размерам возмещений для командировок внутри страны
Вид расходов Размер компенсируемых расходов
Расходы подтверждены Расходы не подтверждены
Наем жилья Не более 550 руб. в сутки 12 руб. в сутки
Суточные 100 руб. в день
Проезд поездом Не более стоимости билета в купейный вагон скорого фирменного поезда Стоимость плацкарта
Проезд по воде Не более стоимости билета:
• для морского судна — в каюту группы V регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
• для речного судна — в каюту категории II всех линий сообщения;
• для парома — в каюту категории I Стоимость билета:
• для морского судна — в каюту группы X регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
• для речного судна — в каюту категории III речного судна всех линий сообщения
Проезд на самолете Не более стоимости билета в эконом-классе –
Проезд автотранспортом Не более стоимости билета на автотранспортное средство общего пользования (кроме такси) Стоимость билета на общественный автобус
Следовательно, для командировок за границу также разработаны нормы компенсации расходов на аренду жилья — это приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н, а для суточной нормы регламентируются постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812. Предельные величины расписаны в разрезе стран, куда отправляется сотрудник.
