1. КОММУНИКАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ КАК ПРЕДМЕТ ИЗУЧЕНИЯ
1.1. Понятие и виды коммуникаций
Коммуникация – это в первую очередь обмен информацией между людьми. Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе.
Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Короче говоря, обмен информацией – важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности. Неудивительно поэтому, что большую часть своего рабочего времени (50 – 90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации .
Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит прежде всего от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т.п.
Коммуникации в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение .
Внешние коммуникации. Это обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т.д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций .
У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок (выставки-продажи, директ-мейл, личные продажи и т.п.), а также проводя различные социологические опросы.
Организация – объект государственного контроля и регулирования, регулярно представляет соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетным фондам) различные отчеты, справки, сведения и т.п. Используя лоббистов, поддерживая определенные политические партии, движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации не только получают от них необходимую информацию, но и влияют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней .
Большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью, специалисты которых, используя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию .
Это далеко не полный перечень примеров коммуникаций между организацией и ее внешней средой.
Внутренние коммуникации. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят и между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации) .
Вертикальные коммуникации. С их помощью информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Таким образом работникам организации сообщают: о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т.п.
Параллельно этим информационным потокам в любой организации осуществляется передача информации в противоположном направлении – с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С ее помощью руководство узнает о реальном положении дел в организации, о результатах принятых решений, о возникающих трудностях, проблемах и предположениях по их разрешению .
Горизонтальные коммуникации. Так как организация состоит из нескольких (иногда множества) подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией. Таким образом, в дополнение к вертикальным, организации нуждаются и в горизонтальных коммуникациях. Их существенное отличие заключается не в направлении движения информации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации .
Коммуникации между руководителем и подчиненным. Этот вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. Поэтому хотя коммуникации типа руководитель – подчиненный формально являются одной из разновидностей вертикальных коммуникаций, их в силу особой значимости, принято рассматривать отдельно .
Неформальные коммуникации. Как уже отмечалось, выше, в любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций .
Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций – гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.
Наличие в организации неформальных коммуникаций – явление нормальное, однако лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи – это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности.
1. 2. Процесс коммуникаций
Итак, коммуникации пронизывают все элементы организации. Их основная цель – обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения. Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации – неэффективными. Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим: основные элементы и стадии коммуникационного процесса.
Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.
Отправитель – лицо, стремящееся донести определенные: идеи с помощью передаваемой им информации.
Сообщение – информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.
Канал связи – средство передачи информации.
Получатель – лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.
Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов: формулирование идеи – кодирование информации и формирование сообщения – выбор канала связи и передача сообщения – декодирование сообщения и восприятие информации – интерпретация сообщения и формирование ответа на него – передача ответа отправителю.
Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут или даже секунд и на практике сложно выделить и разграничить его отдельные этапы. Однако можно кратко проанализировать каждый из них, чтобы лучше понять их содержание.
В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только письменными сообщениями.
Выбрав канал, отправитель использует его для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций – физической передаче информации, занимающей часто лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.
Декодирование и восприятие информации – чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование – это, по сути, перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, которые рассмотрены ниже, в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.
Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. Менеджер не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует поэтому наладить обратную связь с получателем.
Такая обратная связь реализуется с помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.
Интерпретация сообщения и формирование ответа. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель – получателем, ожидающим сообщения – ответа.
Передача ответа. Сформированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.
Следует иметь в виду, что для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько таких циклов и соответственно больше времени. Но хотя процесс коммуникации с обратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней связью.
Как уже отмечалось выше, в системах передачи информации в большей или меньшей степени всегда присутствует шум. На языке теории информации шумом называют все, что искажает смысл передаваемого сообщения. Определенные шумы имеются всегда, поэтому на каждом этапе процесса коммуникации может происходить некоторое искажение смысла. Обычно эти искажения несущественны, но если уровень шума высок, это приводит к существенной потере смысла и может даже полностью блокировать информационный обмен. Поэтому необходимо знать основные причины шумов и возможных искажений и учитывать их влияние в процессах коммуникации.
1.3. Методы управления коммуникациями
Коммуникационный процесс может выполнять разные социальные функции, которые в упрощенном, схематическом виде можно представить следующим образом :
Односторонняя коммуникация. Содержание информации определяет ее отправитель. Он не проявляет особого беспокойства о том, насколько в этой информации нуждаются и насколько в ней заинтересована публика. По оценкам исследователей, порядка 15 % организаций, таким образом продвигают на рынок новые товары, услуги. Эту форму коммуникации часто используют властные структуры .
Односторонняя массовая коммуникация. Коммуникаторы пытаются на «знаменах полноты информации и ее правдивости», оказать влияние на публику. Вторая модель характерна для половины всех организаций, в особенности в правительственных и некоммерческих, но также и в бизнесе.
Двухсторонняя асимметрическая коммуникация, в которой коммуникатор пытается изменить взгляд публики, своего не меняя. Порядка 20% организации применяют такую форму коммуникаций. Понятно, что для повышения эффективности процесса, необходимо проводить исследования по изучению установок публики.
Двухсторонняя симметрическая модель, находит свое применение в 15% организаций. По идее – это должен быть равноправный диалог сторон, стремление достичь взаимопонимания. Здесь необходимы со стороны коммутатора значительные исследовательские работы по изучению общественного мнения. Но в связи с тем, что коммуникатор очень часто не намерен менять свои убеждения, цели, для решения своих интересов он прибегает к манипуляции общественным сознанием. Фактически, об этой, четвертой форме коммуникационного процесса больше говорят, чем используют на практике.
В истекшие года столетия названные процентные соотношения форм использования коммуникаций менялись (выше названы данные на конец ХХ столетия) .
В конечном итоге, коммуникационный процесс был призван решать одну или несколько из трех социально-политических задач:
? принудить людей и заставить их поступать так, как этого хотели властные или управленческие структуры;
? убедить людей в значимости и полезности передаваемой информации, заставить их поверить в нее;
? манипулировать общественным сознанием. «Манипулирование, - говорится в «Словаре бизнесмена», - порождаемое с помощью рекламы распространение информации, слухов для воздействия на покупателей, потребителей с целью создать желаемую ситуацию на рынке, направленную на повышение спроса. В более широком смысле манипулирование есть навязывание желаемого образа поведения».
Рассмотрим три названных способа воздействия на поведение индивидов, социальных групп, сообществ более подробно.
С понятием «принуждение» тесно связано понятие «власть». По меткому выражению Р. Даля «власть – это контроль над поведением». Информация, передаваемая властным коммуникационным каналам, ставит своей целью воздействовать на индивида, группу, общество методом давления. Давление (принуждение) бывает экономическое, социальное, политическое, физическое. Оно обычно связано с применением силы или угрозы силой. Физическое принуждение, как правило, прерогатива государства. Принуждение всегда таит в себе зародыш конфликта, возможность открытого столкновения.
При всей своей низкой эффективности властные формы коммуникативного воздействия применялись и раньше, и будут использоваться впредь, поскольку сама по себе ВЛАСТЬ – это авторитарная сила, обладающая реальной возможностью контроля действиями людей, согласовывая противоречивые индивидуальные или групповые интересы, подчиняя их единой воле с помощью убеждения или принуждения.
Поднять эффективность властного коммуникационного воздействия, видимо, будет возможно лишь тогда, когда люди добровольно признают предпочтительность и ценность органов власти, сформированных и контролируемых ими в облике реальных органов самоуправления.
Как уже отмечалось выше, наиболее распространенной, но весьма трудоемкой задачей коммуникации является реализации ее цели методом убеждения публики.
Убедить других – это значит с помощью совета, логических доказательств заставить других что- либо сделать.
В коммуникативном процессе убеждение это метод воздействия на сознание личности через обращение к ее собственному критическому суждению. Процесс убеждения – как правило, это долгий и трудоемкий способ воздействия на индивида и трудности эти не уменьшаются, если речь идет о необходимости убеждения группы людей.
Сегодня среди ученых практиков нет единых рецептов по «технологии» убеждения людей. Пока бесспорными являются две истины :
? сила убедительности послания коммутатора возрастает, если она затрагивает или содержит в себе проблемы, вызывающие у людей личную заинтересованность;
? процесс убеждения происходит удачно на путях сотрудничества коммуникатора и получателя информации.
Поверив в полезность сотрудничества, индивидуум или группы людей могут изменить свои убеждения и вести себя по-другому. Следовательно, для того чтобы коммутатор нашел оптимальные пути сотрудничества с публикой, необходимо хорошо знать или изучить все те компоненты, которые принято называть «общественным мнением» .
Исследователи называют целый ряд требований, условий, которые необходимо учитывать при изучении общественного мнения:
? как таковая общественность может быть, но для менеджера по коммуникациям не может быть общественности в целом. Для исследования важно даже самую маленькую группу разделить. Ведь не бывает двух одинаковых людей, поэтому послание, с целью воздействия на общественное мнение, должно быть целенаправленным, а не «бить» по площадям;
? за исключением тех случаев, когда вас интересует мнение специализированных групп, сделайте все, чтобы быть уверенным, что ваш обзор включает всю репрезентативную выборку;
? строго следить за действиями интервьюеров, чтобы они общались строго с теми, кто вошел в установку на квоту;
? очень важно при изучении общественного мнения не расширять круг вопросов в анкетах, а сами вопросы должны быть краткими и специфическими. Ориентировать интервьюеров на необходимость учета ими непредусмотренных комментариев опрашиваемых: часто они несут в себе очень ценную информацию;
? затрагивать в интервью более чем одну тему – значит запугать людей;
? помнить, что общественное мнение более чувствительно к событиям, чем к словам;
? иногда устные выступления, вернее слова этого выступления, могут сыграть роль «события» и повлиять на содержание общественного мнения;
? известно, что в большинстве случаев общественное мнение не предвидит критической ситуации, но оно реагирует на нее;
? события, слова, другие стимулы влияют на мнение настолько, насколько очевидна их связь с личным интересом;
? в связи с тем, что общественное мнение тесно связано с корыстными интересами людей, его не так легко изменить. Можно посоветовать организации или лицу стремящемуся повлиять на общественное мнение, спросить себя: «какую пользу это принесет людям, на мнения которых хотите повлиять?»;
? люди с готовностью высказывают свое мнение по поводу выдвигаемых целей, программ, но мало что говорят о методах необходимых для достижения цели и реализации программ;
Учитывая изложенные выше и другие составляющие феномена «общественное мнение», мировая практика менеджмента выработала ряд приемов работы, которые положительно влияют на эффективность процесса убеждения :
