Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков. В документах отражается и учитывается деятельность учреждений. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы учреждения, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации зафиксирована. Очень важна оперативная работа с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить четкую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию. Все эти простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при налаживании деловых отношений с другими организациями и учреждениями. Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов, должен знать каждый управленец.
Одной из важных проблем, которая имеется в муниципальных органах является большой поток входящей корреспонденции от жителей городского округа. Эффективность управления во многом зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования документов, т.е. организации документооборота, включающего в себя весь жизненных цикл документа. В том числе контроль исполнения документов, а также организацию их хранения, поиска и использования.
Документооборот в муниципальных органах представляет собой движение документа от его получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи документа в архив на хранение. Документ, поступивший в муниципальный орган или сформированный, имеет жизненный цикл, состоящий из следующих этапов: создание, обращение, хранение и уничтожение документа.
Движение документов в муниципальных органах – это путь документа из одного структурного подразделения в другое или от одного сотрудника к другому. При этом путь передвижения документа регламентирован принятым управленческим процессом в соответствующей структуре. Например, в муниципальных органах движение документов многоступенчатое сверху вниз, то есть большая часть полученных документов сначала предоставляется руководителю, и только руководитель назначает исполнителя документа. Также в муниципальных органах есть четкое распределение функций между структурными подразделениями, поэтому некоторые документы поступают сразу в отдел к исполнителям.
Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в органах местного самоуправления.
Исследованию данной проблемы посвящено довольно много источников, которые можно разделить на несколько групп.
К первой группе можно отнести учебную литературу, описывающую основы делопроизводства в общем. Перечень книг по этой теме: Делопроизводство – Т.В. Кузнецова; М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов; А.А. Белов, А.Н. Белов; М.В. Стенюков; Л.В. Павлюк, Н.И. Воробьев; А.В. Пшенко; Л.В. Санкина; А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая.
Вторая группа исследует организацию органов местного самоуправления. Перечень книг по этой теме: Государственное и муниципальное управление – В.Е. Чиркин; О.Е. Кутафин, В.И. Фадеев; М. Пискотин; Ф. Бородкин; М.В. Поиликарпов.
Третья группа представляет нормативно-методическую базу по документационному обеспечению управления. Эта база представлена следующими источниками: Федеральный закона от 6 октября 2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; Конституция РФ; ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Изд-во стандартов, 1998; ОСТ 2479-2481 - Деловые письма ОСТ 1780 - телефонограммы ОСТ 1781- протоколы заседаний ОСТ 1782 — извещения о заседаниях; ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств, 1982, № 2; Рекомендации по разработке примерных номенклатур дел. Методическое пособие. — М.: ВНИИДАД, 2016; Основные правила работы архивов организаций, - М.: Росархив, 2018; Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. – М., 1975.
При изучении источников по данной проблеме видно, что проблема организации делопроизводства в органах местного самоуправления исследована широко и многосторонне.
Объект: Администрация г.о. Чехов.
Предмет: Особенности организацию работы с управленческими документами в муниципальных органах власти на примере органов местного самоуправления Администрации г.о. Чехов.
Цель: Оценка организации работы с управленческими документами в муниципальных органах местного самоуправления.
Задачи: Поставленная нами цель формирует следующие задачи:
1. Рассмотреть теоретические основы работы с управленческими документами
2. Провести анализ работы с управленческими документами
3. Предложить пути повышения эффективности работы с управленческими документами
Теоретико-методологическая база. Основой выпускной квалификационной работы является нормативно-методическая база работы с управленческими документами. Она определяется как совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методологическими пособиями.
В выпускной квалификационной работе нормативно-методическая база представлена в виде:
1. Законов: «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; Конституция РФ; «О бухгалтерском учете».
2. Государственных стандартов: ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (см. Приложение А); ОСТ 2479-2481 - Деловые письма ОСТ 1780 - телефонограммы ОСТ 1781- протоколы заседаний ОСТ 1782 — извещения о заседаниях; Единая государственная система делопроизводства: Основные положения; ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
3. Государственных инструкций, положений, правил: Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.; Основные правила работы архивов организаций; Основные правила работы государственных архивов Российской федерации; Основные правила работы государственных архивов РФ; Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях; Примерная Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления г.о. Чехов; Устав, инструкция по делопроизводству и должностные инструкции Администрации г.о. Чехов.
Система принципов, научных методов и различных, характеризующих отдельные этапы работы с документами, признаков (групп – при регистрации документов, категорий – при их исполнении) составляют научную основу современной организации документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти. Научная основа данной работы представлена в виде:
1. Учебных изданий по курсу «Делопроизводство и организации работы с управленческими документами» авторов А.А. Белова, А.Н. Белова, Т.В. Кузнецовой, М.В. Кирсановой, Ю.М. Аксенова, М.В. Стенюкова.
2. Учебных изданий по курсу «государственное и муниципальное управление РФ» авторов В.Е.Чиркина, И.И. Овчинникова, О.Е. Кутафина, В.И. Фадеева.
Методологической основой исследования является принцип историзма, который помогает проследить изменения в проведении работы с документами в прошлом, настоящем и зачатках будущего.
В методологии исследования выпускной квалификационной работы был использован структурно-функциональный подход, позволивший изучить строение и функционирование документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти. Так же методом исследования данных по выпускной квалификационной работы является типологический метод. В результате типологизации сформировались статистически устойчивые группы признаков, создающих модель организации делопроизводства в сфере муниципальной власти.
Эмпирическая база. Эмпирическую базу составляет наблюдение и анализ организации делопроизводства в Администрации г.о. Чехов. То есть в базу входят документы, издаваемые Администрации г.о. Чехов: организационные (устав, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству); распорядительные (постановления, распоряжения, решения); информационно-справочные (справки, акты, письма, телеграммы, телефонограммы и факсы).
Методы исследования. Обобщенный анализ, синтез, сравнительный метод, наблюдение.
Новизна исследования.
1. Произведен комплексный анализ организации документационного обеспечения в муниципальных органах власти. Рассмотрены определения муниципальных органов власти и документационного обеспечения управления, а также раскрыта система организации документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти.
2. Раскрыт характер и особенности делопроизводства в органах местного самоуправления. Описана классификация делопроизводства и характеристика организации работы с управленческими документами в органах местного самоуправления.
3. Изучены теоретические и практические данные на примере Администрации г.о. Чехов. Описана структура администрации сельсовета и охарактеризованы особенности организации документационного обеспечения Администрации г.о. Чехов.
Теоретическая и практическая значимость работы. Приведенные в работе данные важны для дальнейших исследований для улучшения и упрощения ведения делопроизводства в муниципальных органах власти. Разработки выпускной квалификационной работы могут быть применимы в делопроизводстве соответствующих органах муниципальной власти. выпускной квалификационной исследование может быть использовано при подготовке учебных вузовских спецкурсов по документационному обеспечению управления.
Структура работы. выпускной квалификационной работы состоит из введения, трех глав, пяти параграфов, заключения, списка литературы и приложений.
