1. Исследование законов и принципов проектирования организаций и их структур
1.1 Концептуальные подходы к системе управления предприятием
Задача теории управления – найти и разработать средства и методы, которые способствовали бы достижению целей организации, повышению производительности труда и рентабельности производства исходя из сложившихся условий во внутренней и внешней среде [3].
На сегодняшний день существует три концептуальных подхода к системе управления предприятием: процессный, системный и ситуационный.
1.1.1 Процессный подход
Процессный подход был впервые предложен приверженцами школы административного управления, которые пытались описать функции менеджера. Однако, эти авторы, среди которых были А. Файоль, М. Блюмфилд, М. Вебер и др. рассматривали функции менеджера как независимые друг от друга [7]. Процессный подход, в противоположность этому, рассматривает функции управления как взаимосвязанные. Эта концепция, ставшая большим шагом в процессе развития управленческой мысли, широко применяется и в настоящее время.
Процессный подход предполагает рассмотрение управления предприятием в качестве непрерывной серии взаимосвязанных управленческих функций.
Анри Файоль, которому приписывают первоначальную разработку этой концепции, считал, что существует пять исходных функций. По его словам, «управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать» [8].
Согласно сформировавшемуся на сегодняшний день понятийному аппарату процессного подхода к системе управления существует четыре основные функции управления (см. рис. 1). Эти четыре первичных функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения.
Рисунок 1.1 – Функции управления [8]
Руководство (лидерство) в рамках процессного подхода к управлению рассматривается как самостоятельная деятельность. Оно предполагает возможность влияния на отдельных работников и группы работников таким образом, чтобы они работали в направлении достижения целей, что крайне существенно для успеха организации.
Как уже говорилось выше, четыре функции управления имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.
Таким образом, подход к управлению как к процессу состоит в том, что управление рассматривается как серия непрерывных взаимосвязанных действий – функций управления, направленных на достижение целей организации.
1.1.2 Системный подход
Усиление взаимосвязанности и переплетение всех сторон деятельности организации, в том числе производственной, финансовой, маркетинговой, социальной, привело к формированию в середине XX в. так называемого системного подхода к организации.
Системный подход – это подход к управлению организацией, при котором организация и внешняя среда, в которой она функционирует, рассматриваются как единое целое [4]
В соответствии с данным подходом элементы, составляющие содержание управленческой деятельности, все без исключения друг с другом связаны, оказывают друг на друга как непосредственное, так и опосредованное воздействие. В результате изменения в одном из них неизбежно обусловливают изменения в остальных, а в конечном счете — во всей организации. Это требует комплексного решения любых ее проблем: больших и малых, простых и сложных, текущих и перспективных [11].
Все организации являются социотехническими системами, так как в них наряду с техникой работают люди. Точно так же, как и в биологическом организме, в организации все ее части взаимосвязаны.
Системный подход предполагает рассмотрение организации в виде открытой системы, которая характеризуется взаимодействием с внешней средой (см. рис. 2).
Рисунок 1.2 – Организация как открытая система [11]
Основными чертами системного подхода являются:
- иерархичность познания, которая требует многоуровневого изучения предмета;
- необходимость рассмотрения проблемы в единстве взаимосвязей с окружающей средой;
- форма методологического знания, связанная с исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам.
Эти черты формируют основные принципы системного подхода (см. рис. 3).
Рисунок 1.3 – Принципы системного подхода [12]
М. Мескон определяет системный подход следующим образом: «Системный подход—это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих — это способ мышления по отношению к организации и управлению» [2].
Системный подход предполагает, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов (см. рис. 1.4).
Рисунок 1.4 – Составляющие элементы организации [3]
Системный подход позволяет комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия управленческих решений на всех уровнях в системе управления.
1.1.3 Ситуационный подход
В оригинале «contingency approach» – вероятностный, зависящий от случайностей, обстоятельств, от ситуации. Ситуационный подход разработан в конце 60-х гг. XX в. [6]
Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное конкретное время.
Ситуационный подход – подход к управлению организацией, предусматривающий увязку применяемых теорий и методов управления с конкретной ситуацией, сложившейся в организации [14].
Ситуационный подход предполагает, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку на деятельность организации всегда влияет множество факторов, как внутренних, так и внешних, то не существует и единого способа управления организацией. Самым эффективным в конкретной ситуации является метод, который наилучшим образом соответствует сложившимся условиям. Ситуационный подход внес существенный вклад в теорию управления, так как содержит рекомендации по применению научных положений к практике управления в зависимости от возникшей ситуации и условий.
Под ситуацией понимается конкретный набор обстоятельств, которые оказывают воздействие на функционирование организации в данное время. Ситуационный подход предполагает определение основных внутренних и внешних факторов, воздействующих на функционирование организации.
В качестве особенностей ситуационного подхода можно выделить следующее:
- данный подход направлен на выработку ситуативного мышления и приложения полученных теоретических знаний к конкретным реальным ситуациям;
- он предусматривает эффективное обучение менеджеров на основе изучения меняющейся рыночной ситуации, непредвиденных ситуаций, влияния стихийных бедствий и т.д.;
- он позволяет определить конкретные переменные и их влияние на успех организации;
- данный подход позволяет расширить практическое применение теории систем на основе внутренних и внешних переменных, влияющих на организацию;
- он предполагает наличие возможностей прямого приложения науки в реальной жизни;
- отрицает наличие универсальных подходов к управлению, наличие обобщенных, всеохватывающих принципов построения организации, и рациональных принципов управления организацией [1].
Авторы ситуационных теорий предлагают конкретные приемы и концепции увязывать с конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно.
К сожалению, невозможно определить все переменные, влияющие на организацию. На практике менеджеры могут рассматривать только те факторы, которые наиболее значимы для организации. Их обычно подразделяют на внутренние и внешние.
Ситуационные теории, как и системный подход, применимы при управлении любой организацией.
Из-за того, что в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость «ситуационного мышления». Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации.
Ситуационный подход концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций. Он пытается определить, каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на эффективность организации.
Методологию ситуационного подхода можно объяснить как пошаговый процесс, состоящий из четырех этапов:
1. Руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность. Это подразумевает понимание процесса управления, индивидуального и группового поведения, системного анализа, методов планирования, контроля и количественных методов принятия решений.
2. Каждая из управленческих концепций и методик имеет свои сильные и слабые стороны. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия, - как положительные, так и отрицательные, - от применения данной методики или концепции. Приведем простой пример. Предложение удвоить зарплату всем служащим в ответ на дополнительную работу, вероятно, вызовет значительное повышение их мотивации на какое-то время. Но, сравнивая прирост затрат с полученными выгодами, мы видим, что такой путь может привести к разорению организации.
3. Руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных.
4. Руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы, которые вызвали бы наименьший отрицательный эффект и таили бы меньше всего недостатков, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств [12].
С помощью ситуационного подхода руководитель пытается определить, каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на эффективность организации.
Подводя общие итоги главы, можно сделать следующие выводы:
- концептуальными подходами к системе управления предприятием принято считать: процессный, системный и ситуационный подход;
- сущность каждого из концептуальных подходов к управлению заключается в рассмотрении организации в рамках единой концепции;
- процессный подход предполагает рассмотрение организации как совокупности взаимосвязанных процессов, объединяющих основные функции управления – планирование, организацию, мотивацию и контроль;
- в рамках системного подхода организация рассматривается как отрытая система, которая объединяет ряд элементов и подсистем, среди которых основными являются четыре: люди (кадры), технология, задачи и структура;
- ситуационный подход позволяет руководителю определить значимые переменные конкретной управленческой ситуации и уровень их влияния на эффективность организации.
1.2 Обзор и анализ принципов проектирования, построения, функционирования и развития организаций
Проектирование и построение организационных структур основывается также на принципах проектирования, построения, функционирования и развития организаций.
Основные принципы формирования, функционирования и развития организационных систем приведены в табл. 1.
Научно-технический прогресс заставил по-иному взглянуть на эти принципы. Возникающие в период ускоренного развития НТП противоречивые явления опре¬деляют необходимость гибкого подхода к их реализации. Соблюдение этих принципов возможно только при условии поиска компромисса между желаемым результатом реальными ограничениями. Предприятию следует учи¬тывать возникающие противоречия и соответственно корректировать принимаемые решения. Задачей руководства является нахождение рациональных компро¬миссов, ведущих к организационно-экономической оптимизации решений.
Таблица 1.1 - Принципы проектирования, построения, функционирования и развития
организационных структур [5,18,39,50]
Основные принципы организации производ-ственных процессов
Сложности и противоречия, возникающие при реализации принципов
Специализация
Развитие диверсификации
Стандартизация
Требование новизны (патентоспособность)
Пропорциональность
Влияние индивидуальной производительности
Параллельность
Усложнение задач координации
Поточность
Необходимость преодоления снижения загрузки оборудова-ния
Непрерывность
Противоречащее требование — сокращение заделов
Ритмичность
Снижение производительности (равнение на узкое место)
Автоматичность
Усложнение обслуживания и ремонта
Гибкость
Удорожание оборудования и оснастки
Системность Значительное повышение требований к руководству; необходи¬мость развития программно-целевого и сетевого планирования
Обновление
Высокие затраты на инновации, сложности в предсказании результата, неполная выработка потенциала предыдущей формы
Плановость
Чрезмерно жесткое планирование приводит к сбоям в произ¬водстве
Рост Медленный рост – стабильность выше, но риск отставания от рынка в целом. Быстрый рост – высокие риск и цена ошибки
Жизнеспособность
Повышение требований к выпуску запасных частей, комплек¬тации, хранению, складированию, сервисному обслуживанию
Целенаправленность Излишняя жесткость в достижении целей снижает гибкость и адекватное, оперативное реагирование на изменение внешней среды. Преследование конкретных целей снижает внимание к остальным аспектам деятельности
Многообразие Сложности при комплексных оценке, учете и контроле. Необходимость учитывать специфику деятельности различных направлений
Надежность Снижение доходности и инновационной деятельности. Излишняя осторожность и медлительность
Конкурентоспособность Сложности прогнозирования и оценки целесообразности принятых решений и затрат на сбор и получение информации
Эффективность Сложности согласования нескольких различных показателей, прогнозирования и оценки в долгосрочном периоде
Рассмотрим перечисленные в таблице принципы подробнее.
1. Принцип специализации. Выпуск сложных современных изделий требует специ¬ализации производства. Обычно считается, что чем глубже специализация, тем эф¬фективнее можно организовать производственный процесс. Однако в настоящее вре¬мя развивается и другой процесс — диверсификация производства, поэтому возни¬кает задача сочетания этих двух тенденций.
2. Принцип стандартизации. Конструктивная и технологическая стандартизация позволяет создавать эффективные изделия и процессы, оснащать технологию стан¬дартизованной оснасткой.
3. Принцип пропорциональности. Применяется в самых различных приложениях: при создании подразделений и выравнивании их производственных мощностей, обес¬печении пропорциональности запуска и выпуска продукции, комплексной подаче деталей на сборку.
Аналогично работает принцип пропорциональности для систем сбыта и финансовой деятельности компании. Поставщики предпочитают стабильные объемы закупок, в то время как оптовые и розничные посредники стремятся к сокращению запасов. В условиях циклических или хаотичных колебаний спроса они вступают в противоречие. При финансировании проектов, определении доли заемного капитала, для обеспечения роста предприятия, при использовании свободных финансовых средств также необходимо соблюдать принцип пропорциональности.
4. Принцип параллельности. Заключается в параллельном и одновременном вы¬полнении ряда операций, связанных одной конечной целью. Параллельное реше¬ние ряда взаимосвязанных задач, например выполнение технологических операций, относящихся к различным фазам производства, позволяет значительно сократить длительность общего цикла работ.
5. Принцип поточности. Поточность проявляется не только в адекватной специализации элементов организационной системы, но и в готовности их к поточному осуществлению своей деятельности. Заключается в установлении порядка работ, последовательности их выполнения, нормировании сроков, ресурсов и показателей..
6. Принцип непрерывности. Предполагает сокращение или полную ликвидацию всех перерывов при выполнении последовательной цепочки операций процесса деятельности. Практика показала, что соблюдение принципа непрерывности позволяет значительно сократить объемы незавершенного производства, запасы, заделы; обеспечивает рост производительности труда и фондоотдачи, сокращает сроки выполнения работ.
7. Принцип ритмичности. Понимаемый в широком смысле этот принцип является очень важным в современных условиях. Суть ритмичности в подчинении ритмов функционирования вспомогательных и обслуживающих элементов ритмам функционирования основных элементов производства.
8. Принцип автоматичности. Реализуется при создании автоматических систем управления, поточных линий и роботизированных систем, требующих новой организации обслуживания. С одной стороны, автоматизация процессов должна вести к сокращению ручного труда и снижению затрат, однако это выполняется далеко не всегда.
9. Принцип гибкости. Это один из самых главных принципов в современных усло¬виях. Он подразумевает возможность выпуска новой продукции на гибко перестраи¬ваемом с помощью управляющих программ оборудовании
10. Принцип системности. Принцип системности заключается в том, что организационная структура включает в себя всю совокупность составляющих систему организации элементов: субъектов, объектов, связей, отношений, свойств, состояний, среды, самоорганизации и саморегулирования.
Субъекты – главные элементы системы организации, кадровый состав организации, персонал. Субъекты обладают многообразием полномочий и прав, ответственностью за выполнение функциональных обязанностей, индивидуальными и коллективными потребностями и целями, профессиональными и нравственными качествами, возможностями, характером, темпераментом, опытом, знаниями, навыками.
Люди вступают в различные виды отношений, участвуют в социальных группах, являются основным ресурсом организации, определяют ее потенциал, могут привести ее к процветанию, либо к краху.
Объекты – составные (морфологические) элементы системы: операции, процессы, работы, функции, должности, отделы, участки, службы, правила, нормы, стандарты, законы. В организационной структуре основным компонентом среди объектов можно считать должность. Она определяет набор типов и видов взаимодействий, в которых участвует субъект занимающий ее.
Связи – отражают зависимости между элементами системы. Для организационных структур характерны два основных типа связей: функциональные и общие. Функциональные связи – это связи политические, экономические, социальные, правовые, информационные, технические. Общие связи – это связи причинно-следственные, общего и частного, функции и аргумента.
Отношения – это формы реализации связей: формальные, неформальные, личные и т.д.
Свойства – качественные характеристики элементов системы, обнаруживаются в процессе реализации связей и отношений. К существенным свойствам системы в целом можно отнести целостность, организованность, гибкость, адаптивность и т.п.
Среда – окружение, совокупность условий, в которых протекает деятельность и развитие организации и ее элементов. Следует различать внешние и внутренние границы организационной системы. Внутренние границы определяются объектами и субъектами, формально являющимися частью организации. Внешние границы включают в организационную систему связи и отношения с субъектами и объектами, формально принадлежащими иной организации.
Самоорганизация – это процесс самообучения и самовоспитания в условиях изменяющейся среды. Процесс естественный, цель которого – максимально приблизиться к нормальному (среднему) состоянию. Самоорганизация протекает без воздействий со стороны системы управления и является свойством любой системы. В ее основе лежат обратная связь и естественный отбор.
Саморегулирование, в отличие от самоорганизации, представляет собой комплекс активных, искусственных воздействий со стороны управляющей системы на основе комбинации целевых функций, определенных этой системой.
Только при условии учета всех параметров присущих перечисленным элементам организационной системы, возможно создание эффективной организационной структуры.
