1 Анализ методов и средств построения автоматизированных подсистем мониторинга и анализа показателей экономической эффективности предприятий пищевой промышленности
1.1 Организационная структура предприятия пищевой промышленности как объекта внедрения средств информатизации
В настоящее время, исходя из большого объема производства продукции в рамках каждой организации, необходимо для расчета эффективности деятельности организации выявлять и анализировать различные данные, поступающие не только от бухгалтерии, но и учитывать внешние факторы, влияющие на работу организации. Поскольку за последние несколько лет, большое влияние на деятельность организаций имели внешние обстоятельства, не зависящие от сферы деятельности, масштабов производства и видов производимой продукции. Именно поэтому процесс автоматизации систем мониторинга и анализа показателей экономической эффективности организаций пищевой промышленности является очень актуальным и востребованным.
На данный момент бесспорно можно сказать, что в ходе оценки результатов деятельности организации управленческому составу невозможно охватить все факторы, которые уже повлияли и в дальнейшем будут влиять на результаты деятельности организации, особенно с учетом внешнего воздействия и влияния.
Стоит отметить, что для более эффективного управления предприятием и с учетом постоянного изменения законодательных актов и различных постановлений, а также большого объема производства организации, уже довольно длительный период времени используется распределение обязанностей по должностям, что и является по сути организационной структурой.
Под организационной структурой подразумевается способ деления общей цели на подцели и их распределение между подсистемами или элементами системы.
Рассматривая процесс управления предприятием пищевой промышленности разграничим понятия субъект и объект управления [3]:
? субъектами управления являются все те лица и социальные объединения, которые организовывают процесс управления;
? объектами управления являются все те лица и объединения, которым назначаются управляющие воздействия.
В организационной структуре субъект управления устанавливает правила, регламентирующие полномочия и ответственность участников совместной деятельности внутри самой организации. Субъекты управления называют обычно руководителями и руководящими органами, а объекты управления – исполнителями и подчиненными, или исполнительными органами.
Данная работа написана на основе предприятия пищевой промышленности – АО «Тобус», основным видом деятельности которого является производство, хранение и сбыт крупным и мелким оптом и в розницу полуфабрикатов, хлеба, хлебобулочных, сдобных и кондитерских изделий.
Рассмотрим организационную структуру АО «Тобус», указанную на рисунке 1.
Во главе всей структуры стоит генеральный директор – это глава организации. Функции генерального директора заключаются в общем руководстве производственно-хозяйственной деятельностью компании.
Должность генерального директора ответственна и включает в себя множество обязанностей, поэтому руководитель, чтобы справляться с нагрузкой и объемами получаемой информации, делегирует свои полномочия подчиненным. В любой организации обязательно существует заместитель генерального директора, который может организовать работу персонала и в случае каких-либо непредвиденных обстоятельств исполняет обязанности генерального директора. В АО «Тобус» функции заместителя генерального директора выполняет главный бухгалтер.
Рисунок 1 – Организационная структура АО «Тобус»
Рассмотрим, какие должностные обязанности существуют у генерального директора или его заместителя [4]:
– руководство финансовой и хозяйственной деятельностью;
– организация работы с целью осуществления эффективного взаимодействия подразделений;
– обеспечение выполнения всех обязательств организации перед кредиторами;
– организация ведения бухгалтерского учета, обеспечение составления всех форм отчетности;
– утверждение штатного расписания и должностных инструкций для сотрудников;
– принятие мер по обеспечению организации квалифицированными кадрами;
– принятие мер по обеспечению организации всем необходимым имуществом;
– обеспечение сохранности имущества;
– обеспечение защиты интересов организации в суде;
– осуществление комплекса мер по контролю выполнения сотрудниками требований законодательства РФ, внутренних нормативных документов и должностных обязанностей;
– осуществление комплекса мер по контролю выполнения решений общего собрания акционеров;
– предоставление сведений, отчетности о деятельности организации общему собранию акционеров и ревизорам организации.
Кроме того, существуют такие должности, как финансовый директор (глава финансовой службы компании), коммерческий директор (руководитель служб продаж, маркетинговых отделов и отделов логистики в компании) и исполнительный директор (руководитель, на котором лежит административный и финансовый контроль, работа с субподрядчиками и поставщиками, организация документооборота в компании). Из всех вышеперечисленных должностей в АО «Тобус» назначен только коммерческий директор, руководящий отделом сбыта, отделом снабжения, отделом торговли и транспортного цеха.
Зона ответственности коммерческого директора включает ряд основных функций [5]:
? определяет каналы сбыта товаров и услуг;
? осуществляет стратегическое планирование работы компании;
? осуществляет взаимодействие с поставщиками продукции, работ, услуг;
? регулирует работу отдела логистики или координирует ответственного за логистику поставок продукции человека;
? регулирует работу отдела продаж;
? контролирует осуществление бюджетированию всех подразделений организации;
? координирует отдел маркетинга;
? осуществляет совокупность мер по снижению расходов организации.
Данный перечень функций лишь подтверждает, что на коммерческих директоров возлагаются стратегические функции и обязанности. Однако не стоит забывать про общее собрание акционеров, и то, что все кардинальные изменения в организации осуществляются по факту получения согласия от акционеров на реализацию предлагаемых изменений.
Для принятия обоснованных управленческих решений всем лицам, принимающим решения, необходим надлежащий аппарат оценки, который должен основываться на конкретной сбалансированной системе показателей. Благодаря использованию системы показателей, характеризующей состояние организации, идентифицируются, документируются и формализуются бизнес-процессы предприятия.
Важно отметить, что система анализируемых параметров выбирается в процессе управления конкретной организации и имеет индивидуальный характер. Как правило, для её построения в сочетании применяются несколько методологий, в результате интеграции формируется уникальная система показателей экономической деятельности, обеспечивающая мониторинг бизнес-процессов определенной организации.
В настоящее время существует ряд методологий, позволяющих документировать результаты идентификации параметров организации. В силу субъективности человеческого восприятия в методологиях выделяются составляющие, аспекты, компоненты, проекции, комплексы показателей, характеризующие отдельные стороны выбранного предприятия. Выбираются различные признаки для классификации, систематизации множества показателей, характеризующих внутренние и вешние бизнес-процессы, деятельность организации в целом. Такая систематизация показателей позволяет более полно провести анализ деятельности организации и упрощает восприятие результатов проведенного анализа для лиц, принимающих решения.
В таблице 1 проведем систематизацию основных методологий построения систем показателей мониторинга хозяйственной деятельности организаций.
Таблица 1 – Основные методологии построения систем показателей
Наименование методологии Направления применения
Бухгалтерский учет упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества, обязательствах и капитале организации и их изменениях путём сплошного, непрерывного и документального отражения всех хозяйственных операций
Управленческий учет охватывает все службы организации с целью предоставления руководству информации, необходимой для планирования, контроля и принятия оптимальных управленческих решений, выработки стратегии и тактики по вопросам финансовой политики, маркетинговой деятельности, совершенствования техники, технологии и организации производства, носит оперативный характер [8]
?
Продолжение таблицы 1
Наименование методологии Направления применения
Анализ финансово- хозяйственной деятельности основное внимание уделяет финансовым результатам деятельности организации: выполнению финансового плана, эффективности использования собственного и заемного капитала, выявлению резервов увеличения суммы прибыли, росту рентабельности, улучшению финансового состояния и платежеспособности предприятия [8]
Экономико- экологический анализ выполняется с целью исследования взаимодействия экологических и экономических процессов, связанных с сохранением и улучшением окружающей среды и затратами на экологию [8]
Социально- экономический
анализ направлен на изучение взаимосвязи социальных и экономических процессов, их влияния друг на друга и на экономические результаты хозяйственной деятельности [8]
Инвестиционный анализ обосновывает возможные последствия инвестиционных решений, факторов, влияющих на их эффективность, позволяет оценивать
формы, методы и риски финансирования
Функционально- стоимостной анализ (ФСА) позволяет проводить исследования отдельного изделия, производственно-хозяйственного процесса или управленческой структуры, направлен на оптимизацию соотношения между потребительскими свойствами и затратами на создание, производство и применение (эксплуатацию) объекта, при высоком качестве, предельной полезности и долговечности
Продолжение таблицы 1
Наименование методологии Направления применения
Система сбалансированных показателей предназначена для оценки эффективности и планирования деятельности организации, основана на видении и стратегии, отражает наиболее важные аспекты бизнеса: финансы, маркетинг, внутренние бизнес-процессы, управление персоналом [13]
Хосин канри или метод «развертывания политики» ориентирован на управление изменениями, связывает межфункциональные уровни организации в процессе развертывания стратегического плана по всей организации, способствует вовлечению руководителей и персонала в выработку общего видения и общего плана действий, [13] координирует их исполнение
Система показателей менеджмента качества предназначена для оценки эффективности работы и уровня качества выпускаемой продукции
Методика оценки экономической добавленной стоимости направлена на оценку экономической прибыли, рыночной стоимости корпорации и эффективности инвестиционных решений, базируется на комплексном подходе к трем основным сферам менеджмента: составление капитального бюджета; оценка эффективности деятельности подразделений или компании в целом; разработка оптимальной справедливой системы премирования менеджмента
SWOT-анализ используется в стратегическом планировании, заключается в выявлении факторов внутренней и внешней среды корпорации и разделении их на четыре категории: сильные стороны, слабые
стороны, возможности и угрозы [36]
?
Продолжение таблицы 1
Наименование методологии Направления применения
Маркетинг применяется для изучения внешней среды функционирования корпорации, рынков сырья и сбыта готовой продукции, ее конку- рентоспособности, спроса и предложения, коммерческого риска, формирования ценовой политики, разработки тактики и стратегии маркетинговой деятельности [8]
Традиционно хозяйственная деятельность организации документируется по средствам бухгалтерских и финансовых систем показателей, сформировавшихся в практической деятельности. Отметим, что к примеру, А.А. Канке и И.П. Кошевая в учебном пособии «Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия» (2011 г.), рассматривая учетно-отчетную информацию, пишут, что «на ее долю приходится более 70% управленческой информации» [37].
Однако в работах по экономическому анализу [38] отмечается, что роль в информационном обеспечении анализа материалов бухгалтерского учета и отчетности преувеличена. Традиционные системы показателей мониторинга экономической деятельности организации были сформированы для производственных объединений индустриальной экономики, что на данный момент несколько устарело. На данный момент, благодаря развитию информационно-коммуникационных технологий, аутсорсинга и логистических концепций бизнес-процессы организации охватывают большее количество факторов, чем отражается в рамках бухгалтерского учета и отчетности организации. Ориентация производства на потребителя и конкурентная среда стимулирует появление современных ресурсно-рыночных подходов к построению систем показателей для мониторинга экономических процессов на уровне управления организации.
Отметим важность интеграции в практику положений различных методологий и формирование концепции аналитической работы, включающей принципы построения систем показателей, категорийный аппарат, теоретические и практические положения, особенности внедрения их в практику управления. На их основе корректировка целей и стратегии организации неизбежно ведет к запуску циклически повторяемых междисицплинарных механизмов актуализации системы показателей мониторинга экономических процессов.
В результате проведения анализа подходов к построению систем показателей, были сформулированы следующие концептуальные выводы относительно организации аналитической работы:
? новаторские подходы, такие как система сбалансированных показателей, исследуют различные аспекты экономической деятельности организации (финансовые показатели, перспективы отраслевого рынка, результативность организации бизнес-процессов, эффективность систем мотивации, стимулирования персонала и другие ключевые для процесса управления составляющие);
? прогрессивная технология планирования транслирует видение, цели и стратегию организации в систему взаимосвязанных показателей мониторинга операционной деятельности. В результате ежедневные хозяйственные операции, формирующие бизнес-процессы, проводятся в рамках их соответствия стратегическим планам, целям и видению организации;
? система индивидуальных мотиваторов и личных целей каждого сотрудника ведет к понимаю его роли в реализации деятельности организации и специфики выполняемой работы. Такая система настраивается в соответствии с взаимосвязанными показателями операционной и стратегической деятельности;
? системы показателей направлены на выявление дублирования функций, узких мест, затратных центров, качества отдельных операций, отсутствующей информации, возможности автоматизации и управления качеством;
? комплекс показателей мониторинга экономической деятельности обоснован зависимостями между показателями различных уровней организации в процессе реализации системы планов в рамках всей организации, что предоставляет возможность консолидации, агрегирования данных, сопоставления на отраслевом уровне и проведения ретроспективного анализа;
? по средствам моделирования и прогнозирования обосновываются оптимальные, критические, пороговые значения показателей для мониторинга и сравнения, которые отражаются в системе планов организации;
? своевременное и защищенное распределение информационных потоков между участниками процессов о ходе реализации экономических процессов, обеспечивает возможность оценки сотрудниками последствий решений и действий в рамках своих компетенций в соответствии с показателями мониторинга.
При отсутствии информация по тому или иному показателю оценки деятельности, управление процессом для достижения стратегической цели становится почти невозможным, либо не адекватным [39]. С развитием рыночных механизмов и деиндустриализацией экономики требуется непрерывная актуализация методологических и организационно-методических инструментов сбора и обработки информации, качественно новых методов ее анализа и оценки экономических процессов организации. Формирование системы показателей мониторинга предоставляет возможность документировать состояние организации и её перспективы на отраслевом рынке при оптимальном использовании и эффективном развитии производственного потенциала.
Выстроенная система мониторинга и анализа показателей экономической эффективности деятельности организации по большей степени предназначена для использования генеральным директором или его заместителем, а также коммерческим директором. Возможно использование результатов, полученных в ходе проведения анализа для обсуждения итогов деятельности организации в рамках отчетного периода, а также для формирования стратегии на совете акционеров.
1.2 Сравнительный анализ инструментальных и программных средств мониторинга и анализа показателей экономической эффективности на предприятии пищевой промышленности
В настоящий время для автоматизации процесса мониторинга и анализа показателей экономической эффективности существует много программных продуктов. Под автоматизацией понимается саморегулирующий программно-аппаратный комплекс управления, предназначенный для освобождения человека от получения, преобразования и передачи информации, либо в значительной степени уменьшения участия или трудоёмкость выполняемых операций.
Благодаря автоматизации заметно повышается производительность труда, оптимизируются процессы управления, следовательно, уменьшается скорость обработки различных объёмов данных и увеличивается качество обслуживания.
Важно отметить, что на исследуемом предприятии АО «Тобус» для проведения анализа используют внутренние возможности системы «1С:Предприятие» и не используют специализированные системы для анализа и мониторинга показателей экономической эффективности.
В рамках рассмотрения вопроса о средствах мониторинга и анализа показателей экономической эффективности организации для начала необходимо провести сравнительный анализ уже существующих инструментальных и программных средств. Важно обратить внимание на то, что в большинстве подобных систем рассматриваются данные только бухгалтерской отчетности. Для наглядности представим результаты сравнительного анализа систем в виде таблицы 2.
Анализ существующих программных средств проводился на основании данных единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных по классу «Средства мониторинга и управления».
По результатам проведенного анализа можно выделить следующие общие направления работы уже существующих инструментов, перечисленных в таблице ниже:
? для каждой организации индивидуально разрабатывается система показателей, а также в рамках некоторых средств особым образом выделяются показатели, которые имеют отклонения от установленной нормы, и дополнительно выводятся предупреждения об отклонениях;
? в большей части систем существует возможность устанавливать не только границы нормальных значений показателей, но и их целевых значений;
? в рамках всех уже созданных автоматизированных систем, полученные результаты проведенного анализа, используются высшим управленческим составом для принятия решений;
? по результатам проведения анализа показателей формируются текстовые экспертные заключения и отчетность, а также визуализируются полученные данные в графики и диаграммы;
? для большинства программных средств разработана система интеграции с различными программными обеспечениями используемых на данный момент в организациях.
Однако в рамках существующих систем можно выделить не только основные удобства их использования, но и упущения или недоработки функционала, который позволил бы более полно и качественно проводить анализ и мониторинг показателей экономической эффективности деятельности организаций, что в свою очередь позволило бы выстраивать стратегию дальнейшего развития предприятия с четом факторов косвенно относящихся к показателям экономической эффективности деятельности.
Итак, основными недостатками вышеперечисленных автоматизированных систем, выявленных в ходе проведения сравнительного анализа, были выделены следующие пункты:
? существующие инструментальные и программные средства проводят анализ и мониторинг показателей в основном бухгалтерской отчетности, что, как уже было заявлено ранее, не отражает полной картины эффективности деятельность предприятия;
? не учитываются особенности отрасли в рамках которой функционирует предприятие, соответственно при анализе полученных результатов не проводится взаимосвязей между полученными результатами отдельной организации и средними результатам экономической эффективности организаций в сфере деятельности организации по которой проводится анализ;
?
Таблица 2 – Сравнение существующих средств мониторинга и анализа показателей экономической эффективности
Название Описание Возможности
Альт-Финансы Сумм Автоматизированная модель на базе MS Excel, которая обеспечивает все необходимые отчеты и показатели для наиболее важных случаев анализа финансовой отчетности:
? для ежегодных отчетов перед акционерами и инвесторами;
? для оценки надежности контрагентов: покупателей, поставщиков, заемщиков;
? для поиска проблем, причин, возможностей;
? для оптимизации продуктового портфеля;
? для ценообразования по новым направлениям и проектам.
На основании данных исторической или прогнозной отчетности рассчитываются финансовые коэффициенты, себестоимость, рейтинг финансового положения, а также автоматически формируется текстовое заключение.
По отчетности:
? Гибкая настройка исходных данных
? Возможность загрузки из Альт-Инвест
? Удобное управление интервалом анализа
? Графики и диаграммы
По проведению факторного анализа:
? Анализ продаж и затрат по продуктам или направлениям
? Эффективность использования основных средств и персонала
? Финансовый и операционный рычаг
По показателям:
? Все показатели рентабельности, ликвидности, оборачиваемости, устойчивости
? Рейтинг финансового состояния по комплексу показателей
? Автоматическое формирование текстового экспертного заключения
?
Продолжение таблицы 2
Название Описание Возможности
BI-Сфера Разработана с применением свободно распространяемых программных продуктов с открытым исходным кодом, являющихся лидерами в своих направлениях. В качестве технологической платформы была выбрана Java EE. Данная технологическая платформа позволяет BI-Сфера функционировать на любой операционной системе, в том числе и на сертифицированной операционной системе Astra Linux Special Edition. Решает следующие задачи:
? создание и настройка систем ключевых показателей эффективности;
? мониторинг, анализ и корректировка целей;
? интерактивная визуализация показателей;
? моделирование различных бизнес-ситуаций в единой информационной среде;
? проведение оперативного анализа по нестандартным запросам;
? мониторинг бизнес-процессов;
? сбор, обобщение, хранение и обработка данных из смежных систем.
Функциональные возможности:
? создание, ведение и мониторинг исполнения стратегии организации в виде информационных панелей;
? ведение дерева целей, сводов, карт и системы показателей;
? анализ, моделирование и прогнозирование;
? многомерный (OLAP) анализ информации витрин данных;
? мощная система отчетов.
Продолжение таблицы 2
Название Описание Возможности
TRIM (Targets Related Infrastructure Management) Российский программный продукт класса EAM/APM (Enterprise Asset Management/Asset Performance Management).
Программный комплекс TRIM является сетевой системой, сочетающей в себе технологию «клиент-сервер» и многоуровневую технологию построения программного обеспечения с использованием распределенной базы данных. Программный комплекс TRIM предназначен для управления физическими активами организации на всех этапах их жизненного цикла, включая производство (строительство), поставку (закупку), эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт, реконструкцию, замену и списание.
TRIM обеспечивает управление физическими активами на основе информации о целях и целевых показателях эффективности, и достижение этих целей на заданном промежутке времени.
Автоматизированная информационно-аналитическая система мониторинга показателей деятельности организаций Решение «Ситуационный центр» состоит из двух частей. Видеостена предоставляет разнообразные возможности визуализации сложных и разнообразных сведений, необходимых непосредственно здесь и сейчас. Софт предоставляет возможность объединять эти сведения из разных открытых и закрытых источников для того, чтобы можно было оценить проблему, проанализировать её природу и принять правильное решение. Основные функциональные возможности:
? автоматизация всех этапов жизненного цикла процесса принятия управленческих решений.
? встроенная система мониторинга показателей деятельности в целом и в разрезе по каждому из объектов;
? визуализация всего набора показателей эффективности деятельности в виде диаграмм и картограмм (с выделением цветом «зон» и участков с наиболее высокими и низкими показателями работы).
Продолжение таблицы 2
Название Описание Возможности
