Поддержка документального наследия прошлого – государственная задача, одна из отличительных черт развитой цивилизации. Перед архивами – хранителями прошлого – стоит сложнейшая проблема: сохранить культурно-историческое многообразие видов и форм документов, созданных человеком; сберечь от разрушительного ветра времени; влить документальные потоки знаний в единое информационное поле современного общества. Сложность этой проблемы, прежде всего, в том, что никто и никогда не создавал документы специально для «вечного» хранения. Поэтому они, как правило, недолговечны и легко разрушаются при плохом хранении, особенно в современной неблагоприятной экологической среде .
Архивы не имеют достаточной помощи государства, необходимого финансового и технического обеспечения, позволяющих решать задачи сохранности документов в полном объеме и с должной оперативностью. В этих сложных условиях особенно важен профессионализм архивистов — хранителей, осознающих свое предназначение, умеющих решать вопросы сохранности с учетом объемов, многообразия и состояния отечественных архивных фондов. Решать эти вопросы сегодня необходимо на основе современной концепции сохранности, учитывающей реальное положение дел.
Для архивов знание состояния своих фондов, избирательный принцип – это возможность сохранения наиболее ценного из того, что они имеют, ключ к решению не только перспективных, но и текущих задач, решаемых в условиях острого дефицита возможностей и средств. Всем архивам и для разных видов документов придется постоянно решать две разные, но глубинно связанные задачи: сохранения наиболее ценного в форме оригиналов и/или информационных копий. Каждому архиву придется решать их автономно, исходя из своих возможностей, состава и физического состояния своих фондов.
Главная цель сохранности - это снижение неблагоприятных факторов, которые воздействуют на документы. В разных странах мира для того, чтобы обеспечить сохранность документов на бумажных носителях, ведется интенсивный поиск современных технологий.
В настоящее время во все архивы нашей страны отдано на сохранность большое количество документов, которые свидетельствуют о различной деятельности людей. Продление долговечности документа является главной задачей для работников архива. Также о важности этой проблемы говорят различные нормативно-правовые и методические документы.
Ряд вопросов, связанных с изучением обеспечения сохранности архивных документов, затрагивался в работах Е.В. Алексеевой, Г.М. Горфейн, Н.М. Грефнер, С.А. Егорова, З.В. Крайской, Е.А. Кошелевой, Т.В. Кузнецовой, А.В. Охотникова, В.Ф. Привалова, Ж.Ф. Сергазина, В.А. Титковой.
Г.М. Горфейн в своем исследовании «Архивоведение» представляет не только все те условия, которые обеспечивают сохранность документов, а также организацию дел и документов, которые проводятся в Архивном фонде Российской Федерации .
В своем труде «Документоведение и делопроизводство» А.В. Охотников при рассмотрении хранения документов обращает внимание на документную деятельность и документную коммуникацию, системы документаций и классификацию архивных документов.
Статья Е.В. Алексеевой «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: «Обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужила фактической базой для раскрытия исследуемой темы.
Для раскрытия темы «Организация обеспечения сохранности архивных документов» было использовано много различных докладов, исследований, статей. Каждый ученый старается преподнести данную проблему со своей авторской точки зрения. Для получения более целостного знания по данной проблематике все исследованные работы помогают взглянуть нам на полученную информацию с различных сторон.
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
Объектом исследования является архивные документы.
Предмет исследования – обеспечение сохранности документов в архиве.
Основной целью выпускной квалификационной работы является изучить соблюдение обеспечения сохранности архивных документов (на примере Государственного архива Свердловской области)
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать понятие архива, рассмотреть функции и виды архивов, изучить нормативно-правовую базу, регламентирующую деятельность архивов.
2. Изучить с теоретических позиций обеспечение сохранности архивных документов в организации.
3. Дать характеристику Государственному архиву Свердловской области, провести анализ сохранности документов в Архиве.
4. Предложить пути решения по улучшению условий сохранности архивных документов в государственном архиве.
Был определен ряд вопросов, которые касались обеспечения сохранности архивных документов. В работе была реализована попытка выполнения целостного обзора и анализа нормативно-правовой и методической базы регламентации вопросов хранения документов.
В практической части работы была изучена работа отдела по обеспечению сохранности Государственного архива Свердловской области, а также изучение новизны в работе архивного дела, благодаря чему были выдвинуты предложения для внедрения новых методов и технологий для улучшения деятельности архива.
В ходе написания выпускной квалификационной работы были исследованы опубликованные и неопубликованные источники. Нормативно-правовая база в организации работы с документами и обеспечения их сохранности затрагивается во многих методических и нормативно-правовых документах. В первую очередь это Конституция РФ, другим важным источником являются федеральные законы: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (редакция от 30.04.2021 — Действует с 11.05.2021).
Основу нормативно-методических документов составили: "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (утв. приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 г. №24). Постановления и распоряжения Правительства Свердловской области в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.
Документы из Государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив Свердловской области» вошли в состав неопубликованных источников: УСТАВ Государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив Свердловской области» . Положение об отделе обеспечения сохранности и учета архивных документов.
Выпускная квалификационная работа состоит из: введения, трех глав, заключения и списка использованных источников и литературы.
Во введении отражена актуальность рассматриваемой темы, сформулированы цели и задачи работы, объект, предмет исследования, охарактеризована информационная база, обоснована структура работы.
Первая глава посвящена рассмотрению направления деятельности архивов для обеспечения сохранности архивных документов, анализу нормативно правовой базы.
Вторая глава представляет исследование мероприятий по обеспечению сохранности архивных документов в ГКУСО «ГАСО».
В третьей главе разработано практическое учебное занятие по дисциплине «Архивоведение» на тему «Обеспечение сохранности архивных документов».
В заключении подведены общие итоги по проведенному исследованию.
Список использованных источников и литературы охватывает источники, использованные в процессе написания данной работы.
