1.3 Обоснование необходимости автоматизации
данной предметной области
Основной причиной создания и развития ИС является необходимость ведения и систематизации учёта информации и автоматизация некоторых процессов. ИС избавляет пользователя от рутинной работы и выполнения однотипных функций, а также сокращает время на выполнение некоторых операций.
Основные достоинства использования ИС:
• Повышение качества управления за счет более оперативного и полного использования документационной информации о ходе производственного процесса, о материальных, финансовых, энергетических потоках и затратах, о запасах сырья и материалов;
• Определение и эффективное использование комплексных показателей в системах управленческого и финансового учета, улучшающих информационное обеспечение оперативного управления;
• Наличие комплексной системы управления финансовым состоянием предприятия, объединенной с информационными базами данных;
• Наличие единого информационного пространства всего предприятия, в состав которого входят фактографические базы данных, базы документов, базы прецедентов и объединяющий их компонент – предметно-ориентированное хранилище данных, позволяющее использовать всю накопленную информацию для процесса принятия управленческих решений.
Разрабатываемое приложение позволяет упрощать учет товаров, сокращать время, которое требуется на накопленные данные и оформление документов для анализа торговой деятельности.
При применении компьютерных программ увеличивается скорость расчетов, дает возможность качественному улучшенному построению схем торговли.
Основное преимущество приложения - это сжатие хранимых данных, экономия объема памяти, снижение затрат на операции обновления.
При создании автоматизированной информационной системы, должны быть учтены следующие требования:
• Эффективность. Получение выходных данных с минимальными расходами машинного времени
• Мобильности. Возможность эффективного использования программы магазина при различных системных требованиях
• Лёгкость восприятия. Для пользователя должен быть понятен принцип работы программы. Программа должны иметь дружественный интерфейс
• Надежность. Должно быть обеспечено восстановление после сбоев и ошибок
• Эксплуатация. Требования к аппаратным и программным средствам, необходимым для эффективного функционирования приложения
• Требования к функциональным характеристикам. Автоматизация и ведение учёта товаров, поставки и отпуска со склада на предприятии
1.4 Анализ существующих решений,
выявление их достоинств и недостатков
Современные средства разработки программного обеспечения характеризуются широким спектром критериев, в соответствии с которыми имеет возможность автоматизировать процесс разработки приложений.
Из них наиболее функциональных информационных систем по количеству функций можно выделить «1С: Бухгалтерия» и «Microsoft Excel». «1С: Бухгалтерия» имеет следующие функции и возможности:
• Ведение операций «Продажа», «Покупка», «продажа на комиссионной основе» и т.д.
• Учет заявок для покупателей и формирование заявок поставщикам на поставку
• Учет складских операций, таких как, перемещение со склада на склад, списание товара, оприходование товара.
• Перекрестный поиск между заявками и описанием объектов номенклатуры
• Учет движений денежных средств (касса, банк)
• Ведение многофирменного учета.
• Создание произвольных форм отчетов
• Произвольные запросы по любым параметрам
• Экспорт данных в форматы Excel, txt, csv и xml
• Обмен данными между удалёнными офисами, используя технологию управления распределенными базами данных.
• Предоставление клиенту информации в «безопасном» виде (возможность скрывать коммерческую информацию)
• Хранение справочной информации с дополнительными произвольными характеристиками
• Управление доступом пользователей к различным режимам и функциям программы
• Просмотр данных на Вашем веб-сайте в интернете
• Поддержка одновременной работы неограниченного числа пользователей
• Мощная и быстрая база данных
• Удобный и простой интерфейс
• Подробная документация, встроенная в программу
• Доступная консультационно-справочная служба
Магазине выполняет следующие макрофункции:
• Оптовые закупки у поставщика;
• Розничные продажи.
• Осуществление оптовых закупок у поставщика подразделяется еще несколько функций:
• анализ отчетов по продажам (за период с момента последней закупки), который подразумевает анализ остатков и учитывает сезонный спрос.
• Подготовка запроса для поставщика на оптовую закупку необходимой партии товаров.
• отправка заявки поставщику по факсу.
• получение счета от поставщика (по электронной почте).
• общение с покупателем (консультация).
• паковка выбранного покупателем товара.
• печать чека.
• выдача товара покупателю вместе с чеком.
• регистрация проданного товара
«1С: управление торговлей» создана на современной технологической платформе. Благодаря своей гибкости и новому функционалу она позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет без изменения и доработки типовой конфигурации. Пользователь может самостоятельно настраивать документы, справочники, стандартные и регламентированные отчеты с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия и индивидуальных предпочтений[42].
Но чаще всего маленькие предприятия для ведения бухгалтерского учета используют «Microsoft Excel» в связи с его бесплатностью и удобным интуитивно понятным интерфейсом.
Бухгалтерский учет в Excel позволяет учитывать: остаток, расход и приход продукции на складе компании или предприятия, особенно для организаций, которым требуется постоянная отчетность о материалах и готовой продукции. Если крупные компании заказывают специальные программы, то в небольших компаниях обычно используют табличный процессор, функциональности которого достаточно для достиэения поставленных целей.
Основные преимущества «Microsoft Excel»:
• «Microsoft Excel» простая и интуитивно понятная платформа, которая к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой - Windows.
• Быстрая обработка небольших объемов информации
• Гибкость, возможность легко адаптировать программу к потребностям компании
• Простота в использовании для малого бизнеса, где количество записей обычно мало
• Бесплатность, нет дополнительных расходов на установку специальных систем учета
Выводы по главе 1
Таким Образом мы пришли к выводу, что информационные системы и автоматизация играют большую роль в современном мире. Использование информационных систем позволяет повысить производительность работы, улучшить качество обслуживания клиентов, а также снизить трудоемкость для персонала.
