На сегодняшний день невозможно представить мир без активного использования информационных технологий, которые облегчили коммерческую деятельность предприятий в разы, а систему управления сделали более совершенной. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы любого предприятия, нельзя не отметить, что его эффективное функционирование всецело зависит от уровня автоматизации основных бизнес-процессов и оснащения компании информационными средствами. Электронный документооборот имеет свои особенности и радикально отличается от традиционного. Системы электронного документооборота облегчают работу, сокращают время, требующееся на оформление документов, и производят обобщение накопленных данных для анализа деятельности предприятия, тем самым увеличивая его экономическую эффективность. Именно по этой причине, научные исследования на тему «электронный документооборот» имеют высокий уровень актуальности, поскольку анализируют новое направление экономической теории и практики.
Объект исследования – существующая система электронного документооборота на предприятии ООО «Газпром трансгаз Югорск». Крупнейшее газотранспортное предприятие ООО «Газпром трансгаз Югорск» является дочерним обществом ПАО «Газпром», и осуществляет транспортировку газа с месторождений Севера Западной Сибири (Медвежьего, Уренгойского, Ямбургского, Заполярного и др.) потребителям европейской части России, странам ближнего и дальнего зарубежья.
Предмет исследования – эффективность работы системы электронного документооборота.
Цель исследования – выработать рекомендации по модернизации системы документооборота на предприятии ООО «Газпром трансгаз Югорск».
Задачи исследования:
? рассмотреть теоретические основы электронного документооборота на предприятии;
? провести анализ действующей системы документооборота на предприятии ООО «Газпром трансгаз Югорск»;
? предложить мероприятия по модернизации системы документооборота на предприятии;
? оценить эффективность мероприятий по модернизации системы документооборота на предприятии.
Для раскрытия темы диссертационного исследования используется ряд научных трудов, которые можно разделить на три группы:
? работы, посвященные общим теоретическим аспектам электронного документооборота – Янковой В.Ф. , Ларина М.В. , Пахчаняна А.Б. и Романова Д.А. , в которых рассматриваются понятия электронного документа, электронного документооборота, систем электронного документооборота, принципы, условия и особенности их применения, которые необходимы для раскрытия темы исследования;
? работы, посвященные функциональной характеристике систем электронного документооборота – Рыскова О.И. , Бобылевой М.П. , Романченко Е.В. , Линева А.А. , Иритиковой В.С. – выделяют в своих работах основные функции и особенности систем электронного документооборота. Эти сведения необходимы для характеристики систем электронного документооборота;
? работы, посвященные вопросам, связанным с преимуществами и проблемами, появляющимися от внедрения систем электронного документооборота – Байдыбековой С.К. , Полушиной Л.В. , Кузнецовой Т.В. , Быковой Т.А. , Пшенко А.В. , Залаева Г.З. – в своих работах рассматривают преимущества, недостатки и проблемы функционирования систем электронного документооборота, выделяют некоторые возможные пути решения возникающих проблем.
Поскольку интерес к различным проблемам разработки, внедрения, практической реализации СЭД весьма велик, литература по исследуемой проблематике весьма обширна. Вместе с тем, монографий, посвященных СЭД, немного.
Среди них, прежде всего, необходимо отметить книги. В своем научно-практическом пособии «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному» Бобылева М.П. комплексно рассматривает организационно-управленческие, коммуникационные, документоведческие, информационно-технологические, правовые и другие аспекты перехода к электронному документообороту. Уделяется внимание и оценке эффективности применения систем и технологий электронного документооборота. Как отмечают специалисты, ряд методологических положений по указанным аспектам в данной книге сформулирован и обоснован впервые .
В монографии Глушенко П.В. освещаются наиболее актуальные аспекты электронного оборота документов на предприятии. Рассмотрены основные вопросы моделирования СЭД, их применения и программного обеспечения. В работе также рассматривается текущее состояние объекта, но практически отсутствуют сюжеты, непосредственно посвященные вопросам эффективности реализации систем.
Кроме того, в монографии Белова С.П. характеризуется разработка методики самостоятельной подготовки предприятия к внедрению системы электронного документооборота, содержатся примеры практического применения, приводятся и оценки эффективности внедрения СЭД в нескольких организациях.
Наглядным свидетельством того, что СЭД стали явлением повседневной действительности, является появление посвященных им разделов учебниках и учебных пособиях .
В 2015 г. под редакцией профессора Куняева Н.Н. появился учебник для вузов, полностью посвященный информационным технологиям в документационном обеспечении управления и архивном деле . В учебнике, в частности, имеется краткая подглава, посвященная методам оценки эффективности автоматизации документальных систем. Издание подобного учебника является весьма знаменательным событием, свидетельствующим о том, что системы электронного документооборота прочно вошли в практику деятельности современных организаций.
В учебном пособии под ред. Кузнецовой Т.В. дана характеристика современной законодательной и нормативной правовой базы работы с управленческими документами; излагаются способы документирования; рассматриваются функции управленческих документов. Отдельная глава содержит современные требования к составлению и оформлению управленческих документов; освещаются вопросы организации службы делопроизводства, документооборота, регистрации, контроля и хранения документов.
Учебник Пшенко А.В., Корнеева И.К. ознакамливает с организацией работы с управленческими документами в соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489.1-2007 «Управление документами», а также дает представление о современной концепции управления документами. Кроме того, в нем описаны правила оформления различных видов документов, способы и методы оперативной работы с документами, их текущего хранения, основы работы с корреспонденцией. Пристальное внимание уделено компьютерным системам и технологиям электронного документационного обеспечения управления.
Монографических работ, посвященных проблемам оценки эффективности СЭД, выявлению факторов успешного внедрения систем, выявить не удалось.
Различные аспекты реализации СЭД широко освещаются в публикациях специализированных журналов. Особое внимание этой теме уделяет журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота».
Несомненный интерес в изучении темы представляют статьи Баласаняна В.Э. , в которых рассматриваются и вопросы эффективности использования СЭД , .
Между тем, среди журнальных статей имеются публикации, касающиеся различных аспектов исследуемой проблематики. Например, Романченко Е.В. в своей статье отмечает, что эффект от внедрения СЭД невозможно рассматривать обособленно, он тесным образом связан с уровнем развития компании, корпоративной культурой, исполнительской дисциплиной, с заинтересованностью руководителей .
Истомина Е.М. в статье, посвященной практике оценки внедрения СЭД, отмечает, что методы оценки эффекта должны адаптироваться под конкретное предприятие и внедряемую систему. Приведенные в статье примеры наглядно показывают, что можно оценить эффект от внедрения СЭД .
Жильников А.Ю. и Михайлова О.С. в своей статье еще в 2017 году осветили проблемы внедрения электронного документооборота (его достоинства и недостатки), сделали выводы о необходимости его внедрения .
Также тема электронного документооборота рассматривалась в 2018 году доктором экономических наук Могзоевым А.М. Им был проведен анализ состояния дел в организации делопроизводства на примере администрации города Бийска, сделаны выводы о текущем состоянии электронного оборота документов, предложены рекомендации по выбору СЭД .
Оценка тактических и стратегических преимуществ, достигаемых в результате внедрения автоматизированных систем, дается в статьях Некрасовой Е., Андреева В., Минина С. , Дьяченко О. и ряда других авторов .
Особое место занимают публикации, в которых исследуется возможность получения количественных оценок эффективности внедрения автоматизированных систем, в частности, расчета рентабельности инвестиций . Авторами статей описываются как достаточно сложные зарубежные методики расчета экономического эффекта , так и более доступные, используемые российскими компаниями , проводится обмен мнениями по данному вопросу . Рядом экспертов , в частности, Бобылевой М.П. и директором по перспективным исследованиям компании DIRECTUM Галимовым М., предлагается также вести оценку результатов автоматизации процессов документационного обеспечения управления при помощи моделей зрелости .
Немало публикаций по изучаемой проблематике можно найти в сети Интернет. Но к электронным публикациям следует относиться достаточно критически, учитывая при этом автора, место размещения публикации и другие факторы.
Осмысление различных теоретических и практических аспектов внедрения и реализации СЭД осуществляется в формате сообщений на научных конференциях. Особо следует отметить Международную научно-практическую конференцию «Документация в информационном обществе», проводимую под эгидой ВНИИДАД, конференцию-выставку DOCFLOW, конференции «Весенний документооборот» и «Осенний документооборот», организуемые фирмой «Электронные офисные системы (ЭОС)» и др.
Анализируя литературу можно отметить тот факт, что тема организации внедрения систем электронного документооборота различными учеными изучена недостаточно подробно, однако вопросы, связанные с электронными документами, электронным документооборотом и системами электронного документооборота изучены более качественно и развернуто. Поэтому можно сделать вывод, что исследователи только начинают изучать тему, связанную с внедрением систем электронного документооборота. В основном это люди, непосредственно участвующие во внедрении или работающие в компаниях, внедряющих системы электронного документооборота, то есть данные труды, обычно, носят прикладной характер.
Помимо научных трудов, названных выше, в диссертационном исследовании используется ряд источников. Источниковую базу, используемую при написании работы также можно разделить на группы:
? федеральные законы. Основными Федеральными законами, которые используются при написании работы, являются: Федеральный закон «Об электронной подписи» , Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» . Данные законы содержат необходимые для написания работы понятия (электронный документ, удостоверяющий центр). Федеральный закон «О персональных данных» упоминается в качестве закона, который регулирует деятельность организаций, внедряющих системы электронного документооборота;
? государственные стандарты. Основные государственные стандарты, которые используют в своей деятельности организации, внедряющие системы электронного документооборота и которые помогают в раскрытии темы организации внедрения СЭД: ГОСТ Р 53898-20134 , ГОСТ Р 544471-2011 , ГОСТ Р 54989-2012 . Они содержат информацию, которая необходима для выявления основных особенностей внедрения систем электронного документооборота и СЭД в целом;
? европейский стандарт MoReq2 . В нем содержатся функциональные требования к системам автоматизации делопроизводства, которые помогли выделить в работе основные функции систем электронного документооборота;
? методические рекомендации по внедрению систем электронного документооборота, содержащие информацию об этапах внедрения систем электронного документооборота, об основных вопросах организации внедрения, а также по внедрению спецификации по настройке и установке системы. В работе использованы методические рекомендации по внедрению СЭД «Directum» и «1С: Предприятие» , а также документы на СЭД Дело» , которые содержат рекомендации по внедрению.
Анализируя источниковую базу, отметим, что существует достаточно большое количество нормативных, локальных документов, которые в той или иной степени регламентируют деятельность организаций, внедряющих системы автоматизации делопроизводства.
Методами исследования были методы анализа, синтеза, дедукции:
? анализ позволил разложить понятие электронного документа и документооборота на составляющие, чтобы лучше понять их специфику;
? синтез применялся для того, чтобы сформулировать проблемы электронного документооборота на основании его особенностей;
? дедукция использовалась в ходе анализа существующих систем электронного документооборота.
Эмпирической базой исследования послужили данные о деятельности предприятия ООО «Газпром трансгаз Югорск».
Структура работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений.
Во введении обосновывает актуальность, объект, предмет, цели и задачи исследования.
Первая глава «Теоретические основы электронного документооборота на предприятии» посвящена определению понятия «электронный документооборот», его функции, а также обзору рынка современных систем электронного документооборота и их возможностей.
Во второй главе «Анализ системы документооборота на предприятии ООО «Газпром трансгаз Югорск» дается характеристика ООО «Газпром трансгаз Югорск», проведено исследование организации документооборота на предприятии ООО «Газпром трансгаз Югорск».
В третьей главе «Мероприятия по внедрению системы электронного документооборота на предприятии и оценка их эффективности» представлены рекомендации по внедрению системы электронного документооборота в деятельности ООО «Газпром трансгаз Югорск», проведена экономическая оценка эффективности предложенных мероприятий.
В заключении отражены основные выводы по теме исследования.
