Актуальность темы. В каждой компании и организации налажена концепция делопроизводства – формируются отчеты, записки, договора и бланки, данные которых со временем устаревает. Уже после этого, в зависимости от своего вида, подобные документы попадают в архив, где находятся в течение определенного срока или вечно. Ликвидацию документации нельзя проводить без предварительной экспертизы ее ценности. Лучше всего, чтобы в этой процедуре участвовал не один, а несколько человек. Это позволит воспрепятствовать неуместной и ранней утилизации документов, нужных компании. В состав экспертной комиссии могут входить представители руководства, архивист, бухгалтер, юрист, специалист по работе с персоналом, а также секретарь компании. После проверки они отберут нужные документы для дальнейшего хранения и выделят дела, подлежащие уничтожению. Перед этим комиссия просмотрит описи дел, которые были переданы на хранение, а документы для утилизации будут изымать из хранилищ. При этом не стоит забывать о том, что истребление любой архивной документации необходимо правильно оформить – составить акт, прописать в нем основания для уничтожения и подписать у руководителя организации, иначе при проверке могут быть зафиксированы нарушения и выписаны штрафы.
Предметом исследования являются правила и нормы которые способствуют уничтожению неактуальных документов, а также критерии, по которым они таковыми считаются.
Цель и задачи исследования Целью исследования является изучение организационных и правовых методов уничтожения документов в архиве судаВ соответствии с этой целью решались следующие задачи - исследовать каким образом документы становятся неактуальными - изучить организационно-правовые методы уничтожения документов - изучить виды документов и их сроки храненияЛиквидация документации – необратимый процесс, направленный на избавление от документов, которые больше не могут принимать участие в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих ликвидации, и к самой процедуре. Закон разрешает уничтожать только те документы, у которых истек срок хранения. Оценка документации, которую нужно утилизировать, проводится, как правило, каждый год. Следует из всего архива выделить те бумаги, в сохранении которых уже нет необходимости, а этот срок может различаться для разных видов документации. Одному человеку, даже в маленькой организации, справиться с такой работой очень трудно, велика вероятность ошибиться. По этой причине правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы особую комиссию минимум из трех человек. Рекомендуемый состав комиссии:
- представитель руководителя;
- бухгалтер;
- юрист;
- архивариус;
- секретарь (кадровик);
Есть условия, когда не стоит уничтожать документов даже с истекшим сроком. Их нужно оставить, во что бы то ни стало, к таким бумагам относят документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство; финансовые документы, если в компании был зафиксирован убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду. Бухгалтерские бумаги обладают собственными особенностями, которые непосредственно устанавливают сроки хранения. Несмотря на то, что законодательно их ликвидация регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»: все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ) первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ). Часто существенная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременное очищение электронного ресурса столь же необходимо, как избавление от бумажной макулатуры. С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125).
