Одной из составных частей управления является его документационное обеспечение. Документы фиксируют факты, события, управленче¬ские действия с тем, чтобы их сохранить и с их помощью доказывать или свидетельствовать, передавать информацию. Созданные в процессе управления документы нуждаются в организации и обработке для того, чтобы стать информационной базой принятия решения, упорядоченным информационно-справочным массивом.
До последнего времени существовали различные толкования термина «документ». Это различие исходит из самой природы документа как многофункционального объекта. Понимание документа как поучения, примера, образца, свидетельства, доказательства (в переводе с латинско¬го) означает, что он выполняет главным образом функцию передачи зна¬ния, свидетельства, доказательства.
Основным критерием толкования термина «документ» является наличие информации, способность к ее сохранению. ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» трактует документ как «Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» . Каждый документ состоит из ряда элементов (реквизитов): текста, на¬звания вида или разновидности, автора, адресата, даты, подписи, отме¬ток и т.д. Формуляр «совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности» . Основным реквизитом документа является его текст — «рече¬вая информация, зафиксированная любым типом письма или любой сис¬темой звукозаписи».
Актуальность проблемы. Ни один социальный процесс не может обойтись без оформляющей его документации; напротив, всякое изменение в жизни человека, группы лиц и общества в целом (как совокупности индивидуумов) даёт толчок развитию соответствующей документации, то есть документ образованию. Конечной стадией которого являются системы документов, возникших в процессе документирования взаимоотношений государства (общества) и отдельных личностей. Их изучение является актуальным, так как имеет не только научно-историческое, но и большое прикладное значение, поскольку позволяет детально рассмотреть тенденции развития, причины появления новых видов или разновидностей документов, уяснить функцию документа в государственном регулировании социальных процессов и его роль для жизни и деятельности человека. Актуальность темы обусловлена также наличием материала для сравнительного анализа, поскольку документ образование является трансформированным отражением истории его развития, сохранившим «следы» прошлых действий, по которым можно восстановить эту историю, а значит, лучше понять многие его свойства, особенности, научно предвидеть будущее.
Делопроизводство в учреждениях России представляло собой до-вольно упорядоченную систему составления документов и их обработ¬ки. Ему уделялось должное внимание: во все периоды деятельности государственного аппарата на правительственном уровне принима¬лись решения по вопросам документирования и обработки докумен¬тов. Многие зафиксированные правила и практика работы с докумен¬тами позволяют выявить этапы формирования традиционной формы русского документа, способы его унификации, становление и развитие особого слоя служилых людей — чиновничества — и службы делопро¬изводства.
Основным источником изучения истории делопроизводства являются документы, образовавшиеся в результате деятельности учреждений различных исторических периодов, другим — законодательные акты. Среди них можно выделить, прежде всего, «Общее учреждение министерств» 1811г. , Манифест «Об образовании Государственного совета» 1810г. , и др.
В периодических изданиях — сенатских ведомостях, журналах министерств и главных управлений содержатся правила составления «делопроизводственных бумаг» (с приложением их образцов) и их обработки. Важные сведения содержит такая группа источников, как различные инструкции и руководства по делопроизводству, «письмовники».
Из дореволюционных работ по истории делопроизводства особое мес¬то занимает труд Н.В. Варадинов. Сам он так определял значение своей работы:
«... издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических ... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего... Я убедилася, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Избрав из этих форм те, которые установились в деловой практике более однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодательства, и присоединив к ним образцы бумаг административного и межевого делопроизводства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами, я составил сборник всем возможным родам и видам деловых бумаг, а по тщательном изучении их написал и теоретические правила для их составления» .
Для углубленного изучения проблемы использовалось изучение различные типов источников – учебных пособий, электронных данных и нормативной документации. Именно при комплексном подборе информационных материалов удалось в определенной степени изучить проблему и сделать основные выводы. В настоящей дипломной работе были использованы как первоисточники такие материалы, как учебники по документоведению и учебные пособия по организации и технологии документационного обеспечения управления. Авторы учебников – сотрудники ВНИИДАД профессор Е.А. Булавина , а также Л.Р. Фионова, Н.Н. Куняев и другие. Учебники этих авторов предназначены для студентов высших учебных заведений по специальности «документоведение» и «делопроизводство», а также для преподавателей вузов, руководителей предприятий и организаций, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов. Например, в работе использовалась информация из учебника «Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)». Данное пособие предназначено для широкого круга читателей, поскольку в нем рассматриваются вопросы документирования управленческой деятельности. Характеризуя это учебное пособие, можно сказать, что в нем рассмотрены: понятие документа, виды и разновидности документов, а также все необходимые требования к составлению бланков документов, и к оформлению всех реквизитов документов. Кроме того, в данном учебном пособии рассмотрены правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, которые входят в систему организационно-распорядительной документации. Из учебных пособий использовалась информация о сфере документационного обеспечения управления, основные понятия и последовательность цикла документооборота. Также для исследования использовалась информация с сайта ВНИИДАД, для более подробного изучения особенностей в сфере стандартизации документоведения. В значительно меньшей степени использовалась и информация из других сайтов, касающаяся методических материалов и документов по руководству процессом становления реквизитов документа. Кроме того, использовалась информация, полученная при изучении стандартов в сфере делопроизводства и архивного дела. Актуальность проведенной работы очевидна потому, что в настоящее время в организации важное место отдано именно потому что в современном процессе управления, несмотря на новейшие электронные технологии документооборота, остается именно бумажный носитель документов. Важность документа в данном аспекте связана с правильностью оформления различных видов документации, поскольку специалисты аппарата управления значительную часть времени затрачивают именно на обработку, а часто – и переделку неправильно оформленных документов. Именно поэтому важно знать основные реквизиты деловых современных документов, а также и их преобразование в определенном временном интервале, поскольку именно совершенствование документооборота связано с оптимизацией труда работников аппарата управления. Исходя из сказанного выше, целью дипломной работы становится развитие формуляра документа XIX-го века.
Целью данной дипломной работы является изучить развитие видов и формуляры документов в учреждениях России XIX века.
Для достижения этой цели были поставлены конкретные задачи:
1. рассмотреть систему органов государственного управления в России в XIX веке.
2. рассмотреть виды и разновидности использующиеся в это время документы.
3. изучить формуляры основных организационно-распорядительных документов.
Объект исследования: виды и формуляры документов XIX века.
Предмет исследования: процесс развития система организационно распорядительной документации в течение XIX века.
Дипломной работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка источников и литературы, и приложения.
Во введении обосновывается актуальность работы, также рассмотрены объект, предмет и задачи исследования.
В первой главе рассматриваются структура органов управления в Российской империи и нормативные документы XIX века.
Во второй главе рассматривается развитие видов формуляров и документов XIX века.
В заключении даются краткие выводы, которые были сделаны после проведенного исследования.
Список используемых источников включает книги ведущих специалистов документоведческой сферы деятельности.
Приложения показывается изображения, которые дополняют информацию.
