Глава 1. Теоретические аспекты изучаемой проблемы
1.1. Понятие и сущность регламентации труда персонала
В современных условиях рыночной экономики регламентация труда работников зачастую носит локальный характер и регулируется документами, разработанными конкретной организацией. Само регламентирование опирается на ряд законов, постановлений и рекомендаций.
Регламентация труда – совокупность правил, определяющих порядок деятельности организации, также к этому понятию относят – управленческий процесс, суть которого заключается в следующем:
– в четком определении взаимоотношений, прав и ответственности в различных сферах деятельности сотрудников;
– установление количественных характеристик управленческих процессов (трудоёмкости и периодичности выполнения отдельных процедур требуемых объемов информации, уровня организации и автоматизации процессов и пр.);
– определение условий экономического стимулирования организацией и отдельных работников;
– четкий порядок подготовки и повышения квалификации управленческих кадров.
Регламентация деятельности для персонала – это модель выполнения работ. Можно выделить три способа целенаправленного управления моделями поведения сотрудников в зависимости от жесткости регламентации: правила, нормы и традиции [9].
Правила – самый жесткий способ регламентации; это официально зафиксированные в регламентирующих документах модели поведения (стандарты деятельности), соблюдение которых контролируется, а нарушение наказывается. Правилами могут регулироваться технологические области деятельности, например технология производства, за которой следят менеджеры по качеству (ОТК). Кроме того, правилами могут устанавливаться модели проведения совещаний, форма одежды, поведение сотрудников во время корпоративных мероприятий и в некоторых случаях даже личная жизнь сотрудников.
Нормы – это неофициальные и, как правило, незафиксированные, но четко соблюдаемые модели поведения, следование которым контролируется сотрудниками организации, а их нарушение порицается. Сотрудники организации, которые принимают самое активное участие в сохранении, распространении и контроле, за исполнением норм, становятся его лидерами (формальными или неформальными).
Традиции – максимально мягкие требования к поведению сотрудников, при которых существует некоторая модель поведения, которую одобрило руководство, но нет, ни контролирующих ее соблюдение лидеров, ни официальных правил. В данном случае модель выступает в качестве эталона, но каждый человек решает сам, следовать этому эталону или нет.
Чтобы управлять деятельностью организации, необходимо регламентировать субъекты и процессы деятельности, а также ресурсы, для её успешного ведения.
Субъектом деятельности является сотрудник, выполняющий свою работу. Сами субъекты могут быть как индивидуальными (рабочие места), так и коллективными (подразделения, отделы). Для регламентации деятельности субъектов используются организационные документы: должностные инструкции, положения. Разработкой таких документов занимаются кадровые специалисты.
Процессы деятельности – сам процесс выполнения работы субъектом (положения о направлении деятельности, методические рекомендации.) Ресурсы – это всё то, что обеспечивает деятельность организации: деньги, материалы, люди. Распределение ресурсов регламентируется планово-учетной документацией.
Люди – один из ключевых ресурсов, необходимых для деятельности компании. Основываясь на этом, регламентация деятельности персонала – одна из важнейших задач организации. Кадровые специалисты должны разработать хороший план по управлению персоналом.
Когда происходит формирование системы управления новой организацией часто задачи и функции структурных подразделений определяются в общем виде. Работники структурных подразделений, как правило, сами устанавливают порядок деятельности подразделения, разрабатывают формы документов и схемы их движения. Каждый отдел или служба нередко принимает свою, отличную от других систему работы. В итоге информация и ее обработка дублируются несколькими подразделениями. Возникает много избыточной, никем не используемой информации. Наряду с этим часть необходимой информации отсутствует. Как показывает практика, без превентивной разработки проекта системы управления создать в течение освоения новой организации оптимальную взаимосвязанную систему работы аппарата управления не представляется возможным. В новой организации на это обычно требуются годы. Нередко возникает необходимость в переделке той системы управления, которая складывается к моменту выхода предприятия на полную мощность.
Регламентация деятельности организации – гарант порядка и четко выстроенных рабочих отношений. Без регламентов формирование хорошо организованной системы управления не осуществимо. К числу таких документов относятся положения о структурных подразделениях, об отделах и службах предприятия, правила внутреннего распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, штатное расписание и должностные инструкции работников, согласно которым определяются место, роль подразделений в системе управления предприятием, основные задачи, обязанности, права, ответственность исполнителей за выполняемую работу.
1.2. Классификация форм регламентации труда персонала
Цель систематизации всего многообразия регламентов труда заключается в упорядочении труда персонала.
Регламент можно классифицировать:
• Регулирование деятельности предприятия – устав
• Информационное обеспечение – делопроизводство
• Управление порядком работы с техникой – инструкция к эксплуатации, технический паспорт
• Нормирование процесса управления – графики производства, организационные процессы
Таблица 1
Классификация форм регламентации управленческого труда персонала в организации
Элементы системы
управления Вид регламента Основное содержание
Функции управления Схема функциональных взаимосвязей подразделений аппарата управления Устанавливает степень участия подразделений организации в выполнении управленческих функций
Функциональная матрица разделения труда в подразделениях аппарата управления Устанавливает степень участия отдельных исполнителей внутри подразделений предприятия в выполнении управленческих функций
Оргструктура управления Типовые структуры аппарата управления Определяют состав и количество подразделений аппарата управления, их взаимосвязь и подчиненность для каждой группы предприятий
Нормативы численности управленческого персонала Количественные значения различных категорий работников системы управления
Продолжение Таблица 1
Классификация форм регламентации управленческого труда персонала в организации
Нормы управляемости Рациональное число работников, закрепленных за одним руководителем на разных уровнях управления
Нормы обслуживания Определяет рациональное число работников и служащих, закрепленных за одним работником сферы управления
Технология управления Сводная карта процедур Определяет полный перечень процедур по функциям (подфункциям) управления
Структура трудоемкости процедур Определяет трудоемкость выполнения процедур по функциям или операций по процедурам в зависимости от заданной степени детализации
Оперограмма процесса Устанавливает последовательность выполнения операций по заданной процедуре с указанием конкретных исполнителей
Органограмма процесса Устанавливает распределение полномочий между органами управления в процессе выполнения определенной функции (процедуры)
Документограмма процесса Устанавливает маршрут прохождения определенного документа через звенья управления с указанием сроков и характера выполняемой работы
Продолжение Таблица 1
Классификация форм регламентации управленческого труда персонала в организации
Информация Схема информационных потоков Устанавливает рациональные связи между источниками и приемниками информации и пути ее циркулировали
Кадры Штатное расписание Содержит перечень структурных подразделений аппарата управления, наименование и количество должностей в них, размеры должностных окладов
Перечень требований, предъявляемых к руководителю организации Содержит требования к мотивации труда, профессионализму, компетенции и возможностям
Бланк аттестации работников организации Оценивает деятельность и особенности личностных качеств работника
Трудовое соглашение Заключается между работодателем и работником; содержит: условия оплаты труда, участие в прибыли предприятия, условия отпусков, пенсий, штрафов, разрыва трудового соглашения
Анкета по приему на работу и проведение собеседования Определяет перечень вопросов поступающему на работу
Типовой индивидуальный план профессионального роста сотрудника, зачисленного в резерв на руководящие должности Содержит календарный график мероприятий по росту квалификации работника и оценку выполнения намеченных мероприятий
Продолжение Таблица 1
Классификация форм регламентации управленческого труда персонала в организации
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих Содержит основные квалификационные требования к знаниям, образованию и стажу работы управленческого персонала
Технические средства управления Перечень комплекса технических средств Содержит перечень средств обработки, размножения и передачи информации, средств оргтехники с указанием их основных характеристик
План размещения и планировки подразделений системы управления Определяет рациональные формы размещения офиса, планировку рабочих мест внутри структурных подразделений
Методы организации управления ГОСТы, ОСТы, СТП Устанавливают единые нормы, правила, требования к управленческой деятельности
Устав организации Определяет состав, структуру, компетенцию, порядок деятельности конкретной организации
Положение о производственном объединении (организации) Устанавливает основные права, обязанности, формы, порядок деятельности и ответственности организации и его должностных лиц
Положение о структурных подразделениях Устанавливает основные права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность и структуру подразделения
Должностные инструкции Содержит характеристику состава и содержания работ отдельного работника, его права и ответственность
Продолжение Таблица 1
Классификация форм регламентации управленческого труда персонала в организации
Методические указания по разработке плана совершенствования управления Содержит рекомендации по разработке мероприятий по совершенствованию систем управления в производственно-хозяйственных системах
Методика определения коэффициента интеллекта с целью самооценки и конкурсного тестирования при приеме на работу или в учебные заведения Содержит тесты и инструкции по использованию тестов
Решения Приказы Устанавливают цели, задания и средства достижения результатов
Выделение различных форм регламентации труда даёт представление о регламентах труда в виде совокупности документов. К ним относятся: устав организации, положение о подразделении, должностные инструкции, личностные спецификации, различные нормы, правила внутреннего распорядка. На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что главное место в системе регламентов управления занимают регламенты труда.
К регламентам, упорядочивающим деятельность рабочих кадров, непосредственно выполняющих производственные трудовые функции, относятся: Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий (ЕТКС) или аналогичные отраслевые справочники, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, маршрутно-технологические карты производственного процесса, модели рабочих мест, контракт, правила по технике безопасности, правила эксплуатации оборудования, наряд-заказ на выполнение работы, нормы времени на ремонт оборудования и т.д.
Говоря о регламентации, важно упомянуть нормирование труда. Нормирование труда – установление норм затрат рабочего времени на производство какого-либо продукта или выполнение определенной работы, а также нормативов численности. Регламентирование и нормирование труда по сути являются двумя гранями одного и того же процесса, а именно совершенствования труда персонала организации. При этом нормирование характеризуется разработкой и установлением строго количественных параметров трудовых процессов, а регламентирование предполагает разработку не только количественных, но и качественных параметров трудовых процессов.
Не смотря на различную степень детализации всех регламентирующих документов, общим для них является – четкая дисциплина исполнения и административная ответственность, в связи с наделением правами и обязанностями органа управления или конкретного работника.
Экономические формы регламентирования необходимы для установления границ и порядка экономических отношений в трудовом процессе. К этим формам относятся: положение об оплате труда, положение о материальном стимулировании работников и т.п.
Важную роль в регламентации труда играет и социально-психологические отношения. В организации они могут регулироваться, например, Кодексом деловой этики.
Как видно, система регламентации труда может включать в себя бесконечное множество различных признаков и множество классификаций. Отметим, что количество признаков зависит от целей и задач организации. Эффективная работа организации не может быть организована без регламентирующих документов. Успех организации зависит от правильно разработанной организации труда.
1.3. Роль регламентации в организации труда
Чтобы составить полное понимание о регламентации трудовой деятельности, необходимо рассмотреть все объекты деятельности персонала в частности: стимулирование труда, мотивацию и адаптацию персонала.
Стимулирование направлено на повышение качества продукции, увеличение объема производства. Эффективная и качественная работа сотрудника влечет за собой снижение себестоимости и повышение рентабельности производства, что даёт возможность дополнительно материально поощрить сотрудника.
Тесно связано со стимулированием нормирование труда, которое определяет для работника круг обязанностей и тех результатов, которые от него требуются.
Мотивация играет важную роль в стимулировании труда. При таком виде стимулировании труда как предоставление работнику вознаграждения, необходимо учитывать, что у разных людей разные ценности, и если одному сотруднику будет мотивацией похвала или уважение со стороны коллег и руководства, то другого могут интересовать материальные выгоды.
Управлению организации важно выявить потребности всех работников, чтобы и финансовый достаток, и удовольствие от работы были на должном уровне.
Таким образом, можно сказать, что стимулирование в вопросах регламентации имеет большое значение, упорядочивая систему регламентации на предприятии [8].
Также описывая регламентирующую деятельность организации важно упомянуть проблему адаптации новых сотрудников, наряду с наймом. Новые люди должны быстро воспринимать нормы и традиции организации, влиться в трудовой процесс. Существенной частью процесса является вступление в должность и проверка усвоенных за время стажировки знаний и навыков. Всё это должно быть тщательно спланировано и выполнено. Чтобы снизить болезненность процесса адаптации, как для новичка, так и для опытных сотрудников, необходим конкретный регламент проведения введения в специфику организации.
Успешная адаптация характеризуется:
– временная продолжительность (не более двух недель);
– удовлетворенностью трудом;
– выполнением сотрудником требований, предъявляемых к должности или рабочему месту;
признанием коллективом социальной роли адаптируемого сотрудника, и его самого как часть коллектива[4].
В вопросе регламентации труда важную роль играет социально-психологический фактор организации труда. Следуя сухим нормативам, работники не проявляют инициативы в деятельности организации. Управлению предприятия важно понимать, как они могут способствовать повышению мотивации сотрудников, совершенствуя регламент организации труда и проявляя внимание к заинтересованности сотрудников.
Таким образом, можно сделать вывод, что если руководство организации будет правильно осуществлять регламентацию труда своих сотрудников, то организация сможет повысить качество и производительность труда, улучшить производственные показатели.
Глава 2. Анализ исследуемой проблемы
2.1. Краткая характеристика ООО «Кинап-Велнесс»
Юридический адрес: 443110, Самарская область, город Самара, Лесная улица, 23-5 [22]
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ " КИНАП-ВЕЛНЕСС» было создано 14 мая 2007 года.
Организация ООО "КИНАП-ВЕЛНЕСС" зарегистрирована 12.08.2019 г. регистратором: Инспекция Федеральной налоговой службы по Красноглинскому району г. Самары. После регистрации, компании присвоены: ОГРН: 1196313066180, ИНН: 6316258600 и КПП: 631601001.
• Руководителем является: Спиридонов И.Г.
• Основными видами деятельности организации является:
• Деятельность спортивных объектов
• Деятельность фитнес центров
• Деятельность ресторанов и кафе с полным ресторанным обслуживанием, кафетериев, ресторанов быстрого питания и самообслуживания
• Подача напитков
• Прокат и аренда товаров для отдыха и спортивных товаров
• Деятельность в области медицины прочая, не включенная в другие группировки
• Деятельность в области спорта прочая
• Деятельность физкультурно-оздоровительная
ООО «Кинап-Велнесс» осуществляет свою деятельность на основании Устава.
Цель ООО «Кинап-Велнесс» согласно Уставу – достижение максимальной экономической эффективности и прибыльности, наиболее полное и качественное удовлетворение потребностей клиентов в оказываемых услугах [23]
ООО «Кинап-Велнесс» имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в банке, круглую печать со своим наименованием, штамп, бланки и фирменное наименование.
В годы своего основания ООО «Кинап-Велнесс» считался крупнейшей организацией подобного рода деятельности на территории самарской области, что привлекло большое количество клиентов, остающихся с ней, по сей день. Оказание услуг высоко класса позволяет до сих пор оставаться ООО «Кинап-Велнесс» конкурентоспособным.
ООО «Кинап-Велнесс» имеет линейно-функциональную структуру управления. Данная структура характеризуется небольшой численностью работников и оперативным распространением информации.
Рисунок 1 – Организационная структура управления ООО «Кинап-Велнесс» [24]
Структура управления ООО «Кинап-Велнесс» является эффективной, все механизмы чётко слажены, каждый сотрудник компании имеет свои права и обязанности, прописанные в должностных инструкциях.
ООО «Кинап-Велнесс» планирует совершенствование оказываемых услуг: приглашение опытных специалистов для проведения инструктажей и обучения персонала, установка нового спортивного оборудования, проведение льготной политики ценообразования.
Вышеперечисленные факторы способствуют заданию ООО «Кинап-Велнесс» высокой конкурентной планки и привлечению новых клиентов.
2.2. Анализ кадровой политики ООО «Кинап-Велнесс»
Управление в ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС» осуществляется совокупностью подразделений (департаментов), специализированных на выполнение конкретных видов работ, которые необходимы для принятия решений в системе линейного управления.
Вся власть в компании ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС» принадлежит линейному руководителю – директору. При разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ и планов, помогают функциональные работники компании: заместитель директора, главный бухгалтер, главный инженер, юрист.
Основные должностные функции работников:
Директор ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС» обязан:
- Заключать соглашения, договора с поставщиками энергоресурсов (воды, энергии, тепла и газа);
- Подписывать финансовые, отчётные и иные документы, а также контролировать своевременную оплату поставщикам ресурсов;
- Принимать меры по улучшению благоустройства прилегающей территории;
- Контролировать финансовое состояние компании, согласовывать калькуляции и утверждать тарифы, а также договорные цены на услуги;
- Представлять компанию в городских структурах и органах;
- Поощрять добросовестных работников и наказывать взысканиями недобросовестных;
- Обеспечивать исполнение коллективного договора;
- Создавать безопасные условия работы.
Должностная инструкция обязывает директора ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС» обладать информацией о состоянии дел компании (в том числе финансов), о работе каждого из своих подчинённых.
Заместитель директора ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС» обязан:
- Разрабатывать рекомендации по выбору целевого рынка, координировать и проводить маркетинговые действия для увеличения количества клиентов;
- Организовывать работы по рекламе оказания дополнительных услуг.
Главный бухгалтер ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС» обязан:
- Выполнять руководство работниками бухгалтерии организации;
- Осуществлять организацию бухгалтерского учёта хозяйственно-финансовой деятельности компании;
- Проводить контроль по использованию трудовых, финансовых ресурсов;
- Формировать учётную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности компании;
- Начислять заработную плату, выставлять счета юридическим лицам, списывать материалы.
Аппарат бухгалтерии имеет прямое отношение ко всем отделам компании, получает от них определённые данные, которые необходимы для осуществления учёта.
Главный инженер ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС» обязан:
- Составлять производственную программу, следить за оборудованием и инвентарём.
В подчинении главного инженера ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС» находится штат по технической/производительной эксплуатации туда включены: сантехники/слесари, электрики, дворники/уборщики.
Сантехники/слесари ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС» обязаны:
- Следить за работой и исправностью систем тепло- и водоснабжения, а также принимать необходимые меры по предотвращению поломок или их устранению.
Электрики ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС» обязаны:
- Контролировать работу электросетей и устранять какие-либо поломки или неполадки в её функционировании.
Менеджеры фитнес-зон обязаны:
- Контролировать работу сотрудников, обслуживающих клиентов;
- Встречать клиентов клуба;
- Оказывать услуги консультационного характера для клиентов;
- Производить заключение договоров об оказании услуг с клиентами
Все отделы ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС» взаимосвязаны между собой, что позволяет оперативно и своевременно решать возникающие вопросы. Каждый из руководителей своего отдела контролирует работу своих сотрудников и при возникновении конфликтных ситуаций решают вопросы на начальных стадиях конфликта.
Для комплексной оценки внутренних и внешних факторов, которые оказывают непосредственное влияние на развитие компании, необходимо провести SWOT-анализ (таблица 2). Данный анализ отражается сильные и слабые стороны организации, а также возможности и угрозы со стороны внешней среды.
Таблица 2
SWOT-анализ ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС»
Внутренняя среда
Сильные стороны
1. Большой опыт руководящего состава и возможность повышения квалификации
2. Наличие развитой инфраструктуры и широкого выбора предоставляемого спектра услуг
3. Налаженная система обратной связи с клиентами клуба
4. Высокий показатель удовлетворенности посетителей и наличие положительной репутации.
5. Постоянный контроль качества оказываемых услуг Слабые стороны
1. Текучесть кадров среди обслуживающего персонала
2. Недостаточный уровень применения современных информационных технологий
3. Несовершенная система оплаты труда
4. Физический и моральный износ части коммунальных систем, что вызывает повышенные затраты на их содержание
5. Неразвитая система мотивации
Внешняя среда
Возможности
1. Увеличение на рынке ассортимента предоставляемых услуг
2. Участие в государственных и международных соревнованиях, как работников, так и клиентов клуба
3. Наличие современных информационных технологий, направленных на совершенствование управления информационными потоками
4. Применение учебных программ для сотрудников Угрозы
1. Введение режима изоляции в связи с эпидемиологической угрозой
2. Проблемы и нестабильность в работе поставщиков
3. Высокий уровень конкуренции
Опираясь на данные полученные в результате анализа, можно сделать вывод, что высокий рейтинг доверия клиентов, надлежащая система обратной связи, опыт руководящего состава – создаёт хорошую базу для дальнейшего развития ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС». Однако стоит остановить внимание на проблемах организации, ведь постоянная нехватка квалифицированного обслуживающего персонала, может препятствовать выполнению прямой цели организации – оказанию услуг высоко качества. Что в свою очередь может нанести серьёзный ущерб репутации клуба.
Для выявления политических, экономических и технологических аспектов внешней среды, влияющих на компанию ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС» можно составить PEST-анализ (таблица 2.2).
Таблица 3
PEST-анализ ООО «КИНАП-ВЕЛНЕСС»
Политические факторы Экономические факторы
1. Продолжение самоизоляции и ввод новых требований к работе организаций
2. Повышение требований к санитарно-эпидемиологическому состоянию организации
1. Усиление финансового кризиса
2. Высокая суммарная налоговая нагрузка на компанию
3. Рост цен на коммунальные услуги
4. Снижение покупательной способности
Социальные факторы Технологические факторы
1. Уменьшение численности экономически активного населения, рост числа людей пенсионного возраста
