Войти в мой кабинет
Регистрация
ГОТОВЫЕ РАБОТЫ / ДИПЛОМНАЯ РАБОТА, ЭТИКА

Деловая переписка: отечественный и зарубежный опыт

superrrya 2925 руб. КУПИТЬ ЭТУ РАБОТУ
Страниц: 117 Заказ написания работы может стоить дешевле
Оригинальность: неизвестно После покупки вы можете повысить уникальность этой работы до 80-100% с помощью сервиса
Размещено: 28.10.2021
Объектом настоящего исследования является письмена деловая коммуникация. Предмет изучения - жанровый и видовой состав, формуляр и стилистические средства отечественной и зарубежной деловой переписки. Цель работы состоит в изучении формальных и содержательных аспектов деловой переписки в России и зарубежных странах. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач: - рассмотреть деловую переписку как форму деловой коммуникации; - проанализировать жанрово-видовой состав деловой переписки; - изучить историю развития делового письма в России; - рассмотреть структурную организацию текста и стилистику служебных писем; - охарактеризовать зарубежное (английское, французское, немецкое) деловое письмо с точки зрения формуляра, композиции и стилистики; - изучить влияние сетевых технологий на формуляр, содержание и стиль делового письма; - дать анализ направлений совершенствования деловой переписки. Все источники в данной работе можно разделить на 2 большие группы: законодательные и нормативно-методические документы и пласт специальной литературы, включающий монографии и диссертации, посвященные деловой переписки в целом, а также вопросам создания деловых писем в разных странах. Нормативно-методические документы (ГОСТы, правила, перечни) содержат конкретные рекомендации по созданию, оформлению, работе и хранению с документами. В составе законодательных актов, регулирующих работу с документами, следует выделить закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» . Это базовый акт информационного права, который определил категории информации по уровню доступа, правовой режим информационных технологий и правовые принципы функционирования информационных систем. Закон «Об информации» определяет правовое поле, в котором функционирует управленческая информация. Поэтому его нормы должны учитываться при ведении деловой переписки. Среди нормативно-методических документов стоит выделить документы, которые раскрывают понятия в рамках данной работы. Это, прежде всего, Государственный стандарт Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , определяющий понятие «реквизит». Данный стандарт установил унифицированную терминологию, которая применяется в управленческой документации. Содержание деловых писем характеризуется высоким уровнем клишированности, широким использованием специальной терминологии. Понятия и термины в деловых документах должны употребляться в строгом – исключающем субъективные интерпретации - значении. Поэтому стандарт на терминологию является важным источником при составлении официальным писем. При анализе формуляра деловых документов был задействован Государственный стандарт Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» в котором регламентированы правила использования реквизитов. Это стандарт установил формуляр-образец организационно-распорядительной документации, в состав которой входят деловые письма. Согласно этому нормативному документу, элементами оформления общей (организационно-распорядительной) документации являются 30 реквизитов. При этом в отдельном документе размещается гораздо меньшее число реквизитов, поскольку некоторые из них являются взаимоисключающими. С точки зрения оформления существенно различаются две категории ОРД – внутренние документы и переписка. Поэтому стандарт установил группу реквизитов, предназначенных только для писем (справочные данные об организации, ссылка на номер входящего документа и др.); кроме того, определена отдельная категория вид бланков – бланки писем. В методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству , также приведены примеры использования реквизитов и правильное оформление документов. Принципиально важными являются разделы 3.3.2 Оформление реквизитов документов и 3.3.5. Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти. Порядок управленческого документирования регламентирует Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях от 11.04.2018 г. . Второй раздел Инструкции посвящен порядку оформления реквизитов общей (организационно-распорядительной) документации и схеме их размещения. Этот фрагмент Примерной инструкции по делопроизводству полностью – с незначительными дополнениями – повторяет положении ГОСТ Р 7.0.97-2016. На основе этого методического документа могут разрабатываться локальные нормативные акты, регламентирующие составление и оформление деловой переписки. Вторая группа источников – это специальная литература, а именно диссертации, монографии и статьи. Был использован широкий круг публикаций, раскрывающих различные аспекты темы: документоведческий, лингвистический, историко-культурный. Важную роль в раскрытии заявленной темы сыграли диссертационные исследования Казанцевой Е.М ., Матвеевой А.С ., Матюшенко В.В ., Эль-Амари О.Н ., Куксовой Е.Л ., Фэн Хунмэй . В рамках настоящей работы значимыми были сведения из статьи Щербакова А.В. «Современная электронная деловая переписка в аспекте принципа этичности», в которой автор не только указывает на ошибки в деловой коммуникации, но и рассматривает принципы диалогичности, как важного компонента деловой переписки . Также очень важной для данной работы является статья Абрамова Е.Г. «Современные принципы деловой переписки с использованием электронной почты» в ней представлены общие рекомендации для ведения деловой переписки с помощью электронной почты . Стоит отметить и статьи Мешковой И.Н. «Некоторые особенности официально-делового стиля французского языка в правой сфере », Раскопиной Л.П. «Особенности реализации делового дискурса в жанре делового письма на немецком языке » и Евсеева А.Б. «Обучение деловому письму на английском языке студентов вуза ». Авторы этих статей сформулировали основные правила деловой переписки на английском, французском и немецком языках. Разобрали их структуру и на примерах показали состав деловых писем. В отдельную группу следует отнести материалы конференций, которые представляют собой комплексный профессиональный анализ по тематике исследования. Например, диссертация Милёхина Т. А. «Корпоративная коммуникация в аспекте профессиональной стратификации национального язык », имеющая актуальное теоретическое значение. В данной работе говорится об изменения, которые претерпевает деловое общение, о расширении границ и появлении новых речевых жанров. Автор приводит к выводу, что специфика свойственная корпоративному общению, формирует особый вид корпоративной субкультуры. Стоит отметить диссертацию Федюрко С.Ю. «Стилистические особенности русского делового письма как жанровой разновидности официально-делового стиля ». В своей работе автор проводит анализ наиболее употребляемых типов деловых писем и выделяет характеристики и стилистические особенности этих писем. Таким образом, информации по характеристикам и стилистическим особенностям деловых писем в России и за рубежом находит отражение в специальной литературе. Кроме того, необходимые сведения для написания настоящей работы можно найти в периодических изданиях. Значительный объем информации по тематике исследования размещается на страницах Интернет – сайтов, на которых содержится много существенной информации. Прежде всего, стоит отметить правовые Интернет–ресурсы, содержащие актуальную законодательную правовую базу Российской Федерации . Сайт http://www.garant.ru/ содержит актуальную законодательную и нормативно – правовую базу Российской Федерации, и тексты нормативных документов с комментариями. Сайт http://www.consultant.ru/ также содержит полные тексты нормативных документов с комментариями к ним, кроме того пометку об актуальном статусе документа (утратил силу; отменен и д.р.). В следующую группу источников можно отнести зарубежные Интернет - ресурсы . Немецкий сайты https://www.din-5008-richtlinien.de/ содержит единые нормы составления делового электронного письма на немецком языке. Данные нормы носят рекомендательный характер. Актуальная информация по перечню реквизитов делового письма на французском языке и требования к их оформлению содержится на сайте https://normalisation.afnor.org/. Стоит отметить, что этот сайт содержит не только стандарты регламентирующие правила расположения реквизитов, но стандарты регламентирующие разные сферы французской жизни. В соответствии с поставленными задачами и заданной целью, работа состоит из введения, трех глав и заключения. Во введении представлена актуальность темы выпускной квалификационной работы, поставлена цель, описаны задачи, содержится анализ источников и специальной литературы. В первой главе «Понятие, функциональность и история развития деловой переписки» рассмотрены классификации деловой переписки, проанализированы модели коммуникации, которые предлагают разные авторы. Описана история делового письма в России. Во второй главе «Содержание, формуляр и стилистическое оформление отечественной и зарубежной переписки» Проанализирована структура и стиль деловой переписки не только в России, но и во Франции, Германии и Англии. Рассмотрены особенности формуляра делового письма для каждой из перечисленных стран. В третьей главе «Организация электронной деловой переписки» рассмотрены возможности делового переписки с использованием сетевых технологий, также проанализированы тенденции развития деловой переписки. В заключении подведены итоги исследования деловой переписки в России и за рубежом и сформулированы основные выводы. Практическая значимость выпускной квалификационной работы в том, что детально проанализированы и определены основные особенности деловых писем на русском, английском, немецком и французском языках. Также проанализирована трансформация деловых писем под влиянием сетевых технологий, позволяющей приравнять электронные сообщения к традиционным деловы письмам.
Введение

В современном мире деловое письмо остается одним из главных источников информации и важнейшим средством документирования этой информации. Деловая переписка позволяет обсуждать и решать множество вопрос. Важным плюсом деловой переписки является то, что письма остаются в архивах организации. И при необходимости могут служить доказательством в суде при возникновении разногласий. Кроме этого они фиксируют информацию на которую можно будет сослаться в последствии. Также деловые письма являются средством передачи конфиденциальных документов. Немаловажным является впечатление, которое остается от грамотно составленных писем. Благоприятное впечатление от тех организация, которые их рассылают, может служить залогом успешных отношений между компаниями. В современном обществе деловая коммуникация становится первостепенной. Это связано с масштабностью процессов, которые происходят в современном мире, а именно взаимовлияния в политическом, общественном и экономическом сотрудничестве между юридическими и физическими лицами внутри отдельного государства и за его пределами. Большая часть информационно-коммуникационного потока происходит на расстоянии именно поэтому деловая переписка занимают важную роль установлении контактов и развитии бизнес-партнерства. Деловая переписка приобрела статус официальной системы выражения интересов этих лиц, закрепляющей разные виды правовых и человеческих отношений в письменной форме, что идентично документированию, и, соответственно, статус вида коммуникации как способа связи и передачи информации, связанной со служенной, общественной, коммерческой деятельностью . Деловое письмо при это восполняет функцию коммуникации. С быстрым развитием делового письма, возник рад проблем. В первую очередь, это проблема рационального общения и потребность в понимании. Специалисты-практики стали разрабатывать определенные стандарты деловых писем. Однако, существующие пособия по ведению деловой переписки носят рекомендательный характер и касаются лишь малой части составления деловых писем. При составлении деловых писем, возникает ряд факторов, которые необходимо учитывать. Частым изменениям подвергаются название адресатов и другие элементы системы речевого этикета. Существо возрастает жанрово-видовой диапазон деловой корреспонденции. Наряду с регламентированными письмами большее предпочтение отдается нерегламентированным . В период информатизации общества, деловое письмо также подвергается изменениям и может использоваться как в традиционном виде, так и в электронном. Однако, электронная форма делового письма также не получила нормативно-методическое регулирование в специализированной литературе. Деловая переписка на русском языке претерпевает не только количественные, но и качественные изменения. Деловые отношения развиваются и появляются межнациональные связи. Ситуации, где деловые партнеры представляют разную культуру становятся обыденными и требуют корректного ведения деловых переговоров, подразумевающего компетентное владение языковыми нормами. Кроме того, начавшийся процесс информатизации и широкого использования сетевых технологий существо изменяет форму и способы передачи деловых сообщений. Исходя, из этого можно сделать вывод, что деловая переписка переживает период трансформации и модернизации. На основании выше сказанного можно сделать вывод об актуальности темы исследования.
Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3 ГЛАВА I. ПОНЯТИЕ, ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ И ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ 12 1.1Деловая переписка, как форма деловой коммуникации 12 1.2 Жанрово-видовой состав деловой переписки 20 1.3 История развития делового письма в России 36 ГЛАВА II. СОДЕРЖАНИЕ, ФОРМУЛЯР И СТИЛИСТИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ И ЗАРУБЕЖНОЙ ПЕРЕПИСКИ. 44 2.1 Композиция текста служебного письма 44 2.2 Язык и стиль деловой переписки 50 2.3Английское деловое письмо: формуляр, композиция и стиль 55 2.4Французское и немецкое деловое письмо: формуляр и содержание 75 ГЛАВА III. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ 89 3.1 Влияние сетевых технологий на содержание и форму делового письма 89 3.2.Направление совершенствования деловой переписки 99 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 104 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 106
Список литературы

1. Источники 1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ) [Электронный ресурс] / Офиц. сайт компании «КонсультантПлюс» – М., 1997-2020. – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399/ 2. Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 31.12.201) [Электронный ресурс] / Офиц. сайт компании «КонсультантПлюс» – М., 1997-2020. – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/ 3. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017) [Электронный ресурс] / Офиц. сайт компании «КонсультантПлюс» – М., 1997-2020. – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ 4. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 28.12.2017 г.) [Электронный ресурс] / Офиц. сайт компании «КонсультантПлюс» – М., 1997-2020. – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/ 5. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"(ред. от 03.04.2020) [Электронный ресурс] / Офиц. сайт компании «КонсультантПлюс» – М., 1997-2020. – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1511/ 6. ГОСТ Р 7.0.8-2013 от 17 октября 2013 года № 1185-ст «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [Электронный ресурс] / Правовой сервер Гарант – М., 1990-2020. – URL: http://base.garant.ru/70650732 7. ГОСТ Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 N 2004-ст «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [Электронный ресурс] / Правовой сервер Консультант Плюс – М., 1997-2020. – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/ 8. Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс] / Офиц. сайт компании «КонсультантПлюс» – М., 1997-2020. – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_96081/ 9. Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" [Электронный ресурс] / Офиц. сайт компании «КонсультантПлюс». – М., 1997-2020. – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_305137/ 10. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 № 57449) Электронный ресурс] / Офиц. сайт компании «КонсультантПлюс» – М., 1997-2020. – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_345020/ 11. ISO 8439:1990 Forms design — Basic layout [Электронный ресурс] / Интернет-портал iso.org – 2007-2020. – URL: https://www.iso.org/standard/15624.html 12. DIN 5008 von A bis Z [Электронный ресурс] / Интернет-портал din-5008-richtlinien.de – 2005-2020. – URL: https://www.din-5008-richtlinien.de/startseite/anlagenvermerk/ 2. Литература 1. Абрамов Е.Г. Современные принципы деловой переписки с использованием электронной почты [Электронный ресурс] / Интернет-портал cyberleninka – 2012-2020. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sovremennye-printsipy-delovoy-perepiski-s-ispolzovaniem-elektronnoy-pochty/viewer 2. Багана Ж., Куксова Е.Л. Закономерность внешнего и внутреннего оформления делового письма (на материале французского языка) [Электронный ресурс] / Интернет-портал cyberleninka – 2012-2020. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/zakonomernosti-vneshnego-i-vnutrennego-oformleniya-delovogo-pisma-na-materiale-frantsuzskogo-yazyka/viewer 3. Багана Ж., Лангнер А.Н. Le francais des affaires Деловой французский язык: учебное пособие / Ж. Багана, А. Н. Лангнер. – М.: Флинта, 2019. 4. Басаков, М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо: учебно-практическое пособие / М.И. Басаков. - М.: Дашков и Ко, 2009. 5. Басс Э.М. Научная и деловая корреспонденция. Английский язык / Э.М. Басс. – М.: Наука, 1991. 6. Бахтин М.М. Литературно-критические статьи / М.М. Бахтин. – М.: Художественная литература, 2012. 7. Блох М.Я. Теоретическая грамматика английского языка / М.Я. Блох. – М.: Высщая школа, 2000. 8. Булкина И.В. Теория политической коммуникации Гарольда Д. Лассуэлла: дис. канд. социол. наук / Булкина Ирина Вадимовна. – Казань, 2000. 9. Вавречка М.М. Языковые барьеры в чешско-русской деловой коммуникации [Электронный ресурс] // Русская речь в современном вузе. Международная научно-практическая интернет-конференция, 15 окт. – 15 дек. 2004 г. / Орлов. гос. тех. ун-т. – Орел, 2004. – URL: http://www.ostu.ru/conf/ruslang2004/trend3/vavrechka.htm. 10. Василика, М.А. Основы теории коммуникации: / М.А. Василика. – М.: Гардарики , 2009. 11. Веселов П.В. Аксиомы делового письма. Культура делового общения и официальной переписки / П.В. Веселов. – М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993. 12. Ветринская В.В., Полякова Н.В., Шабанова В.П. Категория вежливости как залог успешной деловой коммуникации: лингвистический аспект (на материале немецкого и французского языков) [Электронный ресурс] / Интернет-портал cyberleninka – 2012-2020. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/kategoriya-vezhlivosti-kak-zalog-uspeshnoy-delovoy-kommunikatsii-lingvisticheskiy-aspekt-na-materiale-nemetskogo-i-frantsuzskogo/viewer 13. Виноградов В.В. История русского литературного языка: Избранные труды / В.В. Виноградов. – М.: Наука, 1978. 14. Виноградов В.В. Итоги обсуждения вопросов стилистики / В.В. Виноградов. - Вопросы языкознания, 1955. - №1. 15. Виноградов В.В. Основные вопросы и задачи изучения русского языка до XVIII в. /В.В. Виноградов. - Вопросы языкознания, 1969. - № 6. 16. Вишнякова Е.А. Электронное письмо в составе сетевого текста на английском языке: дис. канд. фил. наук / Вишнякова Елизавета Александровна. – М., 2007. 17. Гальперин И.Р. О понятиях «стиль» и «стилистика» /И.Р. Гальперин // Вопросы языкознания. - 1973. - №3. 18. Гальскова П.Д., Гез Н.И. Теория обучения иностранным языкам: Лингводидактика и методика: учебное пособие/ П.Д.Гальскова, Н.И. Гез. – М.: Академия, 2005. 19. Голев Н. Д., Сологуб О. П. Официальное функционирование языка в сфере государственной коммуникации [Электронный ресурс] / Интернет-портал cyberleninka – 2012-2020. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/ofitsialnoe-funktsionirovanie-yazyka-v-sfere-gosudarstvennoy-kommunikatsii-1/viewer 20. Голобушкина О.К. Разговор в мессенджере как специфический жанр интернет коммуникации [Электронный ресурс] / Интернет-портал cyberleninka – 2012-2020. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/razgovor-v-messendzhere-kak-spetsificheskiy-zhanr-internet-kommunikatsii/viewer 21. Гончарова Л.М. Профессиональный монологический текст/дискурс в учебно-научной сфере: Композиционный и коммуникативно – прагматический аспекты: дис. канд. фил. наук / Гончарова Любовь Марковна. – М., 2001. 22. Горман Т. Деловые письма и ведомственные циркуляры: учебное пособие /Т. Горман. - М.: АСТ, 2007. 23. Грайс П.Г. Логика и речевое общение [Электронный ресурс] / Интернет-портал kant.narod – 2007-2020.- URL: http://kant.narod.ru/grice.htm 24. Даль В.И. Толковый словарь живого великорусского языка / В.И. Даль. - М.: Олма-Пресс, 2004. - Т.4. 25. Дафт Р. Менеджмент/ Р. Дафт. - М.: Питер, 2011. 26. Дегальцева А. В. Основные тенденции развития электронной деловой переписки [Электронный ресурс] / Интернет-портал cyberleninka – 2012-2020. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/osnovnye-tendentsii-razvitiya-elektronnoy-delovoy-perepiski/viewer 27. Деловое письмо на немецком языке [Электронный ресурс] / Интернет-портал startdeutsch – 2010-2020. – URL: http://startdeutsch.ru/interesno/poleznyematerialy/828-delovoe-pismo-na-nemetskom-yazyke 28. Дридзе, Т.М., Брудный, А.А. Язык информации и язык реципиента как факторы информированности / Т.М.Дридзе, А.А. Брудный. - М.: Наука, 1972. 29. Евсеев А.Б. Обучение деловому письму на английском языке студентов вуза / А.Б. Евсеев. - Мир Науки, 2016. - № 2. 30. Загорская, А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции: учебное пособие / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. – М.: Московский рабочий, 2007. 31. Зиновьева Н.Б. Теория документирования: учебно-методическое пособие / Н.Б. Зиновьева. – М.: Литера, 2011. 32. Исмагилова А.В. Строй текста современного английского делового письма: дисс. канд. фил. наук / Исмагилова Анастасия Владимировна. – М., 2005. 33. Историческое становление письменных коммуникаций [Электронный ресурс] / Интернет-портал smart-historia – 2005-2020. – URL: http://www.smart-historia.ru/smhs-659-2.html 34. История информационных систем [Электронный ресурс] / Интернет-портал interface – 1990-2020. – URL: http://www.interface.ru/home.asp?artId=1636 35. Каган М.С. Мир общения: Проблема межсубъектных отношений / М.С. Каган. - М.: Политиздат, 1999. 36. Казанцева Е.М., Обучение студентов выразительности речи при создании деловых писем на немецком языке: дис. канд. пед. наук / Казанцева Елена Михайловна. – Иркутск, 2008. 37. Кожевиикова, К. Об аспектах связности в тексте как целом / К.Кожевникова // Синтаксис текста. - М.: Наука, 1979. 38. Колисниченко А.В. Практическая журналистика / А.В. Колисниченко. - М.: Московский университет, 2008. 39. Колоян Д.Л. Ухаживание как тип коммуникационного поведения: дис. канд. фил. наук / Колоян Дина Леонидовна. – Волгоград, 2006. 40. Колтунова М. В. Конвенции как прагматический фактор делового диалогического общения / М.В. Колтунова. – М.: Академия гуманитарных исследований, 2005. 41. Колтунова М.В. Язык и деловое общение. Нормы. Риторика. М.В. Колтунова. – М.: Экономика, 2000. 42. Колшанский, Г.В. Коммуникативная функция и структура языка / Г.В.Колшанский. - М.: Наука, 1984. 43. Кузнецов И.Н. Деловое письмо / И.Н. Кузнецов. – М.: Дашков и Ко, 2012. 44. Кузнецов И.Н. Делопроизводство / И.Н. Кузнецов. – М.: Дашков и Ко, 2009. 45. Куксова К.Л. Функционально-прагматические и стилевые особенности делового письма (На материале французского и русского языков): дис. канд. фил. наук / Куксова Елена Леонидовна. – Белгород, 2014. 46. Кустова О.Ю. Письмо как самостоятельный текст и как композиционная часть художественного произведения: дис. канд. фил. наук / Кустова Ольга Юрьевна. – Санкт-Петербург, 1998. 47. Леонтьев А.А. Национальные особенности коммуникации как междисциплинарная проблема. Национально-культурная специфика речевого поведения / А.А. Леонтьев. – М: Знание, 1977. 48. Мамалыга А.И. Структура газетного текста / А.И.Мамалыга. - Киев: Киевский университет, 1983. 49. Матвеева А.С. Служебное деловое письмо: теория, история, трансформация в условиях информатизации общества: дис. канд. пед. наук / Матвеева Анастасия Сергеевна. – Краснодар, 2012. 50. Матюшенко В.В. Обучение письменной деловой коммуникации на занятиях по немецкому языку в неязыковых вузах: дис. канд. пед. наук / Матюшенко Виктория Владиславовна. – Москва, 2007. 51. Мешкова И.Н. Некоторые особенности официально-делового стиля французского языка в правой сфере / И.Н. Мешкова - Вестник РУДН. Юридические науки, 2013 - № 3. 52. Милёхина Т. А. Корпоративная коммуникация в аспекте профессиональной стратификации национального языка [Электронный ресурс] / Интернет-портал zlat.spb – 2011-2020. – URL: http://www.zlat.spb.ru/CatalogImages/File/Konferenzia+.pdf 53. Моисеев P.M. Деловое письмо в историческом аспекте / P.M. Моисеев - Секретарское дело, 2003. - № 1. 54. Насырова Г.Н. Функционально-прагматические и структурные характеристики текстов малоформатной деловой корреспонденции: дис. канд. фил. наук / Насырова Гульнара Наильевна. - СПб., 1997. 55. Никитина Л.Б., Голошубина О.К., Моделирование речевого жанра «Разговор в мессенджере» [Электронный ресурс] / Интернет-портал cyberleninka – 2012-2020. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/modelirovanie-rechevogo-zhanra-razgovor-v-messendzhere/viewer 56. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практическое пособие / В.В. Паневчик. – Минск: Амалфея, 2001. 57. Панфилов А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности / А.П. Панфилов. - СПб: Знание, 2011. 58. Письмовники [Электронный ресурс] / Интернет-портал krugosvet – 1997-2020. – URL: https://www.krugosvet.ru/enc/istoriya/PISMOVNIKI.html 59. Платонов, К.К. Система в психологии и теория отражения / К.К.Платонов. - М.: Наука, 1982. 60. Полякова Н. В. Языковая идентичность делового электронного письма (на материале французского и английского языков) / Н. В. Полякова, Н. А. Скитина, В. П. Шабанова.- Научный диалог, 2018. - № 10. 61. Радченко В.В. Архитектоника делового письма: сопоставительный анализ английской, немецкой и русской деловой корреспонденции: дис. канд. пед. наук / В.В. Радченко. – Пятигорск, 2005. 62. Раскопина Л.П. Особенности реализации делового дискурса в жанре делового письма на немецком языке / Раскопина Л.П. - Вестник ПНИПУ. Проблемы языкознания и педагогики, 2019 - №3. 63. Раскопина Л.П. Moderne schriftliche Geschaftskommunikation: externe Firmenkommunikation /Л.П. Раскопина. – Пермь: Пермский национально исследовательский политехнический университет, 2014. 64. Рахманин JI.B. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М.: ИНФРА–М, 1997. 65. Реферовская, Е.А. Лингвистические исследования структуры текста / Е.А.Реферовская. – СПб.: Наука, 1983. 66. Рогожин М.Ю. Деловая переписка / М.Ю. Рогожин. - М.: Гросс-Медиа, 2007. 67. Рогожин М.Ю. Документы делового общения /М.Ю. Рогожин. – М.: Алекс-Верб, 2011. 68. Салимовский В.А. Функционально-стилистическая традиция изучения жанров речи / В.А. Салимовский. - Жанр речи, 1999. - № 2. 69. Самохина Т. С. Эффективное деловое общение в контекстах разных культур и обстоятельств / Т.С. Самохина. - М.: Р.Валент, 2005. 70. Седов К.Ф. Анатомия речевых жанров: монография / К.Ф. Седов - М.: Лабиринт, 2007. 71. Стефанова Н.А. Мессенджеры как цифровой бизнес-инструмент [Электронный ресурс] / Интернет-портал cyberleninka – 2012-2020. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/messendzhery-kak-tsifrovoy-biznes-instrument/viewer 72. Тихомирова Е.И. Теория коммуникации и новые [Электронный ресурс] / Интернет-портал cyberleninka. – 2012-2020– URL: https://cyberleninka.ru/article/n/teoriya-kommunikatsii-i-novye-media 73. Тищенко В.А. Барьеры общения в электронной коммуникации / В.А. Тищенко. - Образовательные технологии и общество, 2008.- № 11(2). 74. Тортунова. И.А. Лингвистический «образ» современной деловой переписки / И.А. Тортунова. - Верхневолжский филологический вестник, 2016.- № 2. 75. Трофименко, Е.Ю. Использование корпоративных социальных сетей на российских предприятиях [Электронный ресурс] / Интернет-портал cyberleninka – 2012-2020. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/ispolzovanie-korporativnyh-sotsialnyh-setey-na-rossiyskih-predpriyatiyah/viewer 76. Турбин В.Н. Пушкин. Гоголь. Лермонтов. Об изучении литературных жанров/ В.Н. Турбин. – М.: Просвещение, 1978. 77. Ульянцева С.Э. Основные тенденции развития официально-делового стиля служебного документа в постсоветский период: дис. канд. ист. наук / Ульянцева Софья Эдуардовна. – М., 2007. 78. Ускова О. А. Формирование профессиональных социолектов бизнес-сообщества в виртуальной среде [Электронный ресурс] / Интернет-портал zlat.spb – 2011-2020. – URL: http://www.zlat.spb.ru/CatalogImages/File/Konferenzia+.pdf 79. Федюрко С.Ю. Стилистические особенности русского делового письма как жанровой разновидности официально-делового стиля: дис. канд. фил. наук / Федюрко Сергей Юрьевич. – Воронеж, 2002. 80. Формановская Н.И. Речевое взаимодействие. Коммуникация и прагматика / Н.И. Фармановская. – М.: Икар, 2007. 81. Фэн Хунмэй Жанр делового письма и его субжанры: дис. канд. фил. наук / Фэн Хунмэй. – М., 2006. 82. Цань Ц.; Вей Ч. Письменная деловая коммуникация: краткий обзор /Ц. Цань; Ч.Вей. - Дяляньский политехнический университет, 2018. 83. Честара Дж. Деловой этикет / Честара Дж. - М.: Информпресс, 1999. 84. Чнкина, Л.К. Лингвистика текста / Л.К.Чикина. - Саранск: МГУ, 1986. 85. Что такое мессенджер? Популярные мобильные мессенджеры [Электронный ресурс] / Интернет-портал fb – 2009-2020. - URL: https://fb.ru/article/139644/chto-takoe-messendjer-populyarnyie-mobilnyie-messendjeryi 86. Щербаков А.В. Современная электронная деловая переписка в аспекте коммуникативного принципа этичности / Щербаков А.В. - Народное образование, 2016 -№ 4-5. 87. Эль-Амари О.Н., Деловое письмо как жанр современной письменной коммуникации на русском языке: дис. канд. фил. наук / Эль-Амари Ольга Николаевна. – Ярославль, 2018. 88. Эмодзи в деловой переписке: что такое хорошо и что такое плохо [Электронный ресурс] / Интернет-портал biplane – 2012-2020. – URL: https://biplane.ru/blog/emodzi-v-delovoj-perepiske-chto-takoe-horosho-i-chto-takoe-ploho/ 89. Янковая В.Ф. Классификация деловых писем / В.Ф. Янковская - Справочник секретаря и офис-менеджера, 2016. – № 1. 90. Cloose E. Le Francais du monde du travail / E. Cloose// – Paris: Ed. Presses universitaire de Grenoble, 2006. 91. Crystal D. Language and the Internet [Электронный ресурс] / Интернет-портал medicine.kaums.ac.ir – 2012-2020. – URL: http://medicine.kaums.ac.ir/uploadedfiles/files/language_and_%20the_internet.pdf 92. Crystal D. The Cambridge Encyclopedia of the English language / D. Crystal – Cambridge: Cambridge University Press, 2010. 93. Documents & Temoignages [Электронный ресурс] / Интернет-портал normalisation.afnor.org – 2007-2020. – URL: https://normalisation.afnor.org/mediatheque/ 94. Jacobson R. Linguistics and Poetics. Style in language / R. Jacobson - NY.: John Wiley & So, 1960. 95. Lakoff R.T. The logic of politeness: or minding your p's and q's / R.T. Lakoff - Chicago: Chicago Linguistic Society, 1973. 96. Leech G. Principles of pragmatics / G. Leech // - N.Y.: Longman, 1983. 97. Microsoft исследовала пользу от социальных сетей для российских компаний [Электронный ресурс] / Интернет-портал dfacto – 1995-2020. – URL: http://www.dfacto.ru/presscenter/news/kompyuternaya_sreda/microsoft_issledovala_polzu_ot_sotcialnyh_setej_dlya/ 98. Russell R.J. English Business Correspondence taught by an Englishman / R.J. Russell - Breslau, 1916. 99. Stevens S.S. Introduction: A Definition of Communication / Proceedings of the Speech Communication Conference at M.I.T.; Journal Acoustical Society of America, 1950 – T 22, №6.
Отрывок из работы

ГЛАВА I. ПОНЯТИЕ, ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ И ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ 1.1 Деловая переписка, как форма деловой коммуникации Деловая переписка один из важных способов коммуникации, с помощью которого происходит общение между людьми. Под деловой коммуникацией понимается взаимодействие между организациями, государственными и частными предприятиями. Коммуникация возникла в обществе с целью обмена информацией для взаимопонимания и согласованного действия людей в различных сферах деятельности. Без коммуникации практически невозможно существование организации, через нее проходят все виды деятельности в организации, она является важным рабочим инструментом. Коммуникация влияет на эффективность предприятия, на исполнение поставленных работниками целей, на обеспечение должного уровня взаимодействия с деловыми партнерами, конкурентами, клиентами. Качественная коммуникация поможет решить практически все проблемы, с которыми может столкнуться организация . Коммуникация – это обмен информацией, мыслями, идеями и т.д., а также передача разного рода сведений от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. Термин коммуникация схож с термином общение и часто их употребляют как синонимы. Однако, коммуникация - понятие более узкое, считается, что она одна из сторон общения. В общение важно восприятие людьми друг друга, в коммуникации важен только процесс передачи информации. Коммуникация не всегда происходит с помощью языка и между людьми. В психологии распространено определение коммуникации: «Коммуникация – это различительная реакция на стимул» . Исследователи-философы понимают коммуникацию «как информационную связь субъекта с тем или иным объектом – человеком, животным, машиной» . На основе выше изложенных определений можно сделать вывод о различии определений «коммуникация» и «общение». В общении происходит равноценный обмен информацией. В общении ответствует объект, если собеседники, соучастники общего дела. Другими словами- общение – межсубъектная связь. В то же время признаётся «растворение» общения в коммуникации: «обращение к теории информации подтвердило, что коммуникация вообще не ограничивается связью человека с человеком, для общения же как межсубъектной связи места не осталось. Неудивительно, что понятие «общение» стали распространять и на коммуникативную связь человека с машиной» . Исходя из выше изложенного, можно дать следующие определение термину коммуникация – это процесс обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания. В лингвистике дается следующие определение коммуникации – это общение, обмен мыслями, идеями, сведениями – специфическая форма взаимодействия людей в процессе их познавательно-трудовой деятельности. Тем не менее важно помнить, что при любой форме общения – устного или письменного –всегда есть инициатор, т.е. лицо, которое готовит сообщение и отправляет его через определенный канал к получателю, который в свою очередь воспринимает и интерпретирует его. Диалог устной коммуникации характерен спонтанностью, экспрессивностью, сопровождается невербальными средствами общения (позой, жестом и т.д.). Есть мгновенная обратная связь, возможность видеть реакцию собеседника, тем самых корректировать свою речь. Письменная деловая коммуникация позволяет планировать и правильно оформлять письма. У составителя есть возможность продумать структуру письма и исправить ее по мере необходимости. В письмах ясно прослеживается культура, грамотность, компетентность автора, это позволяет адресату сделать о нем выводы, как личности . Грамотно выстроенная письменная коммуникация эффективна при общении с людьми на расстоянии, с которыми сложно установить прямой контакт. Грамотно выстроена письменная коммуникция позволяет эффективно вести переговоры с людьми, с которыми сложно установить прямой контакт. Важно учитывать, что в деловой письменной коммуникации может значительно снизится выразительность письменного текста, а также способы его компенсации. В работе Кустовой О.Ю. рассматриваются способы компенсации отсутствия невербальных знаков в письменном тексте, как одного из средств выразительности с помощью метатекста и графических средств. На основании данной работы, можно предположить, что в сокращенном тексте делового письма будут присутствовать элементы компенсации выразительности. В современной науке модель коммуникации выглядит следующим образом: 1. Коммуникатор – создатель сообщения; 2. Сообщение – информация, которую передают получателю; 3. Канал – средство передачи сообщения; 4. Коммуникант – получатель сообщения. Американский ученый Г. Лассуэлл в 1948 году предложил свою модель коммуникации, которая в последствие стала классической моделью в социологии массовой коммуникации. Согласно данной модели процессе коммуникации рассматривается по мере ответа на следующие вопросы: Who? (Communicator) – Says what? (Message) – In what channel? (Channel) – To whom? (Receiver) – With what effect? (Effect) т.е.: «КТО – сообщает ЧТО – по какому КАНАЛУ – КОМУ – с каким ЭФФЕКТОМ?» . Модель Г. Лассуэлла, получила широкое признание и считается одной из ведущих парадигм теоретического осмысления коммуникации. Это связано с удачной формулировкой, которая дает возможность включать не только теоретические положения, но и практические. В 1968 г. усовершенствовал свою модель коммуникации , сделав ее более подробной . Новая модель также предполагает анализ процесса коммуникации по средством ответов на ряд вопроса: 1. «Кто?»; 2. «В какой ситуации?»; 3. «С каким намерением?»; 4. «Используя какую стратегию?»; 5. «С какими ресурсами?»; 6. «С каким результатом?»; 7. «Оказывает влияние на какую аудиторию?». Данная модель может использоваться в самых разных целях и тем самым служить определению и описанию функций коммуникации и видов коммуникации. Существует также базовое правило – основа для ведения деловой письменной коммуникации: «Необходимо писать не так, чтобы Вас поняли, а так, чтобы Вас не могли понять не правильно». Специалисты Дж. М. Лейхифф и Дж. М. Пенроуз предлагают свои правила, для того чтобы письменная коммуникация была наиболее эффективной: 1) Тактичность; 2) Персональность; 3) Позитивность; 4) Энергичность; 5) Цельность; 6) Связность; 7) Ясность; 8) Краткость; 9) Удобочитаемость; 10) Элементы унификации. В своем труде Леонтьев А.А. рассматривает письменную речь с позиции теории речевой деятельности, в нем она представляется как «частный способ реализации речевой деятельности, ее продуктивный вид, в процессе которого происходит формулирование мысли и передача ее читателю в письменной форме». Письменная форма реи это сложная структура, в своей работе Леонтьев А.А. выделяет фазы охватывающие внеязыковые мотивационные факторы порождения речи (мотив; цель высказывания; оценка речевой ситуации), внутренние действия перехода с невербального кода образов к речевой вербальной программе и внешнюю реализацию этой программы. С проблемой эффективности письменной коммуникации связана проблема преодоления коммуникативных барьеров. Под коммуникативными барьерами нами понимается – разного рода препятствия вызванное естественными факторами, которые нарушают процесс коммуникации. «Причина возникновения коммуникативных барьеров связано с недостаточной подготовкой коммуникантов к реализации коммуникативных ролей, не хваткой знаний коммуникативных отношений, в которые они вступают в рамках этих ролей, и недостаточным освоением вербальных норм их выражения» . В своей работе Вавречка М.М. приводит, классификацию коммуникативных барьеров опираясь на исследования в психологии, социологии и социолингвистики : 1) Физические барьеры, которые можно разделить на физиологические и технические 2) Интеллектуальные барьеры, которые можно разделить на языковые и информационные 3) Интеракционные барьеры, которые можно разделить на социальные, интенционные, психические и транскультурные. В процессе обучения деловой письменной коммуникации наиболее значимыми барьерами являются: 1) Информационный барьер – вызван недостаточными экономическими и профессиональными знаниями; 2) Социальный барьер - вызван освоением коммуникативным ролей и различиями вызванными возрастными и социальными характеристиками. 3) Интенционный барьер – происходит из-за неумения ставить коммуникативные цели и непонимания намерений партнера. 4) Межкультурный барьер – вызван разными взглядами участников коммуникации на политику, культуру, религию и д.р. 5) Языковой барьер – вызван недостаточным уровнем владения языком, это касается языка делового общения и языка специальности. Для эффективного преодоления коммуникативных барьеров могут применятся определённые стратегии. Под «стратегией» мы понимаем осознанный план действий для достижения определенных коммуникативных целей . Под письменной деловой коммуникацией мы понимаем форму делового общения для обмена информацией между коммуникантами с помощью деловых текстов с целью выстраивания успешных деловых взаимоотношений . Колтунова М.В. представляет следующие виды делового общения: 1) Межличностное – общение в малой социальной группе, обычно не превышающей 20 человек; 2) Представительское – общение на уровне правовых субъектов; 3) Групповое - общение с аудиторией (делится на: публичное – адресат и конкретная группа лиц и массовое – адресат неоднороден и анонимен); 4) Общение культур – общение носителей различных ценностей и национальных характеров. Деловая письменная коммуникация может существовать во всех перечисленных видах общения. На межличностном уровне общение происходит в форме обмена официальными или полуофициальными деловыми письмами. Межличностное общение может быт ориентировано на социальный статус собеседника и на личность, если партнеры имеют личные отношения. Такие отношения общепринято делить на вертикальные и горизонтальные. Вертикальны отношения обусловлены социальным статусом и административно правовыми нормами, например руководитель-подчиненный. Также вертикальные отношения делятся на (нисходящие – руководить – подчиненный) и восходящие (подчиненный- руководитель). Именно такие типы коммуникации выделяет американский ученный Ричард Дафт в своей книге «Менеджмент» . По его мнению нисходящей коммуникацией является: донесение информации до подчиненных, обратная связь, разрешение спорных вопросов, внушение идей. В рамках деловой письменной коммуникации нисходящую коммуникации можно рассмотреть в виде приказов, распоряжений, сообщений по электронной почте, объявлений. Восходящая коммуникация может быть представленная в виде служебных и докладных записок, отчетов, предложений. Горизонтальная коммуникация осуществляется между людьми занимаемую одинаковую по статусу должность. Примером данного типа коммуникации может быть служебная переписка. Самым распространённым средством осуществления деловых коммуникаций при решении наиболее важных управленческий вопрос так же является письменное общение. Сообщения полученные и отправленные внутри организации, образуют внутренние контакты, которые можно разделить формальными и неформальными. Сообщения формально характера передаются по каналам уставленными руководством. Однако, большую часть коммуникаций составляют неформальные каналы связи. Они состоят из обмена новостями между людьми, которые формально не связаны, это может происходить на собраниях, случайных встречах, телефонных переговорах. Множество коммуникаций организации осуществляется с отдельными людьми или группами за ее пределами. Внешние коммуникации могут затрагивать любой из множества различных сегментов общества, с которыми взаимодействует организация . Очень важно, чтобы письменный текст правильно воспринимался, это зависит ясности изложения текстов. Значит, письменный текст должен быть «развернутым, логичным, точным и последовательным, с более тщательным отбором лексических и грамматических средств» . 1.2 Жанрово-видовой состав деловой переписки Деловое письмо представляет «пограничное явление между документом и частным письмом» . С.Ю. Федюрко отмечает, что сходство деловых писем и документов связано с тем, что при их составление большое значение уделяется графическому оформлению и определенным реквизитам. В содержательном плане деловые письма чаще всего содержат информацию юридического значения. Общее между личной перепиской и деловым письмом то, что «будучи направленным на конкретного адресата и отображая конкретную ситуацию, … характеризуется более гибкими возможностями для реализации коммуникативного намерения, чем прочие жанры деловой письменности (приказ, извещение)» . Исходя из то, что: 1. деловая переписка является частью делового дискурса, в ней отражены цели, установки, намерения, отношения участников коммуникации; 2. деловое письмо – это разновидность делового текста, обладающие как особенностями делового текста, там и собственными характеристиками; 3. деловая переписка является частью широкого культурного контекста, т.к. содержит культурные, национальные и идеологические черты своего времени и народа мы можем дать определение понятию «деловое письмо» . Таким образом, под деловым письмом мы понимаем письменные деловой текст, характеризующийся особым графическим оформлением, жанровым построением, характеризующий определённую производственную ситуацию. Отличающийся точностью, объективностью и конкретностью. Важным также является соблюдение социокультурных норм и правил речевого этикета. Проблема классификации деловых писем очень актуальна. Это связано с тем, что классификационная система не имеет устойчивых критериев, тем самым отличается многообразием направленностей . Исследователи деловой коммуникации приводят различные классификации деловых писем. Большинство из них основываются на содержании деловых писем их структурных характеристиках. Например исследователь Насырова Г.Н. в своей работе делит деловые письма на две группы: деловые письма и социальные деловые письма, с дальнейшим разделением на подгруппы . Рахманин Л.В. выдвигает классификацию деловых писем по форме их отправления. А именно письма о письма, отправляемые с помощью почты, называют конвертными, с помощью электронной почты называют электронными и факсовыми письмами ученый называет письма отправленные по факсу . Французский ученный Клоз Э. предлагает классифицировать письма по композиционному признаку и делит их на две группы: одноаспектные письма – рассматривают один вопрос и многоаспектные письма, которые затрагивают одновременно несколько вопросов . Исследователь Колтунова М.В. выделяет несколько видов классификации деловых писем: 1) Коммерчески или служебные. Коммерческие письма имеют юридическую силу, а служебные письма решают организационные вопросы; 2) По функциональному признаку делит на письма требующие обязательного ответа и письма, которые ответа не требуют; 3) По количеству адресатов деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Обычные письма направляются одному адресату, а циркулярные сразу на несколько адресов. Наиболее прагматичную классификацию деловых писем предложила Янковая В.Ф. В ней учитывается: 1) Территория хождения- внутренняя или международная переписка; 2) Способ передачи писем – почтовая доставка, факсимильная или информационно- телекоммуникационная сеть); 3) Статус корреспондента - письма от организации или от физического лица; 4) Роль в информационном обмене - это могут быть инициативные письма или письма – ответы; 5) Целевое назначение писем. В основу нашей классификации положен подход исследователя Кузнецова И.Н. он подразделяет деловые письма три группы: 1) официально-деловые письма; 2) частные деловые письма; 3) сообщения для ведения внутренней переписки в организации (ОРД) Каждая из перечисленных групп имеет несколько жанровых разновидностей деловых писем, это связанно с разными функциями языка, реализующимися в деловом письме . Официально деловые письма Под официально-деловыми письмами мы понимаем переписку между организациями, которые имеют экономические, правовые и финансовые отношения. К официально-деловым письмам относятся: 1) Инициативные письма – письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Данный вид писем является самым распространённым. К инициативным письмам относятся: Письмо-просьба, цель этого письма получить информацию (услугу) необходимую для автора письма. Существует два основных варианта структуры письма-просьбы: первый, изложение письма в одном абзаце, что характерно для изложения стандартных просьб при обращении к партнерам имеющие продолжительные деловые отношения; второй вариант изложения письма-просьбы во втором абзаце, что характерно при первом обращении к адресату. Если письмо-просьба состоит из двух и более абзацев, то в первом абзаце требуется обоснование просьбы, где излагается существо дела. Обоснование просьбы содержит следующие выражения: Исходя из результатов переговоров по вопросу о... На основании устной договоренности ( телефонного разговора) ... Обосновав просьбу, переходят к ее изложению. Изложение просьбы осуществляется за счет следующих формулировок: Прошу Вас провести (сообщить) …; Надеемся на положительное решение вопроса … Письмо-запрос – цель данного вида письма заключить соглашения между партнерами. Письмо предназначено для запрашивания необходимой информации и требует обязательного ответа. Письмо-запрос состоит из двух частей. Это введение, в нем излагается суть дела и объясняются причины обращения. Также в тексте данного вида письма может содержаться ссылки на устную договоренность, прежние письма, нормативные акты и др. В ведении часто содержатся следующие формулировки: Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым…; Для согласования спорных вопросов …; И заключение, в котором излагается сам запрос. В нем могут содержаться следующие выражения: Просим Вас сообщить о возможности поставки …; Прошу Вас выслать образцы материалов …; Коммерческий запрос, один из видов письма-запроса, используются для подготовке и заключению сделки. В данном письме всегда указывается наименование товара (услуг) и условия реализации заказа. В конце письма выражаются пожелания относительно сроков предоставления интересующейся информации. 2) Информационные письма- письма, служебного характера, сообщающие адресату официальные сведения. Письмо – сообщение (извещение; уведомление), информирует адресата о каких-либо фактах, представляющих для коммуникантов взаимный интерес В вводной части этого письма обосновываются причины его составления, для обоснования которого могут использоваться выражения: В ответ на Ваше письмо…; Согласно Вашей просьбе…; Если мотивация в данном письме не является необходимой, то письмо начинают с глагола действия, например: Сообщаем Вам, что…; Извещаем…; Нам приятно сообщить, что…; Письмо заявления – это сообщение, для оперативного и официального информирования адресата о позиции автора письма по разного вида вопросам. Также для подтверждения ранее согласованных планов сотрудничества и определения путей выхода из спорных ситуаций. В вводной части письма объясняются причины, вызвавшие необходимость подготовки письма-заявления. Сопровождается такими фразами, как: Учитывая сложившийся характер взаимоотношений между нашими организациями…; Руководствуясь высшими целями …; Затем излагается суть вопроса : … официально заявляю следующее; … уполномочен заявить о намерении руководства; В заключении письма излагаются пожелания адресата например: Прошу принять данное заявление к сведению…; Направляем Вам документы, подтверждающие…; Письмо-подтверждение подтверждает какой-либо факт или действие (получение документов, материалов и т.д.). Также служит для подтверждения готовности автора к ранее согласованным действиям. Внутри текста письма имеются ссылки на соответствующие документы или на устные договоренности. В тексте письма-подтверждения можно встретить следубщие формулировки: Подтверждаем факт получения…; В подтверждение … направляем в Ваш адрес…; Письмо-подтверждение подтверждает какой-либо факт или действие: получение документов, материалов, товаров и т. п. Кроме того, данный тип письма выражает готовность автора к совершению тех или иных ранее согласованных действий. Внутри текста письма-подтверждения обязательно имеются ссылки на соответствующие документы (договор, протокол и т.п.) и/или на устные договоренности. В тексте письма-подтверждения часто присутствуют следующие формулировки: Подтверждаем факт получения В подтверждение... направляем в Ваш адрес... Информационные письма также служат для кратких сообщений таких как уведомление, напоминание и предупреждение. Как правило такие письма связаны между собой. Функциональное предназначение таких писем обусловлено строго определенной последовательностью: сначала адресату высылается уведомление, затем (по истечении 7–10 дней) – напоминание, и спустя еще примерно такое же время – предупреждение. Краткие сообщения имеют простую структуру и чаще всего один абзац, в котором кратко излагается суть дела. Однако, предупреждение может состоять из двух, а иногда и трех абзаце. В первом абзаце адресат дает ссылки на раннее предпринятые действия с указанием сроков отправки сообщений, во втором – излагает мотивы своих действий, в третьем – упоминает о возможных санкциях. Для кратких писем характерны следующие формулировки: Напоминаем..; Настоящим письмом уведомляем…; 3) Рекламно-информационное ( презентационное письмо) имеет цель предоставить адресату рекламную информацию о производимых товаров или услугах. Также проинформировать об изменении цен или расширении ассортимента. Данный вид письма носит открытый характер, предназначен для большого круга лиц. Поэтому не предполагает персональное обращение к адресату и как следствие не требует ответа Начать рекламное письмо можно разными способами, например: Мы хотели бы привлечь Ваше внимание к…; В заключение информационного письма добавляют справочные материалы, фотографии, иллюстрации. 4) Письмо-заказ предназначено для фактической покупки товаров или услуг, где адресант выступает в роли покупателя, а адресат в роли продавца. Так как данный вид письма приравнивается к договору о купле продажи, то оформление должно соответствовать требованиям предъявляемым к деловому письму. Как правило письмо заказ оформляется в простой письменной форме или на формализированном бланке. При составлении письма в простой письменной форме автор используют следующие выражения: Мы хотим заказать…; Наше предприятие предполагает заказать…; 5) Письмо – предложение (оферта) – это официальное предложение адресату, относительно поставки товаров или услуг с указанием конкретных условий сделки. Такие письма часто приравнивают к договору о купле продажи, поэтому они имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению. Письмо-предложение требует обязательного ответа. По своей структуре оно может быть твердым или свободным. 6) Письма-рекламации (претензии) – это письма представляющие собой документ о неудовлетворённости исполнения деловых обязательствах. Рекламация может быть предъявлена в отношении качества товара или услуги, сроков поставки, упаковки и других нарушений включенных в условия договора. Структура данного вида письма имеет четкое разделение на абзацы В первом абзаце адресат формулирует претензию: Настоящим извещаем Вас о рекламации…; Вынуждены предъявить Вам рекламации в связи с…; Следующие абзацы служат для изложения конкретных нарушений договорных обязательств, допущенных адресатом. Так, для изложения обстоятельств дела используются следующие формулировки: Рекламации подлежит качество услуг, оказанных вашей компанией (дата), в соответствии с соглашением о... Указав обстоятельства дела, автор письма излагает суть рекламации: При разгрузке продукции было выявлено повреждение продукции… Также в абзацах посвященных объяснению причин рекламации, необходимо документально подтвердить претензию. Сообщить о наличии приложений (акт; экспертное заключение). Затем сообщается о возможных санкциях в случае отказа удовлетворить требования потерпевшей стороны с указанием конкретных действий и сроков. Для этого используют следующие выражения: Мы имеем намерение просить Вас…; В случае отказа выполнить изложенные требования, мы будем вынуждены обратиться в …; Необходимо отметить, что тон письма-рекламации должен быть безэмоциональным и деловым. Однако, есть возможность выразить свои переживания, например: К нашему большому сожалению..; 7) Письмо-дополнение обычно используется в двух случаях. Когда в дополнение к отправленному накануне письму необходимо выслать еще одно. И когда письмо является частью ранее подписанных соглашений, как дополнение к ним.
Не смогли найти подходящую работу?
Вы можете заказать учебную работу от 100 рублей у наших авторов.
Оформите заказ и авторы начнут откликаться уже через 5 мин!
Служба поддержки сервиса
+7(499)346-70-08
Принимаем к оплате
Способы оплаты
© «Препод24»

Все права защищены

Разработка движка сайта

/slider/1.jpg /slider/2.jpg /slider/3.jpg /slider/4.jpg /slider/5.jpg