ВВЕДЕНИЕ
Важным этапом подготовки к успешному составлению годового бухгалтерского отчета за год является своевременное и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов и финансовых обязательств организации.
В тех организациях где, эта работа проведена на должном уровне, реальность показателей баланса, как правило, не вызывает ни каких сомнений. Наоборот, если проведению инвентаризации не уделяется должного внимания (или она не проводится вообще), показатели баланса по отдельным его статьям бывают не реальны. Сам термин инвентаризация трактуется по-разному.
Инвентаризация - это прием бухгалтерского учета, при котором проверяется фактическое наличие имущества организации на определенную дату. Инвентаризация позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, денежных средств, ведения складского хозяйства и реальности данных учета, содержания и эксплуатации машин, оборудования, других объектов основных средств организации, а также в большой степени предотвращает такие негативные явления, как хищения имущества работниками организации.
Инвентаризация необходима для того, чтобы реально представлять финансовое положение дел организации. Для этого необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в распоряжении данной организации: сколько его, в каком оно находится состоянии, правильно ли было оценено.
Актуальность данной темы обоснована тем, что без проведенной по всем правилам инвентаризации невозможно оценить финансового положения организации. Следовательно, данная деятельность необходимо любой организации, независимо от формы собственности и отрасли.
Кроме того, инвентаризация основных средств, товарно-материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов и финансовых обязательств организации является важным этапом подготовки к успешному составлению годового бухгалтерского отчета за год.
Цель данной работы – исследование назначения и порядка проведения инвентаризации.
Для достижения указанной цели исследования были поставлены следующие основные задачи:
- раскрыть виды инвентаризаций, проанализировать общие правила проведения инвентаризации;
- систематизировать последовательность и порядок документального оформления инвентаризации денежных средств;
- исследовать инвентаризацию денежных средств на предприятии;
- обосновать методику проведения инвентаризации денежных средств и отражения её результатов в учёте на примере ООО «Иль-Хамет».
Методика проведения исследования основывалась на наблюдении, группировке, анализе и систематизации полученных данных, установлении и практической реализации полученных результатов.
Источником написания послужили нормативные документы, регистры синтетического и аналитического учета, годовая бухгалтерская отчетность организации за 2017-2019 годы, специализированные учебные пособия.
1. Инвентаризация как метод бухгалтерского учета
1.1Основные положения и правила инвентаризации
Бухгалтерский учет - формирование документированной систематизированной информации об активах, обязательствах, источниках финансирования его деятельности и о хозяйственных процессах происходящих в организации и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности [20, с. 96].
Предметом бухгалтерского учета как экономической науки является хозяйственная деятельность организации, рассматриваемая как поток фактов хозяйственной жизни, изменяющих или подтверждающих состав средств организации или их источников либо средств и источников одновременно. Факты хозяйственной жизни отражаются в бухгалтерском учете как хозяйственные операции.
В теории бухгалтерского учета под хозяйственными средствами понимается совокупность средств (ресурсов), необходимых для осуществления хозяйственной деятельности и имеющих денежную оценку.
Основными этапами учетного процесса, которые обеспечивают изучение объектов бухгалтерского учета, являются: наблюдение, стоимостное измерение, регистрация и обобщение. Для их осуществления используется система определенных приемов, или способов, которая составляет метод бухгалтерского учета. Выделяют следующие элементы метода бухгалтерского учета:
-документирование – это процесс оформления каждой хозяйственной операции документально. Документ содержит обязательные реквизиты: дата, название, номер, содержание операции, подпись лица, составившего документ, печать.
-инвентаризация - это один из основных элементов метода бухгалтерского учета, а также инвентаризация является одним из методических приемов фактического контроля при проведении ревизии и аудита.
- калькуляция - определение затрат в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий, или на отдельные виды производств;
-оценка – отражение объектов бухгалтерского учета в денежном выражении (в рублях). Существуют такие виды оценки: первоначальная, восстановительная, остаточная, ликвидационная, рыночная, дисконтированная.
-счета бухгалтерского учета – учётная позиция в бухгалтерском учёте, предназначенную для постоянного учёта в денежном выражении движения каждой однородной группы принадлежащих хозяйствующему субъекту средств и источников их образования методом двойной записи в проводках.
- двойная запись - при котором каждое изменение состояния средств организации отражается по крайней мере на двух бухгалтерских счетах, обеспечивая при этом равенство изменений актива и пассива бухгалтерского баланса организации в целом.
- бухгалтерский баланс - способ группировки активов и пассивов организации в денежном выражении.
- отчетность – это совокупность форм, предоставляемых внешним пользователям, в которых отражается информация, детализирующая информацию бухгалтерского баланса. Годовая бухгалтерская отчетность представлена самим балансом и отчетом о финансовых результатов и приложений к ним.
Инвентаризация (от лат. inventarium - опись имущества) - сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации с данными бухгалтерского учета. К инвентаризации также относится уточнение оценки отдельных показателей бухгалтерского учета созданием оценочных резервов (резервы под снижение стоимости материальных ценностей, резервы под обесценение финансовых вложений, резервы по сомнительным долгам). Таким образом, в процессе проведения инвентаризации проверяется и документально подтверждается не только наличие имущества и обязательств, но также их состояние и оценка. Отсюда следует, что данные бухгалтерской отчетности должны быть адекватны фактическому положению дел [25, с. 219].
Основными целями инвентаризации являются:
1. выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности; а также неучтенных объектов;
2.определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
3.сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);
4.проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;
5.проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств [16, с. 43].
Фактическое наличие находящегося в организации имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Для этого членов комиссии необходимо обеспечить помощниками для взвешивания и перемещения грузов и необходимыми механизмами (весами, контрольно-измерительными приборами и т.п.).
Если инвентаризацию проводят в течение нескольких дней, то складские помещения после ухода комиссии каждый раз опечатывают.
Основная задача инвентаризации - выяснить, совпадают ли данные бухгалтерского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммой задолженностей), чтобы обеспечить достоверность данных отчетности.
Проверять нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, права собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).
Порядок проведения инвентаризации также регулируется ст.561 ГК РФ, согласно которой обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственного лица;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи;
- при возникновении форс-мажорных обстоятельств;
- при реорганизации или ликвидации организации [3].
Дату инвентаризации определяет руководитель фирмы по согласованию с бухгалтером. Обычно ее проводят по состоянию на 1 октября или 1 декабря отчетного года. К этому сроку бухгалтер должен успеть подготовить документы для инвентаризационной комиссии, и у него будет время, чтобы внести исправления в учет до сдачи годового баланса.
Законодательство предоставляет организациям широкие возможности для использования инвентаризации в качестве действенного механизма регулирования и контроля порядка ведения бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации в целях подготовки достоверной информации о ее финансовом положении в бухгалтерской отчетности.
Каждая организация обязана провести инвентаризацию своего имущества до начала составления годовой отчетности - эта обязанность установлена 11 Федерального Закон от 06.12.2011 №402-ФЗ "О бухгалтерском учете" [6].
В Законе также предусмотрена обязанность организаций проводить инвентаризацию:
1. Активы и обязательства подлежат инвентаризации.
2. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
3. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.
4. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
В 11 Закона №402 -ФЗ представлены случаи, когда инвентаризация обязательна[6]:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации .
Требование о достоверности годовой бухгалтерской отчетности подразумевает проведение инвентаризации по состоянию на 31 декабря отчетного года (п. п.6, 38 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации"). Однако на практике провести инвентаризацию имущества (в том числе основных средств, товаров, материалов) и обязательств единовременно весьма проблематично. Поэтому п.27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ допускается проведение инвентаризации имущества в течение IV квартала отчетного года.
Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств (п.1.3 Методических указаний). Причем для целей данных указаний под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы (п.1.2 Методических указаний). Кроме этого, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам [27, с. 13].
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п.2.8 Методических указаний). Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 установлен Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. К ним, кроме прочего, относятся кассиры (другие работники, выполняющие обязанности кассиров, контролеров), заведующие складов (другие работники, осуществляющие получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей). С названными работниками заключаются письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст.244 ТК РФ).
В организационно-техническом разделе Учетной политики должны быть прописаны вопросы, связанные с организацией и проведением инвентаризаций. Согласно п.4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" в рамках учетной политики подлежит утверждению и порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.
Важность этого метода бухгалтерского учета объясняется тем, что даже если учетные данные полностью соответствуют содержанию первичных учетных документов, это не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности и их отражении в учете в бухгалтерском учете не было допущено нарушений.
Таким образом, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности организации обязаны не реже одного раза в три года проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Действующим законодательством РФ не предусмотрена ответственность за не проведение инвентаризации. Однако штраф может быть назначен за недостоверность учета и отчетности, которые не подтверждены фактическим наличием сырья и материалов, не отражают достоверно финансовое состояние организации. Поэтому организация, которая своевременно не проводит инвентаризацию или делает это формально, нарушает требования бухгалтерского законодательства. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности влечет за собой административную ответственность по ст.15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях [3].
1.2 Основные виды инвентаризации
Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств специально созданной в организации комиссией. При этом различают два вида проверок: натуральную и документальную.
Рисунок 1.2.1 Классификация инвентаризаций по методу проведения.
Натуральная проверка состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера. Натуральной проверке подвергаются основные средства, материально-производственные запасы, наличные денежные средства и бланки документов строгой отчетности [23, с. 39].
Рисунок 1.2.2. Виды инвентаризации.
Инвентаризацию проводят по различным признакам и причинам, вследствие этого различают несколько видов инвентаризации:
а) плановая и внеплановая инвентаризация - различают в связи с планом проведения в соответствии с учетной политикой организации.
Плановую инвентаризацию проводят в соответствии с планом контрольно-ревизионной работы ревизионной комиссии предприятия и ее учетной политики, а также при необходимости обязательного проведения инвентаризации.
Плановые инвентаризации проводятся:
-основные средства – не менее одного раза в три года, а библиотечные фонды – не реже одного раза в пять лет;
-капитальные вложения – не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;
-незавершенное производство и полуфабрикаты собственного производства – перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;
-незавершенный капитальный ремонт и расходы будущих периодов – не менее одного раза в год;
-готовая продукция на складах – не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
-малоценные и быстроизнашивающиеся предметы – не менее одного раза в год;
-нефть и нефтепродукты – не реже одного раза в месяц;
-сырье и прочие материальные ценности – не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
-денежные средства, денежные документы, ценностей и бланки строгой отчетности – не менее одного раза в месяц;
-расчеты с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т.п.) – по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам – на первое число каждого месяца;
-расчеты по платежам в бюджет – не менее одного раза в квартал;
-расчеты с дебиторами и кредиторами – не менее двух раз в год;
-остальные статьи баланса – на первое число месяца, следующего за отчетным годом.
Внеплановую инвентаризацию проводят вне плана контрольно-ревизионной работы и не предусматривают в учетной политике, она не является обязательной, и ее осуществляют внешние аудиторы, внутренние ревизоры аудиторской службы организации, инвентаризационная комиссия организации при выявлении фактов нарушения законности и по сигналам персонала при обнаружении сомнительных хозяйственных операций.
б) частичная и полная инвентаризация – различают в зависимости от полноты охвата инвентаризируемых имущества. Частичная инвентаризация – это каждая отдельная проверка определенного вида объектов учета. В свою очередь частичную инвентаризацию подразделяют на сплошную инвентаризацию и выборочную.
При сплошной инвентаризации подвергаются осмотру, пересчету все объекты учета, подверженных инвентаризации. Например, если проводить инвентаризацию материалов, то ее осуществляют по всей их номенклатуре, при инвентаризации готовой продукции – все ее виды.
При выборочной инвентаризации подвергается осмотру, пересчету часть объектов конкретного вида. Например, при проведении инвентаризации материалов проверяются только горюче-смазочные материалы или только сталь.
Полной является инвентаризация, в ходе которой подвергаются проверке все имущества организации и обязательства на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации и ликвидации организации.
Инвентаризация должна проводиться своевременно и правильно, за соблюдение этого несут ответственность руководитель предприятия согласно законодательству и согласно должностным инструкциям - главный бухгалтер организации. Инвентаризацию обычно проводят на 1 – е число месяца. Процесс инвентаризации нельзя прервать и приостановить, его можно разделить на четыре этапа:
подготовительный;
проверка фактического наличия материальных ценностей;
документальное оформление результатов инвентаризации;
принятие решений руководителем по результатам инвентаризаций [29, с. 45].
Контрольная инвентаризацияможет проводиться по окончании инвентаризации для проверки правильности ее проведения. Результаты такой проверки оформляются актом и регистрируются в Книге учета контрольных проверок правильности инвентаризации.
1.3 Основные этапы проведения инвентаризации
Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.
Рисунок 1.3.1 Этапы проведения инвентаризации.
Первый этап включает в себя всю подготовительную работу.
Одним из первых действий при подготовке к процессу описи и сличения активов и обязательств является создание инвентаризационной комиссии. Она должна быть постоянно действующей, а при большом объеме проверки в помощь ей можно образовывать дополнительные рабочие комиссии. В число проверяющих можно включать сотрудников самой организации и независимых аудиторов. Состав комиссий закрепляется распоряжением руководителя организации.
Проведение проверки возможно только полным составом проверяющих.
Если в штате организации всего один человек — директор, то он вправе самостоятельно выполнять функции инвентаризационной комиссии.
Следующее действие при подготовке к инвентаризации — получение проверяющей комиссией сведений об активах и обязательствах, содержащихся в учетной базе организации, или документов на их оприходование либо списание, еще не отраженных в учете. На таких документах председателем комиссии делается надпись о том, что они были предоставлены до инвентаризации, с проставлением даты.
Учетные сведения возможно предоставлять по форме инвентаризационных описей, которые утвержденыПо¬ста¬нов¬ле¬ни¬ем Гос¬ком-ста¬та РФ от 18.08.1998 № 88.
Готовность материально ответственных и подотчетных лиц к сличительной проверке должна быть подтверждена их распиской о том, что все документы сданы ими для учета в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии, полученные ценности оприходованы, а выбывшиеиз-подответственности списаны. При отсутствии таких расписок проведение инвентаризации неправомерно.
На этом подготовка к проведению инвентаризации завершается.
Проверка фактического наличия учитываемых объектов
Второй этап заключается в установлении комиссией реального наличия учитываемых объектов и проводится при обязательном присутствии материально ответственных лиц.
Контролеры измеряют фактические характеристики материальных активов (вес, объем, количество). Для этого руководство организации должно предоставить в их распоряжение соответствующие измерительные приборы, а в случае необходимости рабочую силу для выполнения тяжелых работ (взвешивания, перестановки и пр.).
При ревизии фактического наличия обязательств или нематериальных активов производится проверка документального подтверждения прав и обязанностей, правильности их оформления, соответствия отраженной в учете стоимости реальной, а также выявляются активы и обязательства, по которым истекли сроки взыскания.
При возникновении перерывов в проведении сличительной проверки руководством организации должны быть приняты меры, обеспечивающие невозможность изменения фактического наличия проверяемых объектов.
Все данные проверки вносятся в описи, изготавливаемые не менее чем в двух экземплярах.
В случае использования описей по форме, утвержденнойПо¬ста¬нов¬ле¬ни-ем Гос¬ком¬ста¬та РФ от 18.08.1998 № 88, фактические сведения вносятся в соответствующие графы.
После установления фактических данных и внесения их в опись готовый документ подписывают все лица, входящие в состав инвентаризационной комиссии, и материально ответственные лица. При этом материально ответственное лицо делает удостоверительную надпись об отсутствии претензий к процессу проверки. Все описанные по итогам мониторинга ценности материально ответственное лицо принимает на ответственное хранение.
При этом второй этап проведения инвентаризации считается завершенным.
Оформление результатов инвентаризации и отражение их в учете.
Третий этап включает в себя документирование результатов проверки и отражение их в учете.
В случае, если фактические данные об активах и обязательствах, полученные в результате проверки, не совпадают с учетными, инвентаризационная комиссия составляет сличительные ведомости по каждому выявленному случаю. Выявленные расхождения фиксируются в ведомостях в их оценке по данным бухгалтерского учета.
В качестве отдельного документа сличительные ведомости возможно составлять по форме, утвержденнойПо¬ста¬нов¬ле¬ни¬ем Гос¬ком¬ста¬та РФ от 18.08.1998 № 88. Также можно дополнить инвентаризационную опись параметрами, необходимыми для формирования сличительной ведомости.
Обнаруженные и зафиксированные излишки и недостачи отражаются в учете организации.
Для проведения инвентаризации на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Постоянный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем предприятия. В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).
