1. Функциональные и технические требования к системе учета
Первый этап реализации проекта состоит из анализа и решения задач по изучению предметной области поставленной проблемы, а также определения необходимой функциональности разрабатываемого решения. Предметная область в сфере автоматизации розничной торговли определена в полной мере во введении к дипломной работе. Теперь проанализируем и опишем требования к дополнительному разрабатываемому функционалу.
Для успешной реализации проекта автоматизации розничной торговли, необходимо учесть требования, основанные на техническом задании и пожеланиях будущих пользователей разрабатываемого функционала системы. Основные требования и пожелания можно объединить по правам и обязанностям определяющиеся по принадлежности к сферам деятельности пользователей, участвующих во всех бизнес-процессах предприятия. В контексте исследуемой компании всех пользователей системы можно распределить на три группы: администраторы предприятия, товароведы, кассиры. Администраторы, обеспечивающие инфраструктуру предприятия и обеспечивающие взаимодействие между другими группами, устанавливают общие требования. Товароведы и директора магазинов предъявляют требования по управленческому учету с помощью которых можно минимизировать человеческий труд и повысить прозрачность ведения товароучета. Сотрудники кассовой зоны – продавцы и кассиры заинтересованы в удовлетворении требованиям рабочих мест кассира.
Немало важная особенность составленных требований в том, что большинство базовых функций, характерных всем или практически всем программам для автоматизации торговли, в них не упоминается, т.к. существует некий стандартный набор, без которого нельзя эффективно вести учет в сфере розничной торговли. Подразумевается их наличие в программном продукте типовой конфигурации в том или ином виде. Таким образом, в требованиях зафиксированы лишь те из них, где предполагается особенная реализация или в них есть особенная необходимость.
Основные задачи, которые решает автоматизация учета в торговле:
• Упрощает учёт движения товаров, позволяет контролировать остатки, что способствует уменьшению убытков, недостач и хищению со стороны персонала;
• Рассчитывает оборачиваемость товара — показывает количество проданного товара, а также показывает аналитические отчеты, такие как ABC и XYZ классификации;
• Упрощает ведение взаиморасчетов с поставщиками и юридически лицами;
• Показывает финансовую эффективность торговой деятельности, рентабельность работы организации;
• Контроль деятельности сотрудников, анализ и статистка их продаж на основе проведенных транзакций.
1.1. Основные требования к системе учета
1. Наличие Front-Office (касса и торговое оборудование) и Back-Office (товароучетная система) в одной локальной сети.
2. Минимальные требования к скорости доступа в интернет для оптимальной работы магазина:
2.1. Для обмена кассового программного обеспечения с системой учета посредством транзакций;
2.2. Для незамедлительной технической поддержки в случае сбоя одного из элементов системы
2.3. Для работы товароведа с учетной системой на удаленном сервере.
3. Защищенность внутренней сети магазина для внешних объектов;
4. Минимальная зависимость в техническом плане от системы для упрощения затрат в случае отказа какого-либо компонента системы:
4.1. Доступ к архивам базы данных;
4.2. Доступ к сохранению копии базы данных;
4.3. Прямого доступа к базе данных справочников контрагентов.
5. Возможность централизованного анализа всех торговых операций, в особенности анализ чековых операций, скидок, начислений бонусов, их балансов. Или возможность подключения к централизованной системе аналитического программного обеспечения.
6. Поддержание единого внешнего вида всех печатных форм (этикетка, ценник, формы чеков, актов, накладных и т.д.) для клиентов. Централизованное управление печатными формами.
7. Функции автоматического обновления программного обеспечения и возможность централизованного проведения процедуры обновления.
8. Возможность подключения событийного видеонаблюдения к кассовому оборудованию и ПО
1.2. Основные требования к товарному учету
• Наличие функций по учету типовых хозяйственных операций: заказ поставщику, поступление и возврат товаров от поставщика, реализация товаров и услуг, инвентаризация товаров, учет финансов в кассах организаций и на расчетных счетах.
• Наличие в программе стандартных форм документов и актов, соответствующих нормативным актам действующего в России законодательства, таких как товарно-транспортная накладная, акты КМ-1, КМ-2, КМ-3, Торг-12, Торг-4, М-4 и т.д.
• Развитая система управления правами доступа, позволяющая разграничить возможности в программе разных категорий пользователей – сотрудников магазинов.
• Имеется возможность обмена с программой «1С: Бухгалтерия предприятия» для построения и сдачи налоговой отчетности;
• Имеется возможность роста предприятия горизонтально. Обмен с базами данных обособленных подразделений, работающий автоматически без вмешательства и контроля со стороны. Объекты обмена: карточки номенклатуры с полным набором реквизитов, контрагенты, полный журнал документов (приходная накладная, расходная накладная, возвраты, производственные документы).
• Расходная накладная из системы передается в виде документа поступления в систему филиала. Заказ поставщику из системы центрального офиса передается в виде документа заказа от покупателя в систему другого филиала. Возврат товаров поставщику из системы центрального офиса передается в виде документа возврата товаров от покупателя в систему филиала.
• Документы установки цен с возможностью учета нескольких типов цен. Филиал может придерживаться рекомендованных цен, а может менять их по своему усмотрению, но не может продавать товар дешевле назначенной минимальной цены продажи.
• Документ установки цен включает количество бонусов.
• Филиал имеет доступ только к своим данным в рамках базы данных с возможными вариантами реализации: Одна общая база данных на всю сеть филиалов с разделением областей видимости между участниками сети с гарантированной защитой данных отдельного участника от остальных участников и высокой производительностью базы данных в условиях одновременно работы с базой большого числа пользователей; Отдельная база данных для каждого участника розничной сети с низкими трудозатратами на обновление базы данных и небольшими потребляемыми ресурсами в рамках отдельной базы (место на жестком диске, объем выделенной оперативной памяти и процессорного времени);
• Результаты продаж всех магазинов розничной сети аккумулируются в одной базе для возможности анализа результатов продаж по всей сети в целом.
• Филиал имеет возможность ограниченного управления справочником номенклатуры: товары франшизы редактировать нельзя, можно создавать свои собственные товары, которые не должны транслироваться на всю сеть.
• Наличие возможности оперировать несколькими типами цен: рекомендованной розничной ценой, рекомендованной ценой для постоянных покупателей, минимальной ценой продажи.
• Наличие возможности оперировать значениями бонусов, привязанных к номенклатурным карточкам.
• Возможность строить аналитические отчеты, например: остатки номенклатуры, товародвижение по операциям, взаиморасчеты с контрагентами
1.3. Требования к рабочему месту кассира и прикассовой зоне
• Операционная система имеет возможность работать с широким спектром торгового оборудования;
• Операционная система на основе Windows системе для успешной
защиты от вирусов и отсутствия дополнительных затрат на обновление протоколов безопасности;
• Касса имеет возможность автономной работы в условиях отсутствия связи с сервером (Back-office) для обеспечения бесперебойности в работе магазина;
• Функции реализации товаров покупателю включают в себя: o Продажа товара по штрихкоду, при его отсутствии или повреждении возможность найти товар на кассе через визуальный подбор, по артикулу, глобальному коду базы данных, штрихкоду других единиц измерений.
• Продажа по заранее сформированному списку товаров вместе с фиксированной в списке ценой и значением начисляемых бонусов посредством сканирования QR-кода. Источником списка может быть, как интернет-заказ или заказ, сформированный менеджером магазина, так и чек из общей базы транзакций нескольких контрольно-кассовых мест. Время между формированием заказа и возможностью его реализации на кассе должно быть минимальным.
• Возможность печати товарного чека и работа с отложенными чеками.
• Возможность печати дополнительной сопроводительной информации о товаре, при ее отсутствии на этикетке товара (данные о производителе, сертификатах).
• Возможность печати в чеке (продажи или товарном) полного длинного наименования товара без обрезки в несколько строк, вывод дополнительных строк о маркетинговых акциях.
• Возможность подключения эквайринга.
• Реализация различных дисконтных систем (Автоматические, ручные и фиксированные скидки).
• Наличие оборудования для считывания дисконтных карт.
?
2. Поиск и анализ подходящего программного обеспечения
На современном российском рынке программного обеспечения присутствует достаточно широкий выбор для автоматизации розничной торговли. На нем представлены как программы от российских разработчиков, так и достаточно большое количество иностранного ПО зарекомендовавшего себя на рынке, к тому же локализованное на русский язык. В целях оптимизации затрат и уменьшения времени на разработку наиболее эффективного инструмента управления магазином проведем рациональный анализ широкого спектра представленных на рынке программ для автоматизации розничной торговли и определим наиболее оптимальный способ разработки дополнительного функционала.
Отберем и отфильтруем требования для эффективного решения по автоматизации, по которым будет проводиться отбор представленного программного обеспечения. Один из наиболее значимых критериев отбора — удовлетворение программы как можно большему числу поставленных требований. Вторым, но не маловажным критерием является наличие возможности дорабатывать и изменять продукт под специфические требования заказчика, не реализованные в продукте по умолчанию либо не включенные в типовую конфигурацию, во второй критерий так же входит относительная бюджетная эффективность доработки выбранного продукта под сформированные требования, а также длительность самого процесса внедрения. Третьим критерием выберем общую стоимость проекта по автоматизации и настройке, включающую в себя стоимость лицензий на кассовые и товароучетные системы, вспомогательные программы для оборудования, необходимые для бесперебойной и эффективной работы самой системы (операционные системы, платные драйвера торгового оборудования и т.п.), а также стоимость работ по внедрению и дальнейшему обслуживанию системы.
В ходе выбора оптимального программного обеспечения было рассмотрено несколько вариантов принципиально разных концепций и подходов к автоматизации.
