ГЛАВА 1. Характеристика автоматизированных систем электронного документооборота
1.1 Понятие автоматизированных систем электронного документооборота и необходимость их внедрения
Объектом изучения в выпускной квалификационной работе является автомобильный завод ООО «Фольксваген Груп Рус», а предметом – система взаимодействия с поставщиками на предприятии.
Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.
Под системой понимают любой объект, который может одновременно рассматриваться как единое целое, и как объединенная совокупность разнородных элементов в интересах достижения поставленных целей.
Виды каналов взаимодействия с поставщиком
Канал — это способ взаимодействия пользователей с брендом. Существуют различные типы каналов:
- Двунаправленные каналы обеспечивают мгновенные двусторонние взаимодействия между клиентами и компанией и включают в себя:
? Традиционные «один-на-один», или физические каналы: общение с менеджером лично или по телефону, посещение оффлайн-магазина.
? Цифровые каналы: веб-сайты, приложения для мобильных телефонов и планшетов, текстовые сообщения, социальные сети, живой чат и электронная почта. Доступ к ним осуществляется через смартфоны, компьютеры, планшеты, умные часы.
- Однонаправленные каналы не предоставляют мгновенного взаимодействия и обычно поддерживают одностороннюю коммуникацию: от клиентов к бренду, или наоборот. Примерами таких каналов могут служить обычная почта, печатная и ТВ-реклама, подписные наборы.
Давайте рассмотрим, какие существуют плюсы и минусы у разных каналов взаимодействия, а именно, каналов обмена документацией.
1. Личная встреча
Преимущества Недостатки
Возможность обсудить все вопросы здесь и сейчас Если при встрече был упущен какой-либо пункт, то на его исправление необходимо немало дополнительного времени
2. Курьерские службы
Преимущества Недостатки
Пакет документов передается из рук в руки Большие постоянные финансовые затраты
Не нужны высокопрофессиональные навыки для того, чтобы оформить доставку документации Нарушение сроков доставки со стороны работы служб доставки
При возникновении ошибок в заполнении документов одной из сторон отношений сильно увеличивается срок заключения, а также увеличиваются расходы
3. Электронная почта
Преимущества Недостатки
Все даты и отправления зафиксированы Из-за неполадок работы интернета есть вероятность увидеть полученные документы позже
Не требует постоянных финансовых вложений Нужен специалист для правильного составления документов и писем
4. Автоматизированные системы
Преимущества Недостатки
Мало времени на заполнение, есть автоматически заполняемый шаблон
Первоначально требует финансовых вложений и специалистов для установки и обучение рабочего персонала, создание если необходимо
Все документы хранятся систематизировано, осуществляется легкий поиск по базе документов Затраты на регистрацию в системе
Каждая компания выбирает каналы коммуникации, исходя из своих потребностей и возможностей, но, тем не менее, автоматизированные системы позволяют увеличить скорость работы документооборота и производственных процессов и экономичность. Подробнее этот вопрос рассмотрим в следующих двух подразделах.
Неэффективность неэлектронного документооборота
Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.
Можно выделить ряд проблем общих для тех организаций, где еще активно используют бумагу:
? документы постоянно теряются;
? накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
? часто нарушается конфиденциальность – информация попадает в чужие руки;
? тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
? создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование тратится немало средств;
? подготовка и согласование документов отнимают много времени.
Чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов, а также на их обмен между поставщиком и заказчиком организации внедряют системы электронного документооборота (СЭД).
Преимущества использования системы электронного документооборота
Системы электронного документооборота (Electronic Document Management System) представляют собой взаимосвязанную систему организационного, технического и программного обеспечения для управления различными видами документов и информацией. Эти системы позволяют управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания, до их уничтожения.
Управление документацией, информацией, различного рода данными и записями, является одним из сложных процессов в работе организации. Электронные системы документооборота дают возможность автоматизировать этот процесс. Автоматизация процесса документооборота помогает организации значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с информационным обменом, и повысить качество системы управления в целом.
Усовершенствование взаимодействия между сотрудниками
Системы электронного документооборота решают одну из ключевых проблем бизнеса в административной части – они упрощают взаимодействие между сотрудниками.
Упрощение контроля за распространением информации внутри компании
Когда вся корпоративная информация надежно сохранена, распределены уровни доступа разных сотрудников к разным разделам корпоративной информационной системы, обеспечено простое и понятное управление документацией, а также все заинтересованные лица получают в свое распоряжение инструменты электронного документооборота и стандарты его использования – существенно повышается продуктивность любой совместной деятельности сотрудников.
Стандартизация процессов при увеличении масштаба производства
В любой компании, которая активно ведет бизнес, количество официальной документации растет постоянно и сдерживать ее рост невозможно, в частности и по законодательным причинам. В этом случае требуется создание определенных схем автоматизации документооборота, которые позволят стандартизировать управленческие процессы, регламентируют деятельность сотрудников в этой части работы, освободят персонал от ручного труда и фактически позволят повысить эффективность всей системы в целом. Объектами, на которые ориентированы такие системы, являются не только привычные документы в бумажном или даже электронном виде, но в целом все бизнес-процессы компании, которые каким-либо образом отражаются в системе информационного обмена.
Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.
Эффективность текущих процессов предприятия
Если говорить о фактической эффективности, которой можно достигнуть благодаря автоматизации электронного документооборота на предприятии, то следует перечислить следующие преимущества:
? однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
? параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
? непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
? единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
? результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
? эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.
Виды электронного документооборота
Закон об электронном документообороте в нашей стране предусматривает выполнение определенных требований, правил к подобному ведению деятельности. Основными законодательными актами, регулирующими использование такой современной технологии, являются: ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», ФЗ «Об электронной подписи». Гражданский Кодекс Российской Федерации устанавливает правила для осуществления обмена данными между предприятиями и применения в качестве подтверждения подлинности информации электронной цифровой подписи.
В Федеральном законе 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" дается определение электронной подписи. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Федеральный закон N 263-ФЗ «Об отмене ограничений на электронный документооборот» снимает ограничения на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и местного самоуправления в самых разных сферах. Открываются возможности применять СЭД при прохождении процесса лицензирования, в деятельности саморегулируемых организаций, при осуществлении исполнительного производства, направлении открытых сведений о госрегистрации прав на воздушные суда, получении сведений от государственных и муниципальных органов и пр.
Также у электронных документов есть регламентированный законом формат, они должны соответствовать следующим требованиям:
• Использование данных только в установленном правительством порядке. Компании могут осуществлять с подобной информацией только те действия, которые предусмотрены в законе.
• Признание распоряжений, приказов и писем, представленных в цифровом виде, юридически значимыми для проведения различных сделок.
• Соответствие отчетности или иных файлов требованиям процессуального кодекса. Это необходимо для использования их в качестве доказательственной базы в суде в случае возникновения спорных ситуаций между организациями-партнерами или при предъявлении обвинений со стороны контролирующих органов.
Сам по себе документ, созданный в электронном виде на компьютере, не является юридически значимым. Он обретает законодательную значимость только с помощью цифровой подписи, которая является аналогом собственноручной подписи.
По специфике деятельности
В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:
? производственный ЭДО;
? управленческий ЭДО;
? архивное дело;
? кадровый ЭДО;
? бухгалтерский ЭДО;
? складской ЭДО;
? технологический ЭДО;
? секретный и конфиденциальный ЭДО.
Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.
По применяемым информационным технологиям
Системы электронного документооборота могут отличаться по видам применяемых технологий, степени интеграции и области применения. В зависимости от применяемых технологий работы можно выделить четыре вида систем электронного документооборота:
? клиент-серверные системы. В данном виде систем основные модули управления документацией и данными размещаются на выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимуществом данного вида систем является их быстрота и надежность.
? системы на основе баз данных. Эти системы, как правило, интегрированы с базами данным типа SQL или Oracle. Вся информация хранится в этих базах данных. Для обработки информации применяются отдельные модули. Преимуществом таких систем является возможность хранения большого объема информации.
? системы на основе web - технологий. Эти системы обеспечивают работу на основе удаленного доступа к серверу. Преимуществом этой технологии является возможность отказаться от клиентских приложений. Доступ к системе документооборота с рабочих мест пользователей может осуществляться посредством web - браузеров.
? системы на основе «облачных» технологий. Данные системы похожи по своей сути на системы с web - технологиями. Отличие заключается только в том, что в качестве сервера системы электронного документооборота используется сервер хостинг-провайдера.
Информационные системы: цели создания и преимущества внедрения
Информационной системой называется совокупность взаимосвязанных средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Сегодня понимание ИС предполагает использование персональных компьютеров как основных технических средств обработки данных.
Информационные системы обеспечивают:
? сбор, обработку и хранение информации;
? поиск и выдачу необходимой информации в процессе принятия решений задач из любой области;
? предоставляют помощь для анализа проблемы и создания новых продуктов. Человеку отводится особая роль в информационных системах, т.к. техническое выражение такой системы само по себе ничего не будет значить, если не будет учитываться роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.
Целью создания информационной системы является:
? повысить эффективность взаимодействия и улучшить качества работы всех структурных подразделений предприятия;
? минимизировать время между исполнением производственно-хозяйственных действий и их информационным представлением для принятия управленческих решений;
? экономить материальные, денежные средства и технические ресурсы, поиск источников возникновения необоснованных затрат;
? совершенствовать документооборот;
? создать статистический и математический аппарат для лучшего анализа и прогноза работы предприятия и выход на новую ступень конкурентоспособности.
Внедрение информационных систем в те процессы, в которых они отсутствуют, стало необходимым условием повышения гибкости и эффективности системы корпоративного управления. Компании все чаще прибегают к помощи современных информационных систем и технологий, чтобы следить за увеличивающимися внешними и внутренними потоками информации, использовать ее для анализа, прогнозирования, принятия управленческих решений.
Предприятия, в которых лучше организован процесс сбора и распределения внешней информации, могут более обоснованно принимать управленческие решения. В организации наблюдаются значительные объемы показателей, которые требуют тщательного контроля и планирования, поэтому рекомендовано переходить к автоматизации данного процесса.
Внедрение информационных систем может способствовать:
? освобождению работников от рутинной работы, путем ее автоматизации;
? получению наиболее рациональных вариантов решения управленческих задач с помощью внедрения интеллектуальных систем и математических методов;
? замене бумажных носителей информации на магнитные ленты или диски, что приведет к наиболее целесообразной организации переработке данных на компьютере и уменьшению объемов бумажных документов;
? обеспечению достоверности информации;
? усовершенствованию структуры потоков данных и системы документооборота в организации;
? оказание клиентам уникальных услуг;
? привязке к организации клиентов и поставщиков, путем предложения им разных услуг и скидок.
? уменьшению расходов на производство услуг и продуктов.
Таким образом, применение современных достижений в области информационных систем в сфере управления гарантирует увеличение качества экономической информации, ее объективности, оперативности и точности и, как следствие этого, возможности принятия своевременных решений, связанных с управлением, используя при этом анализ, моделирование и прогнозирование. Одно из главных преимуществ современных информационных систем – это возможность оперативно и оптимально управлять предприятием.
Правильно разработанная концепция взаимодействия с клиентами при помощи новейших технологий предоставит возможность укреплять и развивать взаимовыгодные, долгосрочные отношения с клиентами. Многие компании успешно справляются с этой проблемой, за счет внедрения информационных систем по взаимодействию с клиентами.
Внедрение информационных систем укрепляет взаимоотношения не только с клиентами, но и симметрично - с поставщиками. Понятие управления взаимоотношениями с поставщиками (или SRM) появилось в 1983 году, когда консультант McKinsey Питер Кралич призвал корпоративных заказчиков стать более проактивными в управлении поставками (закупками).
Он утверждал, что заказчики должны стремиться понять влияние товарных групп на риски и рентабельность компании и разработать стратегии управления поставщиками, которые минимизируют риски и увеличивают рентабельность.
Заказчик и поставщик взаимодействуют друг с другом в процессе сделки. Качественное сотрудничество между двумя сторонами определяет итог соглашения.
Внедрение системы для автоматизации документооборота
Сроки внедрения автоматизированных систем
Сроки проекта автоматизации документооборота зависят от множества факторов:
? Класс системы.
Решение для автоматизации делопроизводства, состоящее из одного рабочего места секретаря, можно внедрить за неделю. Внедрение системы класса ERP может занять целый год, причем необязательно, что число рабочих мест будет большим.
? Масштаб внедрения.
Срок внедрения системы автоматизации электронного документооборота, естественно, зависит от числа пользователей и серверов. Всех будущих пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах – установить и настроить программное обеспечение.
? Удобство настройки и адаптации.
Адаптация решения в соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможна двумя способами – простая настройка и изменение программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.
В зависимости от перечисленных факторов автоматизация документооборота может занять от 2 недель до полугода.
Этапы внедрения автоматизированных систем
Процесс организации документооборота на любом предприятии состоит из нескольких этапов:
? Исследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
? Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
? Адаптация автоматизированной системы документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
? Установка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
? Окончательная настройка электронного документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
? Обучение персонала организации.
Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на обучение персонала – не следует экономить на этом этапе, так как в случае неподготовленности пользователей даже самая совершенная система документооборота будет малоэффективна.
Стоимость внедрения автоматизированных систем
Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость электронного документооборота.
Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.
Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО – к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения – заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.
Транспортные накладные как часть процесса документооборота: процесс автоматизации
Сложный бумажный документооборот также является одной из главных проблем в сфере грузоперевозок. В нем участвует сразу несколько сторон: грузоотправители, грузополучатели, транспортные и логистические компании.
Транспортная накладная – первичный документ, который предназначен для учета движения товарно-материальных ценностей и сопровождает груз при его перевозке от грузоотправителя к грузополучателю. Только транспортная накладная подтверждает факт перевозки груза и только на ее основании осуществляются списание товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и их оприходование у грузополучателя. .
Без транспортных накладных сложно обойтись во взаимодействии с поставщиком логистических услуг. Однако в бумажном виде документы доставляют массу проблем, оригиналы везут неделями вместе с грузом, портят или теряют в пути. Часто накладные оформляют с ошибками, из-за чего приходится отправлять бумаги обратно и задерживать товар на складах – пока не прибудут исправленные документы. При этом зачастую организации находятся в разных регионах и процесс обмена юридически значимыми документами затягивается на недели, бумаги теряются и портятся в пути, что негативно сказывается на эффективности бизнес-процессов логистики. Бумажные накладные занимают огромные шкафы в бухгалтерии. Также найти нужный документ для финансовой налоговой службы с каждым разом становится всё сложнее и сложнее.
Внедрение электронной транспортной накладной
В процессе оформления бумажных транспортных накладных (ТН), грузоотправитель готовит как минимум четыре экземпляра. Водитель подписывает все экземпляры, подтверждая, что груз принят к перевозке, а факт передачи ответственности за сохранность груза транспортно-экспедиционной компании состоялся. Он забирает три экземпляра с собой, а четвертый остается у грузоотправителя. После доставки и приемки груза водитель и грузополучатель подписывают три экземпляра ТН. Один экземпляр остается у грузополучателя, два остальных водитель увозит с собой. На основании подписанных документов транспортно-экспедиционная компания в свою очередь выставляет акт и счет заказчику перевозки, для водителя рассчитывается заработная плата. Доставка этих документов обратно грузоотправителю занимает продолжительное время и влечет за собой сложности и проволочки. Возможным выходом из этой ситуации является внедрение электронной транспортной накладной (ЭТрН) в бизнес-процесс грузоперевозки.
Схематично процесс работы с бумажными документами выглядит следующим образом:
Рисунок 1. Схема процесса работы с бумажными документами.
Возможным выходом из этой ситуации является внедрение электронной транспортной накладной (ЭТрН) в бизнес-процесс грузоперевозки.
Внедрение электронного документооборота в грузоперевозках и использование ЭТрН позволяет решить сразу несколько задач:
• Ускорение документооборота и расчетов
От того, насколько оперативно участникам документооборота поступят оригиналы ТН, зависит формирование первичных документов, выставление счетов заказчику, получение оплаты и расчет с водителями. К ЭТрН доступ имеют все участники перевозки. При этом каждая из сторон подписывает документ электронной подписью. Как только груз доставлен и ТН подписана, можно оплачивать услуги транспортной компании Оригиналы электронного документа находится у всех участников. Грузоотправитель видит, что груз доставлен, а транспортная компания выставляет акты и счета.
• Сохранность документов
Товар во время доставки преодолевать дальние расстояния, зачастую водитель одновременно везет сразу несколько заказов в различные точки. Бумажные документы в ходе доставки могут испортить, потерять или перепутать. ЭТрН всегда находится на мобильном устройстве водителя и никуда не потеряется. При необходимости водитель может внести примечания и отметки при погрузке и разгрузке у грузополучателя.
• Оперативная информация о приемке товара у всех участников
Нередко возникают ситуации, когда грузополучатель по разным причинам принимает не весь поставленный объем. Непринятый товар отвозят обратно на склад отправителя. Транспортная накладная, составленная в электронном виде, позволяет грузоотправителям оперативно реагировать на недоприемку товара и оперативно организовать реализацию не принятой покупателем продукции. В результате внедрения ЭТрН отправитель получает возможность мгновенно корректировать документы по поставке и оперативно реализовывать остатки продукции. При этом сотрудники, ответственные за отгрузки, смогут подготовить все сопроводительные документы за считанные минуты, используя сервис ЭДО.
