ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АУТСОРСИНГА
1.1 Понятие аутсорсинга, историческое возникновение.
Аутсо?рсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника и/или ресурса) — передача организацией, на основании договора, определённых видов или функций производственной предпринимательской деятельности другой компании, действующей в нужной области. В отличие от услуг и поддержки, имеющих разовый, эпизодический или случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг обычно передаются функции по профессиональной поддержке бесперебойной работы отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года) [42].
Аутсорсинг - это организационное решение, которое состоит в передаче стороннему подрядчику некоторых бизнес-функций или частей бизнес-процесса предприятия, а именно, долгосрочное, ориентированное на результат, бизнес-сотрудничество с определенным поставщиком услуг.
Аутсорсинг позволяет повысить эффективность предприятия в целом и использовать освободившиеся организационные, финансовые и человеческие ресурсы для развития новых направлений или концентрации усилий, не требующих повышенного внимания.
Центральной идеей аутсорсинга является разделение труда с целью повышения эффективности деятельности предприятия. Научной базой возникновения аутсорсинга могут служить как положения различных экономических школ в части их трактовки разделения труда, так и постулаты теории менеджмента [10].
Как можно увидеть, преимущества аутсорсинга создают достаточно много перспектив для развития отношений между заказчиками и подрядчиками. В то же время, можно смело утверждать, что рынок услуг не развит надлежащим образом, для чего существуют как объективные, так и субъективные причины [36].
Сегодня в большинстве экономически развитых и динамично развивающихся стран мира уже имеется общественный и профессиональный консенсус относительно позиционирования аутсорсинга в трех различных плоскостях, таких как:
аутсорсинг — это новая и растущая индустрия услуг;
аутсорсинг — это модная и перспективная профессия;
аутсорсинг — это инновационный и эффективный бизнес-инструмент [17].
Само понятие термина аутсорсинг, как и история его происхождения достаточно молоды. Широкое распространение данный термин получил только в конце восьмидесятых годов прошлого века.
Популяризации аутсорсинга послужило стремительное развитие современных технологий. Поскольку большинство компаний не имело IT-специалистов (да и не нужны они в штате для многих фирм), то их привлекали извне. Данная тенденция существует и сейчас. При этом все больше компаний пользуется услугами таких специалистов (преимущественно, для web-дизайна).
Можно сказать, что доля услуг, выполненных подрядчиками, увеличивается с каждым годом и по сей день. В то же время, некоторые западные фирмы передают для специализированных компаний до 90 процентов всех своих процессов, при этом полностью сконцентрировавшись на продвижении торговой марки [12].
Большинство отечественных компаний работает в условиях достаточно жесткой конкуренции. Добиться преимущества перед фирмами, которые занимаются аналогичной деятельностью, можно, в основном, благодаря снижению издержек при сохранении высокого качества услуг. Аутсорсинг соответствует обоим этим требованиям [29].
По данным Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), аутсорсинг является развивающимся видом оптимизации деятельности предприятий, причём наибольший рост наблюдается в сфере финансов и бухгалтерского учёта. Статистика, собранная в 1997 году Американской ассоциацией управления, показала, что уже тогда 20 % из числа 600 опрошенных фирм передали на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 80 % — часть административных функций [41].
В российской предпринимательской практике на аутсорсинг чаще всего передаются такие функции, как ведение бухгалтерского учёта, обеспечение функционирования офиса (например, уборка помещений), переводческие услуги, транспортные услуги, поддержка работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, рекламные услуги, обеспечение безопасности и т.д. (рис. 1.1.1).
Рис. 1.1.1 – Доля аутсорсинга в России в различных областях.
Из рис. 1.1.1 видно, что преимущественно на аутсорсинг отдается генеральное руководство и управление персоналом.
При этом сама технология привлечения посредника на постоянном основании намного старше. В качестве прообраза аутсорсинга выделяют группы рекрутеров, которые занимались наймом матросов на суда еще во времена Римской империи. Такое занятие продолжило свое существование вплоть до XIX века. В середине того же столетия в Европе начинают стремительно развиваться кадровые агентства, которые занимались подбором домашней прислуги.
Принято считать, что истоком современного аутсорсинга стали юридические компании из Великобритании и США, которые уже в начале ХХ века начали оказывать консультации и услуги для своих постоянных партнеров. Развитие аутсорсинга в этих странах обусловливается достаточно сложной системой правосудия, основанной на прецедентах, так что для решения спорных вопросов требовалось привлекать высококвалифицированных специалистов.
История аутсорсинга в мире тесно связана с противостоянием в 30-х годах ХХ века двух гигантов в области автомобилестроения: Генри Фордом и Альфредом Слоуном. Когда второй стал у руля компании General Motors, та практически находилась на грани краха. Но именно благодаря аутсорсингу Альфред смог выйти из сложной ситуации, при этом даже обогнав своего конкурента - Форда. Так, всему миру было доказано, что передача вспомогательных бизнес-процессов – один из наиболее эффективных вариантов развития любого предприятия (рис. 1.1.2).
Рис. 1.1.2 – История становления аутсорсинга в нынешнем понимании.
С середины ХХ века начинают появляться узкоспециализированные фирмы, которые занимаются расчетом заработной платы и другими бухгалтерскими услугами. Это же касается и области рекламы [38].
Но настоящую популярность аутсорсинг получил благодаря развитию IT-сферы и, в частности, Интернета. Для многих компаний потребовались профессиональные услуги, связанные с разработкой интернет-страниц и популяризацией их продукции в Сети. Сначала этим занимались частные предприниматели (как правило, студенты специализированных вузов). Самые успешные из них объединялись и основывали компании по web-разработке.
Само происхождение термина «аутсорсинг» датируется 1989 годом, когда фирма Kodak решила нанять посредника, который бы занимался покупкой, запуском и сопровождением специальных систем обработки информации.
В то же время, само понятие достаточно широкое, оно может охватывать:
перенос процессов за рубеж с целью экономии на сырье и рабочей силе;
кооперацию;
извлечение информации из внешних процессов;
обслуживание и ремонт машин (техники) с помощью внешних специалистов;
использование временных работников;
отказ от выполнения определенных процессов при покупке аналогичных процессов у третьего лица и т. д.
Новое тысячелетие ознаменовалось стремительным развитием аутсорсинга в мире. Все больше компаний решили оценить все преимущества такого управления своим бизнесом. Как результат, некоторые торговые марки передали практически все вспомогательные процессы (вплоть до 90 % от общего количества функций) для посредников. Благодаря этому они могут полностью сконцентрироваться на своей основной деятельности, что приводит к положительному финансовому эффекту [34].
Из истоков аутсорсинга конкретно в нашей стране можно вспомнить Петра I. Согласно его реформам, в Россию было привлечено несколько сотен зарубежных специалистов инженерной и финансовой сферы, а также профессионалов из области кораблестроения. Имел место аутсорсинг и в Советском Союзе, только тогда использовали более привычное для нас слово: кооперация.
История развития аутсорсинга в России, каким мы его знаем в современном виде, начинается после распада СССР. Ни для кого не секрет, что бизнес тогда функционировал в достаточно жестких условиях. Рэкет, грабежи и побои конкурентов стали неотъемлемой частью предпринимательской деятельности. Чтобы защитить свои активы (а иногда и здоровье), широко использовали услуги охранных агентств. Именно это и можно расценивать как первые настоящие договора аутсорсинга.
Кроме того, распад коммунизма открыл широкие возможности для предпринимательской деятельности. В то же время, необходимо было составлять налоговую отчетность. Многие малые фирмы, чтобы не нанимать специалиста в штат, обращались к бухгалтерским компаниям за такими услугами. Вдобавок, на рынке появились иностранные предприятия, которые не разбирались в особенностях российского учета, что также способствовало этому процессу [15].
Как и за границей, распространенным стал аутсорсинг в области IT. Также достаточно востребованной стала и помощь PR-компаний в создании качественной рекламы.
Исходя из всего вышеуказанного, на данный момент спектр услуг, которые можно получить согласно договору аутсорсинга, значительно вырос. Широкой популярностью пользуется передача для посредников следующих процессов:
маркетинг;
управление персоналом;
клининговые услуги;
кадровое делопроизводство;
бухгалтерия (как комплексная, так и ведение отдельных участков);
информационные услуги и т. д.
Несмотря на то, что еще не существует нормативного акта, который бы регулировал аутсорсинг в нашей стране, процесс передачи бизнес-задач уже является важной частью политики многих предприятий. С каждым годом все больше фирм обращаются в специальные посреднические агентства, чтобы снизить издержки и повысить эффективность функционирования своей компании [22].
1.2 Виды и формы аутсорсинга в организации.
По причине того, что партнерские отношения в рамках тех или иных соглашении об аутсорсинге могут иметь большие различия, классификация форм и видов аутсорсинга не является в настоящий момент устоявшейся и окончательной. В качестве причины можно обозначить быстрые темпы развития этого сектора бизнеса, возникновение новых форм взаимоотношении в условиях экономической глобализации, законодательные ограничения ряда стран и пр.
Выбор формы партнерских взаимоотношений - прерогатива заказчика, которая зависит, в первую очередь, от возможностей и желания контролировать выполнение работы аутсорсером. Степень такой координации зависит от прав на владение той частью ресурсов, которая с обеих сторон задействована в осуществлении аутсорсинг-проекта. В условия соглашения могут включаться различные с экономической и юридической точки зрения формы организации деятельности [20].
Иногда аутсорсинг внутри холдинга становится гораздо более выгодным и удобным способом отведения отдельных функций, чем привлечение специалистов «со стороны». И в первую очередь, внутренний аутсорсинг интересен крупным компаниям, где непрофильные виды деятельности могут стать полноправным бизнесом.
Существует довольно широкая классификация видов аутсорсинга:
По форме организации совместной деятельности выделяются внутренний и внешний аутсорсинг (рис. 1.2.1).
Рис. 1.2.1 – Внутренний и внешний аутсорсинг.
Иногда аутсорсинг внутри холдинга становится гораздо более выгодным и удобным способом отведения отдельных функций, чем привлечение специалистов «со стороны». И в первую очередь, внутренний аутсорсинг интересен крупным компаниям, где непрофильные виды деятельности могут стать полноправным бизнесом
По замечанию многих специалистов, внешний аутсорсинг таит в себе достаточно существенные недостатки и «подводные камни». Прежде всего, это связано с тем, что квалифицированные специалисты такими контрактами, как правило, не увлекаются. По данным компании Kelly Services CIS, по схеме аутсорсинга работают чаще всего молодые люди до 30 лет, которые таким образом хотят набраться опыта в разных компаниях из разных отраслей. Естественно, о высоких профессиональных качествах здесь говорить приходится не всегда [26].
Кроме того, некоторые специалисты уверены, что услуга по предоставлению временного персонала могла бы развиваться гораздо интенсивней, имей она под собой правовую базу. В России не существует юридически безупречных схем оформления отношений по заемному труду. Например, известны случаи, когда сотрудник, оформленный в штат кадрового агентства, через суд доказывал, что он находится в трудовых отношениях с той компанией, где фактически работает. Это сводит на нет важное преимущество временного сотрудника для работодателя - возможность его произвольно уволить.
Некоторые компании, понимая все недостатки и риски внешнего аутсорсинга, предпочитают находить иные способы оформления «сопутствующего» персонала.
Довольно часто при аутсорсинге управление возлагается на сам холдинг или входящую в него специальную организацию. При этом услуги хоть и будут оказываться отдельным юридическим лицом, но фактически будут подчинены менеджменту холдинга [24].
При этом штат обслуживающей структуры напрямую зависит от кадровой политики холдинга. Это могут быть как профессионально пригодные сотрудники из числа работающих на предприятии, которые владеют его спецификой, так и принятые извне, которым необходима адаптация. В кадровой сфере внутренний аутсорсинг возможен в случае, если компания имеет сильную кадровую службу, которую можно выделить как самостоятельный хозяйствующий субъект – дочернею компанию, подконтрольную головной компании. Это возможно, если имеется достаточное количество квалифицированных и правильно мотивированных специалистов по кадрам. В этом случае важно соблюсти необходимый баланс и не допустить оторванности дочерней кадровой организации от реалий повседневной деятельности головной компании [16].
С другой стороны, зачастую в холдингах осуществляется деятельность, которая, наоборот, не ведется в дочерних организациях. При этом в штате холдинга числятся менеджеры высшего и среднего звена, которые фактически не требуются для его функционирования, как самостоятельного юридического лица, но необходимы для обеспечения деятельности «дочек». Такой вариант внутреннего аутсорсинга актуален для компаний с разветвленной структурой, имеющей множество представительств в разных городах и странах [40].
Целями внутреннего аутсорсинга является, во-первых, оптимизация деятельности и затрат внутреннего подразделения компании, занимающегося персоналом. И, во-вторых, желание получать дополнительный доход от деятельности этого подразделения на свободном рынке кадровых услуг. Внутренний аутсорсинг очень интересен крупным компаниям, где непрофильные виды деятельности могут стать полноправным бизнесом.
Однако, сам термин «аутсорсинг» подразумевает передачу какой-либо функции организации внешнему провайдеру, поэтому такая структура может быть создана только как независимое юридическое лицо. Тут важно понимать цели, которых придерживается компания. Они могут быть разными, начиная от диверсификации бизнеса и заканчивая снижением налоговых затрат. В последнем случае, когда созданная компания работает, например, по упрощенной системе налогообложения, возникают серьезные риски. Созданное агентство, куда принят персонал, который работает на основное предприятие, может быть признана аффелированной структурой. В таком случае, организация должна будет заплатить большие штрафы и возместить неуплаченную сумму налогов. Такая судебная практика в РФ уже есть. Поэтому желание сэкономить может вылиться в серьезные затраты [27].
К этому добавляется то, что основные стратегические риски, связанные с внутренним аутсорсингом – это риски недостатка финансирования основных функций, операционные риски, которые могут перерасти в стратегические (например, формирование отчетности), риск отставания развития вспомогательных функций от лучшей практики и как следствие, снижение эффективности компании в целом по сравнению с конкурентами.
Как итог, суть внутреннего аутсорсинга состоит в перераспределении функций внутри бизнес-системы для поддержания контроля над качеством выполнения.
При внешнем аутсорсинге осуществление отдельных или взаимосвязанных функций перенаправляется внешнему исполнителю-аутсорсеру. Вследствие, сокращаются доля компании в стоимости готового продукта и уровень налогообложения.
Актуальным для современного бизнеса является следующий вопрос: какова эффективность внутреннего или внешнего аутсорсинга и какие принципиальные различия для организаций аутсорсинг-проекта заключает в себе применение иерархических или рыночных механизмов координации?
Естественно, интересы организации-клиента, которые связаны с изменением структуры имущества и капитала, в том числе связаны с основополагающей стратегией развития, определенной внешними и внутренними условиями. В некоторых случаях сохранение контроля деятельности аутсорсера - это единственная гарантия качества услуг. Слабое развитие рынка услуг аутсорсинга некоторых стран или отраслей также является причиной поиска «внутреннего» решения проблемы. Несмотря на это, практика бизнеса последнего десятилетия имеет достаточное количество примеров эффективности внешнего аутсорсинга [31].
В целом, оптимальное решение состоит в применении внешнего аутсорсинга для функций, которые не связаны с основной деятельностью организации и лежат вне области ее стратегических интересов. «Пригодными» для использования внешнего аутсорсинга являются такие функции, в которых не прогнозируются нововведения, способные дать компании стратегические преимущества в будущем.
Следствием применения внешнего аутсорсинга являются следующие положительные результаты:
1) экономия ресурсов организации (сокращение затрат при снижении стоимости услуг аутсорсера за счет специализации, дешевой рабочей силы и эффекта масштаба);
2) получение высококачественных услуг;
3) повышение имиджа компании в результате использования услуг известного поставщика.
Вместе с возможностью поиска уникальных решений собственных проблем внутренний аутсорсинг так же дает возможность сохранять и развивать собственные компетенции в тех сферах деятельности, которые составляют стратегические интересы компании (реализация стратегии диверсификации) [2].
С точки зрения эффективного использования ресурсов и разделения ответственности и рисков аутсорсинг подразделяется на две группы:
частичный аутсорсинг;
полный аутсорсинг.
Частичный, или выборочный, аутсорсинг представляет собой передачу аутсорсеру конкретных функций или элементов бизнес-процессов компании (рис. 1.2.2). При этом ряд взаимосвязанных функций выполняется организацией самостоятельно.
Рис. 1.2.2 - Интеграция сторон в рамках аутсорсинг-проекта.
Цель частичного аутсорсинга - желание организации, которая является клиентом, сохранить влияние на планирование, управление и контроль, а также завладеть передовыми технологиями. Иногда частичный аутсорсинг ставит целью освоение организацией новых технологий и приспособления к новым условиям деятельности. В практике IT-аутсорсинга наиболее используемым видом услуг является частичная передача функций: управления оборудованием, обслуживание и сопровождение компьютерных систем и других [32].
Отношения в рамках частичного аутсорсинга обладают следующими отличиями: большая гибкость и возможность изменять характер и содержание тех или иных заданий с минимальным для клиента ущербом. В условиях российского бизнеса частичный аутсорсинг позволяет выработать схемы эффективных взаимоотношений между партнерами и накопления необходимого опыта для перехода сложным и дорогим аутсорсинг-проектам.
Полный аутсорсинг - передача аутсорсеру конкретных функций (производственных, сервисных, информационных, финансовых, управленческих и других) полностью, с возложением на него также полной ответственности за их осуществление [33].
Цель полного аутсорсинга - сокращение уровней управления, упрощение внутренних процессов планирования, разукрупнение и декапитализация компании, снижение уровня затрат, в том числе управленческих. Одной из современных тенденций в создании высокотехнологической продукции является переход к полному производственному аутсорсингу.
На сегодняшний день в мире существует множество разновидностей аутсорсинга бизнес-процессов, многие из которых успешно применяются и на российских предприятиях. В зависимости от специфики, отрасли деятельности, целей и задач в каждой конкретной организации процессы, которые передаются сторонним компаниям, могут существенно отличаться друг от друга. Тем не менее, существует несколько характерных примеров, реализация которых возможна для большинства предприятий независимо от их размера, а именно: аутсорсинг в сфере ИТ, аутсорсинг в финансовой сфере (бухгалтерский аутсорсинг, инвентаризационный аудит, обеспечение взаиморасчетов с персоналом), аутсорсинг в сфере управления персоналом, аутсорсинг офисной печати и другие виды (аутсорсинг издательской деятельности, логистический и социальный аутсорсинг) [23].
Аутсорсинг в сфере управления персоналом будет описан более подробно, поскольку является ключевой сферой выпускной квалификационной работы:
Любая компания вынуждена решать задачи, связанные с управлением персоналом — наймом сотрудников, расчетом компенсаций и налоговой отчетностью. При этом подобная деятельность является профильной лишь для кадровых агентств. Именно поэтому практика аутсорсинга управления персоналом (англ. HRO, Human Resources Outsourcing) приобрела значительную популярность. Чаще передаются процессы, связанные с подбором и поиском сотрудников (а также лизингом персонала и аутстаффингом), реже — процессы кадрового администрирования и расчёта заработной платы [1].
Основными направлениями использования аутсорсинга персонала являются:
Аутсорсинг логистического и складского персонала. Именно применение аутсорсинга логистического и складского персонала является решением для предприятий, которые требуют быстрого запуска и обеспечения функционирования целого направления.
Аутсорсинг строительного персонала. Компании, пользующиеся аутсорсингом строительного персонала, решают вопрос сезонной активности своего направления.
Аутсорсинг торгового персонала. Использование аутсорсинга торгового персонала обеспечивает любые торговые сети необходимым количеством персонала непосредственно со дня её открытия [5].
Аутсорсинг гостиничного и ресторанного персонала. Вопрос высочайшей квалификации сотрудников, которая имеет прямое влияние на уровень удовлетворенности посетителей, решается посредством аутсорсинга гостиничного и ресторанного персонала.
Аутсорсинг производственного персонала. Сложности в выполнении вспомогательных процессов исключаются в случае применения аутсорсинга производственного персонала. При этом, аутсорсингу персонала по плечу любое направление [9].
Выведение персонала за штат (аутстаффинг) — кадровое агентство (или иная структура) оформляет сотрудников компании в свой штат, при этом сотрудник остается на своем рабочем месте и выполняет прежние обязанности. В зависимости от особенностей налогообложения, это может существенно снизить реальную стоимость найма или позволит получить специальные льготы для компаний с малым штатом. Развитием этой ситуации является направление временно свободного персонала на работу в разные предприятия (лизинг персонала).
1.3 Развитие сферы аутсорсинга в будущем.
В последнее время одной из наиболее современных и успешных бизнес-моделей, позволяющих добиться реальных конкурентных преимуществ, становится аутсорсинг. Это новое явление для российской действительности, пришедшее из зарубежной деловой практики. В России он пока не совсем востребован, но бурно развивается. В этом и состоит актуальность развитие аутсорсинга в ближайшее время.
Договоры, ориентированные на конечный результат, способны переломить ситуацию. Плата по результатам представляет собой вознаграждение за успехи, достигнутые на пути к конечной цели, и в этом смысле отличается от оплаты конкретных ресурсов (например, часов работы бухгалтеров). Заказчики всегда хотят получить определенный бизнес-результат [28].
Оплата услуг аутсорсинга в сфере бухгалтерского учета по итогам достигнутых результатов представляется сегодня неким идеалом, труднодостижимым в силу самых разных причин. Поставщики и клиенты сходятся в одном: если им удастся найти способ привязать стратегию формирования и пополнения материальных ресурсов к бизнес-результатам, в выигрыше окажутся все (рис. 1.3.1).
Рис. 1.3.1 – Процентное соотношение бухгалтерского аутсорсинга Российских и иностранных компаний за 2019 год (внутренний круг – иностранные компании, внешний круг – Российские компании)
Из рис. 1.3.1 видно, что имеется немалая разница у российских и иностранных компаний в отдаче под аутсорсинг развитии и оценки персонала, а также расчета заработной платы.
Определить зависимость аутсорсинговых соглашений от результата таким образом, чтобы были удовлетворены как клиент, так и поставщик, достаточно сложно. Наиболее распространенной в отрасли (особенно при выполнении работ зарубежными поставщиками) является аутсорсинговая модель, учитывающая затраченные время и материалы.
Хотя определенный прогресс по поводу аутсорсинга есть, существует несколько проблем, которые препятствуют его стремительной популяризации. Среди них особо стоит подчеркнуть:
потерю конфиденциальности.
