ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НАЛИЧНЫХ И БЕЗНАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ
1.1 Понятие денежных средств, нормативно-правовое регулирование их учета
Каждое предприятие в процессе своей хозяйственной жизни использует денежные средства как средство платежа. Это могут быть как наличные, так и безналичные расчеты. Расчеты наличными деньгами должны вестись через кассу предприятия, а безналичными – через уполномоченные банки.
Денежные эквиваленты – высоколиквидные финансовые вложения, кото-рые могут быть легко обращены в заранее известную сумму денежных средств и которые подвержены незначительному риску изменения стоимости [11].
Денежные средства – совокупность денег в кассе предприятия, на банков-ских счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах [40].
Денежные средства и денежные эквиваленты являются видом оборотных средств, обладающими абсолютной ликвидностью, т.е. способностью немедлен-но выступать средством платежа по обязательствам предприятия. Наличием имеющихся у предприятия денег как важнейшего платежного средства опреде-ляется его платежеспособность.
Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются:
• полная и своевременная регистрация операций, связанных с движением денежных средств в кассе и на счетах в банках;
• контроль над наличием денежных средств, их сохранностью и целевым использованием;
• полное, своевременное и правильное отражение в учетных регистрах те-кущих операций по поступлению и выбытию денежных средств;
• контроль над соблюдением расчетно-платежной дисциплины;
• своевременное проведение инвентаризации кассовой наличности, опера-ций по счетам в банках и правильное отражение ее результатов в учете.
Из вышесказанного можно сделать вывод, что деньги и денежные средства – это самый высоколиквидный актив, требующий глубокого и тщательного уче-та.
Ведение бухгалтерского учета денежных средств и расчетов осуществля-ется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, а другие носят рекомендательный ха-рактер.
Основной составляющей законодательства РФ о бухгалтерском учете яв-ляется Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Он устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.
Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 г. № 14-ФЗ (гл. 45 «Банковский счет», 46 «Расчеты»). В Гражданском кодексе установлены нормы и правила расчетов между юридическими лицами, порядок списания денежных средств с расчетного счета, порядок и условия использова-ния чеков в платежном обороте. Также в Гражданском кодексе регламентиру-ются условия договоров займа.
Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 г. № 195-ФЗ статьей 15.1 установлена ответственность предприя-тий всех форм собственности за нарушение порядка работы с денежной налич-ностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов. Наложение административного штрафа на должностных лиц установлено в размере 4 000-5 000 рублей; на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.
В Налоговом кодексе (часть вторая) от 05.08.2000 г. № 117-ФЗ рассмат-риваются сроки и способы уплаты различных налогов, уплата которых осу-ществляется с расчетного счета предприятия.
Федеральный закон от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» регла-ментирует сферу применения контрольно-кассовой техники, требования к ней; обязанности юридических и кредитных организаций, применяющих контрольно-кассовую технику.
Федеральный закон от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулирова-нии и валютном контроле» определяет основы проведения операций с валют-ными денежными средствами в Российской Федерации.
Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49 «Об утверждении Методиче-ских указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» уста-навливает единые правила проведения инвентаризации, порядок проверки фак-тического наличия денежных средств, а также правильное оформление ее ре-зультатов.
Приказ Минфина РФ от 02.07.2010 г. № 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» применяется в части требований по группировке и де-тализации данных о движении наличных денежных средств и иных ценностей, хранящихся в кассе, а также в части требований по составлению отчета о дви-жении денежных средств.
Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность органи-зации» (ПБУ 4/99), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.07.1999 г. № 43н.
Настоящее положение устанавливает состав, содержание и методические основы формирования бухгалтерской отчетности организаций, являющихся юридиче-скими лицами.
Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стои-мость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006), утвержденное Приказом Минфина РФ от 27.11.2006 г. № 154н.
Данное положение устанавливает особенности формирования в бухгал-терском учете и отчетности информации об активах и обязательствах, стои-мость которых выражена в иностранной валюте.
Начиная с бухгалтерской отчетности 2011 года, применяется положение по бухгалтерскому учету «Отчет о движении денежных средств» (ПБУ 23/2011), утвержденное Приказом Минфина РФ от 02.02.2011 г. № 11н.
ПБУ 23/2011 установлены правила составления отчета о движении денеж-ных средств коммерческими организациями. Отчет является расшифровкой к строке «Денежные средства и денежные эквиваленты» бухгалтерского баланса.
Важную роль для организации играет ее учетная политика, при ее форми-ровании используется положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 г. № 106н. Положение устанавливает правила формирования и рас-крытия учетной политики организаций, являющихся юридическими лицами.
Также следует выделить План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (раздел 5 «Денежные средства, 6 «Расчеты») и Инструкцию по его применению, утвержденные Приказом Мин-фина РФ от 31.10.2000 г. № 94н. Инструкция применяется как регулирующая организацию и ведение бухгалтерского учета денежных средств. Именно ориен-тируясь на данный документ, составляется рабочий план счетов, который явля-ется приложением к учетной политике предприятия, где определены счета уче-та.
Указание Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кас-совых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» применяется в части, касающейся организации порядка приема денежной наличности и ее выдачи, порядка оформления кассовых доку-ментов; порядка хранения денег, установления контроля за соблюдением кассо-вой дисциплины. Определяет лимит остатка наличных денег, индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства вправе не устанав-ливать лимит остатка наличных денег в кассе.
Указание Банка России от 09.12.2019 г. № 5348-У «О правилах наличных расчетов» устанавливает на какие цели участники наличных расчетов вправе расходовать поступившие в их кассы наличные денежные средства.
В данном документе рассматривается то, что расчеты наличными деньга-ми между юридическими лицами по одному договору могут проводиться в раз-мере, не превышающим 100 тыс. руб. При этом если организация или индиви-дуальные предприниматели рассчитываются с физическими лицами, лимит не действует.
Положение Банка России от 19.06.2012 г. № 383-П «О правилах осу-ществления перевода денежных средств» устанавливает порядок и правила пе-ревода денежных средств кредитными организациями. Положение подробно ре-гламентирует осуществление всех форм безналичных расчетов.
Указание Банка России от 10.08.2012 г. № 2862-У «Об эмиссии банков-ских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» ре-гламентирует порядок выдачи кредитными организациями платежных карт и особенности осуществления операций с платежными картами.
Инструкция Банка России от 30.05.2014 г. № 153-И «Об открытии и за-крытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов». Инструкцией установлен порядок открытия и закрытия кредитными организаци-ями банковских счетов юридическим и физическим лицам, индивидуальным предпринимателям и др.
Обзор нормативной базы позволяет сделать вывод о том, что учет денеж-ных средств в Российской Федерации достаточно жестко регламентирован. Все документы, регулирующие учет денежных средств и расчетов, являются обяза-тельными для всех субъектов хозяйствования без исключения.
На практике правильную постановку бухгалтерского учета денежных средств обеспечивает строгое соблюдение законодательства. В связи с этим за-конодательная база постоянно обновляется и дополняется новыми нормативны-ми актами.
1.2 Бухгалтерский учет наличных форм расчетов
Кассовые операции – это операции, связанные с выдачей или принятием в кассу наличных денежных средств от других предприятий или физических лиц, в том числе и работников предприятия [17].
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержден Указанием Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассо-вых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпри-нимательства». Данным нормативным актом установлены основные положения порядка ведения кассовых операций предприятиями, учреждениями и иными организациями.
Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными денежными средствами должно иметь кассу, а все свободные деньги хранить в учреждениях банков. В кассе предприятие может оставлять на конец рабочего дня сумму, не превышающую установленный для него обслуживающим банком лимит кассы.
Руководитель (директор) предприятия должен выделить и оборудовать в соответствии с нормами и требованиями законодательства отдельное помеще-ние для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств должно быть специально оборудовано. На сегодняшний день требований к осо-бому оборудованию помещения кассы нормативными актами не установлено. Этот вопрос целиком оставлен на усмотрение самих организаций и индивиду-альных предпринимателей, поскольку они сами заинтересованы в сохранности собственных денежных средств.
В то же время при планировании и организации мероприятий по обеспе-чению сохранности наличных денежных средств можно воспользоваться Реко-мендациями по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке (приложение № 2 к Порядку № 40) и Едиными требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий (приложение № 3 к нему же). Эти документы утратили юридиче-скую силу, однако могут использоваться в качестве ориентира.
За ведение кассовых операций на предприятиях отвечают кассиры. Кассир должен быть штатным сотрудником предприятия, достигшим возраста 18 лет.
Кассир – должностное лицо, на которое возложена обязанность учета, приема, хранения и выдачи денег из кассы, на основании заключенного с ним договора о материальной ответственности [21].
После издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с правилами ведения кассовых операций. Кассир не мо-жет передоверить кому-либо выполнение своих обязанностей, но, когда возни-кает такая необходимость, обязанности кассира возлагаются приказом на друго-го работника, с которым в свою очередь заключается договор о полной матери-альной ответственности. На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора.
В целях упорядочения приема и учета наличных денежных средств пред-приятия должны соблюдать кассовую дисциплину. В это понятие входят: обес-печение условий транспортировки и хранения денежных средств, целевое ис-пользование сумм, полученных в банке, соблюдение лимитов хранения денег в кассе и расчетов наличными средствами между юридическими лицами.
Наличные денежные средства могут храниться в кассе предприятия в пре-делах установленного лимита. Исключения составляют дни выплат заработной платы (5 дней, включая день поступления наличности из банка). По истечении этого срока деньги сдаются в банк как депонированная заработная плата.
Лимит кассы – это максимально допустимая сумма наличных денег, кото-рая может храниться в месте для проведения кассовых операций после опреде-ления остатка наличных денег на конец рабочего дня [13].
Лимит кассы рассчитывается исходя из наличной выручки или суммы рас-ходов. Лимит остатка денежных средств в кассе устанавливается в соответствии с Приложением к Указанию Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У.
С 2014 года субъекты малого бизнеса имеют право не устанавливать ли-мит остатка наличности.
Следует иметь в виду, что для предприятий существует ограничение при расчетах наличными денежными средствами с другими юридическими лицами. В настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами в рамках одного договора составляет 100 000 руб.
При расчетах с населением наличными денежными средствами предприя-тия должны в установленных законом случаях применять контрольно-кассовую технику. Предприятия также обязаны регистрировать контрольно-кассовые ма-шины в налоговых органах по месту нахождения.
Кроме того, существует ответственность за несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций. Нарушения кассовой дисциплины влекут за собой штрафные санкции. Эти санкции преду-смотрены статьями Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций воз-лагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. При проведении расчетов наличными деньгами все кассовые операции должны быть оформлены должным образом: отражены в первичных документах и в Кассовой книге предприятия, Книге учета расчетных операций. Основанием для отраже-ния в бухгалтерском учете (учетных регистрах) движения наличных денежных средств служат первичные документы. Основные документы по учету кассовых операций представлены в табл. 1.1.
Таблица 1.1
Документы, применяемые для оформления кассовых операций
Наименование документа Назначение
Приходный кассовый ордер Используется для оприходования поступивших наличных денежных средств и денежных документов
Расходный кассовый ордер Применяется для выдачи наличных денег
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов Применяется для регистрации бухгалтерией ПКО и РКО или заменяющих их документов, платежных ве-домостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу предприятия
Кассовая книга Используется как регистр аналитического учета для учета поступлений и выдач наличных денег предпри-ятия в кассе
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы предприятия другим кассирам или доверенно-му лицу, а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям
Авансовый отчет
Используется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы
Окончание табл. 1.1
Наименование документа Назначение
Объявление на взнос наличными Является основанием для передачи наличных денеж-ных средств для зачисления на расчетный счет юри-дического лица
Любые поступления денежных средств в кассу должны оформляться пер-вичным документом – приходным кассовым ордером, который заполняет бух-галтер, затем регистрирует его в «Журнале регистрации» и подписывает у глав-ного бухгалтера и передает его кассиру. Подпись руководителя на ПКО не предусмотрена. Кассир проверяет правильность заполнения всех реквизитов, принимает наличность, подписывает ордер и квитанцию к нему, затем отрывает квитанцию и отдает ее лицу, внесшему деньги. Ордер остается в кассе и прила-гается к отчету кассира. Если наличность поступает в кассу с текущего счета в банке, то ПКО также оформляется, а квитанция прилагается к выписке банка. В случае неиспользования ПКО или необходимости его до оформления ордер возвращается в бухгалтерию.
Выдача наличных денежных средств из кассы может производиться на ос-новании расходного кассового ордера. Кроме того, основание для выдачи наличных денег из кассы могут служить такие документы как заявления, авансо-вые отчеты и т. п., на которых есть подпись руководителя и которые прилагают-ся к РКО. В этом случае на РКО подпись руководителя может отсутствовать. Передавать кассиру РКО имеет право только работник бухгалтерии, но не лицо, получающее деньги. Выдача денег производится при наличии паспорта. Кассир, выдавая наличность, обязан взять расписку о полученной сумме, дате. После этого ставит свою подпись, а на прилагаемых документах – штамп «Оплачено» с указанием даты. Если деньги из кассы выдаются кассиру для сдачи в банк с по-следующим зачислением на текущий счет, то РКО также составляется, а оправ-дательным документом служит квитанция из банка к объявлению на взнос наличности, заверенная печатью и подписью бухгалтера банка.
Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платеж-ным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого по-лучателя. При истечении трех дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплачен-ную по платежным ведомостям сумму.
Приходные и расходные кассовые ордера выписываются в день соверше-ния операции в одном экземпляре с учетом установленных правил их оформле-ния. Не допускаются подчистки и исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также расходных ордерах и заменяющих их документах. Ненадлежащим образом заполненные документы подлежат уничтожению и вза-мен их составляются новые документы.
До передачи в кассу все ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных ордеров. Журнал регистрации служит для присвоения порядкового номера ордеру.
Если ордера выписываются в бухгалтерской программе, то такой журнал не требуется, так как формируется автоматически.
На основании первичных документов заполняется кассовая книга. В кас-совой книге ведется учет приходных и расходных ордеров. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей: основной и отрывной. Основная часть остается в книге, а отрывная вместе с первичным документом передается в бухгалтерию и служит отчетом кассира. Запись в кни-ге ведут через копировальную бумагу (в условиях ручной формы обработки до-кументов). Номер страницы и отрывной части должен совпадать.
Кассовая книга составляется каждый день, когда совершена хоть одна кас-совая операция. Совмещение нескольких дней в одном отчете не допускается. На каждом листе книги проставляется остаток наличности на начало дня, запи-сываются все первичные документы в порядке совершении операции, выводятся обороты по поступлению и выдаче денег и остаток наличности на конец дня. Контроль правильности ведения кассовой книги возлагается на главного бухгал-тера.
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия ис-пользуется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие сум-мы денег в кассе предприятия, по дебету отражаются суммы поступления де-нежных средств в кассу, а по кредиту – суммы, выданные из кассы.
К счету 50 могут быть открыты субсчета:
• 50-1 «Касса организации» – учитываются наличные денежные средства в кассе предприятия в национальной валюте;
• 50-2 «Операционная касса» – используется для учета наличия и движе-ния денежных средств в операционных кассах, которые расположены вне поме-щений кассы предприятия. Субсчет открывается при необходимости;
• 50-3 «Денежные документы» – учитываются находящиеся в кассе пред-приятия почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы;
• 50-4 «Валютная касса» – учитывается наличие и движение каждой ино-странной валюты. Субсчет вводится предприятием при осуществлении внешне-экономической деятельности и направлении работников в загранкомандировки.
Движение денежных средств в кассе связано с самыми разнообразными хозяйственными операциями: поступление денежной наличности от покупате-лей, оплата счета поставщика, выдача подотчетных сумм и др., возникающими на предприятии, поэтому счет 50 корреспондирует по дебету и кредиту со мно-гими бухгалтерскими счетами. Основные типовые бухгалтерские записи по уче-ту кассовых операций представлены в табл. 1.2.
