ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Частное унитарное предприятие «Оптимал» является представителем отрасли Республики Беларусь, которая занимается комиссионной торговлей непродовольственными косметическими товарами.
Комиссионер – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принимающий от комитента товары на комиссию и реализующий данные товары по договору розничной купли-продажи.
Предприятие осуществляет свою деятельность как в пределах Республики Беларусь, так и за её пределами.
ЧУП «Оптимал» - предприятие частной формы собственности.
Основной целью функционирования предприятия ЧУП «Оптимал» является приобретение у предприятий ими производимых косметических товаров и продажа этих товаров другим организациям и индивидуальным предпринимателям, в результате чего организация имеет процент от продаж.
Направления, по которым развивает деятельность ЧУП «Оптимал»:
1) Приобретение косметических товаров у организаций-производителей.
2) Продажа косметических товаров организациям и индивидуальным предпринимателям с отсрочкой платежа в два месяца.
На рынках основными потребителями данных товаров являются:
• Индивидуальные предприниматели
• Юридические лица
Основными партнерами предприятия являются организации, у которых ЧУП «Оптимал» закупает косметические товары, а именно:
ООО «БЕЛИТА»
ЗАО «ВИТЭКС»
ООО «МАРТА»
ЗАО «ДИЛИС»
СП «СТИЛМАРК»
ООО «МИРАН-ПАРФЮМ»
ООО «РЕЛУИ БЕЛ»
ОАО «БРЕСТСКИЙ ЗАВОД БЫТОВОЙ ХИМИИ»
УП «МИЛОНДА»
УП «КОСМЕТИКА-ПЛЮС»
СООО «БЕЛОР-ДИЗАЙН»
ПКООО «БЕЛКОСМЕКС»
Неотъемлемой частью деятельности ЧУП «Оптимал» является процесс учёта труда и заработной платы. Данный процесс ЧУП «Оптимал» обусловлен не только ведением коммерческой деятельности предприятия, организацией трудовых отношений с сотрудниками, но также и осуществлением связи с внешними организациями, такими как Министерство по налогам и сборам, Фонд социальной защиты населения, обслуживающий банк и другие банковские организации страны, различные инстанции, контролирующие органы и службы, а также покупатели товаров ЧУП «Оптимал».
В настоящее время в ЧУП «Оптимал» обрабатывается достаточно большой объем документов, связанный как с покупкой и продажей товаров, так и с осуществлением деятельности самой организации. В связи с этим на предприятии происходит процесс компьютеризации и автоматизации информационной деятельности, что позволяет более эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.
Создание, хранение и обработка информации, связанная с деятельностью предприятия ЧУП «Оптимал», представлена следующими бизнес – процессами:
• ведение отчетности;
• ведение кадровых документов;
• отправка заявок на косметические товары организациям-производителям.
• получение заявок от организаций-заказчиков товаров и индивидуальных предпринимателей.
• оформление договоров с организациями-производителями косметических товаров;
• оформление договоров с организациями-покупателями косметических товаров и индивидуальными предпринимателями;
• ведение учёта труда работников;
• ведение учёта заработной платы работников;
• ведение финансовой отчетности;
• ведение бухгалтерской отчетности;
• приём и учёт косметических товаров от организаций-производителей;
• отправка и учёт косметических товаров организациям и индивидуальным предпринимателям для продажи;
• организация доступа к информационным ресурсам.
Основными показателями эффективности видов деятельности ЧУП «Оптимал» представлены в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Основные показатели эффективности видов деятельности
ЧУП «Оптимал»
№ п\п Наименование характеристики (показателя) Значение показателя за 2019 год
(тысяч белорусских рублей)
1 Основные средства 2574
2 Материалы 304
3 Готовая продукция и товары 35,4
4 Уставный капитал 400
5 Долгосрочные обязательства по лизинговым платежам 180
6 Выручка от реализации услуг 3300
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
В состав организационной структуры управления предприятия ЧУП «Оптимал» входят следующие отделы:
• юридический отдел;
• бухгалтерия;
• отдел поступления;
• отдел сбыта;
• информационный отдел.
Организационная структура управления предприятия ЧУП «Оптимал» предполагает разделение организации на отдельные элементы. Каждый элемент управления предприятия ЧУП «Оптимал» имеет четко определенные границы, решает конкретные задачи, исполняет обязанности управления и принятия решений. Подразделения (отделы) осуществляют руководство при подготовке и реализации решений по планированию, организации, учету, контролю и анализу по всем функциям производственно-хозяйственной деятельности [7, стр.203 ].
Организационная структура управления предприятия ЧУП «Оптимал» характеризуется использованием четких правил, жесткой иерархией управления, централизацией принятия решений [7, стр.526 ]. Все решения по функциям управления исполнитель получает от непосредственного начальника. Несмотря на то, что все руководители предприятия ЧУП «Оптимал» выполняют управленческие действия, нельзя сказать, что все они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Организационная структура управления предприятия ЧУП «Оптимал» представлена на рисунке 1.1.
Рис. 1.1 Организационная структура управления предприятия ЧУП «Оптимал»
Верхний уровень схемы – это уровень руководства, которое осуществляет общее управление деятельностью предприятия. Средний уровень, содержит отделы, имеющиеся на предприятии, нижний уровень детализирует состав отделов.
Юридический отдел ЧУП «Оптимал» решает следующие задачи:
• осуществляет правовое обеспечение деятельности ЧУП «Оптимал»;
• осуществляет согласование (визирование) договоров и документов;
• проводит все виды работ, связанных с оформлением и заключением договоров;
• проверяет соблюдение предприятием законодательных норм;
• обеспечивает учет претензий, которые поступают от контрагентов, и их рассмотрение;
• подготавливает ответы на поступившие претензии и принимает решения, удовлетворить или отказать в их удовлетворении;
• подготовка заявлений, заявок и прочих документов для получения разрешений, лицензий, сертификатов, аккредитаций, которые необходимы для проведения текущей операционной деятельности предприятия;
• принимает участие в разработке документов, которые касаются обеспечения сохранности имущества предприятия;
• производит приём и увольнение работников.
Бухгалтерия ЧУП «Оптимал» решает следующие задачи:
• проводит учет наличия, сохранности и использования средств, выделенных в распоряжение ЧУП «Оптимал»;
• организует работу по расчету заработной платы работников организации ЧУП «Оптимал»;
• организует работу по расчету ЧУП «Оптимал» с организациями-поставщиками косметических товаров;
• организует работу ЧУП «Оптимал» по поступлению оплаты от организаций-покупателей косметических товаров.
Отдел поступления товаров ЧУП «Оптимал» решает следующие задачи:
• отправка заявок на косметическую продукцию организациям производителям;
• оформление, сопровождение и контроль выполнения заявок по приобретению косметической продукции организациями-производителями;
• получение косметической продукции на склад в соответствии с отправленными заявками.
Отдел сбыта товаров ЧУП «Оптимал» решает следующие задачи:
• получение заявок на приобретение косметической продукции от организаций и индивидуальных предпринимателей;
• оформление, сопровождение и контроль выполнения заявок по сбыту косметической продукции организациям и индивидуальным предпринимателям;
• отправка косметической продукции организациям и индивидуальным предпринимателям в соответствии с отправленными заявками.
Информационный отдел ЧУП «Оптимал» решает следующие задачи:
• обеспечение бесперебойной работы всех устройств;
• организация выполнения технического обслуживания, программного и аппаратного ремонта устройств организации;
• создание и сопровождение сайта организации, а также продвижение деятельности организации в социальных сетях.
1.1.1 Программная и техническая архитектура информационной системы предприятия
Все отделы ЧУП «Оптимал» оснащены необходимыми техническими средствами, установлен один сервер, а все компьютеры объединены в общую локальную вычислительную сеть.
Техническая архитектура ЧУП «Оптимал» и её характеристики отражены на рисунке 1.2.
Рис. 1.2 Техническая архитектура ЧУП «Оптимал»
Во всех отделах предприятия ЧУП «Оптимал» установлены одиннадцать персональных компьютеров, которые имеют следующие параметры:
CPU – AMD Athlon с тактовой частотой ядра от 2.5 ГГц - 4.3 ГГц;
RAM – 2 Gb;
Интегрированный графический процессор GeForce 6100;
HDD – от 160 Gb до 320 Gb.
На предприятии имеется один сервер, роль которого выполняет персональный компьютер, имеющий следующие характеристики: CPU – INTEL E7200; RAM – 8 Gb; HDD – 2 Tb.
В отделах предприятия ЧУП «Оптимал» для печати документов установлены 8 принтеров и многофункциональных устройств, имеющих следующие характеристики:
• Принтер HP LaserJet P2035 принтер, лазерный, черно-белый, формат A4.
• МФУ Canon PIXMA ES 140 струйный, цветной, формат A4.
• МФУ HP LaserJet Pro MFP M130a [G3Q57A] лазерный, черно-белый, формат A4.
• МФУ HP DeskJet 2130 [K7N77C] струйный, цветной, формат A4
Все рабочие станции ЧУП «Оптимал» соединены в локальную сеть при помощи оптического волокна с использованием коммутатора D-Link DES-1024C/A1A, являющимся неуправляемым, стоечным, с матрицей 4.8 Гбит/с, 24x100Mbit.
Программная архитектура предприятия ЧУП «Оптимал» представлена на рисунке 1.3.
Рис. 1.3 Программная архитектура предприятия ЧУП «Оптимал»
Программное обеспечение, установленное на сервере – Windows Server 2012, также на нем установлен сервер 1С и SQL сервер.
Сервер 1С – это программа и компьютер, на котором установлена и работает данная программа.
На предприятия ЧУП «Оптимал» бухгалтерский и налоговый учет осуществляется бухгалтерией с помощью программного продукта «1C: Предприятие 8.3 модуль: Бухгалтерия», который обеспечивает высокий уровень автоматизации ведения бухгалтерского и налогового учета, а также позволяет подготовить обязательную отчетность на предприятии. Также на ЧУП «Оптимал» 1С представлена во всех отделах предприятия.
На всех персональных компьютерах ЧУП «Оптимал» установлена операционная система Microsoft Windows 10
Работа с документами на предприятии ЧУП «Оптимал» осуществляется с помощью программных продуктов пакета прикладных программ Microsoft Office 2010:
• Прикладная программа Microsoft Office Word позволяет создавать и редактировать документы.
• Прикладная программа Microsoft Office Excel позволяет выполнять вычисления, а также создавать диаграммы.
• Прикладная программа Microsoft Office PowerPoint позволяет готовить презентации для демонстрации.
• Веб-браузер GoogleChrome используется большинством отделов предприятия для работы в интернете (работа с электронной почтой, финансовыми операциями).
Для защиты от внешних угроз операционная система предприятия ЧУП «Оптимал» защищена программным продуктом антивирус Касперского.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
Работа на малом предприятии ЧУП «Оптимал» представляет собой ряд взаимосвязанных бизнес-процессов. В укрупненном виде можно выделить основные бизнес – процессы ЧУП «Оптимал»:
• Планирование и управление на предприятии;
• Приобретение товаров на реализацию;
• Организация сбыта товаров;
• Ведение бухгалтерской деятельности.
Для анализа и описания комплекса задач автоматизации, а также характеристики существующих бизнес – процессов на малом предприятии ЧУП «Оптимал» целесообразно воспользоваться функциональным моделированием IDEF0. При помощи функционального моделирования систем IDEF0 описание бизнес - процессов предприятия представляется как совокупность взаимодействующих функций [28].
Целью методологии IDEF0 является построение функциональной схемы исследуемой системы, описывающей все необходимые процессы с точностью, достаточной для моделирования системы [17, стр. 32]
Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Модель состоит из:
• Контекстной диаграммы;
• Диаграммы декомпозиции.
Контекстная диаграмма представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с окружающей средой. После описания системы в целом производится ее разбиение на функциональные блоки - декомпозицией. После декомпозиции контекстной диаграммы производится декомпозиция каждого функционального блока на более мелкие и так далее, до достижения нужного уровня подробности описания [22. стр. 48].
Описание бизнес – процессов на малом предприятии ЧУП «Оптимал» при помощи функционального моделирования IDEF0 представлено на рисунке 1.4.
Рис.1.4 Деятельность малого предприятия ЧУП «Оптимал»
Результат декомпозиции контекстной диаграммы «Деятельность малого предприятия ЧУП «Оптимал» представлен на рисунке 1.5.
Рис.1.5 Основные бизнес – процессы деятельности
малого предприятия ЧУП «Оптимал»
Детализируем бизнес – процесс «Бухгалтерская деятельность» малого предприятия ЧУП «Оптимал» для определения места задачи дальнейшей автоматизации (рисунок 1.6).
Рис.1.6 Бизнес – процесс «Бухгалтерская деятельность» малого предприятия ЧУП «Оптимал»
Декомпозиция бизнес – процесса «Бухгалтерская деятельность» малого предприятия ЧУП «Оптимал» представлена на рисунке 1.7, и состоит из следующих видов работ:
o Расчет с поставщиками;
o Учет доходов и расходов предприятия;
o Учет труда и заработной платы;
o Расчет с налоговыми органами;
o Формирование бухгалтерских отчетов.
Рис.1.7 Декомпозиция бизнес – процесса «Бухгалтерская деятельность» малого предприятия ЧУП «Оптимал».
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Для выявления места бизнес – процесса автоматизации в комплексе работ выполняемых в рамках бизнес – процесса «Бухгалтерская деятельность» малого предприятия ЧУП «Оптимал» рассмотрен функциональный блок «Учет труда и заработной платы» (рисунок 1.8).
Рис. 1.8 Бизнес – процесс «Учет труда и заработной платы» малого предприятия ЧУП «Оптимал»
Декомпозиция бизнес – процесса «Учет труда и заработной платы» малого предприятия ЧУП «Оптимал» представлена на рисунке 1.9, и состоит из следующих видов работ:
o Ведение табеля учета рабочего времени;
o Расчет заработной платы;
o Начисление заработной платы;
o Определение задолженности по заработной плате.
Рис. 1.9 Декомпозиция бизнес – процесса «Учет труда и заработной платы» малого предприятия ЧУП «Оптимал»
Декомпозиция бизнес – процесса «Учет труда и заработной платы» малого предприятия ЧУП «Оптимал» бухгалтер осуществляет работу с входящими документами, а именно приказами и данными по учету рабочего времени, выполняет такие виды работ как ведение табеля учета рабочего времени, расчет заработной платы, начисление заработной платы, определение задолженности по заработной плате. Результатом осуществления бизнес – процесса «Учет труда и заработной платы» малого предприятия ЧУП «Оптимал» является расчеты по заработной плате и учет труда и заработной платы. Поэтапно, работа с документацией, составляющей данный процесс, представлена в таблице 1.2.
