Параграф 1. Теоретические аспекты осуществления контроля в оргнанизации
1.1. Понятие и сущность контроля как функции управления
В процессе управления страной, отраслью, регионом, предприятием или организацией возникает множество не предусмотренных системой управления ситуаций и неопределённостей. Для устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для достижения планируемых показателей реализуется функция контроля. Возникает потребность в осуществлении контроля.
Осуществление функции «Контроль» в управлении, прежде всего, предназначено для предупреждения возможных отклонений от намеченных планов. Контроль выступает в качестве многозначного термина, поэтому, необходимо отметить, что применяя его в теории управления, имеют в виду организационный или, как ещё называют, управленческий контроль. Специфика контроля как управленческой функции заключается в том, что он представляет собой систему обратной связи, позволяющую корректировать действия организации, которая по тем или иным причинам отклонилась от первоначального курса.
Слово «контроль» рождает, прежде всего, отрицательные ассоциации. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. Вследствие такого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. На вопрос «что же означает контроль для управленца», то чаще всего люди ответят вам, — это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе — это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Но сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, — означало бы упустить из виду основную задачу управления.
Контроль — это постоянный процесс, обеспечивающий достижение цели организации путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственной деятельности проблем и изменений внешней среды. Он необходим для обнаружения и разрешения возникших проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. В роли субъекта контроля (или его инициатора) выступает контролирующее звено. В зависимости от ситуации в качестве такого звена могут выступать:
- учредители (собственники) организации;
- акционеры;
-специализированное подразделение организации;
-специально выделенный работник;
-государственные органы;
-общественные организации (например, профсоюзы);
-Межгосударственные органы и международные организации.
Объект контроля — это сама организация, внутри которой контролю подвергаются происходящие в ней процессы или отдельные элементы системы (подразделения организации, её филиалы, отдельные работники). могут стать технические характеристики, количество и качество продукции, служебные документы, настроение и поведение людей, степень удовлетворённости работой, информационные и финансовые потоки и т.д. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начнется хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.
Контроль — это критически важная и сложная функция управления. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Одна из важнейших причин необходимости контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, должна обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
Итак, контроль — это часть управленческой деятельности, то есть функция руководителя, задачей которой является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации.
1.2. Виды контроля в организации
На практике существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и итоговый (Рис. 1.2.1) .
Рис. 1.2.1. Виды контроля
Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.
Цель предварительного контроля — предупреждение нежелательных последствий или неожиданных отклонений в ходе исполнения решения. Он сводится главным образом к оценке наличия и достаточности организационных предпосылок и иных условий практической реализации решения, готовности к этому объекта менеджмента. Предварительный контроль позволяет своевременно внести соответствующие коррективы в проект решения или в намеченный порядок его выполнения. Он осуществляется до начала работ, до принятия решения по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных или необоснованных решений.
Суть предварительного контроля состоит в том, чтобы выяснить, готова ли организация или ее подразделения к выполнению тех или иных задач. Он используется для проверки качества комплектующих изделий, сырья и материалов, идущих в производство, а также в отношении деятельности подчиненных, компетентность и добросовестность которых вызывает у руководителя определенные сомнения.
Однако предварительный контроль затягивает процедуру принятия решений, возникает опасность ослабления ответственности: в случае неудачи исполнитель может ссылаться на контролера, так как обязанность последнего — предотвращать ошибки. Само планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить предварительный контроль. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, четкие должностные инструкции, формулировка целей подчиненных обеспечивают реализацию планов.
В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Так, анализируют деловые и профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей, устанавливают минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области. При приеме на работу с кандидатом проводят собеседование, выявляют, насколько его характеристики соответствуют необходимым требованиям.
В отношении материальных ресурсов вырабатываются стандарты допустимого качества поступающих материалов, их проверяют на соответствие стандартам; тщательно выбирают поставщиков для заключения договоров.
Средство предварительного контроля финансовых ресурсов — финансовый план. Проработка финансовых вопросов на стадии его составления дает уверенность в том, что работа будет обеспечена необходимыми средствами.
Текущий контроль. Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника.
Данный вид контроля включает в себя несколько задач. Они касаются непосредственно текущей работы. Именно в этот момент происходит общая оценка ситуации как в деятельности организации, так и в ситуации на рынке в целом (конкуренты, экономическая ситуация и т.д).
Текущий контроль можно распределить на два подвида: стратегический и оперативный:
• Оперативный. Происходит здесь и сейчас. Если говорить более точными словами, то контроль осуществляется на действующем этапе развития предприятия. Проверяется соблюдение последовательности всех процессов без нарушения регламента.
• Стратегический. Подразумевает под собой "взгляд в будущее" а именно возможность использования новых стратегий, новых производственных технологий которые смогут повысить уровень дохода фирмы и качество услуг.
Заключительный контроль. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.
Заключительный контроль проводят после исполнения решения (выполнения программы, плана, мероприятия). Предназначен он прежде всего для оценки состояния и результатов работы за контролируемый период, исполнения предписаний и решений субъекта менеджмента, определения конечных результатов и их соответствия заданным параметрам. Сфера его применения — это контроль качества произведенной продукции (или услуг) и оценка результата деятельности как линейного, так и функционального персонала. В первом случае он абсолютно необходим, во втором его целесообразность определяется тем, насколько важны в конкретном случае сильная и слабая стороны данного вида контроля. Сильная сторона контроля — не затягивается процедура принятия решений, исполнитель имеет возможность действовать под свою ответственность, что предоставляет возможность самореализации; слабая — вероятность допустить ошибку здесь выше, чем в предварительном и текущем контроле. Последнее обстоятельство может не играть решающей роли, когда цена ошибки невелика и при высокой компетентности исполнителей.
Заключительный контроль позволяет также выявлять положительный опыт, вскрывать допущенные недостатки, дает информацию для дальнейшего планирования.
Итак, мы изучили виды контроля и его функции.
Параграф 2. Практика реализации контроля в современных организациях
2.1. Этапы процесса контроля
Первый этап процедуры контроля – установка стандартов. Она демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования.
Стандарт – это эталон, норма, требование, контрольная цифра, с которыми сравниваются результаты деятельности людей и организации в целом. Они должны разрабатываться на основе целей и задач организации. В более широком понимании стандарты отражают организационную стратегию.
Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности.
Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Примеры целей, которые можно использовать в качестве стандартов контроля: получить прибыль в размере 1 млн. долл. в 2011г. или уменьшить количество, воздерживающихся от голосования на 3%. Конкретный критерий (в данном случае 1 млн. долл.) и определенный период времени (один год) называются показателями результативности Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: «Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей?» и «Что осталось не сделанным?» Так, например, если руководство обнаруживает, что за первые полгода прибыль фирмы составила только 400 тыс. долл., то оно понимает, что необходимо существенно поднять производительность, чтобы достичь намеченной цели: заработать 1 млн. долл. к концу года.
Относительно легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются количественному измерению. Но некоторые важные цели и задачи организаций выразить в числах невозможно.
Например, повышение материального уровня, рассматриваемое в качестве цели, выразить в числовых показателях очень трудно или зачастую вообще невозможно. Невозможно точно приписать тому или иному уровню морали численное значение или выразить его через эквивалентную сумму долларов. Но организации, работающие эффективно, стремятся обойти трудности, связанные с выражением целей в количественном виде, и им это удается.
