ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ АУДИТА ЭФФЕКТИВ-НОСТИ И РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1.1 Сущность аудита эффективности и результативности деятель-ности
Аудит эффективности – это системный, целенаправленный и организованный процесс получения экспертно-аналитической оценки объективных данных о результативности, экономичности и продук-тивности экономической деятельности компании, с целью установить уровень соответствия этих данных определенным критериям и на ос-новании этого выразить мнение об эффективности (результативности, экономичности, продуктивности) аудируемой деятельности или про-граммы и дать рекомендации, направленные на улучшение эффектив-ности.
Типовыми направлениями исследования аудита эффективно-сти являются:
? выполнение поставленных целей и задач;
? соответствие нормативно-правовым положениям;
? экономически эффективное использование ресурсов;
? достоверность данных об эффективности;
? контроль и оценка эффективности деятельности;
? обеспечение гарантий в отношении активов .
Чаще всего аудиты эффективности и результативности иссле-дуют такие вопросы, как проверяемая организация использовала (или предлагает использовать) имеющиеся у неё ресурсы для выполнения установленных задач и обязательств и какой результат получила. Основное назначение аудита эффективности состоит в обеспечении того, чтобы цели деятельности были достигнуты наиболее результа-тивным, экономичным и продуктивным путем.
Целевую направленность аудита эффективности в англоязыч-ной литературе и документах нередко обозначают как три Е, подра-зумевая под этим экономичность (economy), продуктивность (efficiency), и результативность (effectiveness).
Общепринятого определения этих трех составляющих не су-ществует, но чаще всего их понимают следующим образом.
Экономичность принимается как снижение затрат на ресурсы, которые организации приобретает и использует, с учетом требуемого качества. Экономичность можно раскрыть как «уменьшение стоимо-сти ресурсов, используемых для деятельности, при сохранении соот-ветствующего качества», то есть операция является экономичной, ес-ли с ее помощью приобретаются ресурсы или поставляются услуги в соответствующем количестве по номинальной стоимости. Экономич-ность имеет отношение ко всем типам ресурсов: физическим, финан-совым, человеческим, информационным и так далее. Особую важ-ность с точки зрения экономичности имеет вопрос приобретения ре-сурсов. От аудиторов требуется определить, были ли ресурсы приоб-ретены в нужном количестве, требуемого качества, за заданный про-межуток времени и по оптимальной стоимости.
Продуктивность можно характеризовать как взаимосвязь между с одной стороны производством товаров, услуг и получением других результатов, а с другой использованными для производства ресурсами, то есть продуктивность нацелена на вопрос оптимального достижения результативности использования ресурсов. Увеличение выпуска продукции или поставленных услуг без соответствующего увеличения исходных ресурсов или получение того же объема про-дукции или услуг с меньшими затратами ресурсов показывает увели-чение эффективности. То есть деятельность считается продуктивной тогда, когда она предоставляет получение от существующих ресур-сов максимум полезной продукции или услуг или если для производ-ства данного уровня продукции или услуг используется минимальный уровень ресурсов и необходимой работы. Продуктивность сосредото-чивается на процессах, используемых для поставки продукции или услуг.
Результативность – это показатель, который отражает в какой степени предопределенные цели или цели для специфической дея-тельности или программы были достигнуты, а также взаимосвязь между прогнозируемым и реальным воздействием на определенную деятельность. Деятельность считается результативной, если она обес-печивает максимально возможное достижение желательного резуль-тата. Результативность сосредоточивается на объеме выпущенной продукции или достигнутых результатах улучшения обслуживания
1.2 Разновидности аудита эффективности
В мировой практике известен ряд разновидностей аудита эф-фективности: аудит выполнения, аудит соотношения цены и качества, аудит использования государственных средств, операционный (экс-плуатационный) аудит, аудит управления .
Содержание, цели и задачи аудита выполнения нашли свое отражение в национальных и международных документах. Так в Лимской декларации руководящих принципов контроля была под-тверждена необходимость проведения аудита выполнения и указано: «Традиционной задачей высшего контрольного органа является аудит законности и правильности финансового управления и бухгалтерско-го учета. В дополнение к этому типу аудита, который сохраняет свое значение, имеется и другой в равной степени важный тип аудита – аудит выполнения, который ориентирован на рассмотрение выполне-ния, экономии, результативности и эффективности управления. Аудит выполнения включает не только специфические финансовые аспекты управления, но и всю управленческую деятельность, в том числе и организационную и административную системы».
Офис Генерального аудитора Канады в Руководстве по ауди-ту выполнения дает следующее его определение: «Аудит выполнения – это систематическая целеустремленная, организованная и целевая экспертиза правительственных действий. Он предоставляет оценку выполнения действий, с информацией, наблюдениями и рекомендаци-ями намереваясь продвигать ответственное правительство, этическое и эффективное коммунальное обслуживание, хорошее управление и жизнеспособное развитие. Его возможности включают экспертизу экономичности, эффективности, стоимостной результативности, от-ношения ответственности».
Аудит соотношения цены и качества имеет тенденцию кон-центрироваться на финансовых проблемах, например, экономичности затрат и достижений в сбережении финансов в пределах достигнутого уровня получаемой продукции или предоставляемых услуг. То есть он рассматривает прежде всего финансово-зависимые вопросы и по-этому, как правило, может быть выполнен людьми, имеющими только финансовые контрольные навыки.
Операционный аудит – это изучение аудиторами операций компании с целью дать рекомендации по экономичному и продуктив-ному использованию ресурсов. Результативному достижению целей и осуществлению деятельности компании. Цель операционного аудита – помочь клиенту улучшить использование мощностей и ресурсов его фирмы при достижении поставленных целей. Операционный аудит – проверка методов функционирования хозяйственной системы в целях оценки ее производительности и эффективности. Операционный аудит может быть классифицирован как аудит управляющих в выполнении их обязанностей и как аудит персонала в управлении полными кор-поративными операциями.
Таким образом, было обозначено концептуальное сходство между операционным аудитом, управленческим аудитом и аудитом выполнения: все они преследуют сходные общие цели – аудит резуль-тативности, экономичности и продуктивности деятельности.
1.3 Программа и проведение аудита
Организации, которой требуется проводить аудиты, следует подготовить программу аудита, которая позволит определить резуль-тативность системы менеджмента данного предприятия. Программа аудита может включать в себя аудиты, которые охватывают один или несколько стандартов по системам менеджмента, проводимые по от-дельности или в каком-либо сочетании.
Программа аудита должна включать в себя информацию и ре-сурсы, которые необходимы для организации аудитов и их результа-тивного и эффективного проведения в установленные временные рам-ки, а также может включать в себя следующее:
? цели для программы аудита и отдельных аудитов;
? объем, количество, типы, места проведения и график проведения аудитов;
? процедуры программы аудита;
? критерии аудита;
? методы аудита;
? формирование группы (групп) по аудиту;
? необходимые ресурсы, включая расходы на командировки и раз-мещение аудиторов;
? процессы, связанные с соблюдением конфиденциальности, обес-печением защиты информации и другие подобные вопросы.
Необходимо осуществлять мониторинг и измерения, которые связанны с внедрением программы аудита, для обеспечения достиже-ния поставленных целей. Для того чтобы идентифицировать возмож-ные улучшения, программу аудита следует анализировать.
На рисунке 1 представлена последовательность процессов управления программой аудита .
Рисунок 1 - Последовательность процессов управления про-граммой аудита
Высшее руководство организации должно делегировать пол-номочия по управлению программой аудита.
Ответственные за управление программой аудита должны:
? разрабатывать, выполнять, отслеживать, анализировать и улуч-шать программу аудита;
? определять необходимые ресурсы и обеспечивать их наличие.
Выходными данными программы аудита должны являться:
? анализ и согласование отчетов по результатам аудитов, включая оценку приемлемости и адекватности полученных выводов ауди-та;
? проведение анализа корневых причин и результативности кор-ректирующих и предупреждающих действий;
? рассылку отчетов и доведение информации по результатам ауди-тов до высшего руководства и других заинтересованных сторон;
? определение необходимости в отношении любых мероприятий по исполнению решений аудита.
Программы аудита могут включать следующее:
? ряд внутренних аудитов, охватывающих систему менеджмента качества организации в текущем году;
? аудиты второй стороной систем менеджмента потенциальных поставщиков критической продукции, которые должны прово-диться в течение 6 месяцев;
? сертификационные и надзорные аудиты, проводимые органом по сертификации систем менеджмента окружающей среды в каче-стве третьей стороны в период времени, согласованный между органом по сертификации и заказчиком.
В зависимости от изменений условий проведения проверки и результатов процедур программа аудита может пересматриваться. Причины и результаты изменений следует документировать.
Выводы аудитора по каждому разделу программы, докумен-тально отраженные в рабочих документах, являются фактическим материалом для составления аудиторского отчета и аудиторского заключения, а также основанием для формирования объективного мнения о субъекте.
По окончании процесса планирования аудита общий план и программа аудита должны быть оформлены документально и завизи-рованы .
Проведение аудита является важной частью лю-бой хорошей системы качества. Оно обеспечивает на регулярной ос-нове гарантию адекватной работы этих систем и их понимание со стороны вовлеченного персонала. Проведение аудита также обеспе-чивает средство обратной связи, с помощью которой можно опреде-лить усовершенствования в системе качества и выполнить их. Тогда проведение аудита можно назвать деятельностью по сбору информа-ции, необходимой для оценки улучшающих или корректирующих дей-ствий .
Процесс проведения аудита основан на соблюдении несколь-ких принципов. Эти принципы позволяют сделать аудит результатив-ным и надежным инструментом поддержания политики руководства и управления, обеспечивая получение информации, на основе которой организация может улучшать характеристики своей деятельности. Соблюдение этих принципов является необходимым условием для предоставления объективных и достаточных заключений по результа-там аудита и позволяет аудиторам, работающим независимо друг от друга, приходить к аналогичным заключениям при одних и тех же об-стоятельствах.
ИСО 9011-2012 выделяет следующие шесть принципов:
? целостность - основа профессионализма;
? беспристрастность - обязательство предоставлять правдивые и точные отчеты;
? профессиональная осмотрительность - прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита;
? конфиденциальность - сохранность информации;
? независимость - основа беспристрастности и объективности за-ключений по результатам аудита;
? подход, основанный на свидетельстве - разумная основа для до-стижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.
В ходе аудита может возникнуть необходимость в заключении официальных соглашений по обмену информацией между группой по аудиту и проверяемой организацией, заказчиком аудита и, возможно, с внешними органами (например, контролирующими органами), осо-бенно в тех случаях, когда законодательные нормы содержат требо-вания об обязательном уведомлении о несоответствиях.
В группе по аудиту периодически проводят обмен информа-цией, оценивают ход аудита и, при необходимости, перераспределяют обязанности между членами группы по аудиту.
Во время проведения аудита информация, относящаяся к це-лям аудита, области и критериям аудита, включая информацию, ка-сающуюся взаимодействия между подразделениями, деятельности и процессов, должна быть собрана путем необходимых выборок и ве-рифицирована. В качестве свидетельства аудита следует принимать только ту информацию, которая может быть верифицирована. Свиде-тельства аудита должны быть зарегистрированы. Если во время сбора свидетельств группе по аудиту станут известны любые новые или из-мененные риски, их следует рассмотреть и принять соответствующие меры.
Методы сбора информации включают в себя следующее:
? опросы;
? наблюдения за деятельностью;
? анализ документов, включая записи .
Для получения выводов аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены и оценены относительно критериев аудита. Выво-ды аудита могут указывать на соответствие или несоответствие кри-териям аудита. В случае, если это не может быть гарантировано, ру-ководитель группы по аудиту имеет право отказать наблюдателям в участии в некоторых мероприятиях аудита.
Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть записаны. Несоответствия могут быть классифицирова-ны. Они должны быть проанализированы с проверяемой организацией для подтверждения объективности свидетельств аудита и для под-тверждения того, что выявленные несоответствия правильно понима-ются. Следует принять все возможные меры по разрешению любых разногласий во мнениях по свидетельствам и/или выводам аудита, а неразрешенные вопросы следует документально оформить.
Группе по аудиту, по мере необходимости, следует собирать-ся для анализа выводов аудита на определенных этапах его проведе-ния.
Группе по аудиту до заключительного совещания следует вы-полнить следующее:
? проанализировать выводы аудита и любую другую соответству-ющую информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита;
? согласовать заключения по результатам аудита с учетом неопре-деленности, присущей процессу аудита;
? подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями ауди-та;
? обсудить действия по результатам аудита, если это требуется.
Заключения аудита могут содержать следующую информа-цию, касающуюся:
? степени соответствия критериям аудита и основательности систе-мы менеджмента, включая эффективность системы менеджмента в достижении заявленных целей;
? эффективности внедрения, поддержания и улучшения системы менеджмента;
? возможностей процесса анализа со стороны руководства для обес-печения постоянной пригодности системы менеджмента, ее адек-ватности, эффективности и улучшения;
? достижения целей аудита, степени охвата области аудита и вы-полнения критериев аудита;
? корневых причин выявленных фактов (наблюдений), если это предусмотрено планом аудита;
? сопоставления и обобщения аналогичных или схожих по своему характеру фактов, выявленных при проведении аудита в различ-ных областях, для определения тенденций (трендов) .
Если это определено планом аудита, то заключения по ре-зультатам аудита могут вести к рекомендациям по улучшению или будущим видам деятельности по аудиту.
Проведение заключительного совещания должно быть орга-низовано руководителем группы по аудиту таким образом, чтобы представленные выводы и заключения аудита были понятны и при-знаны проверяемой организацией. К участию в заключительном сове-щании следует привлекать руководителей проверяемой организации и, там, где это целесообразно, сотрудников, отвечающих за функции или процессы, которые были проверены в ходе аудита, а также заказ-чика аудита и другие стороны.
Если это необходимо, руководитель группы по аудиту должен сообщать проверяемой организации о сложившихся во время проведе-ния аудита ситуациях, которые могут уменьшить доверие к информа-ции, изложенной в заключениях по результатам аудита. Если это определено в системе менеджмента или соглашением с лицом, отве-чающим за управление программой аудита, участникам следует со-гласовать сроки разработки и внедрения плана мероприятий по ре-зультатам аудита, включающего корректирующие и предупреждаю-щие действия.
Объем и степень предоставляемых сведений должны соответ-ствовать степени осведомленности проверяемой организации о про-цессе аудита. В других случаях, например, при внутренних аудитах, заключительное совещание является менее формальным и может со-стоять только из сообщения о выводах и заключениях по результатам аудита.
В других ситуациях совещание должно быть официальным с ведением протокола и регистрацией присутствующих.
Любые разногласия по выводам и/или заключениям аудита между группой по аудиту и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, по возможности, разрешены. В случае, если разногласия не удается разрешить, то все мнения должны быть зарегистрированы .
Если это предусмотрено целями аудита, могут быть предоставлены рекомендации по улучшению. Следует указать, что рекомендации не носят обязательного характера.
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ПРИМЕНЕНИЯ АУДИТА ЭФФЕКТИВНОСТИ И РУЗЕЛЬТАТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ПРИМЕРЕ ООО «Давид»
2.1 Краткая характеристика ООО «Давид»
Данный курсовой проект был раскрыт на примере компании ООО «Давид». Компания ООО "Давид" представлена на рынке пожар-но-инновационных технологий с 2010 года.
В область деятельности компании входит монтаж, ремонт и обслуживание:
? установок пожаротушения, пожарной и охранно-пожарной сиг-нализации;
? систем противопожарного водоснабжения, дымоудаления, опо-вещения и эвакуации при пожаре;
? первичных средств пожаротушения, противопожарных занаве-сов и завес, заполнений проемов в противопожарных преградах;
? проведение огнезащиты материалов, изделий, конструкций.
Помимо этого, в область деятельности компании ООО «Да-вид» входит создание и установка систем безопасности и связи объек-тов любого уровня сложности (системы оповещения, автоматические парковочные системы, электроснабжение, «умный дом», удаленное управление и диспетчеризация и т.д.).
Партнерами компании ООО «Давид» являются: ЗАО «Сибур Холдинг», строительная компания «СМУ-1», ООО «РУСОЙЛ», АО «ТОДЭП» и т.д.
Руководителем ООО «Давид» является Спиридонов Сергей Иванович, уставной капитал составляет 10000 рублей. Деятельность по ОКВЭД: 80.20 - Деятельность систем обеспечения безопасности.
2.2 Основы системы обеспечения эффективности и результативно-сти деятельности
По сути, эффективность работы любой организации — это экономика её деятельности. Чем больше доход при минимальных за-тратах — тем выше считается эффективность. Но это еще не все, к этой же категории относится еще несколько условий:
? рост темпа производства;
? минимизация выбросов в окружающую среду;
? повышение количества и скорости производства.
Кроме этого, существуют другие факторы, которые опреде-ляют эффективность, продуктивность и развитие компании. Эти пунк-ты позволяют понять, насколько высока рентабельность того или ино-го производства. К ним относится:
? результативность производства по новым технологиям;
? рост финансового оборота при выпуске новой продукции;
? возможность экономии различных ресурсов, используемых орга-низацией
Управление результативностью формируется на основе таких концептуальных положений:
1) максимальная конкретизация стратегии предприятия, то есть последовательное развертывание стратегии в систему подчиненных целей все более прикладного характера на каждом следующем уровне;
2) максимальная формализация стратегии, то есть установление системы количественно-качественных показателей для измерения степени достижения каждой конкретной цели, начиная от существу-ющего состояния и до целевого индикатора (целевого показателя, представляет состояние достижения цели);
3) максимальная персонификация стратегии, то есть доведение каждой прикладной цели до конкретного исполнителя в таком виде, чтобы для него была понятна его конкретная цель и способы ее до-стижения, а также место этой цели в стратегии предприятия, и сама стратегия предприятия:
4) максимально точная система отслеживания затрат ресурсов в ходе реализации стратегии.
Управление эффективностью и результативностью — это комплексная система, охватывающая все стадии кругооборота капи-тала, все процессы формирования и использования потенциала орга-низации, которая обеспечивает гармонизацию интересов всех участ-ников общественных отношений. Она включает: управление целевы-ми установками и стратегиями, материально-финансовыми потоками, людьми, процессами, информационными потоками и коммуникацион-ными связями.
Процесс планирования в компании принято начинать с ясного понимания того, что необходимо делать для ее эффективного развития и функционирования. Постановка общих помогает выбрать ориенти-ры направлений работы всей организации, а их дальнейшая конкре-тизация и определение критериев оценки полученных результатов обеспечивает эффективность всего процесса планирования.
Эффективность планирования проявляется в конкретизации целей развития всей организации и каждого ее подразделения в от-дельности на установленный период времени, определение финансо-вых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач с уче-том возможностей наиболее эффективного (альтернативного) исполь-зования.
Эффективность процесса планирования в организации обес-печивается использованием следующих принципов:
? участие максимального числа работников организации в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления;
? непрерывность, согласно которой, планирование является не единичным актом, а системой регулярно повторяющихся дей-ствий;
? преемственность, то есть новые планы разрабатываются с уче-том выполнения прошлых и того, что они сами будут служить основанием для составления планов в будущем
? гибкость, допускает возможность пересмотра в определенных рамках ранее принятых планов при изменении обстоятельств;
? согласование планов путем координации планов подразделений одного уровня и интеграции планов соподчиненных подразделе-ний;
? экономичность, что требует, чтобы затраты на составление пла-на были меньше эффекта, полученного в результате его выполне-ния;
? создание необходимых условий для выполнения плана .
Итак, основные принципы планирования ориентируют пред-приятие на достижение наилучших экономических результатов. Пе-речисленные принципы являются взаимосвязанными между собой, универсальными и пригодными для различных уровней управления.
Принято выделять такие обобщенные показатели результа-тивности, используя которые, так или иначе можно проконтролиро-вать и оценить результаты деятельности:
? количество (объем выполненных работ или достигнутого резуль-тата);
? качество (соответствие выполненных работ установленным стандартам);
? сроки (своевременность выполнения работ);
? стоимость (рентабельность, экономия расходов, экономический эффект, соблюдение сметы, бюджета и др.).
Обобщенные показатели позволяют понять, каким образом можно измерить и проконтролировать результаты деятельности. С обобщенных показателей вытекают специфические, которые с учетом специфики деятельности конкретной должности позволяют оценить результативность работника.
2.3 Аудит эффективности и результативности деятельности
Эффективность деятельности организации можно охаракте-ризовать её финансовым результатом. Общим экономическим итогом хозяйственной деятельности является прибыль, которая дает широ-кую характеристику финансовому состоянию компании. При изуче-нии доходов организации главный акцент необходимо уделять анализ результативности и рентабельности организации, потому что именно рентабельность поможет оценить текущую финансовую деятельность организации, раскрыть возможности улучшения ее роста и обеспе-чить систему мер по применению данных резервов. Финансовый ре-зультат — это прирост либо снижение благосостояния компании в ходе финансово-организационной работы за отчетный период, кото-рый выражается в виде чистой дохода или же убытка. Эффективность характеризуется результативностью хозяйствования. Из этого следу-ет, что возрастает необходимость различать термины «Экономиче-ский эффект» и «экономическая эффективность».
Под экономическим эффектом принимается такой показатель, который дает характеристику производительному итогу деятельности компании в денежном эквиваленте, этот показатель является абсо-лютным. Экономическая эффективность — это относительный пока-затель, который выражает отношение полученного эффекта с расхо-дами, использованными для достижения этого эффекта. Так как важ-нейшей целью бизнеса является прибыль, то в качестве критерия эко-номической эффективности должна выступать максимизация дохода на долю затрат капитала. Финансовый результат функционирования организации характеризуется объемом чистой прибыли, извлеченной за анализируемый промежуток времени, а также уровнем рентабель-ности.
