В СЭД отражается процесс прохождения (создания) документа на бумажном носителе, осуществляется создание электронных документов и обмен ими между участниками СЭД.
Пользователями данной системы могут являться руководители и специалисты, имеющие право обрабатывать документы и управлять ими в пределах прав доступа, установленных в СЭД. Каждый пользователь в системе «Дело» идентифицируется на основании уникального логина и пароля, формируемого в соответствии с Инструкцией по организации парольной защиты в автоматизированной системе Администрации.
В СЭД создаются и используются:
? электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
? электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе;
? электронные документы, отправляемые и поступающие по защищенным каналам от органов государственной власти и местного самоуправления.
Регистрационный номер электронного документа формируется на основе присвоенного порядкового номера Участника, буквенного сокращения вида документа, порядкового номера документа.
Документы, создаваемые Участником и (или) поступившие Участнику на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему допускается после его сравнения с подлинником документа. Ответственность за достоверность и полноту электронного образа документа несет пользователь системы «Дело», внесший (зарегистрировавший) регистрационную карточку (далее также – РК) документа в СЭД.
Все РК СЭД делятся на три базовых вида: «Входящие», «Обращения граждан», «Исходящие»:
1. Вид «Входящие» – входящая корреспонденция, в том числе, присланная из вышестоящих органов.
2. Вид «Обращения граждан» – обращения граждан, непосредственно поступившие в Администрацию района, иные органы местного самоуправления, а также пересланные из других органов, вопросы Администрации района.
3. Вид «Исходящие» – исходящая и внутренняя корреспонденция, ответы гражданам, правовые акты, поручения и т.д.
Каждый вид РК предназначен для описания соответствующих групп документов, каждая из которых имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и различный набор реквизитов
Если входящий документ является ответом на инициативный документ, то он регистрируется по связке на исходящую корреспонденцию.
Если документ не имеет поручение (резолюцию), то он должен быть переслан должностному лицу, которому предназначен с помощью функции «Пересылка».
В случае, когда документ не является контрольным и направляется для ознакомления или использования в работе, руководитель органа местного самоуправления знакомится с документом путем проставления подписи и даты ознакомления на бумажном носителе.
Основными исходящими документами, являются исходящее письмо, ответ на входящее письмо, исходящая телефонограмма и протоколы.
Инициативные письма на Главу Администрации и его заместителей, касающиеся вопросов хозяйственной деятельности (выделение автомобиля, печатной продукции, выход на работу в выходные и праздничные дни), направляются напрямую в приемные.
