ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ АУДИТА ПРОЦЕССА АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА.
1.1 Адаптация персонала в организации.
Смена организации, новые условия работы, получение дополнительных навыков всегда является сильным стрессом для сотрудника. Наличие четко регламентированной процедуры адаптации делает первые месяцы работы нового сотрудника более легкими и снижает риск ухода такого сотрудника из организации.
В источниках по менеджменту и управлению персоналом можно встретить следующие определения:
• Адаптация персонала – это процесс приспособления коллектива к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды организации. Адаптация работника – это приспособление индивидуума к рабочему месту и трудовому коллективу.
• Адаптация – процесс познания нитей власти, процесс достижения доктрин, принятых в организации, процесс обучения, осознания того, что является важным в этой организации или ее подразделениях. [2]
• Адаптация – процесс активного приспособления человека к новой среде. В контексте включения сотрудника в организацию это означает, что происходит интенсивное знакомство сотрудника с деятельностью и организацией и изменение собственного поведения в соответствии с требованиями новой среды. [3]
Обобщая приведенные выше определния, можно составить классификацию адаптации (таблица 1).
Таблица 1. Классификация адаптации.
Признак классификации Виды адаптации
По отношениям субъект-объект • адаптация сотрудника, попадающего в новый коллектив;
• адаптация трудового коллектива к новым условиям работы и появлению новых сотрудников (пример – смена руководства).
По уровню • первичная – адаптация молодого специалиста;
• вторичная – при последующей смене работы.
По изменению социального статуса • адаптация работника к новой должности;
• адаптация работника к понижению в должности;
• адаптация после увольнения.
По факторам • организационная;
• социально-психологическая;
• профессиональная.
Для создания эффективной процедуры процесса адаптации персонала выделяются следующие этапы:
• Необходимо выделить факторы, которые влияют на успешную адаптацию новых сотрудников, а также выработать критерии оценки эффективности процедуры адаптации.
• Определить круг мероприятий, необходимых, для понимания и успешного принятия сотрудником существующих на предприятии норм и правил.
• Определить круг лиц, которые будут проводить и контролировать эти мероприятия, разграничить сферы ответственности различных подразделений, включенных в процесс.
При этом необходимо учитывать основные факторы, влияющие на процесс адаптации сотрудника в коллективе:
Организационная адаптация, которая основана на понимании и принятии новым сотрудником своего организационного статуса, структуры организации и существующих механизмов управления. Для этого проводят обучение истории развития организации, ее клиентах и партнерах, дают молодому сотруднику ознакомиться с положением об организационной структуре предприятия и положением об отделе, куда он выходит, выдают на руки должностную инструкцию, знакомят его с непосредственным начальником и с процедурой решения возникающих проблем.
Социально-психологическая адаптация – это принятие новых норм взаимоотношений, поведения в данной организации, приспособление к новому коллективу. Здесь необходимо познакомить нового сотрудника и обсудить с ним миссию компании, рассказать ему о традициях, существующих на предприятии, познакомить его с коллегами по подразделению и людьми из других подразделений, с кем он будет связан технологически.
Профессиональная адаптация – это постепенная доработка профессиональных навыков до определенного уровня, необходимого для выполнения новым сотрудником своих функциональных обязанностей на должном уровне. Перечень данных навыков определяется должностной инструкцией.
Необходимо отметить, что большее внимание стоит уделять организационной адаптации сотрудников, для которых данное место работы является первым, особенно если это крупное предприятие с большой численностью персонала. [4]
Чтобы система адаптации персонала успешно функционировала, ей как и многим другим системам и подсистемам существующим в организации требуется аудит.
1.2. Аудит в управлении персоналом.
Аудит персонала – это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития, соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе, эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями, причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения их негативного воздействия.
Целью аудита является выявление того, обладает ли организация человеческими ресурсами, необходимым и достаточными для ее функционирования и развития, способен ли персонал работать эффективно и в соответствии с выбранной стратегией. Для этого необходимо оценить фактический состав работающих, а также особенности самого персонала, наличие у работников профессионально важных качеств и характеристик.
Определим основные задачи аудита:
1. Оценка текущей политики и стратегии организации, включая положение на рынке труда, целостность и системность поставленных целей, понимание их службой управления персоналом и руководителями;
2. Оценка технологии управления персоналом, включая анализ отбора и приема персонала, трудовой адаптации и использования персонала, системы обучения и профессионального продвижения;
3. Обеспечение соответствия результатов управления персоналом системе внешних и внутренних ситуационных условий;
4. Формирование эффективной системы стратегического и оперативного планирования, контроля и учета за реализацией планов, учета движения персонала, проведения кадровой политики;
5. Оценка показателей эффективности труда, его условий, анализ трудовых ресурсов и затрат труда, численности и состава работников, использования средств на заработную плату;
6. Оптимизация кадрового состава и реорганизация структуры управления посредством внедрения более эффективных методов и процедур;
7. Оценка работы кадровой службы, включая уточнение обязанностей и ответственности работников, их вклада в эффективность деятельности организации;
8. Разработка рекомендаций относительно изменений в политике и стратегии управления персоналом, улучшения формирования и использования кадров.
Аудит персонала осуществляется на основании общепризнанных для любой аудиторской проверки принципов: профессионализм, независимость, достоверность, честность и объективность, сопоставимость с международным правом. [6]
Объект аудита персонала – трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, принципы и методы управления персоналом в организации.
Для выработки и обоснования рекомендаций в ходе аудиторской проверки должны быть изучены не только количественные и качественные характеристики персонала, но и весь спектр функций управления персоналом, посредством которых достигается обеспечение интересов организации (таблица 2).
Таблица 2. Основные параметры аудита по функциям управления персоналом.
Основные функции управления персоналом Содержание аудита
Формирование кадровой политики организации Оценка текущего состояния кадровой политики, степени ее согласования с целями организации, стратегией ее развития; оценка степени связи кадровой политики со спецификой организации и внешними условиями
Планирование персонала Оценка наличных ресурсов, целей и перспектив развития организации, будущих потребностей в персонале; анализ штатного расписания, степени его обоснованности; анализ изменений кадрового потенциала организации
Использование персонала Анализ уровня занятости персонала; анализ обеспечения стабильности состава работников; изучение занятости женщин, лиц пожилого возраста и других уязвимых слоев населения
Наем и отбор персонала Оценка используемых методов найма персонала, источников и путей покрытия потребностей в персонале, стоимости найма; оценка результативности найма, обеспеченности вакансий кандидатами, перспективного списка кандидатов; оценка результативности оценочных процедур; оценка взаимодействия организации со службами трудоустройства, учебными заведениями, местными органами власти, конкурирующими организациями
Деловая оценка персонала Анализ используемых форм деловой оценки персонала, периодичности ее проведения, представляемых результатов и решений, принимаемых по ее результатам
Профориентация и адаптация персонала Анализ используемых методов профориентации и адаптации, оценка их эффективности (количество увольняемых работников среди вновь нанятых, конфликты в подразделениях новичков); выявление и диагностика проблем, возникающих в период адаптации
Обучение персонала Анализ целей и используемых форм обучения, их соответствия целям организации; изучение содержания и продолжительности обучения; оценка персонала, прошедшего обучение; оценка эффективности обучения, фактических результатов
Работа с кадровым резервом Анализ и проектирование управленческой деятельности в организации; оценка управленческого потенциала и определение потребности в подготовке кадрового резерва; оценка методов работы с кадровым резервом
Служебно-профессиональное продвижение, деловая карьера персонала Анализ системы продвижения персонала в организации; анализ схем замещения должностей; анализ реализации плана кадрового роста; оценка результативности методов планирования карьеры
Организация трудовой деятельности персонала Анализ условий труда, техники безопасности и охраны труда; анализ состояния нормирования труда в организации; оценка эффективности организации рабочих мест, распределения работ; анализ вложений финансовых средств в эту сферу и оценка полученных результатов
Мотивация и стимулирование труда Анализ используемых форм и систем стимулирования, их связи с мотивацией персонала; анализ уровня и структуры оплаты труда; оценка соответствия разработанных принципов, структуры оплаты труда целям организации
Трудовые отношения в коллективе Диагностика социально-психологического климата, оценка уровня социальной напряженности в организации, сопротивления переменам; диагностика организационной культуры, типа управленческой команды, оценка уровня соответствия целям и специфики организации
Формирование аудита персонала обязано базироваться как на правовой, так и на этической основе, придерживаться аудиторских стандартов и других регулятивов.
1.3 Методика аудита процесса адаптации персонала в организации.
Аудит процесса адаптации персонала – это комплексная оценка человеческих ресурсов и системы работы с ними на предмет их соответствия целям и стратегии компании, а также выявление причин возникновения проблем в функционировании организации, с последующими рекомендациями по приведению системы управления человеческими ресурсами или человеческих ресурсов в соответствие с потребностями деятельности. [7]
Для проведения аудита адаптации персонала используются следующие показатели:
• средняя продолжительность испытательного срока;
• уровень сотрудников, прошедших испытательный срок;
• уровень уволившегося персонала в период испытательного срока;
• скорость достижения плановой производительности труда новичками;
• скорость достижения плановой производительности труда новичками;
• уровень конфликтов в период испытательного срока в общем количестве;
• уровень наставничества в организации;
• доля затрат на адаптацию персонала в общих затратах на персонал;
• уровень значимости адаптации.
Источниками информации для проведения аудита адаптации служат:
• отчеты о прохождении испытательного срока;
• личные карточки, приказы о приеме, прекращении трудового договора;
• анализ анкетирования и опросов персонала по данной теме;
• бюджет затрат на персонал;
• отчеты службы персонала;
Завершаться аудиторская проверка должна составлением отчета, в котором анализируются принципы социальной направленности, определяется ответственность каждой из групп персонала и предлагаются стимулирующие меры. Хотелось бы отметить, что отчет аудитора должен содержать конкретные рекомендации.
Аудиторская деятельность в сфере адаптации персонала предполагает не только проверку, но и оказание некоторых профессиональных услуг, таких, как консультирование по вопросам трудового законодательства, помощь в оформлении документов, составлении локальных нормативных актов, проведение семинаров, тренингов, обучение персонала.
Результат проведения аудита процесса адаптации персонала предполагает:
• оздоровление социально-психологического климата в коллективе;
• увеличение продолжительности работы сотрудников в компании;
• снижение затрат по подбору персонала;
• направление средств, затраченных на обучение новых сотрудников, на повышение профессионального уровня работающих сотрудников;
• возможность планирования карьеры сотрудников и формирования кадрового резерва.
В целом правильно поставленный и выполненный аудит процесса адаптации персонала позволяет повысить прибыльность организации за счет выявления ее резервов внутрифирменных социально-трудовых отношений.
?
ГЛАВА 2. АУДИТ ПРОЦЕССА АДАПТАЦИИ В ГБДОУ д/с № 67.
2.1. Общие характеристики организации.
Государственное бюджетное дошкольное образовательное учреждение детский сад № 67 комбинированного вида Выборгского района Санкт – Петербурга.
Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 23 декабря 2016 года № 2549
Юридический адрес:
194358, Санкт - Петербург, ул. Есенина, д. 40, корп. 4.лит.А
Фактический адрес:
тот же
Структура и количество групп:
В ГБДОУ функционируют 12 возрастных групп.
Плановая наполняемость групп — 225детей,
Фактическая наполняемость на 1 сентября 2020 — 315 детей.
Ввод в действие ГБДОУ: апрель 1978 год
Проектная мощность: 280 человек
Режим функционирования: 12 часов
Группы общеразвивающей направленности - с 7.00 до 19.00,
группы компенсирующей направленности - с 7.00 до 19.00
Режим питания: в ДОУ осуществляется 4-разовое питание (завтрак, второй завтрак, обед, горячий полдник) в соответствии с 10-дневным меню, согласованным с Управлением социального питания и отделом Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по г. Санкт-Петербургу в Выборгском и Калининском районах.
