1.ОБЩЕГОСУДАРСТВЕННЫЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ АКТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ РАБОТУ СЛУЖБЫ КАДРОВ
1.1 Деятельность кадровой службы
Деятельность кадровой службы определена в Положении о структурном подразделении.
В большинстве компаний на определенном этапе развития появляется необходимость в специалисте по кадровому менеджменту. Он определяет, какие мероприятия в области подбора, обучения, оценки персонала необходимо проводить для достижения целей предприятия. Это наиболее распространенная причина создания службы персонала.
На начальной стадии развития компании генеральный директор чаше всего испытывает потребность в услугах кадровика, основная задача которого -- это ведение кадрового документооборота компании в соответствии с законодательством.
Иногда отдел кадров и служба персонала являются двумя самостоятельными подразделениями организации. Но в большинстве ведущих компаний отдел кадров входит в структуру службы персонала, а его начальник подчиняется директору по персоналу.
Главным результатом деятельности на этом этапе является решение операционных задач и исполнение следующих функций в области управления персоналом:
стратегия управления персоналом;
кадровый документооборот;
регулирование трудовых отношений;
подбор персонала;
планирование численности персонала;
обучение сотрудников;
перемещение и увольнение персонала;
охрана труда.
Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов:
общие положения;
задачи;
структура;
функции;
взаимоотношения с другими подразделениями;
права;
обязанности;
ответственность.
Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
Функции кадровой службы заключаются в следующем:
оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
учет личного состава;
хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
копии приказов об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка;
сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности и т.п.
Кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, приказы о приеме, переводе и увольнении, сведения об отпусках работников и т.п.
Кадровая служба наделена следующими полномочиями:
принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения;
взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Положение об отделе кадров устанавливает ответственность руководителя отдела кадров за выполнение функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.
1.2 Положение о структурном подразделении
При формировании структуры предприятия необходимо закрепить функции каждого структурного подразделения в соответствующем документе.
Положение о структурном подразделении как раз и является документом, определяющий права и обязанности структурного подразделения.
Разработка такого документа является обязанностью отдела организации и оплаты труда. Однако данное структурное подразделение создается не на всех предприятиях. Поэтому обязанности по разработке положений могут быть возложены на отдел кадров, юридический отдел и пр.
Практикой выработано несколько моделей положений о подразделениях предприятия. Одной из наиболее распространенных является модель, которая содержит следующие разделы:
Общие положения;
Структура и штатная численность подразделения;
Задачи подразделения;
Функции подразделения;
Права подразделения;
Взаимоотношения подразделения с другими подразделениями предприятия;
Ответственность подразделения.
Наименование предприятия, организации, учреждения. Наименование предприятия должно соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах.
Гриф об утверждении. Положения об основных структурных подразделениях предприятия утверждает директор. Положение о подразделении в составе основного подразделения может утверждать руководитель основного подразделения.
1.3 Должностная инструкция
Должностная инструкция -- это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.
Должностная инструкция позволяет:
организовать равномерную загрузку работников.
Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:
организационная и функциональная структура;
классификатор функций управления;
классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
рационально распределить функциональные обязанности;
Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами.
Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:
Общие положения
Основные задачи и функции
Обязанности
Права
Ответственность
Взаимосвязи
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» содержится:
наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней;
порядок назначения и освобождения от должности;
порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
требования к профессиональной подготовке;
перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности.
Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы.
В разделе «Обязанности» должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.
В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав.
В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.
В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.
Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.
1.4 Документирование кадровой службы
Основные задачи кадровой службы на предприятии можно разделить по направлениям:
Учетно-контрольное:
прием работников;
учет работников;
увольнение работников.
Планово-регулятивное:
подбор работников;
расстановка работников;
перемещение работников;
становление в должности и адаптация работников.
Отчетно-аналитическое:
изучение работников;
оценка работы работников;
аналитическая работа;
подготовка отчетов.
Координационно-информационное:
профессиональная подготовка работников;
организация приема работников;
работа с письменными обращениями работников;
архивная и справочная работа.
Организационно-методическое:
документирование деятельности работников;
кадровая работа в подразделениях предприятия;
планирование кадровой работы;
руководство кадровой работой.
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы предприятия, при этом учитываются:
размеры предприятия;
направление бизнеса;
стратегические цели предприятия;
стадия развития предприятия.
Обязанности и структура отдела кадров может быть разной в зависимости от вида деятельности организации.
Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:
эффективность подбора и расстановки кадров;
справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение за индивидуальные и коллективные достижения;
продвижение работников в соответствии с квалификацией, способностями, личными интересами;
Работа службы по персоналу имеет два направления: тактическое и стратегическое.
В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая деятельность:
планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала;
тестирование;
планирование кадровых перемещений и увольнений.
Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов.
Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на создание кадровой политики предприятия -- системы теоретических
взглядов, требований, идей, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее форм и методов.
Таким образом, задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности.
Оформление кадровой документации занимает большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и часто доставляет серьезные проблемы при проверках. Анализ состояния работы с кадровыми документами на предприятии показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:
отсутствие, предусмотренных действующим законодательством, видов документов;
неверное оформление документов;
неправильное документирование управленческих ситуаций;
организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.
Для сокращения времени на обработку документов необходимо иметь четкое представление о составе кадровой документации, а также порядке их оформления и последующего хранения.
Обязательные документы кадровой службы:
локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые для установления трудовых отношений в организации и условий труда;
документация по личному составу - документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом.
Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда. Документация по личному составу всегда "привязана" к конкретному работнику и отражает специфику его должности, условий приема на работу, результатов труда и т. п. Специалистам кадровых служб следует определить, какие виды локальных нормативных актов и документов по личному составу должны создаваться на данном предприятии, в соответствии с требованиями трудового законодательства и особенностями работы предприятия.
Следующим этапом построения системы кадрового делопроизводства является поиск и применение действующих унифицированных форм документов. Документы, обрабатываемые в кадровой службе, включают немало видов и разновидностей, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. От принадлежности к той или иной унифицированной системе зависят форма и особенности подготовки текста.
О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:
определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТКРФ);
работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ).
В ТК РФ предусмотрено закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:
об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ);
об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);
о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).
Наряду с предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, например:
положение о персонале,
положение о комиссии по трудовым спорам,
положения о структурных подразделениях,
должностные инструкции работникам организации и др.
Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:
локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190ТКРФ);
штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т. к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т. е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).
1.5 Локальные нормативные акты
Локальные нормативные акты -- документы, содержащие нормы трудового права, которые принимает работодатель в пределах своей компетенции. Важнейшим Л. н. а. является коллективный договор. К числу наиболее важных Л. н. а. относятся инструкции по охране труда, в которых содержится информация об условиях и охране труда на рабочем месте.
1.5.1 Коллективный договор
Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ч. 1 ст. 40 ТК РФ).
Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях (ч. 4 ст. 40 ТК РФ).
Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами. Примерные вопросы:
формы, системы и размеры оплаты труда;
выплата пособий, компенсаций;
рабочее время и время отдыха;
оздоровление и отдых работников и членов их семей;
частичная или полная оплата питания работников;
другие вопросы, определенные сторонами.
В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущество для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями. Например, согласно ст. 115 ТК РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск работников составляет 28 календарных дней.
Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором.
Действие коллективного договора сохраняется в случаях изменения наименования организации, реорганизации организации в форме преобразования, а также расторжения трудового договора с руководителем организации.
1.6 Документация по личному составу
Первоначально термин "документация по личному составу" означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения. В документы по личному составу включали разнообразную по видам, разновидностям и объемам организационно-распорядительную и отчетно-статистическую документацию по кадрам. В связи с расширением функций кадровой службы расширился и круг кадровых документов.
Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в Перечне типовых управленческих документов определено наполнение документации по личному составу. Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации.
К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.
К документации по личному составу относятся в частности:
трудовые контракты, заключаемые между администрацией предприятия и работником;
приказы по личному составу;
трудовые книжки;
личные карточки формы № Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.
1.6.1 Приказы по личному составу
Приказ -- это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по вопросам внутренней работы организации.
Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы.
Основой кадрового делопроизводства являются приказы по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.
Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.
Приказами по личному составу документально оформляются:
прием, перевод на другую работу, увольнение;
изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;
предоставление отпусков;
командирование сотрудников;
наложение дисциплинарных взысканий и др.
Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт, запрос на перевод работника из другой организации и др.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.
Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.
В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов, заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»).
Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ.
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества, в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.
Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.
Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.
Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.
