1. ПОНЯТИЕ КОНТРОЛЯ
Существует множество определений контроля. Давайте остановимся на следующих двух:
Контроль:
- процесс обеспечения того, чтобы организация достигала своих целей, постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть.
- Управленческая деятельность, которая фиксирует статус объекта управления в определенное время.
Значимость контроля в системе управления заключается в том, что он:
- Завершает цикл управления и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными функциями управления;
- вносит коррективы в ранее принятые решения, запланированные задачи, стандарты, показатели или организационные условия их выполнения, т.е. в цикл управления обеспечивается обратная связь.
Контроль со стороны руководства осуществляется как внутри организации, так и за ее пределами. Непрерывность его деятельности требует, чтобы контроль был непрерывным процессом в целом, хотя в некоторых случаях допускается эпизодический контроль.
Поскольку контроль - это процесс, в нем, как и в любом другом процессе, есть субъект, объект и предмет.
Субъектом управления (или его инициатором) является управляющее звено. В зависимости от ситуации таким звеном могут выступать: учредители (владельцы) организаций; топ-менеджеры; государственные органы, общественные организации (например, профсоюзы), а также международные организации.
Объектом управления является сама организация, в которой процессы, происходящие в ней, или отдельные элементы системы (организационные единицы, отдельные работники) подлежат контролю.
Предметом контроля могут быть технические характеристики, официальные документы, настроения людей, удовлетворенность работой, финансовые потоки и др.
Термин "контроль" имеет различные коннотации в зависимости от контекста использования термина. При производстве он относится к устройству или механизму, установленному или созданному для руководства или регулирования деятельности, или работы аппарата, машины, лица или системы; по закону он относится к контрольной доле участия и к управлению как к полномочиям по распоряжению и управлению работой и управлению предприятием.
Контроль - это процесс управления, направленный на достижение определенных целей в установленные сроки и состоящий из трех компонентов: установление стандартов, измерение фактической производительности и принятие корректирующих мер.
Он является важной и неотъемлемой частью управления. Правильный контроль делает работу организации более плавной. Контроль помогает в проверке ошибок и указывает на то, как можно встретить новые проблемы или справиться с ними. Без надлежащего механизма контроля процесс управления будет неполным. Контроль держит подчиненных и дисциплинирует. Он снижает вероятность ошибок, которые могут повторяться в будущем, предоставляя превентивные меры. В основном он направлен на то, чтобы обеспечить надлежащее выполнение функций.
?
2. СОДЕРЖАНИЕ ФУНКЦИЙ КОНТРОЛЯ
Название функций контроля полностью отражает суть функции, например проверочная отвечает за проверку, информационная за работу с информацией и т.д.
В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:
Функция
контроля Содержание функции контроля
Проверочная Определение целесообразности, законности решений;
Проверка их выполнения, соблюдения технических, правовых и иных норм, и стандартов;
Выявление ошибок и нарушений
Информационная Сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта
Диагностическая Изучение и оценка реального состояния организации и ее окружения, выявление основных тенденций с точки зрения изменений, угроз и возможностей, а также скрытых резервов.
Прогностическая Создает основу для предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров
Коммуникационная Обеспечивает установление и поддержание обратной связи
Ориентирующая Показывает, на что следует обратить особое внимание
Стимулирующая По итогам контроля персонал оценивается, поощряется или наказывается
Корректирующая По полученным результатам состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечить необходимые значения его характеристик или стабильность работы в случае отклонения от них.
Защитная Способствует сохранности ресурсов
Особенности функции управления
Контроль – это всеобъемлющая функция, т.е. она выполняется менеджерами на всех уровнях и во всех типах задач.
Это взгляд в будущее, потому что эффективное управление невозможно без контроля в прошлом. Контроль всегда смотрит в будущее, так что при необходимости может быть осуществлен последующий контроль.
Это динамический процесс, так как контроль требует применения методов проверки, изменения должны вноситься везде, где это возможно.
Контроль связан с планированием - Планирование и контроль - это две неразделимые функции управления. Без планирования управление является бессмысленным действием, а без контроля планирование бесполезно. Планирование предполагает контроль, а контроллинг - успешное планирование.?
3. ЭЛЕМЕНТЫ ФУНКЦИЙ КОНТРОЛЯ
Этапы процесса управления (как основные элементы управления) включают в себя:
- Определение показателей деятельности предприятия, которые будут оцениваться в процессе контроля (учет).
- Измерение фактически достигнутых результатов и определение отклонений от установленных значений (стандартов) (оценка).
- Внесение корректировок в случае, если полученные результаты существенно отличаются от установленных нормативов (стандартов) (анализ).
Сотрудники организации должны понимать цели, к которым они стремятся, а также результаты измерений, которые будут использоваться для определения того, были ли они успешными. Различные сотрудники компании выполняют разные роли, которые влекут за собой разные уровни ответственности. Менеджер должен иметь контроль над тем, что члены организации делают, как они это делают и как измерять их прогресс. Контроль над этими факторами помогает менеджеру достичь успеха.
Термин "контроль" почти всегда вызывает, прежде всего, негативные эмоции, связанные с ограничением автономии, принуждением и другими эмоциональными восприятиями, которые противоречат индивидуальному понятию личной свободы. Одним из аспектов функции контроля, связанных с ее формальным внешним видом, на самом деле является обеспечение подчинения кому-то или чему-то. Однако основной задачей контроля является своевременное принятие корректирующих мер, обеспечивающих достижение организацией своих целей.
Для обеспечения контроля во всех компаниях созданы соответствующие системы организации оперативной обратной связи между реальными результатами деятельности компании и ее планами. Чем точнее и оперативнее эти системы, тем больше вероятность того, что они достигнут желаемого результата за счет своевременной корректировки как усилий, направленных на достижение целей, так и самих целей с учетом изменения реальной ситуации во внешней и внутренней среде компании.
Критерием эффективности любой системы контроля является ее способность обеспечить возможность (организационные и информационные условия) принятия своевременных управленческих воздействий для достижения целей организации.
Несмотря на большое разнообразие, все системы управления базируются на одной и той же идее обратной связи и общих элементах управленческой функции. Основными элементами контроля обычно являются этапы процесса контроля.
При создании системы управления выполняется ряд обязательных работ:
1. Определение (выбор) концепции управления: система управления, процесс или процессы управления, частный контроль конкретных показателей.
2. Определение области контроля, включая качество продукции, операционную эффективность, затраты на производство и т.д.
3. Определение целей и структуры контролирующих органов.
4. Определение и рассмотрение общих требований и норм контроля (этических, правовых, производственных и т.д.).
5. Определение степени контроля: полные, постоянные, эпизодические, выборочные, финансовые и другие возможности.
6. Методы контроля: качественный, количественный, визуальный, инструментальный, автоматизированный, неавтоматизированный, деструктивный, неразрушающий.
Управление является обратной функцией, которая возвращает цикл управления к функции планирования. Планирование - это процесс, ориентированный на будущее, так как оно касается прогнозов о будущих условиях.
?
4. КОНТРОЛИРУЮЩАЯ РОЛЬ МЕНЕДЖЕРА
Руководящая роль менеджера уже не столько связана со сбором и распространением информации, сколько с ее использованием, когда менеджер использует ее для того, чтобы подтолкнуть или спровоцировать подчиненных на определенные действия.
