Глава 1. Теоретические основы эффективной организации
1.1. Сущность эффективной организации
Организация – это целевая общность людей, деятельность которых интегрирована и соответствующим образом упорядочена. Организация создается обществом для решения определенного круга социальных задач и осуществления определенных целей. Цели организации задаются извне или вырабатываются внутри нее, с учетом этих целей выбираются форма и устройство организации. В организацию входят ее участники, члены, работники, поскольку организация – это не один человек, а общность людей, причем людей, не просто связанных между собой, а взаимосвязанных, где действия одного обусловлены действиями другого и вызывают их. Люди объединяются в организации потому, что цели, которые они ставят перед собой и которые важны для каждого из них, не могут быть достигнуты никем из них порознь. Только интеграция целей отдельных членов организации позволит достичь целей самой организации.
Эффективность организации – показатель, определяющий насколько оперативно для удовлетворения потребностей общества, разных групп населения в материальных и духовных благах, бытовых услугах, охране здоровья, воспитании детей, образовании общество создает специальные учреждения – организации, являющиеся органическими ячейками общества и самой массовой формой объединенного труда. В них реализуются производственные, социальные и экономические отношения, концентрируются основные трудовые ресурсы страны, ее технико-технологическая база и финансовые средства.
Можно выделить несколько основных подходов к определению эффективности деятельности организаций:
1. Понимание эффективности как степени достижения цели организации. В этом случае важно признание динамичности целей и различия между официальными и оперативными целями организации.
2. Понимание эффективности как способности организаций использовать среду для приобретения редких ресурсов. Одним из основных аспектов данной концепции является взаимозависимость между организацией и внешней средой организации как форма обмена определенными продуктами.
3. Понимание эффективности как способности организаций достигать максимальные результаты при фиксированных затратах или способности минимизировать затраты при достижении требуемых результатов.
4. Понимание эффективности как способности к достижению целей на основе хороших внутренних характеристик. По мнению сторонников этого
подхода, эффективная организационная структура усиливает удовлетворенность, чувство гарантированности и контроль персонала над деятельностью организации.
5. Понимание эффективности как степени удовлетворенности клиентов
и заказчиков. Данный подход применим в ситуации, когда мощные группы лиц вне организации способны оказывать существенное влияние на ее функционирование.
Если использовать изложенные положения в качестве исходных при определении сущности эффективности, то можно сделать вывод, что деятельность организации может быть признана эффективной при выполнении следующих условий:
1) цели в каждый данный момент времени рассматриваются в качестве временных, подвижных, производных от требований, предъявляемых со стороны как общества, так и самой организации;
2) содержание целей отвечает сущностным характеристикам организации и отражает внешние и внутренние условия функционирования организации;
3) поставленные цели успешно достигнуты: достижение целей оправдано затрачиваемыми на это средствами, требуемое соотношение затрат и результатов деятельности выполнено;
4) для достижения целей использованы принятые, одобренные обществом средства; необходимость этого условия определяется социально-
экономической природой системы организации; ее выполнение позволяет избежать дополнительных затрат, связанных с социальной реабилитацией проводимых работ.
Исходя из этих положений можно сформулировать следующее определение. Эффективность организации – это ее свойство, связанное со способностью организации формулировать свои цели с учетом внешних и внутренних условий функционирования и достигать поставленных результатов путем использования социально одобренных средств при установленном соотношении затрат и результатов.
1.2. Критерии эффективности организации
Эффективна организация или нет? Чтобы ответить на этот вопрос необходимо уточнить, касается ли вопрос ежегодного дохода, фактического выполнения задания, способности получать прибыль или еще чего-нибудь, связанного с современными организациями. Нельзя быстро ответить на вопрос относительно организационной эффективности, потому что организации различны в своих целях, размерах, социальных и экономических воздействиях.
Существует четыре подхода к оценке эффективности организации:
-достижение целей – организация достигает установленных целей;
-приобретение ресурсов – организация приобретает необходимые факторы производства;
-внутренние процессы – организация функционирует гладко, без внутренних напряжений;
-удовлетворение стратегических групп - требования и ожидания ключевых интересов групп, хотя бы минимально удовлетворены.
Подробнее о каждом критерии организационной эффективности.
Достижение цели
Это наиболее широко используемый критерий эффективности организации. Результаты организации или выпуск продукции (изготовление рефрижераторов, услуги общепита и т.д.) сопоставляются с установленными целями. Эффективность тем выше, чем лучше организация достигает своей цели.
Показатели. Наиболее важными для рассмотрения являются оперативные цели. Попытки измерения эффективности на основе оперативных целей оказываются более продуктивными, чем с использованием целей стратегических. Последние обычно довольно абстрактны и трудно измеряемы. Оперативные же цели отражают то, что организация реально делает.
Существуют две проблемы, которые приходится решать:
множественность целей и субъективность показателей их достижения.
Поскольку организации имеют множественные и конфликтующие цели, часто невозможно оценить эффективность на основе какого-нибудь одного показателя. Хорошие результаты по отношению к одной цели могут означать плохие результаты по отношению к другой. Более того, кроме общих целей есть цели отдельных подразделений. Для полной и достоверной оценки эффективности следует держать в поле зрения несколько целей одновременно.
Другая проблема — как идентифицировать оперативные цели организации и как измерить степень их достижения. В коммерческих организациях для некоторых целей, таких как прибыль или рост, существу ют объективные показатели, позволяющие измерить степень достижения этих целей. Однако для других целей, таких как благосостояние работников или социальная ответственность, доступны только субъективные оценки. Для того чтобы определить эффективность организации по целевому методу, нужно прийти в организацию и, поговорив с ее высшим руководством, выяснить, каковы ее действительные цели. Когда цели идентифицированы, часто бывает так, что не находится точных количественных показателей степени их достижения и приходится использовать субъективные мнения. Менеджеры, проводящие оценку, полагаются в этом случае на информацию, получаемую от потребителей, конкурентов, поставщиков и работников фирмы, также как и на собственную интуицию.
Приобретение ресурсов
Этот критерий касается скорее вклада в организацию, чем выпуска продукции. Организация считается эффективной в этом отношении, если она приобретает необходимые факторы производства: материалов, сырья, рабочей силы, капитала и т.д. Ресурсный подход хорошо использовать, когда другие показатели, говорящие о работе организации, трудно получить. Например, для многих некоммерческих и социальных организаций бывает трудно измерить степень достижения целей или внутреннюю эффективность. Показатели. Приобретение ресурсов и успешное управление ими являются критериями, по которым оценивается эффективность организации.
В широком смысле показатели эффективности, согласно ресурсному критерию, включают в себя следующие характеристики.
• Покупательская позиция — способность организации добывать из окружающей среды редкие и ценные ресурсы, включая финансовые ресурсы,
сырье, человеческие ресурсы, знания и технологии.
• Способность тех, кто в организации принимает решения, видеть и правильно интерпретировать свойства окружающей среды.
• Способность менеджеров использовать осязаемые (например, запасы сырья,
люди) и неосязаемые (например, знания, корпоративная культура) ресурсы в повседневной деятельности организации для достижения наилучших результатов.
• Способность организации реагировать на изменения в окружающей среде.
Вместе с тем этот критерий почти не учитывает связь деятельности организации с нуждами потребителей. Способность руководства добывать ресурсы и управлять ими имеет значение, только если ресурсы и возможности используются для производства чего-то, что действительно нужно окружающим.
Внутренние процессы
Некоторые относятся к этому критерию эффективности как к подходу “здоровые системы”. Здесь отмечается, что система будет здоровой, если информация, не искажаясь, достигает работника, если сотрудники организации ответственны и доверяют друг другу. Здоровые системы так же подразумевают минимум конфликтов и разрушительных политических действий.
Показатели. Один из индикаторов эффективности внутренних процессов в организации — ее экономическая эффективность. Однако наиболее известные сторонники модели внутренних процессов являются приверженцами школы «человеческих отношений». Такие авторы, как Крис
Аргирис, Уоррен Беннис, Ренсис Лайкерт и Ричард Бекард, уделяли много внимания проблеме человеческих ресурсов в организациях, и все они подчеркивали связь между человеческими ресурсами и эффективностью. Авторы работ по вопросам корпоративной культуры и качества деятельности организаций считали, что внутренние процессы очень важны.
Показатели эффективности организации с точки зрения подхода внутренних процессов включают:
• Сильная корпоративная культура и доброжелательный рабочий климат.
• Взаимовыручка, групповая лояльность и работа единой командой.
• Взаимное доверие и общение между работниками и руководством.
• Решения принимаются теми, кто находится близко к источникам информации, независимо от того, где именно эти источники расположены в иерархической структуре организации.
• Не затрудненность горизонтальных и вертикальных коммуникаций,
согласие относительно существенных фактов и оценок.
• Менеджеры вознаграждаются за хорошую работу, рост и развитие своих подчиненных, а также за умение создать эффективно работающую группу.
• Взаимодействие организации и ее частей, при котором проблемы,
возникающие в ходе работы над каким-либо проектом, разрешаются в пользу интересов всей организации.
Данный критерий важен, поскольку эффективное использование ресурсов и согласованное внутреннее функционирование организации являются одной из сторон ее общей эффективности. Сегодня большинство менеджеров признают, что счастливые, ответственные, активно вовлеченные производственный процесс сотрудники и позитивная корпоративная культура - существенные показатели эффективности. Но критерий «здоровые системы» также имеет и свои недостатки. Здесь не учитывается ни общий результат на выходе, ни взаимоотношения организации с окружающей средой. К тому же оценки внутреннего здоровья и нормального функционирования организации часто субъективны, так как многие данные и параметры внутренних процессов не поддаются количественному описанию. Менеджеры должны понимать, что один только этот критерий не дает полного представления об эффективности организации.
Удовлетворение потребностей стратегических групп
Организации зависят от людей, а так же в свою очередь затрагивают жизнь этих же людей. Вследствие этого удовлетворение потребностей различных стратегических групп рассматривается как важный критерий эффективности организации.
Стратегическая группа – это любая группа лиц, внутри организации или вне ее, которая имеет какую-то долю «капитала» в организации и заинтересованная в результатах работы организации. Например, работники организации, поставщики ресурсов, потребители выпускаемой организациям продукции и т.д. Эти группы формируются для того, чтобы организация могла существовать или если она задевает интересы данного округа.
Стратегические группы могут конфликтовать с организацией. Например, акционеры, которые хотят иметь более высокие дивиденды, и потребители, заинтерисованные в низких ценах на товары, вероятно, не согласятся с требованием руководства организации об увеличении заработной платы. Это может приводить к забастовке до тех пор, пока стратегические группы не достигнут хотя бы минимального удовлетворения своих потребностей.
Показатели. В таблице представлены эти группы и их критерии оценки эффективности.
Акционерная группа Критерий эффективности
Владельцы Денежный доход
Работники Удовлетворенность работников, зарплата, стиль руководства
Потребители Качество товаров и услуг
Кредиторы кредитоспособность
Общество Вклад в общественную жизнь
Поставщики Удовлетворительное взаимодействие с фирмой
Правительство Соответствие законам и нормам
Сильная сторона этого критерия в том, что здесь понятие эффективности шире, и что при этом рассматриваются факторы, как окружающей среды, так и внутренние для организации. Критерий стратегических групп учитывает важный для общества фактор социальной ответственности, который формально не измеряется в других критериях. Он также делает возможным работу с несколькими критериями — входными данными, внутренними процессами и продукцией на выходе, — одновременно принимая во внимание то, что не существует единственной шкалы для измерения эффективности. Благосостояние работников имеет такое же значение, как и финансовые интересы владельцев.
Эти критерии эффективности применяются одинаково хорошо ко всем стадиям жизненного цикла больших, малых, коммерческих и некоммерческих организаций. Кроме этого, рассмотренные четыре критерия эффективности могут использоваться в различных комбинациях.
Эксперты рекомендуют системный многопараметрический подход к оценке эффективности в современных организациях. Это означает, что не существует одного критерия для оценки эффективности организаций различных типов или соответствующее всем стадиям жизненного цикла организации. Нет также отдельного критерия, оценивающее удовлетворенность всех конкурирующих стратегических групп.
Критерии эффективности являются некоторыми практическими принципами руководства. В хорошо управляемых организациях смешанные критерии эффективности помогают приспосабливаться к различным ситуациям. Менеджеры должны идентифицировать и искать выгоду от стратегических групп. Эта информация, когда она связана с заявленной миссией организации и ее философией, позволяет руководству получать соответствующую комбинацию критериев эффективности.
1.3. Факторы эффективности организации
Можно выделить три группы взаимообусловленных факторов эффективности: 1) общесистемные факторы, определяющие предпосылки эффективного функционирования организации; 2) внешние факторы ограничения деятельности организации производства, обусловленные закономерностью коммуникативности систем, основными из которых являются требования внешней среды, ограничения инвестиционных ресурсов; 3) факторы управления развитием организации – наличие
программы развития организации производства, обеспеченность организационными ресурсами. По значимости и силе влияния отдельных факторов в их числе можно выделить такие, которые оказывают наиболее существенное воздействие на эффективность системы организации – критические факторы. Эффективность деятельности организации в основном определяется именно критическими факторами, тогда как промежуточные факторы лишь немного изменяют ее параметры.
Приведем характеристику основных критических факторов.
1. Принципы деятельности организации являются основой построения практической работы организации. Их реализация позволяет повысить эффективность за счет согласования и упорядочения связей основных элементов и процессов производства, а также связей организации с внешней средой.
2. Организационная культура является фактором, позволяющим организации опосредованно воздействовать на эффективность принимаемых решений. Существует тесная взаимозависимость между культурой организации и успехом предпринимательской деятельности. Все преуспевающие организации наряду с четким представлением о стратегии своее развития, гибкой организационной структурой и высококвалифицированными сотрудниками владеют сильной культурой и особым стилем, которые вместе способствуют достижению высокой эффективности организации.
3. Наличие организационного механизма, осуществляющее координацию и
обеспечивающее взаимосвязь частичных процессов. Наличие организационного механизма позволяет осуществлять целенаправленную работу по упорядочению связей и повышению степени согласованности процессов и работ.
4. Требования внешней среды характеризуют общественные потребности,
конкретизированные в свойствах и объемах производства продукции, сроках
ее поставки, а также ограничения, связанные с воздействием на окружающую среду и возможностями материального производства.
5. Ограничения инвестиционных ресурсов как фактор эффективности деятельности организации определяют возможность достижения конечного результата, адекватного поставленным целям, с использованием имеющихся финансовых возможностей.
6. Обеспеченность организационными ресурсами. Ресурсы организации дают представление о средствах организационной деятельности. В состав этих средств входят работники, а также используемые в практической деятельности информация, технические средства, инвестиции.
7. Программа развития организации выполняет функции планирования,
контроля и регулирования ее деятельности.
Глава 2. Создание эффективной организации, как одна из ключевых задач менеджмента 21 века
2.1. Основные цели и задачи современного менеджмента.
Цeль — этo кoнeчнoe cocтoяниe, жeлaeмый peзyльтaт, кoтopoгo cтpeмитcя дoбитьcя любая opгaнизaция. Цeлью мoжeт быть либo пpиoбpeтeниe, либo coxpaнeниe oпpeдeлeнныx фaктopoв. Цeли вceгдa ocнoвaны нa гипoтeзax paзвития в бyдyщeм, пoэтoмy иx oбocнoвaннocть зaвиcит oт тoчнocти этиx гипoтeз, чeм бoлee oтдaлeнный пepиoд paccмaтpивaeтcя, тeм вышe нeoпpeдeлeннocть бyдyщeгo, тeм в бoлee oбщeй фopмe дoлжны cтaвитьcя цeли.
Цeли oблaдaют pядoм xapaктepиcтик: кoнкpeтныe и измepимыe цeли. Выpaжaя цeли в кoнкpeтныx измepимыx фopмax, pyкoвoдcтвo coздaeт чeткyю бaзy oтcчeтa для пocлeдyющиx peшeний и oцeнки xoдa paбoты. Тaкжe бyдeт лeгчe oпpeдeлить, нacкoлькo xopoшo paбoтaeт opгaнизaция в нaпpaвлeнии ocyщecтвлeния цeлeй; opиeнтaция цeлeй вo вpeмeни. В пepвyю oчepeдь фopмyлиpyют дoлгocpoчныe цeли, зaтeм выpaбaтывaютcя cpeднe и кpaткocpoчныe цeли. Для oбecпeчeния дoлгocpoчныx; дocтижимыe цeли. Цeли ycтaнaвливaют тaк, чтoбы oни нe пpeвышaли вoзмoжнocти opгaнизaции; взaимнo пoддepживaющиe цeли. Дeйcтвия и peшeния, нeoбxoдимыe для дocтижeния oднoй цeли, нe дoлжны мeшaть дocтижeнию дpyгиx.
Невозможно представить управление без целевой деятельности управляющих субъектов. Цель управления - это желаемое состояние объекта управления – организации. Следовательно, цель - это идеальное описание результата деятельности. Деятельность - процесс достижения результата или цели. Не сами цели как таковые приводят к результату, а процесс достижения их с помощью материальных средств или действий. Цель – это существенный элемент системы управления. Она выполняет следующие роли:
- организующую – организация и направление средств достижения целей на результат;
-мотивирующую - мотивация деятельности по активизации людей на достижение цели. Но сами цели, определяя значимые для коллектива результаты, имеют мотивирующее значение;
-контролирующую – сравнение фактического и заданного (целевого) параметров системы.
Существует иерархия целей и она означает, что индивидуальные цели определяют цели более высокого уровня и, наоборот, цели верхнего уровня
Складываются логически из целей нижнего уровня и так далее до главной цели.
Цели можно классифицировать следующим образом:
1.по уровню:
-народнохозяйственные;
-отраслевые;
-территориальные;
-организации; и т.д.
2.сроку действия:
-перспективные;
-текущие.
3.охвату проблемы и масштабу действия:
-стратегические;
-тактические.
Существует ряд требований к целям:
-согласованность и совместимость целей;
-реалистичность (достижимость);
-понятность для исполнителя;
-гибкость (обратная связь).
Основная процедура целевого управления состоит из построения дерева целей и задач.
Задачи управления делятся на три типа:
-работа с людьми;
-работа с предметами;
-работа с информацией.
2.2. Создание эффективной организации, как одна из ключевых задач современного менеджмента.
Создание эффективной организации в современных условиях возможно только через эффективную систему управления. Деятельность человека имеет три основные характеристики: затраты ресурсов, усилий или энергии, время, отданное деятельности и, конечно же, результат в виде произведенного продукта или услуг, или комплекса действий. Но использование ресурсов – это еще не эффективность управления. Эффективность возникает тогда, когда использование ресурсов дает наилучший результат, когда ресурсы и результат управления оказываются соизмеримыми.
