1.ОСОБЕННОСТИ СНАБЖЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ.
Снабжение – это oбслуживание организации требуемыми прoдуктами или услугами, включает в себя все взаимосвязанные виды деятельности по упpавлению закупками доставки, приемки, хранения и предпродажной подготовки продукции, необходимые организации для выполнения корпоративной стратегии с приемлемыми затратами ресурсов.
Управление снабжением — это деятельность по координации сотрудничества участников цепи поставок в целях обслуживания добавленной ценности для потребителей. Логистика снабжения как сфеpа деятельности гораздо больше, чем пpосто пoкупка (приобретение) продуктов. Oна также подpазумевает вес обязанностей, выполнение которых необходимо для непрерывного снабжения фирмы как ежедневно, так и в долгосрочном периоде. Чтобы добиться этогo, менеджер по закупкам должен решать такие задачи, как, например, определение неoбходимости в закупаемой продукции, поиск возможного поставщика, оценка потенциальной закупки в нескольких альтернативных истoчникаx, выбоp cпоcоба закупки, устанoвление приемлемой цены и требований поставки, мониторинг товара до момента его прихода, а также oценка качества продукции и услуг, предоставленных им фирме. B функции управления закупками включает в себя в основном коммерческую и логистическую составляющие cнабженческой деятельности. Расширенное определение этого функционала звучит следующим образом: "Управление закупками – этo обслуживание oрганизации продукцией заданного свойства и количества из пpавильного источника, доставленной в нужнoе место по веpной цене". Bторой функциoнал, входящий в снабжение, – управление поставщиками – не так давно стал объектом пристального внимания логистов и менеджеров по управлению цепями поставок. Пpоизошло это в первую очередь по причине продвижения кооперации и взаимодействия между участниками цепей поставок в активной бизнес-среде. Только конструктивное взаимодействие фокусной компании цепи со своими поставщиками и потребителями может обеспечить наращивание конкуpeнтного пoтенциала цепи поcтавок. Под «управлением поставщиками» понимается аспект закупочной деятельности или снабжения, который относится к рационализации базы поставщиков, их выбор, координированию их работы, оценки показателей их функционирования и наращиванию потенциала их деятельности.
Рисунок 1- Схема политики снабжения.
Процесс развития программы снабжения — определение вида и количества продукции, закупаемой на различных рынках, а также времени закупки того или иного вида продукции.
Требования к системе снабжения:
1) обслуживание сплошного потока продукции (обслуживание сплошного потока сырья, и предоставления услуг, необходимых для деятельности предприятия);
2) регулирование запасами (сведение уровня инвестиций, связанных с запасами продукции, и затрат на их удержание к минимуму);
3) поддержание уровня качества обслуживания потребителей;
4) работа с поставщиками (поиск грамотных поставщиков);
5) стандартизация (покупка стандартной продукции там, где это возможно);
6) достижение минимальной общей стоимости обслуживания (процесс закупки требует наличия товара и обслуживания по наименьшей стоимости);
7) обслуживание конкурентного преимущества предприятия;
8) продвижение отношений и достижение соразмерных, продуктивных и рабочих отношений с сотрудниками других функциональных подразделений предприятия;
9) обеспечение снабжения при понижении уровня накладных расходов. Надежность снабжения — гарантированность обеспечения потребителя необходимой ему продукцией в течение запланированного промежутка времени. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу (службу снабжения), осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления). Процесс снабжения – это комплекс операций, обеспечивающих предприятие необходимыми предметами и средствами труда. Главная задача предприятия по организации снабжения – своевременное исправное и комплексное снабжение производства всеми необходимыми материальными ресурсами при минимальных издержках управления запасами. Обеспечение производств материалами, покупными полуфабрикатами и готовыми изделиями связано с выполнением таких функций, как закупка, перевозка, складская переработка и другими. Все эти операции планируются, контролируются и регулируются специализированными службами, подразделениями снабжения или специальными сотрудниками (в зависимости от размера предприятия). В деятельности снабжения предприятия можно выделить два главных вида функций: внешние и внутренние. Внешние функции снабжения определяют взаимоотношения предприятия с другими предприятиями-поставщиками, оптовыми и розничными торговыми фирмами, транспортными организациями: -поиск допустимых поставщиков материальных ресурсов, разбор и выбор наиболее подходящих из них; заключение договоров;
-установление разумных хозяйственных связей по доставкам продукции на предприятие, заключение договоров с потребителями;
-подбор средств поставки материальных ресурсов от поставщиков и к потребителям, заключение договоров с транспортными фирмами.
Внутренняя роль снабжения характеризуют взаимодействие службы снабжения с административными и производственными подразделениями определенного предприятия:
-проектирование материально-технического снабжение на основе баланса материальных ресурсов (проект снабжения);
-организация и планирование снабжения средствами и предметами труда производственных подразделений;
-подготовка материальных ресурсов к производственному потреблению, отпуск и доставка материальных ресурсов со склада на место их потребления;
-продуктивное регулирование движения материальных ресурсов, контроль над их использованием в организации.
Различают две формы снабжения:
транзитная форма снабжения – предприятие получает сырье и материалы непосредственно от предприятий, их добывающих, обрабатывающих или производящих;
складская форма снабжения – материальные ресурсы предприятие получает с баз и складов снабженческо-сбытовых организаций, оптовых и розничных торговых фирм.
В настоящее время обеспечение предприятия материальными ресурсами осуществляется через: товарно-сырьевые биржи, аукционы, конкурсы, оптовые закупки, регулярные закупки мелкими партиями, закупки по мере необходимости, снабжение производства по запросам и так далее, а также собственное производство. Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, ей приходится органически включаться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение— производство — сбыт».
1.1 РОЛЬ И ЗАДАЧИ СНАБЖЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ.
В суммарном виде главная цель снабжения - гарантировать организации надежную поставку материалов. Из этого следует, что задачи снабжения таковы: - Создание надежного и беспрерывного материального потока в компанию; - Близкое взаимодействие с подразделениями, использующими эти материалы, исследование их запросов; - Поиск подходящих поставщиков, тесное взаимодействие с ними и создание выгодных отношений; - Закупка нужных материалов приемлемого качества, и необходимого количества, и гарантия их поставки в нужное время и место; - Обеспечение приемлемых цен и требований поставки; - Проведение подходящей политики запасов и инвестиций в них; - Быстрое продвижение материалов через цепи поставок, экспедирование доставок в случае необходимости, мониторинг настоящих условий, в том числе изменений в цене, возникновения дефицита, возникновение новых продуктов и т.д. Главной целью логистики закупок является выгодное приобретение товара (сырья или материала) с целью удовлетворения спроса с максимальной эффективностью. В связи с преобладанием предложения над спросом успешная закупочная деятельность связана с наличием точной информации о рынке, на котором совершаются закупки, что, имеет ввиду постоянный сбор и анализ информации о нем. Это позволит оценить емкость рынка, рассчитать цены, качество и сроки возможных поставок, при этом следует руководствоваться запросами вероятных потребителей. Задачи логистики можно разделить на три части: частные, общие и глобальные. Основной глобальной задачей логистики является большая эффективность при минимальных затратах. Глобальной задачей также является создание логистических систем и рычагов их функционирования. Общие задачи логистики это: управление информационных и материальных потоков; мониторинг количества произведенной продукции, ее хранения и транспортировки; выявление соотношения между необходимостью производства и ее допустимости. А также определение спроса на конечную продукцию, обеспечение обслуживания продаж до и после. На основе реализации общих задач создается система складирования и поставки, а также организовывается работа с заказчиком чтобы максимально заинтересовать последнего. К частным задачам относятся более узкие направления: создавать запасы по минимуму; урезать срок хранения готовой продукции на складе; сократить время на перевозки. Правила логистики можно описать так: нужный товар требуемого качества в необходимом объеме доставляют в определенное время и срок к месту назначения при минимальных затратах. Материальный поток определяется существованием находящихся в движении материальных ресурсов и выпущенной продукцией, с примененными к ним логистическими действиями. Материальные потоки –главная линия логистических исследований. Логистические функции –это действия, которые направленны на разработку материального потока. Процесс, в котором организовано поглощение и преобразование, финансового, материального. информационного и сервисного потоков, называют логистической операцией. Логистической функцией называют отдельную составляющую логистических операций. Нужное количество логистических функций и операций определяется в зависимости от вида системы. Логистические или снабженческие функции бывают двух видов: координационные и оперативные. Функции оперативного вида отвечают за управление движением материальных ценностей в сфере распределения и снабжения предприятия. В снабжении посредством логистики происходит регулирование движением средств производства и запасов, а также движение готовой продукции от склада к торговому хранилищу и от производителя к потребителю. А логистика производственного уровня несет ответственность за управление осуществлением функций контроля над передвижением полуфабрикатов на всех этапах производства, складированием и отправлением на рынки сбыта. Управлять распределением - значит организовывать и осуществлять надзор потоков готовой продукции от производителей к потребителям. Функции логистики в координации производства сводятся к определению и процессу развития материальных и финансовых потребностей для разных областей производства; анализу рыночной деятельности для данной организации; освоению и развитию возможных рынков сбыта и анализу потребностей клиентов. Все вышеперечисленные функции служат для сбалансирования спроса и предложения. Логистическая роль в том, чтобы изучать и анализировать спрос, диктуемый рынком, и на основе полученного результата вырабатывать предложения. У координационной логистики есть еще одно направление - оперативное планирование. На основе данных о спросе планируется график поставок и корректируются запасы готовой продукции. На основе этого планируется поставка сырьевой базы и комплектующих материалов для производства. К основным функциям логистики относят: интеграцию, системообразование, результативность регулирование. Системообразующей логистикой называют организацию систем, направленных на качественное управление ресурсами. Функция интеграции –гарантирование синхронности работы складов хранения, поставки, сбыта, а также рынка средств производства, и оказание услуг посредника для потребителя. Суть функций регулирования в управлении финансовыми, материальными и информационными потоками для достижения экономичного ведения производства. Результативная функция дает право сокращать траты при доставке товара в определенное время, в нужном количестве и с нужного качества. Эффективность логистических действий определяет получение завершения. Значительным условием для выявления потребности в товарных запасах является «золотое сечение». «Золотое сечение» планирует наличие строго определенных соотношений между количественными особенностях противостоящих между собой составных частей иной системы, обеспечивающих ее устойчивое действие, в данном случае конкурентное равновесие. Аспекты снабженческой деятельности и решаемые задачи: глубокие изменения логистики в отечественных организациях бизнеса привлекло за собой то, что закупочные филиалы компаний (или функционалы снабжения) часто передаются под управление службам логистики, войдя в них организационно или переподчиняясь функционально. Данная тенденция соответствует развитию организационных конструкций управления бизнесом передовых компаний, в которых функционал закупочной деятельности, как правило, входит в полномочия служб логистики. Попытки выделить из снабженческой деятельности, например, логистическую или маркетинговую составляющие, передав их соответствующим подразделениям компании, часто связаны с не малыми трудностями, так как многие перечисленные выше задачи вызывают межфункциональной координации. Например, определение базиса поставки для закупки предметов снабжения по ввозу, требует согласованного решения во всех трех гранях: ценовом (отнесение транспортных, таможенных и страховых затрат на покупателя, продавца или посредника), логистическом (выбор логистических посредников – экспедиторов (перевозчиков), таможенных посредников, распределение логистических угроз, оптимизация расходов на доставку), маркетинговом (выбор поставщика, отвечающего критерию балансов "цена/качество продукции", "цена/надежность доставки").Следовательно, что критерии функционирования логистики являются общекорпоративными и направленными на завершающий результат уже по определению, разумно осуществлять логистическую координацию решений снабжении компании. Реализовать координацию и оптимизацию намерений можно организационно, например, передав роль снабжения в службу логистики, или когда логистика выполняет координирующую функцию между маркетинговыми и коммерческими видами деятельности в снабжении без реинжиниринга структуры управления фирмой. Таким образом, логистика снабжения – это координация и интеграция видов логистической деятельности с маркетинговыми и коммерческими для достижения корпоративных целей организации бизнеса с приемлемыми затратами ресурсов. Основными целями логистики снабжения в разрезе поддержания корпоративной стратегии компании являются:
– обеспечение производственных или сбытовых подразделений компании предметами снабжения и услугами в соответствии с их требованиями;
– обеспечение нормального функционирования компании за счет бесперебойного снабжения ее ресурсами жизнеобеспечения;
– оптимизация затрат на закупки в составе первоначальной стоимости продукции;
– обеспечение закупки предметов снабжения и услуг, соответствующих установленным уровнем качества;
– осуществление эффективного управления поставщиками.
Анализ функций и деятельности отдела снабжения:
Для того что бы оценить эффективность проделанной работы отдела снабжения, необходимо произвести начальный или обзорный анализ деятельности. Такой анализ можно произвести, рассмотрев такие аспекты, как: прием заявок на материально-технические ценности, анализ и обработка заявок, связь и расчеты с поставщиками, и контроль за поставкой на всем этапе пути и исполнением договорных сроках. Что бы процесс снабжения был выполнен эффективно и с наименьшими затратами денежных средств и времени можно, а точнее разумно использовать специальные программные продукты, разработанные индивидуально для предприятия в зависимости от его специализации.Логическая схема эффективности проста: упрощение процесса мониторинга закупок и поставок материально-технических средств, в режиме реального времени, то есть снижение временных затрат на осуществление этой операции, основательно ускоряют весь процесс снабжения. Меньше используется времени на оформление заявок > меньше затрачивается времени на их обработку и связь с поставщиками > ускоряется процесс закупки (процесс расчета) с поставщиками > минимизации срокам поставки материально-технических ценностей. Деятельность службы снабжения предприятия анализируется на основании таких критериев:
-оптимальное размещение и своевременное выполнение общих и прямых заказов на поставку;
-соблюдение установленной сметы расходов;
-наличие планов закупок и качество их составления;
-эффективность переговоров с поставщиками;
-применяемые методы оценки, распределения и выбор поставщиков;
-качество информационных систем, используемых службой снабжения.
1.2 ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ СНАБЖЕНИЯ,ТЕНДЕР.
Одной из распространенных в мировой практике рыночных процедур, направленных на то, чтобы заказчик и поставщик могли найти друг друга, является проведение тендеров. Это своеобразные соревнования, в результате которых выбирается компания, наиболее полно соответствующая требованиям конкретного заказчика и готовая выполнить контракт с лучшим соотношением «цена-качество» или лучшим комплексным решением. Победа в тендере-часть искусства корпоративных продаж. Найти интересный тендер недостаточно. Нужно его проанализировать: сможет ли поставщик выполнить условия заказчика.
Что такое тендер? В переводе с английского слово означает «конкурс, торг». Это процедура продажи товара или услуги. Поставщики предлагают, а заказчик отбирает лучшее. Несмотря на сложившееся мнение о сложности и «купленности» тендеров, они прозрачны, без заинтересованности в обмане. При нарушении правил следует наказание согласно букве закона, страдает репутация. Организаторами тендеров могут выступать как государственные заказчики и многие коммерческие структуры, так и собственники или обладатели права на имущество. А участниками могут быть любые юридические или физические лица, способные исполнить свои обязательства. Особенностью тендеров является то, что эта процедура дает возможность на правах свободной и прозрачной конкуренции заключать договоры на наиболее выгодных условиях для всех сторон. Организатор удовлетворяет свои нужды, приобретая или продавая с наилучшими условиями по выгодной цене. Участники же получают возможность на равных правах участвовать в конкурентной борьбе. Существует 3 вида тендеров:
Первый вид — это государственные закупки. Все муниципальные, бюджетные и государственные учреждения расходуют средства из бюджета, выделенного государством, для осуществления ряда потребностей, таких как товары, услуги или работа.
Второй вид тендера - коммерческие закупки. Заказчиками выступают организации на коммерческой основе. Главным минусом проведения торгов является не несение административной ответственности заказчиком. Но все его действия не должны противоречить закону.
Третий вид — закупки юридическими лицами. Это государственные корпорации, муниципальные предприятия, в капитале которых, участие государства превышает 50 процентов. Главной особенностью является то, что заказчик сам разрабатывает свод правил, по которым будут проводиться услуги или закупки. Это значительно ограничивает возможности исполнителя, как по времени, так и по возможностям.
Целью тендера является экономия денег посредством конкурентоспособности участников. Несмотря на строгость закона, в проведении тендеров первого вида, создаются более упрощенные условия. Существует разделение тендеров по типам: в открытых торгах может принять участие любой желающий. Информация о нем распространяется по всем возможным информационным источникам, которые доступны заказчику. Такие тендеры помогают здраво оценить свои силы, в сравнении с потенциальными участниками. Открытый тендер-это возможность получить выгодное предложение, а для заказчика возможность выбрать лучшего из представленных конкурсантов. В закрытых тендерах принимают участия компании, получившие приглашение. Для участников есть множество критериев отбора. Такие, например, как общий рейтинг компании, ее репутация и общее положение дел на рынке. Поэтому крупные компании чаще рекламируют себя в средствах массовой информации. Так же показателю общего уровня компании способствует проведение ею различных выставок и конференций. Список участвующих в закрытом тендере никогда не разглашается, с целью исключения заговора между конкурсантами. Зачастую в торгах принимают участие 4-5 компаний. Специализированные торги тоже можно отнести к закрытому типу тендеров. Только участие в них ограничено определенными правилами. Например, принять участие в них могут компании, сотрудничавшие раньше с заказчиком. Конкурсные тендеры могут классифицироваться по видам этапов. Конкурс может проводиться как один этап, так и в два. В первом случае, торги проводятся на стадии подачи заявки от участника. Далее, заказчик на конкурсной основе выбирает наиболее подходящего исполнителя по заданным критериям. Во втором случае заказчик выдает некое техническое задание, по которому участники разрабатывают проект, предлагая свои решения. Это первый этап, во втором этапе из подавленных решений выбирается наиболее подходящее. Бывают государственные и коммерческие тендеры. Расскажу про коммерческие тендеры – это тендеры, в которых организатором выступают любые коммерческие структуры. Они сами для себя выбирают проведение тендера, так как для них это является отличным способом экономичного расходования собственных денежных средств. Законодательно не регулирует проведение этих тендеров, организаторы вправе проводить любые процедуры по своим правилам. В отличие от вышеперечисленных регулируемых законами тендеров у организатора отсутствует обязанность размещать извещение о проведении закупки в единой информационной системе. Помимо этого на организатора не накладывается административная ответственность за нарушение процедуры проведения тендера, если действия организатора не противоречат действующему. Таким образом, существует большое количество разновидностей тендеров: на закупку и на продажу; государственных и коммерческих; открытых и закрытых и так далее. Возникновение каждого из них обусловлено специфическими потребностями рынка, соответственно имеет свои особенности в порядке проведения. На сегодняшний день растет не только количество разновидностей тендеров, но и количество самих тендеров, появляются новые области для применения конкурентных процедур отбора: продажа государственного имущества, выбор арендатора, выбор субподрядчиков и многие другие. Выиграть в коммерческом тендере, означает получить финансовую выгоду, зарекомендовать себя как компанию, способную быстро и финансово выгодно сделать свою работу. Для самих заказчиков это шанс найти исполнителя на максимально выгодных условиях.
Виды: открытый – проводится для всех желающих для долгосрочного сотрудничества. Когда конкурс объявляет государство, это связано со строительными работами. Среди отличий: прозрачность, здоровая конкуренция, открытость. Информацию получают из СМИ и интернета, для участия собирают документы и отправляют в комиссию;
закрытый – для поиска поставщиков специфичных товаров – госзакупок на нужды обороны. Ограничено количество участников, требуются лицензии;
двухэтапный – при розыске производителя сложной продукции и услуг: научно-исследовательских, конструкторских, технологических. Конкурс в 2 этапа помогает понять рынок предложения и цены, вовремя внести дополнения и изменения в документацию, что должны предоставить конкурсанты;
запрос ценовых котировок применяется, когда сумма заказа не превышает 250 тысяч рублей. Проводится без участия посредников, но имеет трех поставщиков;
закупка у единственного источника возможна, когда искомый товар, услуга – редкие на рынке. Произведения искусства или авторские права.
Тендеры классифицируются по различным признакам. В зависимости от цели проведения они делятся на тендеры на продажу и тендеры на закупку. По процедуре проведения они разделяются на: конкурс, двухэтапный конкурс, аукцион, запрос предложений; запрос котировок, конкурентные переговоры и другие процедуры. По формам проведения тендеры могут быть открытыми и закрытыми. Открытая форма дает возможность поучаствовать всем желающим, в закрытой же приглашения направляются лишь ограниченному числу участников. Такая процедура проводится, когда договор связан с коммерческой или государственной тайной, когда круг участников, в сфере которой проводится тендер, мал или же затраты на проведение открытого тендера не оправданы. Извещение о торгах не подлежит публикации, если сведения, составляющие государственную тайну, содержатся в документации или проекте договора. При выборе открытой или закрытой формы тендера организатор торгов должен опираться в первую очередь на действующее законодательство. Также различают тендеры в электронной форме и в «бумажной».
