Войти в мой кабинет
Регистрация
ГОТОВЫЕ РАБОТЫ / ДИПЛОМНАЯ РАБОТА, ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И АРХИВОВЕДЕНИЕ

Сравнительный анализ автоматизированных систем электронного документооборота (по функциям, программных платформам, структуре и т.п.)

cool_lady 1300 руб. КУПИТЬ ЭТУ РАБОТУ
Страниц: 52 Заказ написания работы может стоить дешевле
Оригинальность: неизвестно После покупки вы можете повысить уникальность этой работы до 80-100% с помощью сервиса
Размещено: 03.04.2021
Актуальность данной выпускной квалификационной работы заключается в том, что организация работы с документами влияет на качество и особенность работы аппарата управления, а также организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. На сегодняшний день традиционный (бумажный) документооборот немыслим без автоматизации и использования электронных документов. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. Многообразие систем электронного документооборота (далее - СЭД) на российском рынке приводит к необходимости выбора наиболее приемлемого варианта для конкретного объекта автоматизации, и соответственно, определения критериев оценки СЭД. Объектом исследования являются автоматизированные системы документационного обеспечения управления. Предметом исследования выпускной квалификационной работы является сравнительный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Целью выпускной квалификационной работы является сравнение наиболее популярных автоматизированных систем электронного документооборота. Для достижения поставленной цели поставлены следующие задачи: 1. Изучить теоретические основы применения автоматизированных систем документационного обеспечения управления; 2. Охарактеризовать рынок автоматизированных систем документационного обеспечения управления; 3. Сравнить автоматизированные системы документационного обеспечения управления. Методологическая основа исследования. При написании выпускной квалификационной работы использовались следующие методы научного познания: исследование, обобщение, конкретизация, анализ теоретических источников и нормативно-правовых источников. С помощью метода исследования и анализа изучена специальная научная литература, нормативно-правовые акты. Структура выпускной квалификационной работы состоит из титульного листа, содержания, введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.
Введение

Автоматизированная система (automated system; AS) — система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций. В зависимости от вида деятельности выделяют, например, следующие виды автоматизированных систем: автоматизированные системы управления (АСУ), системы автоматизированного проектирования (САПР), автоматизированные системы научных исследований (АСНИ). Система электронного документооборота: 1) информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним ; 2) Информационная система электронного документооборота участника электронного документооборота межведомственного должна обеспечивать подготовку уведомлений о ходе рассмотрения электронных сообщений этим участником ; 3) система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота. Система электронного документооборота должна обеспечивать возможность: · хранения документов в электронной форме и их реквизитов; · взаимодействия с адаптером системы электронного документооборота при отправке и приеме электронных сообщений . Основным участником делопроизводственного процесса в организации, как правило, является служба документационного обеспечения управления. В ее подразделениях происходит прием, создание, регистрация, а также передача на исполнение, контроль исполнения и списание документов в дела.
Содержание

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………….3 Глава I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРИМЕНЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ………………………………………………..6 1.1. Требования нормативно - правовых документов к применению автоматизированных систем документационного обеспечения управления……6 1.2 Функциональные и технологические требования к автоматизированным системам документационного обеспечения управления………………………...12 Глава II. ХАРАКТЕРИСТИКА РЫНКА АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ………………...21 2.1 Основные представители рынка автоматизированных систем документационного обеспечения управления. ………………………………….21 2.2 Направления развития автоматизированных документационного обеспечения управления………………………………………………………….33 Глава III. СРАВНЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ………………...37 3.1. Определение критериев оценки автоматизированных систем документационного обеспечения управления. ………………………………….37 3.2. Сравнительная характеристика автоматизированных систем документационного обеспечения управления……………………………………41 ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..45 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ……………………...………………………………………………48
Список литературы

Опубликованные 1. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (с изменениями и дополнениями) (утратил силу). 2. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ (последняя редакция). 3. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ (последняя редакция) ст.2. 4. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (с изменениями и дополнениями Постановление Правительства РФ от 1 февраля 2020 г. №71). 5. Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (с изменениями и дополнениями). 6. Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 N 890 (ред. от 21.07.2014) "О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти". 7. Распоряжение Правительства РФ «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти» от 02.10.2009 № 1403-р). 8. Приказ Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 15.11.2011 N 22304). 9. ГОСТ 6.10.4–84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Литература 10. Баранова, М.В. К вопросу об эффективности использования информационных систем / М.В. Баранова, Н.Е. Гильц // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. – 2017. – Т.2. № 8. – С. 241-242. 11. Бобылева Марина Павловна Некоторые особенности современного документооборота // История и архивы. 2015. №2. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/nekotorye-osobennosti-sovremennogo-dokumentooborota (дата обращения: 14.04.2020). 12. Бут, К.О. Использование информационных систем в принятии управленческих решений на предприятиях / К.О. Бут // Ломоносовские чтения на Алтае: фундаментальные проблемы науки и образования: сборник научных статей международной конференции. Алтайский государственный университет. – 2015. – С. 901-903. 13. Ефремова Л.И., Колекина А.О. Выбор системы электронного документооборота для предприятия // Вестник ВУиТ.2019.№1.URL:https://cyberleninka.ru/article/n/vybor-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-predpriyatiya (дата обращения: 15.04.2020). 14. Иванова Елена Владимировна Электронный документооборот как форма современного делопроизводства // Гуманитарий Юга России. 2017. №1. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnyy-dokumentooborot-kak-forma-sovremennogo-deloproizvodstva (дата обращения: 26.04.2020). 15. Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле: Учебно-методическое пособие / составители: О.В. Приставченко, А.И. Эгамов – Нижний Новгород: Нижегородский госуниверситет, 2017. 16. Комаристый, Д.П. Использование информационных систем на предприятиях / Д.П. Комаристый, А.М. Агафонов, А.П. Степанчук, П.С. Коркин // Вестник Воронежского института высоких технологий. – 2017. – № 2 (21). – С. 104-106. 17. Кулакова Н.С. К вопросу об использовании информационных систем на предприятии / Н.С. Кулакова, А.Н. Иванов // Информационные технологии в экономике, образовании и бизнесе: Институт управления и социально-экономического развития, Саратовский государственный технический университет, Richland College (Даллас, США). –2016. – С. 119-122. 18. Ларин Михаил Васильевич Электронные документы: вопросы теории и практики // История и архивы. 2015. №2 (145). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnye-dokumenty-voprosy-teorii-i-praktiki-1 (дата обращения: 12.04.2020). 19. Ларин М.В. Информационное обеспечение управления: учебное пособие. - Москва: РГГУ, 2018. – 278 с. 20. Медведева О.В., Парамонова М.Г. Цифровизация управления и системы электронного документооборота // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. 2019. №13. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/tsifrovizatsiya-upravleniya-i-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения: 16.04.2020). 21. Мирошниченко М.А., Зотова Т.С., Леготин И.А. АВТОМАТИЗАЦИЯ И ИНФОРМАТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ // Вестник Академии знаний. 2019. №5 (34). URL:https://cyberleninka.ru/article/n/avtomatizatsiya-i-informatizatsiya-deyatelnosti-sluzhby-informatsionno-dokumentatsionnogo-obespecheniya-upravleniya-kompaniey (дата обращения: 14.04.2020). 22. Официальный сайт Компании TAdviser [Электронный ресурс]. М., 2020. URL: https://www.eg-online.ru/article/386146/ . 23. Официальный сайт Компании TAdviser [Электронный ресурс]. М., 2019. URL: https://www.avis-expert.ru/company/news/obzor-rynka-sed-ecm-ot-tadviser-itogi-2018-goda. (дата обращения: 14.04.2020). 24. Официальный сайт Компании TAdviser [Электронный ресурс]. М., 2019. URL: https://www.directum.ru/application/images/Ta_sed_2017_2018.png. (дата обращения: 14.04.2020). 25. Платко А.Ю. Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления // Иннов: электронный научный журнал. 2017. №4 (33). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/prakticheskie-aspekty-analiza-sistemy-dokumentatsionnogo-obespecheniya-upravleniya (дата обращения: 12.04.2020). 26. Путивцева Н.П., Ряснова В.А., Зайцева Т.В., Пусная О.П., Нестерова Е.В., Игрунова С.В. Выбор системы электронного документооборота методом ELECTRE и сравнение результатов при использовании метода анализа иерархий // Научные ведомости Белгородского государственного университета. Серия: Экономика. Информатика. 2017. №2 (251). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/vybor-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-metodom-electre-i-sravnenie-rezultatov-pri-ispolzovanii-metoda-analiza-ierarhiy (дата обращения: 27.04.2020). 27. Теньковская Т.С. Документооборот при помощи программ // Инновационная наука. 2016. №6-2. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/dokumentooborot-pri-pomoschi-programm (дата обращения: 27.04.2020). 28. Топ 10 СЭД [Электронный ресурс]., 2020. URL: https://docsvision.com/info-centr/news/obzor-rynka-sed-ecm-2018-2019-tadviser.html. 29. Умалатова Л.М., Лебедева А.В.,ОБЗОР РОССИЙСКОГО РЫНКА СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА//Международный научно-технический журнал «ТЕОРИЯ. ПРАКТИКА. ИННОВАЦИИ». 2018. 30. Управление документами в цифровой экономике: организация, регламентация, реализация. / [Авт. М.В. Ларин, Н.Г. Суровцева, Е.В. Терентьева, В.Ф. Янковая]; Под ред. М.В. Ларина. М.: РГГУ, 2019. 272 с. ISBN 978-5-7281-2557-0 .
Отрывок из работы

Глава I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРИМЕНЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 1.1 Требования нормативно - правовых документов к применению автоматизированных документационного обеспечения управления Делопроизводство считается одним из основных направлений деятельности аппарата управления организации, которое включает совокупность задач , связанных с процессами документирования и обеспечения качественной работы с документами. Эта область всесторонне поддерживается нормативно-методической базой, которая содержит иерархию законодательных, правовых актов, национальных и отраслевых стандартов, методических рекомендаций, перечней и правил архивного хранения. Объемы и размеры этих материалов исчисляются тысячами страниц, что подчеркивает не только важность и значимость процессов делопроизводства, но и свидетельствует об обязательном характере создания системы делопроизводства в любой организации . Нормативно-правовая база делопроизводства представляет собой совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности органа власти, а также в сфере деятельности служебной службы: ее структура, функции, персонал, техническая поддержка и некоторые другие аспекты. Наиболее существенными потребностями организации, в первую очередь, являются автоматизированные технологии, которые необходимы для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. В современных условиях документ все большую часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому требуются технологии электронного документооборота. Если несколько лет назад такие инструменты, как электронная почта или электронное архивирование, использовались в ряде организаций параллельно с офисными системами, то сейчас все осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами. Электронные коммуникации устраняют границы между организациями, а обмен электронными документами обещает огромную экономию затрат на изготовление, перемещение и возможное последующее повторное преобразование документа и его деталей в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом . Термин «электронный документ» в российском документоведении начал активно использоваться лишь в 1990-е годы. До этого общепринятыми были термины «машиночитаемый документ», «документ на машинном (магнитном) носителе», «машиноориентированный документ» и «машинограмма» . Сегодня появилась потребность в новом понятии, относящемся к документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла – от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение – в электронном виде. Так возникло понятие «электронный документ». Его нормативное определение впервые было дано в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи»: «электронный документ – это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме» . В этом определении основной акцент сделан на способе представления информации. Действующая редакция Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет электронный документ как документированную информацию, представленную в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. В соответствии с данным определением к электронным документам можно отнести: – собственно электронные документы, жизненный цикл которых протекает только в электронном виде; – электронные копии бумажных и других аналоговых документов; – базы данных в виде сложных документов (реестры, кадастры и др.); – интернет-документы (документация социальных сетей, сайтов и др.). Законодательство Российской Федерации допускает использование электронных документов в различных сферах деятельности, в том числе и в управлении. Особое значение имеют законодательные и иные нормативные правовые акты, создающие правовую основу электронного правительства и порядок применения электронных документов при межведомственном электронном документообороте и межведомственном электронном взаимодействии . В 2009 г. утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями от 7 сентября 2011 г. № 751) . В них указано, что электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь установленные реквизиты. Таким образом, впервые в истории российского документоведения и архивного дела электронному документу придан официальный правовой статус. В этом нормативном акте зафиксированы также особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти. В соответствии с Правилами делопроизводства состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется (утверждается) руководителем федерального органа исполнительной власти посредством разработки перечня документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в электронной форме. Эти перечни утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством. Поскольку электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти, постольку она должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации . Постановлением Правительства Российской Федерации «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти » поставлена задача до конца 2017 г. осуществить в Российской Федерации переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Правительством Российской Федерации. Это означает, что к названной дате необходимо провести все необходимые мероприятия по подготовке соответствующей инфраструктуры в органах управления, а также решить вопросы обеспечения юридической значимости такого документооборота и осуществить подготовку и переподготовку кадров, способных работать в новых условиях. Несмотря на активную нормотворческую работу в сфере применения электронных документов и электронного документооборота, законодательство Российской Федерации пока не всегда последовательно в регулировании применения электронных документов в управленческой деятельности. Фрагментарный характер законодательства затрудняет широкое применение электронных документов во всех сферах жизни общества и государства и не позволяет в полной мере использовать их преимущества перед бумажными документами. В связи с этим задача создания прочной нормативной и методической базы работы с электронными документами в делопроизводстве и архивах продолжает оставаться актуальной. Электронные документы, в отличие от бумажных документов, являются не физическими, а логическими. Это признак логической целостности, который следует учитывать при идентификации электронных документов в виде гипертекстовых, табличных, мультимедийных документов, а также баз данных. Важной особенностью электронного документа является наличие метаданных, которые постоянно с ним связаны. В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007, метаданные – это структурированные данные о данных, это информация, которая позволяет идентифицировать электронные документы, управлять ими, осуществлять их поиск и любые другие действия с документом. Метаданные образуются не только в момент создания (или получения и регистрации) документа в документной системе организации, но и добавляются в течение всего времени, пока документ находится в информационной системе и используется. Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 частью метаданных являются регистрационные данные электронного документа. При регистрации документа создаются, как минимум, следующие метаданные: уникальный идентификатор (им может быть регистрационный номер документа в информационной системе); дата и время регистрации; заголовок (краткое содержание документа); автор (лицо или организация), отправитель или получатель. При более детальной регистрации документ связывается с описательной информацией о контексте, содержании и структуре документа и с другими взаимосвязанными документами. Элементом метаданных является также электронная подпись, используемая для придания юридической силы электронному документу. По закону он признается легитимным и при наличии «иного аналога собственноручной подписи» отправителя . Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию . Еще одной важной характеристикой электронного документа признали формат файла, т. е. структуру последнего, определяющую способ его хранения и отображения на экране или при печати15. Для целей управления предназначены в основном текстовые и графические форматы. Например, для СЭД федерального органа исполнительной власти рекомендованы следующие форматы: PDF, RTF, DOC, TIFF, но допускаются и иные форматы16. Таким образом, электронные документы, занимая все больше пространства в составе современных документальных фондов и информационных систем и обеспечивая необходимое качество управленческих и социальных коммуникаций, постепенно становятся предметом и объектом исследований ученых и специалистов в области документоведения и архивоведения . 1.2 Функциональные и технологические требования к автоматизированным системам документационного обеспечения управления По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. IDC следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS — Electronic Document Management Systems): "СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных". Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.
Не смогли найти подходящую работу?
Вы можете заказать учебную работу от 100 рублей у наших авторов.
Оформите заказ и авторы начнут откликаться уже через 5 мин!
Похожие работы
Дипломная работа, Документоведение и архивоведение, 47 страниц
650 руб.
Дипломная работа, Документоведение и архивоведение, 58 страниц
850 руб.
Дипломная работа, Документоведение и архивоведение, 84 страницы
2100 руб.
Дипломная работа, Документоведение и архивоведение, 63 страницы
1575 руб.
Дипломная работа, Документоведение и архивоведение, 63 страницы
1575 руб.
Служба поддержки сервиса
+7(499)346-70-08
Принимаем к оплате
Способы оплаты
© «Препод24»

Все права защищены

Разработка движка сайта

/slider/1.jpg /slider/2.jpg /slider/3.jpg /slider/4.jpg /slider/5.jpg