Глава I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРИМЕНЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1.1 Требования нормативно - правовых документов к применению автоматизированных документационного обеспечения управления
Делопроизводство считается одним из основных направлений деятельности аппарата управления организации, которое включает совокупность задач , связанных с процессами документирования и обеспечения качественной работы с документами. Эта область всесторонне поддерживается нормативно-методической базой, которая содержит иерархию законодательных, правовых актов, национальных и отраслевых стандартов, методических рекомендаций, перечней и правил архивного хранения. Объемы и размеры этих материалов исчисляются тысячами страниц, что подчеркивает не только важность и значимость процессов делопроизводства, но и свидетельствует об обязательном характере создания системы делопроизводства в любой организации .
Нормативно-правовая база делопроизводства представляет собой совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности органа власти, а также в сфере деятельности служебной службы: ее структура, функции, персонал, техническая поддержка и некоторые другие аспекты.
Наиболее существенными потребностями организации, в первую очередь, являются автоматизированные технологии, которые необходимы для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. В современных условиях документ все большую часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому требуются технологии электронного документооборота. Если несколько лет назад такие инструменты, как электронная почта или электронное архивирование, использовались в ряде организаций параллельно с офисными системами, то сейчас все осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.
Электронные коммуникации устраняют границы между организациями, а обмен электронными документами обещает огромную экономию затрат на изготовление, перемещение и возможное последующее повторное преобразование документа и его деталей в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом .
Термин «электронный документ» в российском документоведении начал активно использоваться лишь в 1990-е годы. До этого общепринятыми были термины «машиночитаемый документ», «документ на машинном (магнитном) носителе», «машиноориентированный документ» и «машинограмма» .
Сегодня появилась потребность в новом понятии, относящемся к документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла – от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение – в электронном виде. Так возникло понятие «электронный документ». Его нормативное определение впервые было дано в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи»: «электронный документ – это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме» . В этом определении основной акцент сделан на способе представления информации.
Действующая редакция Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет электронный документ как документированную информацию, представленную в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
В соответствии с данным определением к электронным документам можно отнести:
– собственно электронные документы, жизненный цикл которых протекает только в электронном виде;
– электронные копии бумажных и других аналоговых документов;
– базы данных в виде сложных документов (реестры, кадастры и др.);
– интернет-документы (документация социальных сетей, сайтов и др.).
Законодательство Российской Федерации допускает использование электронных документов в различных сферах деятельности, в том числе и в управлении. Особое значение имеют законодательные и иные нормативные правовые акты, создающие правовую основу электронного правительства и порядок применения электронных документов при межведомственном электронном документообороте и межведомственном электронном взаимодействии .
В 2009 г. утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями от 7 сентября 2011 г. № 751) . В них указано, что электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь установленные реквизиты. Таким образом, впервые в истории российского документоведения и архивного дела электронному документу придан официальный правовой статус. В этом нормативном акте зафиксированы также особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти.
В соответствии с Правилами делопроизводства состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется (утверждается) руководителем федерального органа исполнительной власти посредством разработки перечня документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в электронной форме. Эти перечни утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.
Поскольку электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти, постольку она должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации .
Постановлением Правительства Российской Федерации «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти » поставлена задача до конца 2017 г. осуществить в Российской Федерации переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Правительством Российской Федерации. Это означает, что к названной дате необходимо провести все необходимые мероприятия по подготовке соответствующей инфраструктуры в органах управления, а также решить вопросы обеспечения юридической значимости такого документооборота и осуществить подготовку и переподготовку кадров, способных работать в новых условиях. Несмотря на активную нормотворческую работу в сфере применения электронных документов и электронного документооборота, законодательство Российской Федерации пока не всегда последовательно в регулировании применения электронных документов в управленческой деятельности. Фрагментарный характер законодательства затрудняет широкое применение электронных документов во всех сферах жизни общества и государства и не позволяет в полной мере использовать их преимущества перед бумажными документами. В связи с этим задача создания прочной нормативной и методической базы работы с электронными документами в делопроизводстве и архивах продолжает оставаться актуальной.
Электронные документы, в отличие от бумажных документов, являются не физическими, а логическими. Это признак логической целостности, который следует учитывать при идентификации электронных документов в виде гипертекстовых, табличных, мультимедийных документов, а также баз данных. Важной особенностью электронного документа является наличие метаданных, которые постоянно с ним связаны.
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007, метаданные – это структурированные данные о данных, это информация, которая позволяет идентифицировать электронные документы, управлять ими, осуществлять их поиск и любые другие действия с документом.
Метаданные образуются не только в момент создания (или получения и регистрации) документа в документной системе организации, но и добавляются в течение всего времени, пока документ находится в информационной системе и используется. Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 частью метаданных являются регистрационные данные электронного документа. При регистрации документа создаются, как минимум, следующие метаданные: уникальный идентификатор (им может быть регистрационный номер документа в информационной системе); дата и время регистрации; заголовок (краткое содержание документа); автор (лицо или организация), отправитель или получатель. При более детальной регистрации документ связывается с описательной информацией о контексте, содержании и структуре документа и с другими взаимосвязанными документами.
Элементом метаданных является также электронная подпись, используемая для придания юридической силы электронному документу. По закону он признается легитимным и при наличии «иного аналога собственноручной подписи» отправителя . Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию .
Еще одной важной характеристикой электронного документа признали формат файла, т. е. структуру последнего, определяющую способ его хранения и отображения на экране или при печати15. Для целей управления предназначены в основном текстовые и графические форматы. Например, для СЭД федерального органа исполнительной власти рекомендованы следующие форматы: PDF, RTF, DOC, TIFF, но допускаются и иные форматы16.
Таким образом, электронные документы, занимая все больше пространства в составе современных документальных фондов и информационных систем и обеспечивая необходимое качество управленческих и социальных коммуникаций, постепенно становятся предметом и объектом исследований ученых и специалистов в области документоведения и архивоведения .
1.2 Функциональные и технологические требования к автоматизированным системам документационного обеспечения управления
По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.
IDC следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS — Electronic Document Management Systems): "СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных".
Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.
