1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РК И В БЛИЖАЙШЕМ ЗАРУБЕЖЬЕ
1.1 Теоретические основы внутреннего контроля на предприятиях РК и в ближайшем зарубежье
Система внутреннего контроля является совокупностью методик и процедур, а также организационная структура и действия сотрудников организации, направленные на минимизацию рисков и обеспечения её целей.
Методические рекомендации и требования реализации системы внутреннего контроля компании, закреплены обязательными локальными нормативными актами, такими как:
- методические рекомендации об обеспечении эффективного функционирования системы внутреннего контроля;
- положение о системе внутреннего контроля;
- учётная политика;
- должностная инструкция работника, задействованного в системе внутреннего контроля;
- прочие документы.
Необходимость функционирования системы внутреннего контроля определяется Закон Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.01.2020 г.), регламентирует, организацию и осуществление экономическим субъектом осуществлять внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, а также необходимость для экономического субъекта, бухгалтерскую (финансовую) отчетность которого необходимо подвергнуть аудиту, обязан организации и осуществлению внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случая, принятия его руководителем обязанностей ведения бухгалтерского учета на себя) [1].
Система внутреннего контроля, включает в себя построение эффективной модели мониторинга перспективных или ретроспективных ошибок в учете и отчетности, в том числе, посредством организации внутреннего аудита [2].
Руководство экономического субъекта должно организовать систему внутреннего контроля с целью обеспечения соблюдения стратегии развития компании, подтверждения достоверности первичных документов, правильного отражения каждого факта хозяйственной жизни в учете, своевременного представления отчетности и достоверного отражения в ней сведений о финансово- хозяйственной жизни. Поэтому системой внутреннего контроля в организации охватываются все бизнес-процессы, включая планирование и составление финансовой отчётности. Организацией системы внутреннего контроля предусматриваются следующие направления ее реализации:
- эффективного и стабильного функционирования предприятия;
- обязательного соблюдения тактики и стратегии развития предприятия каждым сотрудником;
- обеспечения сохранности имущества предприятия;
- минимизацией возможной ошибки и своевременного отражения в учете и отчетности полного и достоверного отчета о факте хозяйственной жизни.
Для эффективного функционирования системы внутреннего контроля по всем перечисленным направлениям, нужно определиться со следующими задачами:
- проверить соответствие данных, которые отражены в первичных документах, отражены в учетных регистрах и бухгалтерской, налоговой отчетности;
- правильно оценить и классифицировать данные бухгалтерскую отчётность;
- мониторить ошибки и анализировать отклонения фактических значений показателей от планов;
- обеспечивать сохранность активов предприятия и эффективно их использовать;
- согласовать политику управления, в системе планирования и прогнозирования;
- обеспечивать оперативную передачу информации руководству экономического субъекта с целью управления.
Объектом внутреннего контроля является также активы и обязательства, капитал и резервы, источники средств, виды проводимых операций (сбыт и снабжение производства) [3].
Внутренним контролем, который осуществляется непрерывно, отдельные контрольные мероприятия проводятся с определенной периодичностью, к примеру, один раз в месяц производят сверку сумм по первичным документам и отражается в учетном регистре по соответствующей операции [4].
Инструментом или мероприятиями внутреннего контроля организации являются:
- внутренний аудит;
- мониторинг эффективной деятельности подразделения экономического субъекта;
- структурно-функциональная форма внутреннего контроля;
- оценка рисков;
- мониторинг средств контроля;
- оценка эффективности системы внутреннего контроля.
Рассмотрим особенности реализации одного из механизмов систему внутреннего контроля - внутреннего аудита.
Аудит можно поделить на внутренний и внешний (обязательный, инициативный и аудит по специальным заданиям). Особенность внешнего аудита заключается в отсутствии интересов аудиторов, проводящего проверку на предприятии.
Важнейшее отличие внешнего аудита от внутреннего - юридическая независимость проверяющей инстанции от проверяемой организации. При этом, внешним аудитором как правило является специализированная фирма. Внешний аудит является добровольным в случае отсутствия в законе другого. Внутренний аудит, как правило, проводят штатные структуры или вышестоящие органы управления.
Использование внутреннего аудита как одного из инструментов системы внутреннего контроля является обычным для некоторых крупных и средних предприятий, с характерными особенностями:
- усложнённой организационной структурой - дивизиональной, матричной или конгломератной структурой предприятия;
- множеством дочерних предприятий и филиалов;
- многообразием видов деятельности.
- стремлением органов управления получения достаточно объективного, полного и независимого оценивания проведённого действия менеджера всеми уровнями управления [5].
Закон Республики Казахстан от 20 ноября 1998 года № 304-I «Об аудиторской деятельности» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.01.2020 г.) внутренний аудит понимает в качестве контрольной деятельности, которая осуществляется внутри аудируемого лица его подразделениями - службами внутреннего аудита[6].
Данные условия представляют внутренний аудит как один из незаменимых инструментов, собственника организации, а также их руководителя при организации управления и контроля [7]. Целями внутреннего аудита, в отличие от целей внешнего аудита, для которого цель - представление независимого аудиторского заключения по финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемого лица [8].
В книге А. Евдокимовой приведено следующее понятие: «Внутренний аудит – применяемая внутри организации система контроля, отвечающая за правильность ведения бухгалтерского учета и осуществление внутреннего контроля [9]».
В числе функций внутреннего аудита автор называет в том числе:
- проверку бухгалтерской и оперативной информации, изучение отдельных статей отчетности, остатков по бухгалтерским счетам;
- проверку точности ведения бухгалтерского учета и внутреннего контроля, рекомендации по улучшению этих систем;
- проверку деятельности различных структур управления;
- проверку соблюдения законов, требований учетной политики, решений и указаний руководства организации;
- проверку наличия, состояния и обеспечения сохранности имущества;
- оценку используемого организацией программного обеспечения;
- специальные расследования отдельных случаев, например подозрений в хищении, краже, злоупотреблении своими полномочиями;
- разработку предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций для структуры управления.
Из поставленных целей, можно выделить задачи внутреннего аудита:
- оценить систему внутреннего контроля на достоверность полученной информации;
- соблюдать ряд требований законодательства Республики Казахстан и законности деятельности компании в целом;
- проводить анализ и оценку эффективности деятельности организации;
- управлять рисками;
- оценивать организацию и ведения бухгалтерского учёта на соответствие требованиям законодательства Республики Казахстан;
- оценивать достоверность данных, которые представлены в отчётах.
Внедрение системы внутреннего контроля на предприятии открывает следующие возможности:
- привлечь на выгодных условиях инвестиции вместе с повышением качества бухгалтерской отчётности;
- управлять с наибольшей эффективностью материальными и трудовыми ресурсами;
- контролировать бизнес-процессы организации;
- эффективно оценивать возможные риски.
Контроль - это функция управления, состоящая из системы наблюдения и проверки процесса деятельности объекта в соответствии с принятыми управленческими решениями.
Основная цель контроля - объективно изучить положение дел в определенной области функционирующей деятельности предприятия и выявить факторы, отрицательно сказывающиеся на ней.
Основные задачи контроля:
1) обеспечить и проконтролировать сохранность имущества, в том числе основных средств, денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, принадлежащих организации;
2) укрепить законность государственной и договорной дисциплины;
3) достичь экономного и рационального использования средств организации;
4) выявить резервы роста и использовать их для повышения эффективности производства;
5) выявить пути совершенствования работы предприятия.
Контроль необходим везде, где существует система, предназначенная для выполнения определенных задач и достижения определенных целей.
Преимущества применения контроля в управленческой деятельности [31]:
- мероприятия контроля выявляют недостатки и дают возможность скорректировать программу действий для дальнейшего осуществления деятельности, дополняя планирование, которое в силу непредвиденных обстоятельств в будущем не может учесть всех возможных осложнений, возникающих в управленческой деятельности;
- контроль позволяет выявить деструктивные и конструктивные явления, а также определить перспективы для дальнейшего развития деятельности;
- контроль позволяет вовремя выявить и исправить ошибки и упущения, способствуя предотвращению кризиса в управленческой деятельности.
Основные функции контроля представлены на рисунке 1.
Рисунок 1. Основные функции контроля
Краткая характеристика функций контроля представлена в таблице 1.
Таблица 1
Краткая характеристика функций контроля
Функции контроля Краткая характеристика
Информационная Информация, полученная в ходе проведения контроля, является решающей для принятия управленческих решений, обеспечивающих развитие и нормальное функционирование деятельности организации
Профилактическая Контроль необходим как для выявления, нарушений, хищений и недостатков, так и для предотвращения подобных действий в будущем
Мобилизующая Обеспечивает рациональное использование ресурсов для эффективного ведения бизнеса
Воспитательная Обеспечивает ведение деятельности согласно действующему законодательству
Система финансово-экономического контроля - это совокупность субъектов, объектов и предметов контроля, которые представляют собой единое целое в процессе проведения и сопоставления уровня достигнутых результатов с принятыми управленческими решениями, а также направленных на выработку регулирующих мер с корректирующим воздействием.
При этом к субъектам контроля относятся органы, непосредственно осуществляющие контроль. Под объектом контроля понимается предмет или явление, подлежащее контролю. Предмет контроля - набор критериев и вопросов, согласно которым организуется контроль [8].
Особенностью контроля и главной его составляющей является обратная связь, которая осуществляется между объектом управления и системой управления. Применение обратной связи позволяет получить оперативную информацию о действительном положении дел управляемого объекта и о фактическом выполнении управленческого решения [7].
Для того, чтобы организация занимала одно их лидирующих мест в рейтинге надежности, необходимо учитывать различные факторы, влияющие на финансовое благополучие и деловую репутацию компании. В числе внутренних факторов - грамотно организованная и оперативно функционирующая система внутреннего контроля компании, которая предупреждает или минимизирует вероятность возникновения ошибок в учете и отчетности, а также расчетах с контрагентами, что позволяет обеспечивать надежность бизнеса. Система внутреннего контроля организации имеет свои особенности, так как регламентирована на законодательном уровне. Она направлена на выполнение следующих функций: обеспечение соблюдения работниками этических норм, принципов профессионализма и компетентности. Кроме того, данная система реализуется и для обеспечения таких общесоциальных и общеэкономических интересов как: противодействие легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма. Внутренний контроль в соответствии с полномочиями, определенными учредительными документами и внутренними организационно-распорядительными документами, осуществляют следующие уполномоченные на то лица.
Контроль осуществляется на разных уровнях: на уровне должностного лица; на уровне отдельного подразделения; на уровне предприятия; на уровне отрасли; на уровне региона; на уровне страны. При этом не зависимо от уровня осуществления, контрольные мероприятия должны осуществляться с соблюдением принципов контроля, отраженных на рисунке 2.
Обычно контрольные действия, которые могут иметь отношение к целям аудита, могут быть сгруппированы по следующим категориям процедур:
1) Проверка выполнения. Такие контрольные действия включают в себя обзорные проверки и анализ фактических показателей в сравнении со сметными и прогнозными показателями, а также в сравнении с показателями за предыдущие периоды. Также данная процедура предполагает сопоставление внутренних данных со сведениями, полученными из внешних источников информации.
2) Обработка информации. Разнообразные контрольные процедуры в части обработки информации выполняются для проверки точности, полноты и санкционирования операций и делятся в области информационных систем на две большие группы средств контроля: общие средства контроля и прикладные.
Общие средства контроля за информационной системой обычно включают в себя средства контроля в отношении защиты от несанкционированного доступа, приобретения, развития и обслуживания прикладных программ информационных систем. Прикладные средства контроля применяются к обработке отдельных видов информации. Например, проверка арифметической точности бухгалтерских записей, ведение учета и обзорная проверка счетов, составление оборотных ведомостей; автоматизированные процедуры контроля.
Рисунок 2. Принципы контроля
3) Проверка наличия и состояния объектов. Такие контрольные действия направлены на обеспечение сохранности активов, включая меры, ограничивающие доступ к активам или бухгалтерским записям.
4) Разделение обязанностей. Наделение разных сотрудников полномочиями санкционирования операций в учете и хранения активов уменьшают возможность совершения и утаивания ошибки или недобросовестных действий в процессе обычного выполнения персоналом своих обязанностей.
5) Планирование (бюджетирование) и прогнозирование. Является важным инструментом управления любой организацией для целей принятия эффективных управленческих решений в отношении ожидаемых фактов хозяйственной жизни или реализации проектов.
6) Пересчет. Повторное исчисление показателей для целей оценки правильности расчета и выявление счетных ошибок.
7) Оценка рисков. Оценке подлежат предпринимательские риски, к которым относятся политический, валютный, социальный, экономический, налоговые риски, а также внутренние риски предприятия - риск неэффективного управления, риск непрофессионализма и т.д. Непрерывное выявление рисков и их оценка позволяют компании минимизировать последствия влияния объективных рисков, выявлять и устранять субъективные риски [9].
8) Мониторинг ошибок. Является важным и непрерывным процессом в системе внутреннего контроля компании. Данный инструмент контроля вызволяет оперативно выявлять ошибки различного рода: счетные или при принятии управленческих решений, намеренные и случайные, единовременные или повторяющиеся, а также минимизировать их негативные последствия для компании.
