Глава 1 Теоретические основы проведения инвентаризации материально -производственных запасов и учет ее результатов
1.1. Понятие, сущность инвентаризации, ее цели, задачи, объект, виды и методы осуществления
Бухгалтерский учет призван своевременно и точно отражать все измене-ния, произошедшие в составе хозяйственных средств и источников их образо-вания, в хозяйственных операциях и их результатах. Данные учета должны соответствовать фактическому наличию хозяйственных средств и их источников, но на практике иногда имеют место расхождения данных учета с действительностью.
Отклонения могут возникать в результате естественной убыли (усушки, утечки, распыления), при транспортировке материально-производственных запасов, пересортице однородного товара, неисправности технических (измерительных или весовых приборов), ошибок в математических расчетах при оформлении операций и злоупотреблений (хищений, обвесов, обсчетов) материально - ответственных или посторонних лиц.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, пере-чень запасов, проверяемых при каждой из них, определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Инвентаризация это один из методов бухгалтерского учета, и заключается она в установлении на конкретную дату фактических средств в натуральном и денежном эквиваленте и источников их образования по средствам непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета. [33]
Ее проводят на всех предприятиях, независимо от форм собственности, вида деятельности и особенности режима работы. Инвентаризация является обязательным приложением к документации. Только при помощи документи-ровании и инвентаризации в бухгалтерском учете обеспечивается полное и до-стоверное отражение всех хозяйственных операций.
Цель инвентаризации имущества проверка достоверности данных бухгалтерского баланса и отчетности предприятия. Она позволяет в натуральном измерителе сравнить правильность ведения документации всех хозяйственных операций организации, выявить фактическое наличие и качественное состояние имущества предприятия.
В соответствии с п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации ос-новными целями инвентаризации являются:
1) выявление фактического наличия имущества, а также выявление неучтенного имущества;
2) сопоставление фактически полученных данных о наличии имуще-ства с данными бюджетного учета (процедура выявления излишков и недо-стач);
3) проверка полноты отражения в бюджетном учете имущества на ос-нове наличия подтверждающих документов;
4) проверка соблюдения правил содержания, эксплуатации, движения и хранения материальных ценностей;
5) проверка полноты отражения в учете обязательств.
Инвентаризация позволяет:
? выявить фактическое имущество организации;
? определить количество товаров и материалов, которые использовали в производстве;
? сопоставить фактическое наличие имущества с данными учета;
? выявить излишки и недостачи товаров и материалов;
? проверить полноту и правильность отражения в учете оценки иму-щества и обязательств;
? проконтролировать сохранность и условия эксплуатации основных средств;
? проверить порядок использования нематериальных активов, ценных бумаг и денежных средств.
При проведении инвентаризации проверке подлежат следующие объекты бухгалтерского учета:
? имущество организации;
? основные средства;
? нематериальные активы;
? товарно-материальные запасы и ценности;
? производственные запасы;
? готовая продукция, товары;
? прочие запасы;
? денежные средства, финансовые вложения и прочие финансовые активы;
? финансовые обязательства;
? дебиторская задолженность;
? кредиторская задолженность;
? кредиты банков;
? займы и резервы.
Инвентаризации также подлежат производственные запасы и другие виды имущества, которые не принадлежат предприятию, но числятся в бухгалтерском учете (находятся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также недвижимость, которая не учитывается по какой-либо причине.
В зависимости от критериев группировки выделяют следующие виды инвентаризации, приведенные на рисунке 1.1
Как видно из рисунка 1.1, различные формы инвентаризации могут ис-пользоваться в связи с целями внутреннего и внешнего контроля.
Натуральная инвентаризация предполагает пересчет количества матери-альных ценностей.
Документальная инвентаризация основана на изучении документации по всему имуществу.
Полная инвентаризация охватывает все имеющиеся материальные ценности.
Частичная и выборочная – связаны с проверкой наличия материальных ресурсов по конкретному участку учета.
Обязательная инвентаризация проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Инициативная инвентаризация проводится по решению руководителя экономического субъекта.
Плановая инвентаризация проводится в установленные порядком прове-дения инвентаризации сроки.
Внеплановая инвентаризация проводится по решению руководителя ор-ганизации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного кон-троля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством.
Периодическая инвентаризация проводится в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества.
В связи с тем, что экономическая сущность товарно-материальных цен-ностей представляет собой комплекс мер, направленных на контроль использования различных видов активов экономического оператора, а также тот факт, что товарно-материальные запасы позволяют определить дефицит или избыток определенных видов активов экономического субъекта. Последствия инвентаризации неизбежно означают ответственность работника экономического оператора, на которого возложено выполнение деловых операций с таким имуществом. Проведение инвентаризации как инструмент внутреннего контроля должен строго регулироваться внутренними приказами.
При проведении инвентаризации компании могут использовать унифицированные формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Организации могут разработать бланки самостоятельно, указав в них все обязательные реквизиты для первичных документов (п. п. 2 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (с последними дополнениями и изменениями от 26.07.2019г.)).
Рассмотрим особенности проведения инвентаризации имущества. В таб-лице 1.1 отражены этапы проведения инвентаризации.
Таблица 1.1
Этапы проведения инвентаризации
№ Этап Действия
1. Подготовительный этап Руководитель издает приказ по форме ИНВ – 22 «О прове-дении инвентаризации»;
определение сроков проведения инвентаризации;
формирование рабочей комиссии.
2. Второй этап Распечатывается инвентаризационная опись;
члены комиссии пересчитывают остатки товара;
после пересчета оформляется инвентаризационная опись.
3. Третий этап Формируется сличительная ведомость;
заполняются документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров.
4. Заключительный этап Оформляется ведомость учета результатов инвентаризации по форме ИНВ – 26;
издается приказ об утверждении результатов инвентариза-ции.
Последовательность мер, связанных с проведением инвентаризации, можно разделить на подготовительную работу, проверку, анализ данных и представление результатов. Подготовительные мероприятия для проведения инвентаризации включают: разработку внутренних инструкций; издание приказа; получение расписок от материально - ответственных лиц; определение состояния активов и обязательств по учетным данным. Инвентаризационная комиссия может быть создана и непрерывно работать в компании в течение отчетного года. В его состав входят представители администрации, бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, сотрудники отдела внутреннего аудита).
Ответственные лица не включены в инвентаризационную комиссию, но они должны участвовать в проведении инвентаризации, поскольку фактическое наличие имущества проверяется при обязательном их присутствии; комиссия получает от них отчеты со всеми документами, подтверждающими движение материально - производственных запасов и денежных средств; они предоставляют расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на МПЗ были переданы в бухгалтерию, запасы, поступившие на их ответственность, были оприходованы, а выбывшие были списаны. Аналогичные расписки предоставляют лица, которые имеют подотчетные суммы на приобретение активов.
Когда объем работы по инвентаризации достаточно большой, то создаются рабочие комиссии комиссий. В этом случае постоянная инвентаризационная комиссия инструктирует рабочие комиссии, проводит проверки, учитывает объяснения материально-ответственных лиц, допустивших недостачу. А рабочие комиссии непосредственно проводят инвентаризацию запасов, основных средств и денежных средств в местах хранения и производства.
При проверке документации наличие объекта учета напрямую подтвер-ждается документами. Исходя из этого, документальный анализ используется при инвентаризации оценочных резервов, финансовых обязательств, расходов будущих периодов. При использовании стандартизированных форм в большинстве случаев формы инвентаризационных описей используют для регистрации результатов проверки материалов, а формы актов инвентаризации используют для регистрации результатов документальной проверки.
В таблице 1.2 приведены формы документации по инвентаризации.
Таблица 1.2
Унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств
№ Наименование первичного учетного документа Номер документа
1. Инвентаризационная опись основных средств № ИНВ - 1
2. Инвентаризационная опись нематериальных акти-вов № ИНВ – 1а
3. Инвентаризационный ярлык № ИНВ - 2
4. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей № ИНВ - 3
5. Акт инвентаризации товарно-материальных цен-ностей отгруженных № ИНВ - 4
6. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение № ИНВ - 5
7. Акт инвентаризации товарно-материальных цен-ностей, находящихся в пути № ИНВ – 6
8. Акт инвентаризации драгоценных металлов и из-делий из них № ИНВ – 8
9. Акт инвентаризации незаконченных ремонтов ос-новных средств № ИНВ – 10
10. Акт инвентаризации расходов будущих периодов № ИНВ - 11
11. Акт инвентаризации наличных денежных средств № ИНВ - 15
12. Инвентаризационная опись ценных бумаг и блан-ков документов строгой отчетности № ИНВ - 16
13. Сличительная ведомость результатов инвентари-зации основных средств № ИНВ - 18
14. Сличительная ведомость результатов инвентари-зации товарно-материальных ценностей № ИНВ - 19
15. Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации № ИНВ - 22
16. Журнал учета контрольных проверок правильно-сти проведения инвентаризаций № ИНВ – 25
17. Ведомость учета результатов, выявленных инвен-таризацией № ИНВ – 26
Унифицированная форма ИНВ – 1 «Инвентаризационная опись основных средств» служит для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.) экономического субъекта.
Унифицированная форма ИНВ – 1а «Инвентаризационная опись немате-риальных активов» служит для оформления данных инвентаризации нематериальных активов.
Унифицированная форма ИНВ – 2 «Инвентаризационный ярлык» - это вспомогательный документ, используемый в инвентаризации материально -производственных запасов в тех случаях, когда в организации имеется много активов, которые невозможно пересчитать за один день.
Унифицированная форма ИНВ – 3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» служит для оформления данных инвентаризации товарно - материальных ценностей.
Унифицированная форма ИНВ – 4 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных» - форма акта, применяемая при инвентаризации отгруженных товаров, которые на момент проведения проверки их наличия еще не сформировали выручку.
Унифицированная форма ИНВ – 5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение» служит для оформления данных инвентаризации товарно – материальных ценностей, взя-тых под ответственное хранение.
Унифицированная форма ИНВ – 6 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути» служит для оформления данных инвентаризации товарно - материальных ценностей, которые находятся на стадии перевозки.
Унифицированная форма ИНВ – 8 «Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них» служит для оформления данных инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них во всех местах хранения и непосредственно в производстве.
Унифицированная форма ИНВ – 10 «Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств» служит для оформления данных инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств.
Унифицированная форма ИНВ – 11 «Акт инвентаризации расходов бу-дущих периодов» служит для оформления данных инвентаризации расходов будущих периодов.
Унифицированная форма ИНВ – 15 «Акт инвентаризации наличных де-нежных средств» служит для оформления данных инвентаризации кассовой наличности.
Унифицированная форма ИНВ – 16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» служит для оформления данных инвентаризации ценных бумаг, а также бланков строгой отчетности.
Унифицированная форма ИНВ – 18 «Сличительная ведомость результа-тов инвентаризации основных средств» служит для отражения результатов ин-вентаризации основных средств и нематериальных активов по которым выяв-лены отклонения от данных бухгалтерского учета.
Унифицированная форма ИНВ – 19 «Сличительная ведомость результа-тов инвентаризации товарно-материальных ценностей» служит для отражения результатов инвентаризации товарно - материальных ценностей по которым выявлены отклонения от данных бухгалтерского учета.
Унифицированная форма ИНВ – 22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации» - это распорядительный документ компании, который содержит инструкции, по какой причине, в какие сроки и какими силами должно быть проведено это мероприятие.
Унифицированная форма ИНВ – 25 «Журнал учета контрольных прове-рок правильности проведения инвентаризаций» служит для оформления проведения инвентаризации и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.
Унифицированная форма ИНВ – 26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» - документ, который служит для отражения излишков и недостач по итогам отдельно взятой инвентаризации либо всех инвентаризаций, которые проведены в течение года.
Инвентаризационные описи и акты инвентаризации подписываются все-ми членами комиссии. Кроме того, инвентаризационные описи и некоторые акты подписываются и материально - ответственными лицами. В то же время они делают запись о том, что проверка проводилась в их присутствии, жалоб на членов комиссии нет, и они принимают имущество, указанное в описи, на хранение. Если инвентаризация выявляет расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета, комиссия готовит сличительные ведомости.
Для ведения бухгалтерского учета используются формы первичных учетных документов и учетных записей, утвержденные руководителем компании. Формы такие организации могут создавать самостоятельно. Сертифицированные документы должны также включать формы, использованные во время проведения инвентаризации. В то же время организация вправе продолжать использовать формы документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. При таком варианте в инвентаризации используются бланки, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.8.1998 № 88.
Таким образом, инвентаризация вошла в бухгалтерский учет как обяза-тельная постоянная процедура, как средство управления финансами.
Инвентаризация является эффективным средством внутреннего контроля, она является неотъемлемым элементом метода бухгалтерского учета, вместе с его элементами, такими как документация, оценка, калькуляция, счета, двойная запись, бухгалтерский баланс и отчетность, а также необходимые дополнения к документации хозяйственной деятельности компании.
1.2. Понятие, сущность и классификация материально - производственных запасов
Для исправного производственного процесса организации должны иметь достаточно орудия и предметов труда, то есть материально – производственные запасы. Материально - производственные запасы – это понятие, которое свойственно экономике в целом и требует соответствующего отражения в бухгалтерском учете. Под данными активами подразумеваются различные материальные элементы производства, которые используются как предмет труда в производстве и обработке. Они полностью потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость производственного товара.
Материально – производственные запасы ? это активы экономического субъекта, которые выступают в качестве объектов труда( сырье, материалы и т.д.), в течение производственного цикла, которые переносят свою стоимость в конечный продукт, а также активы, используемые для целей управления и предназначенные для внешних продаж.
В соответствии со статьей 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально - производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина РФ от 09.06.2001 № 44н (с последними дополнениями и изменениями от 16.05.2016 г. № 64н) в бухгалтерском учете как материально - производственные запасы признаются:
? те, которые используются в качестве сырья, материалов, топлива и т.д. при производстве товаров для продажи (оказания услуг, выполнения ра-бот);
? те, которые предназначены для продажи;
? те, которые используются в целях управления бизнесом.
Эта классификация больше основана на конкретных видах деятельности компании, которая работает с материалами, она показывает специализацию материалов быть осуществлена и по ряду других признаков, как показано в таблице 1.3.
Таблица 1.3
Классификация материально - производственных запасов
№ Признак Группировка
1. По функциональному признаку - сырье и материалы;
- покупные полуфабрикаты и ком-плектующие изделия;
- топливо;
- тары и тарные материалы;
- запасные части;
- прочие МПЗ;
- сырье, переданное в переработку на сторону;
- строительные материалы;
- инвентарь и хозяйственные принад-лежности.
2. По характеру владения - ценности, принадлежащие компа-нии на правах собственности;
- ценности, не принадлежащие эко-номическому субъекту, но хранятся у него, учитываются за балансом.
3. По порядку использования - ценности, использующиеся в про-цессе производства;
- ценности, предназначенные для ре-ализации;
- ценности, использующиеся в каче-стве средств труда.
4. По физико-химическому составу - газообразные;
- твердые;
- жидкие.
5. По источникам получения - внутренние;
- внешние.
6. По методу хранения - закрытый метод;
- открытый метод.
7. По частоте замещения - однократное приобретение;
- многократное приобретение.
Сырье и материалы: в эту группу входят материалы и сырье, которые составляют основу конечного продукта или являются неотъемлемой частью производимой продукции, выполненных работ и услуг. В данную группу также включают вспомогательные материалы, которые включены в производственный процесс или используются для общепроизводственных и общехозяйственных нужд.
Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия: этот тип включает в себя приобретенные полуфабрикаты, конструкции и детали, которые требуют дальнейшей конфигурации, дальнейшей обработки и затрат на сборку.
Топливо: топливо включает в себя горюче-смазочные материалы, приобретенные или полученные извне, которые используются для технологических нужд, эксплуатации машины, транспортировки, отопления и т. д.
Тары и тарные материалы: достаточно обширный список видов этой группы включает в себя следующие типы тар:
? деревянная;
? картонная;
? бумажная;
? металлическая:
? полимерная;
? стеклянная;
? текстильная;
? комбинированная.
Запасные части: разнообразие этой группы МПЗ варьируется от отдель-ных деталей до узлов и агрегатов, которые подлежат ремонту и замене изно-шенных деталей машин, спецтехники и оборудования.
Прочие МПЗ: к этой группе относятся промышленные отходы, материа-лы, полученные путем выбытия основных средств, вторичные материальные активы, запасные части, которые нельзя использовать в качестве материала и которые должны быть доставлены в виде металлолома и т. д.
Сырье, переданное в переработку на сторону: Затраты на переработку этого сырья впоследствии включаются в себестоимость конечного продукта, полученного из них.
Строительные материалы: строительный материал используется при строительно-монтажных работах, при ремонте зданий, строительстве и отделке и т. д.
Инвентарь и хозяйственные принадлежности: эта группа материалов со-стоит из МПЗ со сроком годности до 12 месяцев.
