1 ПОНЯТИЕ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ЗАПРОСА. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫХ ЗАПРОСОВ
1.1 Нормативно-методическая база по организации социально-правовых запросов
Ведущими нормативными правовыми и методическими документами архивной сфере, регулирующими работу архивов, по выполнению запросов социально-правового характера, считаются:
? Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 28.12.2017);
Обязанность государственных и муниципальных органов предоставлять гражданину архивные документы оформленные в установленном порядке архивные справки или же копии архивных документов, связанные с их социальной защитой или же предусматривающей их пенсионное обеспечение.
? Правила Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009) "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"
Архив организации обязан рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной форме. Ответ на поступивший в архив организации запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения руководства организации этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней, с извещением об этом заявителя. Ответы на запросы граждан, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, оформляется ответ на бланке организации с подтверждением причин их отсутствия. Отказ архива организации в предоставлении документов обязан быть выдан в письменной форме и включать причины отказа, а также порядок обжалования отказа.
? Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 18.03.2019);
Регулирует отношения, связанные с поиском, получением, передачей, производством и распространением информации. В части, относящейся исполнения социально-правовых запросов, закон устанавливает права граждан осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований законодательства.
? Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 31.12.2017);
Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных органами власти на всех уровнях, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг.
? Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (ред. от 01.04.2019);
В частности данный закон определяет права граждан при получении государственных и муниципальных услуг, обязанности органов, предоставляющих услуги, общие требования к предоставлению услуги, а также устанавливаются требования к оформлению ответов на запросы разного характера
? Закон Пермского края от 10.04.2018 № 210-ПК «Об архивном деле в Пермском крае»;
? Закон Пермского края от 09.07.2007 № 74-ПК «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов государственными полномочиями по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов государственной части архивного фонда Пермского края» (ред. от 04.12.2015);
? Закон Пермского края от 11.05.2008 № 241-ПК «О порядке хранения архивных документов архивного фонда Пермского края, относящихся к собственности Пермского края и находящихся территории муниципальных образований, хранящихся в муниципальных архивах»;
? Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"
Один из основных нормативных актов по запросам является :
? Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 27.12.2018) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в нем прописано: (часть 1 в ред. Федерального закона от 07.05.2013 N 80-ФЗ)
Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, в государственные органы, органы местного самоуправления и их должностным лицам, в государственные и муниципальные органы и иные организации, на которые поручено осуществление публично значимых функций, и их должностным лицам.
Граждане имеют право обращаться в архив свободно и добровольно. А также права не должны нарушать права и свободы других лиц. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.
Таким образом, порядок и главные основные применения архивных документов довольно регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами.
1.2 Основные виды запросов
Запросы социально-правового характера – это запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ и международными обязательствами РФ. Запросы социально-правового характера исполняются архивами бесплатно, остальные запросы платно. Архив организации обязан рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной форме.
Запрос гражданина обязан содержать надлежащую информацию :
? наименование юридического лица - автора запроса (для граждан - фамилии, имени, отчества, при наличии последнего);
? почтовый и/или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;
? сведения, интересующие гражданина и хронологические рамки запрашиваемой информации;
? форму получения гражданином информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия);
? личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);
? дата
При поступлении в архив организации интернет-обращения (запроса) гражданина с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему посылается извещение о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или же обоснованный отказ в рассмотрении.
Все запросы, поступающие в архивы подразделяются на :
Тематические -запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематических запросов являются Биографические запросы — это запросы, по которым устанавливаются или уточняются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;
К тематическим запросам относятся:
? о гражданском состоянии
? об образовании
? о трудовой деятельности(трудовой стаж, льготный трудовой стаж, зарплата, несчастный случай на производстве)
? о военной службе
? об участии в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг.
? о пребывании в плену и на принудительных работах в Германии и оккупированных ею странах в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.
? об эвакуации в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.
? об участии в партизанском движении в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.
? о награждении
? об опекунстве, попечительстве, пребывании в детских учреждениях интернатного типа
? об имущественных правах
? об уголовно-процессуальных действиях, о репрессиях
Генеалогические - запросы, выражающие надобность в документной информации, нужной для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода;
Социально-правовые - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.
К социально-правовым запросам относятся:
? запросы о трудовом стаже, заработной плате за определенный период времени и особых условиях труда.
? запросы об участии в Великой Отечественной войне, пребывании в партизанских отрядах, нахождении на оккупированной территории, эвакуации и т.п.
? запросы о нахождении в немецко-фашистских лагерях, гетто, других местах принудительного содержания и насильственном вывозе граждан для работы в Германию и другие страны Европы в период Великой Отечественной войны
? запросы о службе в воинских частях и формированиях, участии в боевых действиях, присвоении воинских и специальных званий
? запросы о получении образования, присвоении ученых степеней и званий
? запросы о награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий
? Запросы о награждении ведомственными наградами
? Запросы о применении репрессий, реабилитации и восстановлении прав граждан, пострадавших в период массовых репрессий
? запросы о подтверждении записей актов гражданского состояния (только в связи с социальной защитой граждан и получении ими льгот и компенсаций, установленных законодательством)
Рекомендуется в ускоренном порядке рассматривать социально-правовые запросы:
? граждан, достигших 80-летнего возраста;
? участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;
? граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда и лиц, приравненных к ним;
? граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;
? по медицинским показателям (при наличии медицинского заключения);
? в связи с потерей кормильца;
? для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию
Информация по запросам граждан и организаций может быть предоставлена в форме архивной справки, архивной копии, архивной выписки и информационного письма.
При составлении выдаче гражданам ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:
Архивная справка — официальный документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия — официальный документ архива, дословно воспроизводящий текст с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения или изображения архивного документа, заверенная в установленном порядке.
Архивная выписка — официальный документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Информационное письмо — письмо, составленное на бланке архива по запросу гражданина, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной теме, проблеме или рекомендацию по обращению в то или иное учреждение, где по сведениям архива может находиться интересующая гражданина информация.
Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий и информационных писем происходит следующим образом.
Обычно, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи.
Нередко информационные письма носят типовой характер. Они могут содержать рекомендации и предложения, либо дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов. Также информационные письма могут содержать приложения.
Текст в архивной справке предоставляется в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления). При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата отображаются полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью и подписью руководителя архива.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Заверенная штампом архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление штампа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и печатью архива. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
Запрос подлежит рассмотрению в тридцатидневный срок со дня его регистрации письменного обращения. Исполнение запроса по научно-справочному аппарату архива не должно превышать 15 дней с момента его регистрации. Запрос, требующий выявление информации, не содержащейся в документах архива, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя
Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
Тематические запросы граждан и организаций исполняются в порядке оказания платных услуг или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запроса в предварительном порядке согласовываются с гражданином. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе. Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно. Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом заявителя.
1.3 Этапы исполнения социально-правового запроса
Заметно возросло число обращений с просьбами найти следы родных, погибших или пропавших без вести во время войн и локальных конфликтов.
Причем каждый успешно завершившийся поиск неизменно порождает надежду у тех, кто уже отчаялся установить обстоятельства гибели близкого человека или отыскать его могилу, и потому вновь и вновь делаются попытки обнаружить хоть какие-то упоминания о сгоревшей в огне войн человеческой судьбе.
Архив рассматривает запросы граждан, поступившие при личном обращении, по почте, факсу, электронной почте, через единый портал и региональные порталы государственных и муниципальных услуг, по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия, через сайт архивного учреждения.
Заявителями могут быть:
? российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
? органы государственной власти, местного самоуправления;
? организации и общественные объединения;
? юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации или в силу наделения их заявителями полномочиями выступать от их имени, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
