Войти в мой кабинет
Регистрация
ГОТОВЫЕ РАБОТЫ / ДИПЛОМНАЯ РАБОТА, ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И АРХИВОВЕДЕНИЕ

Системы электронного документооборота в муниципальном управлении

cool_lady 1750 руб. КУПИТЬ ЭТУ РАБОТУ
Страниц: 70 Заказ написания работы может стоить дешевле
Оригинальность: неизвестно После покупки вы можете повысить уникальность этой работы до 80-100% с помощью сервиса
Размещено: 26.02.2021
Объектом исследования является организация системы делопроизводства и применение систем электронного документооборота в органах муниципального управления. Предметом исследования является – теоретические и практические аспекты организации внедрения системы электронного документооборота. Целью данной работы является анализ системы электронного документооборота. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: - Изучить теоретические основы документационного обеспечения управления; - Провести анализ видов документов и особенности организации работы с применением возможностей СЭД; - Выявить проблемы применения и функционирования СЭД в организации, дать рекомендации по совершенствованию применения СЭД в деятельности органов государственной власти. Нормативной базой работы являются постановления Государственного Стандарта Российской Федерации, Федеральные законы Российской Федерации, нормативные акты и требования, касающиеся вопросов документооборота в организации. Информационной базой послужили инструкции по работе в СЭД в учреждении, регламент электронного документооборота, приказы и указания руководства учреждения и другие материалы, а также труды отечественных ученых и специалистов, посвященные проблеме внедрения электронного документооборота Романченко Е.В. Т.В.Кузнецовой, Кондрашова А.Э., Варламовой Л.Н Колышкиной, Т. Б и других. Теоретическая значимость работы заключается в определении места и роли информационных технологий в документационном обеспечении управления и сферы электронного документооборота. Практическая значимость проявляется в разработке предложений по совершенствованию работы в СЭД в Управлении культуры администрации Кстовского района. В соответствии с поставленными целью и задачами была определена следующая структура работы: введение, основная часть, которая состоит из двух глав, разделенных на параграфы, заключение, список использованных источников и литературы. Во введении обоснована актуальность исследования, определены объект и предмет, цель и задачи, установлены методы исследования, его практическая и теоретическая значимость, обозначена структура работы. В первой главе – «Теоретические основы применения информационных технологий в документационном обеспечении управления и сферы электронного документооборота» – в пункте первом дается определение понятиям делопроизводство и документационное обеспечение управления, информационных технологий, информационной системы, системы электронного документооборота, электронного документа, анализируются задачи и функции службы документационного обеспечения управления. Во втором пункте первой главы проводится исследование назначения информационных технологий в сфере электронного документооборота, а также проводится обзор систем электронного документооборота. Вторая глава – «Организация системы делопроизводства и применение систем электронного документооборота в Управлении культуры администрации Кстовского района» – начинается с обзора организационной структуры, нормативно-правовой базы и направления деятельности Управления культуры администрации Кстовского района. Во втором пункте проводится исследование системы электронного документооборота, используемой в Управлении культуры администрации Кстовского района. В третьем пункте анализируются особенности работы с входящими,с внутренними и исходящими документами. В заключительном пункте второй главы определяются проблемы в работе с системой электронного документооборота и вырабатываются рекомендации по совершенствованию работы в СЭД в Управлении культуры администрации Кстовского района. В заключении подведены итоги решения поставленных задач и обобщены результаты исследования.
Введение

В настоящее время документ является основным методом представления информации в любой современной организации, от небольших коммерческих компаний до государственных учреждений. Организация управления документами влияет как на эффективность всего корпоративного управления, так и на успешное управление конкретной организацией. Автоматизация документооборота в настоящее время является не только методом оптимизации внутренних процессов организации, но и «жизненно важной» потребностью в условиях быстрого развития информационных технологий. Тема ВКР «Системы электронного документооборота в муниципальном управлении» представляет особую актуальность, так как в современном мире документационное обеспечение управления в организации трудно представить без применения системы электронного документооборота. Система электронного документооборота существенно оптимизирует скорость протекания процессов делопроизводства и повышает эффективность документооборота организации. На базе электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления в муниципальных учреждениях и в органах государственной власти. В современном мире очень стремительно развиваются стандарты ведения деловой информации, укрепляется законодательная база, которая определяет требования к деловой документации организаций и предприятий. Наряду с этим появляются законы, регулирующие роль информационных технологий в деловых процессах. Для повышения эффективности деятельности организаций и предприятий, а также для повышения их конкурентоспособности необходимо постоянное развитие современных технологий. Ключом к стабильной работе и постоянному развитию организаций и предприятий является упрощенный процесс делопроизводства.
Содержание

Список сокращений 4 Введение 5 ГЛАВА 1 Теоретические основы применения информационных технологий в документационном обеспечении управления и сферы электронного документооборота 8 1.1.Теоретические основы документационного обеспечения управления, характеристика комплекса решаемых задач в сфере ДОУ и организации работы с документами 8 1.2 Виды, задачи и назначение информационных технологий в сфере электронного документооборота. Обзор систем электронного документооборота 21 1.3 Нормативно правовая база современного делопроизводства и информационных технологий 25 ГЛАВА 2 Организация системы делопроизводства и применение систем электронного документооборота в Управлении культуры администрации Кстовского района 40 2.1. Организационная структура, нормативно-правовая база и направления деятельности Управления культуры администрации Кстовского района 40 2.2 Система электронного документооборота, используемая в Управления культуры администрации Кстовского района 43 2.3 Анализ видов документов и особенности организации работы с применением возможностей СЭД 52 2.3.1 Особенности работы с входящими документами 52 2.3.2 Особенности работы с внутренними и исходящими документами 57 2.4 Анализ проблем применения СЭД и выработка рекомендаций по совершенствованию работы в СЭД в Управлении культуры администрации Кстовского района 64 Заключение 68 Библиографический список 70
Список литературы

Нормативно-правовые акты 1. ГОСТ 12.2.049-80. Общие требования к рабочему месту, органам управления и средствам отображения информации. 2. ГОСТ Р 54989-2012. Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. – М.: Стандартинформ. – 2013. – 22 с. 3. ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» 4. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200108447 (дата обращения: 22.05.2020). 5. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 03.04.2020) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/c5051782233acca771e9adb35b47d3fb82c9ff1c/ (дата обращения: 22.05.2020). 6. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ 7. ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/9010879 (дата обращения: 22.05.2020). 8. ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200012305 (дата обращения: 22.05.2020). 9. ГОСТ Р 52294-2004 Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения. Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/gost-r-52294-2004 (дата обращения: 22.05.2020). 10. ГОСТ 7.70-2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик» Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200035322 (дата обращения: 22.05.2020). 11. ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами». Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200076838 (дата обращения: 22.05.2020). 12. ГОСТ 34.601-90 Информационная технология (ИТ). Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания. Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200006921 (дата обращения: 22.05.2020). 13. ГОСТ 34.603-92 «Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем» Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200008642 (дата обращения: 22.05.2020). 14. ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200096286 (дата обращения: 22.05.2020). 15. ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности». Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200093863 (дата обращения: 22.05.2020). 16. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 03.04.2020) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/c5051782233acca771e9adb35b47d3fb82c9ff1c/ (дата обращения: 22.05.2020). 17. Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации" от 18.12.2001 N 174-ФЗ (ред. от 24.04.2020) Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34481/ (дата обращения 03.05.2020). 18. "Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации" от 14.11.2002 N 138-ФЗ (ред. от 24.04.2020) Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_39570/ (дата обращения 20.05.2020). 19. Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 24.04.2020) Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения 20.05.2020) Книги и сборники 20. Абрамова, Н. Юридическое делопроизводство: Учебное пособие для бакалавров / Н. Абрамова. - М.: Проспект, 2019. - 224 c. 21. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. - М.: КноРус, 2016. - 234 c 22. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство. - 2014. - №2. - с. 67-69 23. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для прикладного бакалавриата / И. Н. Кузнецов. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2019. - 461 с 24. Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учеб. пособие для прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 163 с. 25. Морозова, О. А. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении: учебное пособие для вузов / О.А. Морозова, В.В. Лосева, Л.И. Иванова. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2020. – 142 с. 26. Макаров В.Е., Политические и социальные аспекты информационной безопасности: монография / В.Е. Макаров. – М.: С. А. Ступин, 2015. – 351с. Интернет-ресурсы 27. Система электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО». Описание системы. [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/. (дата обращения 06.05.2020). 28. Обзор систем электронного документооборота. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml (дата обращения 06.05.2020). 29. Информационно-аналитический портал, посвященный вопросам электронногодокументооборота,СЭД,ECM,автоматизациядокументооборота, управления информацией и автоматизации управления. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.docflow.ru/ (дата обращения 06.05.2020). Статьи и периодические издания 30. Дунаева, Т.Ю. Информационные технологии в развитии современного информационного общества / Т.Ю. Дунаева // Международный журнал гуманитарных и естественных наук. – 2018. – № 3. – С. 162-175.
Отрывок из работы

ГЛАВА 1 Теоретические основы применения информационных технологий в документационном обеспечении управления и сферы электронного документооборота 1.1. Теоретические основы документационного обеспечения управления, характеристика комплекса решаемых задач в сфере ДОУ и организации работы с документами Современное понятие документооборота закреплено в тексте Государственного стандарта Российской Федерации «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст): «Делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов». Современное делопроизводство представляет собой систему информационного обеспечения аппарата управления организации. Под документооборотом организации принято понимать отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Формы применяемых в организации документов, а также система обработки информации и приемы организации документооборота утверждаются руководителем организации. Под документационным обеспечением управления учреждения следует понимать деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Зафиксированная надлежащим образом информация, как правило, представляется в форме того или иного управленческого документа. Совокупность управленческих документов образует документацию учреждения. В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие: - обеспечение единого порядка документирования и работы с документами, - совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции: - функции, связанные с документированием управленческой деятельности: - разработка бланков документов и обеспечение их изготовления, - обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов; - контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов; - функции, связанные с организацией работы с документами: - установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации); - обработка поступающих и отправляемых документов; - регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов; - разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам; - предварительное рассмотрение документов; - контроль за исполнением документов; - систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов; - подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива; - обеспечение защиты документной информации; - организация работы с обращениями граждан; - функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами; - разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству; - проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов; - методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях; - повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами; - разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства. Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции. В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. К технологическим функциям следует отнести: - осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; - регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; - ведение информационно-справочной работы по документам организации; - машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); - копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; - разработка и проектирование бланков документов; - подготовка документов к отправке. Среди организационных функций службы ДОУ выделяется: - подготовка к докладу руководству поступающих документов; - организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; - регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; - организация хранения документов в структурных подразделениях; - организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; - повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива; - организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы; - организация делопроизводства по обращениям граждан; - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. К контрольным функциям относят: - контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы); - контроль за сроками исполнения документов; - осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; - организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; - обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; - обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; проведение экспертизы научной и практической ценности документов; проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. Характеристика решаемых задач в сфере ДОУ: 1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций: - разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления; - обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования; - контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов. 2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций: -установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения); -экспедиционная обработка входящих и исходящих документов; -регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов; -контроль за исполнением документов; -систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан. -обеспечение защиты информации. 3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций: -разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации; -методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации; -повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами; -упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации; -разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины; -постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами. Организация документооборота с применением компьютерных технологий должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками и усилению контрольных функций, обеспечивает своевременность подготовки необходимых управленческих документов. Технологическая цепочка движения и обработки документов в общем виде включает в себя несколько этапов, которые представлены на рис. 1. Рис 1. Технологическая цепочка движения и обработки документов Документооборот делится на составляющие потоки, обеспечивающие прямую и обратную связь в управлении. По отношению к системе управления выделяют несколько документопотоков. Рис. 2 Виды документопотоков по отношению к системе управления Названные выше документопотоки различаются составом документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документооборот имеет свой достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от распределения обязанностей между руководителями, степени регламентации функций руководителя и структурных подразделений и принятой в организации технологии работы с документами. Рассмотрим некоторые особенности организации этих документопотоков. Порядок обработки входящих документов. Прием и обработка входящих документов производятся работником службы делопроизводства или секретарем. Эти документы могут поступать по почте, телефону, факсу, через курьера или по электронной почте. Необходимо организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, а также координировать их движение. Движение поступивших документов и работа с ними происходят по этапам, представленным на рис. 3. Прием поступающих в организацию документов производится после тщательной проверки адресных данных корреспонденции, а также ее количества. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдаче вместе с описью-реестром на все получаемые документы. В отдельных случаях проверяется также вес отправлений, целостность упаковки и сохранить печатей. Рис. 3 Этапы движения и работы с поступившими документами. После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. Если обнаружены поврежденные конверты, отсутствующие документы, вложения или отдельные страницы, а также несоответствия в документах или приложениях, отправитель уведомляется и помечается в самом документе и в журнале входящих документов в столбце «Примечание». После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении на конвертах повреждений, отсутствия документов, приложений к ним или отдельных страниц, а также несоответствия документов либо приложений об этом сообщают отправителю и делают отметку на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». После первичной обработки все конверты уничтожаются. Конверты хранятся только тогда, когда необходимо определить адрес отправителя, время отправки или получения, поскольку они могут служить подтверждением соответствующих фактов. При обработке входящей корреспонденции конверты с пометкой «Лично» не открываются, а отправляются непосредственно получателю. В этом случае на конвертах могут быть указаны дата и регистрационный номер. Корреспонденция с пометкой «Конфиденциально» обрабатывается сотрудником, который имеет к ней доступ. Прием входящих документов техническими средствами осуществляется непосредственно в офисе. В то же время запрашивается подтверждение для особо важных документов или сообщений, и только после этого их содержание сообщается руководителю. Обязательно проверяется общее количество полученных страниц и их соответствие количеству страниц, указанному в документе. О каких-либо несоответствиях или плохом качестве переданного текста следует незамедлительно сообщить отправителю. Предварительное рассмотрение поступающих документов производится в первую очередь с целью их распределения на нерегистрируемые и регистрируемые. Нерегистрируемые документы передаются непосредственно в структурные подразделения организации. На регистрируемых документах ставятся штампы с указанием их серийного номера и даты получения. Штамп также может предоставить место для последующего прикрепления входящего регистрационного индекса. Кроме того, на этапе предварительного рассмотрения входящих документов необходимо осуществить их отбор с целью направления руководителю наиболее важных и срочных. Ведь большинство решений по поступающей информации могут принимать заместители руководителей, а также руководители или специалисты структурных подразделений. При просмотре документов, полученных на имя руководителя, выявляются те, которые должны быть представлены ему в обязательном порядке. Это распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по ключевым вопросам организации и т. д. Список таких вопросов может составить сам руководитель. Документы с указанием структурного подразделения или фамилии сотрудника организации отправляются в пункт назначения без предварительного рассмотрения. Документы, предназначенные для нескольких структурных подразделений, передаются им поочередно или в копиях. На документах, переданных в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа проставляется символ соответствующего отдела или отдела (например, ОП - отдел продаж или 07 - код этого подразделения). При передаче документов непосредственным исполнителям указываются их фамилии и инициалы. При маркировке и отправке документов также могут использоваться символы должностных лиц (например, 01 - директор, 02 - заместитель директора и т. д.). Процесс предварительного рассмотрения документов может облегчить использование настольного устройства сортировки. Оно представляет собой набор лотков, имеющих наклейки с условным обозначением структурных подразделений и должностных лиц организации. И эти лотки раскладываются поступающие документы. При небольшом объеме документов можно использовать специальные папки с разделителями. При проведении предварительного просмотра документов также необходимо выяснить, не нужно ли в документах, представляемых руководству организации, выбирать дополнительные материалы (нормативные документы, предшествующая переписка и т.д.). Соответствующие документы отбираются делопроизводителем и передаются руководителю вместе с поступающими документами. Если в обязанности делопроизводителя входит доклад руководителю о поступивших документах, то необходимо предварительное ознакомление со всеми материалами. При подготовке полученных документов на доклад руководителю осуществляется их разметка (выделение заголовков и некоторых других реквизитов цветным маркером) и укладка (документы, требующие первоочередного рассмотрения, кладутся в папку поверх остальных либо помещаются в отдельную папку). Передача входящих документов на рассмотрение руководителю должна осуществляться после их регистрации. Обычно это происходит в день поступления документов в организацию. Руководитель рассматривает документы, как правило, в день их поступления и в тот же день передает их делопроизводителю, которому следует убедиться в наличии резолюции руководителя на каждом возвращенном документе. В резолюции назначаются исполнители, определяются сроки исполнения и даются конкретные указания по исполнению данного документа. Эти сведения должны быть занесены в регистрационный журнал, после чего документ передается на исполнение. Резолюция может послужить основанием для постановки документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то должностное лицо, указанное первым, считается ответственным исполнителем. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими лицами секретарь делает соответствующее количество копий. При этом необходимо следить, чтобы копирование документов не выходило за рамки разумного, так как увеличение объема документооборота приводит к дополнительным затратам труда, материалов и времени, что в конечном итоге снижает эффективность работы всей организации. Документ, переданный ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации (с проставлением даты получения), находится у него окончательною решения вопроса. Когда работа с документом завершена (выполнено конкретное задание, составлен ответный документ и т.д.), на нем проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело. Затем документ подшивается в дело, которое может иметь, например, заголовок “Переписка с внешними организациями за 2019 г. (входящие)”. В дальнейшем этот документ может быть использован для информационно-справочной работы. Порядок обработки исходящих документов. Документы, которые отправляются организацией, называются исходящими. Обработка таких документов происходит по этапам, представленным на рис. 4. Рис. 4. Порядок обработки исходящих документов Подготовка проекта документа начинается со сбора необходимой информации. Исполнитель изучает нормативные акты по соответствующей тематике, анализирует изданные ранее документы и т.д. Затем разрабатывается проект документа. Правильность оформления проекта документа проверяет работник службы делопроизводства или секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах (за исключением факсограмм и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре). Далее в случае необходимости проект документа проходит согласование с руководителями структурных подразделений, которое оформляется визами, проставленными на остающемся в организации экземпляре. Кроме того, в отдельных случаях согласование может быть внешним. Согласова­ние может происходить параллельно (когда для предварительного ознаком­ления проект документа передается всем участвующим в его подготовке организациям и лицам) и последовательно (когда проект направляется по очереди в различные организации и подразделения в соответствии с их функциями). После получения на проекте документа всех виз его передают на под­пись руководителю организации вместе со всеми приложениями. При необ­ходимости вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых был составлен данный проект (контракты, реклама­ции, инициативные письма, акты, нормативные документы и т.д). Руководитель может внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. Исходящие документы могут быть подписаны не только руководителем организации, но и руководителями структурных подразделений. Чем выше уровень подписания документов, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому во многих случаях право подписи исходящих документов должно быть предоставлено руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями. После подписания документ передается специалисту для регистрации (внесения необходимых сведений в журнал регистрации исходящих доку­ментов). После регистрации и присвоения исходящему документу номера, необходимо проставить его на обоих экземплярах. В тот же день после проверки правильности адресования и комплектности документ должен быть отправлен адресату. Второй экземпляр отправленною документа (или единственный экземпляр факсограммы) подшивается в дело с исходящей перепиской. Впослед­ствии он может быть использован в информационно-справочной работе. 1.2 Виды, задачи и назначение информационных технологий в сфере электронного документооборота. Обзор систем электронного документооборота В последние десятилетия появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. В частности, появились такие понятия как электронный документ, электронно-цифровая подпись, системы электронного документооборота. Электронный документооборот -документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота). Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Он осуществляется через информационные системы, компьютерные сети, интернет, электронную почту и множество других средств. Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способыосуществлениятакихпроцессовиметодов. Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. Системыдокументооборотаобычновнедряются,чтобырешатьопределенныезадачи,стоящиепередорганизацией, из которых наиболее часто встречаются следующие: - обеспечение эффективного управления за счет контроля выполнения, повышение исполнительской дисциплины сотрудников; - поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; - обеспечение и поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям; - достижение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; - протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений и др.); - оптимизация бизнес-процессов и автоматизация их выполнения и контроля; - исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия, экономия временных и материальных ресурсов; - обеспечение интеграции с другими системами и реализации принципа однократного ввода информации; - реализация возможности доступа к информации из любой территориально удаленной точки при условии наличия соответствующих прав доступа; - существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия электронного архива. Хотя любая классификация является условной, традиционно выделяют несколько видов систем электронного документооборота по функционалу и решаемым задачам: 1. Системы делопроизводства. Они используются в организациях со строго формализованными правилами документооборота и вертикального управления, независимо от их размера, формы собственности и вида деятельности. 2. Электронные архивы. Это системы структурированного хранения документов, обеспечивающие надежность хранения, разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск. Внедрение систем такого типа обычно обусловлено необходимостью структурирования электронной информации независимо от типа документов - текстовых, графических, мультимедийных. Основными функциями архива являются оцифровка бумажных документов, управление веб-контентом, потоковая передача и быстрый поиск. Примером является электронный архив ETLAS. Эта система может использоваться как для архивирования, так и в качестве основного средства автоматизации работы со всеми документами организации. 3. Workflow-системы обеспечивают автоматизацию не отдельных функций, а бизнес-процессов компании. Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет. Workflow-системы в основном устанавливают в компаниях с высокой степенью формализации бизнес-процессов, документооборот в которых при простой структуре имеет массовый характер. 4. ЕСМ-системы используются для сбора, управления, хранения информации (контента) и предоставления к ней доступа сотрудникам компании, то есть, на первый взгляд, выполняют те же самые функции, что и предыдущие системы. Однако существенное отличие ЕСМ-систем от своих собратьев в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал. По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В качестве примера можно привести корпоративную систему управления контентом DIRECTUM, на основе которой создана полноценная система электронного документооборота и инфраструктура эффективного взаимодействия сотрудников от высшего руко
Не смогли найти подходящую работу?
Вы можете заказать учебную работу от 100 рублей у наших авторов.
Оформите заказ и авторы начнут откликаться уже через 5 мин!
Похожие работы
Дипломная работа, Документоведение и архивоведение, 69 страниц
1725 руб.
Дипломная работа, Документоведение и архивоведение, 59 страниц
1475 руб.
Дипломная работа, Документоведение и архивоведение, 79 страниц
1975 руб.
Дипломная работа, Документоведение и архивоведение, 37 страниц
925 руб.
Дипломная работа, Документоведение и архивоведение, 45 страниц
1125 руб.
Служба поддержки сервиса
+7(499)346-70-08
Принимаем к оплате
Способы оплаты
© «Препод24»

Все права защищены

Разработка движка сайта

/slider/1.jpg /slider/2.jpg /slider/3.jpg /slider/4.jpg /slider/5.jpg