Войти в мой кабинет
Регистрация
ГОТОВЫЕ РАБОТЫ / КУРСОВАЯ РАБОТА, ТЕОРИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Разработка рабочего места и нормирование труда (на примере должности секретаря «ГБПОУ ВО «Суздальский индустриально-гуманитарный колледж»)

cool_lady 384 руб. КУПИТЬ ЭТУ РАБОТУ
Страниц: 32 Заказ написания работы может стоить дешевле
Оригинальность: неизвестно После покупки вы можете повысить уникальность этой работы до 80-100% с помощью сервиса
Размещено: 24.01.2021
Предмет исследования является работа по совершенствованию деятельности секретаря. Цель курсовой работы: - разработать рабочее место секретаря; - сделать анализ возможности повышения эффективности деятельности секретаря, такие как рациональная организация рабочего места и дать рекомендации по организации рабочего времени; - разработать направления совершенствования секретарской деятельности. Для этого было изучено рабочее место секретаря. Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие задачи: 1. Проанализировать организацию рабочего места. 2. Изучить рабочее место секретаря. 3. Дать рекомендации по организации рабочего времени секретаря. Для решения поставленных задач были использованы следующие методы: - метод системного анализа (при изучении системы управленческой документации, изучении технологии работы с документами, разработке рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря); - библиографический метод (при изучении литературы по теме исследования, документации, регламентирующей деятельность секретаря, системы управленческой документации); - метод опроса (используется для изучения содержания деятельности секретаря); - метод наблюдения (для определения содержания деятельности секретаря). В специализированных журналах были проанализированы публикации «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Кадровая служба и управлением персоналом предприятия», «Справочник секретаря и офис-менеджера». Структура работы обусловлена целями исследования и состоит из введения, двух глав, заключения и библиографического списка.
Введение

Актуальность выбранной темы курсовой работы связана с увеличивающейся важностью должности секретаря в работе организаций любой формы собственности. В наши дни функции секретаря поменялись существенно. Без секретаря руководитель не может осуществлять организационную и административную деятельность, поэтому руководителям нужен секретарь, который возьмет на себя организационную работу. Секретарь должен уметь быстро печатать, грамотно и без ошибок оформлять документы, правильно составлять различные тексты, рационально организовывать прием посетителей и гостей, правильно организовывать телефонное обслуживание, самостоятельно решать возникшие вопросы. Объектом исследования является организация деятельности секретаря в государственном бюджетном профессиональном образовательном учреждении Владимирской области «Суздальский индустриально-гуманитарный колледж» города Суздаля (далее – ГБПОУ ВО «СИГК»).
Содержание

Введение …………………………………………………………………………. 3 1. Рациональная организация рабочего места секретаря ……………………... 6 1.1 Понятие рабочего места и нормирования труда …………………………... 6 1.2 Рабочее место секретаря …………………………………………………….. 6 1.3 Предметы первой необходимости…………………………………………... 10 2. Повышение эффективности секретарской деятельности на примере ГБПОУ ВО «СИГК» …………………………………………………………………... 13 2.1 Рабочее место секретаря в ГБПОУ ВО «СИГК»…………………………... 18 2.2 Направления совершенствования секретарской деятельности…………... 32 2.3 Создание автоматизированного рабочего места секретаря………………. 36 Заключение………………………………………………………………………. 47 Библиографический список……………………………………………………... 49
Список литературы

1. Эргономика: Принципы и рекомендации. – М.:ВНИИТЭ., 2-е изд., переработ., 2015- 234с. 2. Зудина Л.А. «Организация управленческого труда»: Учебн. Пособие. М., 2017.- 362с. 3. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. «Основы управленческой деятельности», учебник, 2 издание, переработанное и дополненное, 2017 г.- 246с. 4. . Безменова И.К. Секретарь и руководитель: эффективное взаимодействие // Секретарское дело. - № 5. - 2008. - С. 32 - 35. 5. . Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту // Делопроизводство. - 2017. -№1. - С. 52-57. 6. . Денисова И.В. Стиль секретаря - важная часть его имиджа // Секретарское дело. - № 5. - 2016. - С. 17 - 29. 7. . Демушкин А.С. Правильное написание наименований федеральных органов исполнительной власти // Секретарское дело. - № 6. - 2017. С. 79 - 85. 8. . Зверева Н.А. Номенклатура дел организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - № 1. - С. 42 - 51. 9. . Иритикова В.С. Пример положения о современной службе делопроизводства // Делопроизводство и документооборот на предприятии - 2016. - № 7. - С. 33-37. 10. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело. - 2010. - №3. - С. 35-37. 11. . Коротеева Н.Н., Пилишвили Г.Д., Свиридов В.И. Организация и технология документационного обеспечения управления. - Курск: ООО Мечта, 2010. - С. 131-147. 12. Крылова Ю.В. Роль секретаря в организации управленческого учета на предприятии // Секретарское дело. - № 8. - 2007. - С. 69 - 75. 13. Иванов И. Н. Организация труда на предприятиях. Издательство Юрайт, 2020. — с 305. 14. Колосова О. Г. Организация, нормирование и оплата труда. Издательство Юрайт, 2020. — с 470. 15. Крылова Н. Рабочее место секретаря (условия труда, компьютер, оборудование, интерьер) / Н. Крылова // Управление персоналом. - 2020. - №.2. - С.50-53. 16. Кузнецова, Т.В. Организация рабочего времени и оборудование рабочего места / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2015. - №.4. - с. 5-8.
Отрывок из работы

1. Рациональная организация рабочего места секретаря 1.1 Понятие рабочего места и нормирования труда Рабочее место является первичным звеном в системе организации производства и труда. Именно на рабочем месте происходит соединение основных элементов производственного процесса – средств труда, предметов труда – и осуществление оказание услуг. От того, насколько рационально организованно рабочее место, во многом зависит результативность трудовой деятельности и уровень производительности труда. "Рабочее место — это часть технически оснащенного пространства, на котором работник (работники) выполняет определенную часть производственного процесса. Рабочее место должно отвечать техническим, организационным, экономическим, эргономическим и экологическим требованиям. Технические требования предполагают оснащение рабочего места современным оборудованием, технологией. Организационные требования говорят о том, что все оснащение рабочего места должно быть рационально расположено, само рабочее место должно своевременно обеспечиваться всеми ресурсами." Экономические требования предполагают обеспечение оптимальной занятости персонала, высокой производительности труда и качества работы. Эргономические требования сводятся к обеспечению удобной позы работнику, минимизации его утомляемости, удобства рабочих движений. Экологические требования предполагают минимизацию вредных для здоровья работника условий на рабочем месте." "Норма труда — это мера соотношения затрат и результатов труда при выполнении единицы работы, операции, функции одним работником или группой работников требуемой квалификации в нормальных организационно-технических, санитарно-гигиенических и эргономических условиях. На предприятиях используется система норм труда, отражающих различные стороны трудовой деятельности. Наиболее широко применяются нормы времени, выработки, обслуживания, численности, управляемости, нормированные задания. Время, затраченное на выполнение трудовой функции, зависит от последовательности выполнения работ и операций, применяемых орудий труда, от организации рабочего места (рационального его оснащения, планировки, расположения машин и механизмов), от совершенства системы обслуживания рабочего места, от профессионально-квалифицированного уровня рабочих. " "Норма длительности операции определяет отрезок времени, который необходим для выполнения единицы работы на одном рабочем месте. Это время включает длительности технологического воздействия на предмет труда и величину объективно неизбежных перерывов, приходящихся в среднем на единицу работы. Норма трудоёмкости операции определяет необходимые затраты времени одного работника или бригады на выполнение единицы работы. Норма (норматив) численности – это численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, которая необходима для эффективного выполнения задания. Норма выработки определяет количество единиц продукции, которое должно быть изготовлено одним работником за определенный период. Норма выработки устанавливается, когда в течение рабочего дня выполняются однотипные работы. Нормированное задание определяет необходимый ассортимент и объем работ, которые должны быть выполнены бригадой за данный отрезок времени. Контроль выполнения нормированных заданий осуществляется путем учета объема выполненных работ, фактически отработанного времени. Норма обслуживания определяет необходимое количество производственных объектов (рабочих мест, единиц оборудования, квадратных метров производственной площади и др.), которое должен обслуживать один или группа работников в определенных организационно-технических условиях в единицу рабочего времени. Норма управляемости (числа подчиненных) — это число работников или подразделений, которыми должен руководить один руководитель." "Классификация норм труда по содержанию следующая: 1. Нормы затрат (длительности, трудоемкости, численности) и результатов труда (нормы выработки, нормированные задания). 2. Нормы структуры трудового процесса (обслуживания, управляемости). 3. Нормы сложности труда (разряды работ, категории сложности труда специалистов). 4. Нормы оплаты труда (тарифные ставки, оклады, сдельные расценки). 5. Нормы условий труда. 6. Социальные и правовые нормы труда. По методу установления различают научно обоснованные и опытно-статистические нормы труда. Научно обоснованные нормы разрабатываются с использованием аналитических методов нормирования труда. Их название отражает комплексный характер обоснования нормы, когда учитываются не только технические, но и экономические, социальные факторы. Нормы труда устанавливаются: • на определенную операцию (операционная и дифференцированная норма); • взаимосвязанную группу операций (укрупненные нормы); • на законченный комплекс работ (комплексная норма). Нормативы по труду — это регламентированные величины затрат труда, режимов работы оборудования и перерывов, разработанные на основе научных исследований, предназначенные для многократного использования при расчете конкретных норм труда применительно к определенным организационно-техническим условиям. Нормативы по труду разрабатываются на основе установления нормативной зависимости." 1.2 Рабочее место секретаря "Рациональная организация работы секретаря начинается с организации рабочего места. Рабочее место секретаря находится в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Он должен быть расположен так, чтобы секретарь мог видеть всех, кто входит в приемную. Площадь должна быть разделена на рабочую зону и зону для посетителей. При выборе размеров площади необходимо учитывать: - подходы к мебели и оборудованию; - расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования; - в отдельных случаях потребность в особых условиях; - возможность установки дополнительного оборудования. В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят: - стол однотумбовый; - приставка с тумбой под компьютер, компьютер; - стул подъемно-поворотный; - вспомогательный стол." "Организация рабочего места секретаря руководителя формируется на основе анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места. Для того чтобы секретарь выполнял свои функции быстро и эффективно, а также рационально использовал рабочее время, необходимо оборудовать его рабочее место как можно лучше и эргономичнее. Кроме того, если учесть, что приемная и секретарь - это визитная карточка учреждения, которая оценивает культуру работы в целом, создает первое впечатление об учреждении, то становится понятным то значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря. Рабочее место секретаря должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальное время и усилия, затрачиваемые на непродуктивные движения. Одно из главных требований, которое секретарь должна неукоснительно соблюдать, - это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте." Само наименование приемная свидетельствует о том, то что в этом месте посетители ожидают приема их руководителем. Цель секретаря, сделать все необходимое, для того чтобы посетитель чувствовал себя комфортно. "Огромное значение в эргономике рабочего места имеет выбор мебели. Непосредственно в состав рабочего места секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя. Среди столов наиболее эргономичной признана изогнутая угловатая форма. Из-за вогнутости используется большая часть их площади, так как она попадает в зону человеческих рук, равную 35-40 см. Размещение клавиатуры на столе не должно вызывать напряжения рук. Уровень клавиатуры находится чуть выше колен, так что предплечья параллельны полу. Правильная установка рабочего стола: при фиксированной высоте-наилучшая высота составляет 72 см; рекомендуется регулировать высоту рабочей поверхности в пределах 680-760 мм.; стол должен обеспечивать необходимое пространство для рук по высоте, ширине и глубине; предпочтительно использование специализированного компьютерного стола; в зоне сиденья не должно быть выдвижных ящиков стола." "Схемы размещения рабочих мест должны учитывать расстояние между рабочими столами с мониторами, которое должно быть не менее 2 м, а расстояние между боковыми поверхностями мониторов - не менее 1,2 м. Можно поставить 2 стола под прямым углом и сесть лицом к образованному ими углу - тогда окажутся на столе, руки устанут гораздо меньше. Для полноценной работы секретаря также необходимы разного рода надстройки, лотки, подставки и т.д., но важно не загромождать ими стол. Лучше использовать навесные полки или тумбочки на колесах. Такое расположение мебели позволяет экономить около 30% рабочего времени." "Компьютер удобнее разместить на специальном столе-приставке. Монитор должен располагаться на оптимальном расстоянии от глаз пользователя 600-700 мм, но не ближе 50 мм, с учетом размера буквенно-цифровых знаков и символов. Угол считывания, то есть направление взгляда, должен быть на 10-20 градусов ниже горизонтали к центру экрана, а экран перпендикулярен этому направлению. Положение экрана находится на уровне глаз или немного ниже, так что мышцы шеи не напрягаются. Должна быть предусмотрена возможность регулировки экрана по высоте, наклону, а также по левому и правому направлениям. Для 15-дюймового монитора оптимальное разрешение составляет 800*600, для 17-дюймового-1024*768 на вышеуказанных расстояниях, для 19-дюймового, 21-дюймового-1024х768 на расстоянии 0,8-1,5 м от экрана. Не слишком высокое разрешение обычно обеспечивает более высокую скорость регенерации." "Принтер и сканер расположены рядом с компьютером. Сканер используется для ввода большого объема текстовой и графической информации в компьютер, а также документов в автоматизированную систему управления документооборотом. • Средства обработки бумажных документов - склеивающие и скрепляющие машины, конвертов скрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов. • Средства хранения и поиска документов - картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф. Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия - в специальных шкафах. • Средства связи - телефон, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем. Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например, телефон - факс - модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи." "На столе секретаря не должно быть никаких лишних предметов. Все, что постоянно требуется во время работы, должно быть помещено на расстоянии вытянутой руки. Одно из главных правил на столе секретаря лежат только входящие документы и необходимые для работы, все остальное должно быть разложено по папкам и убрано в письменный стол или шкаф. Дизайн приемной руководителя должен выглядеть солидно, так как он также выполняет представительные функции. Как бы хорошо ни выглядел кабинет руководителя, все посетители все равно попадают туда через приемную, поэтому дизайн приемной директора должен соответствовать тому же стилю, что и его кабинет. Существует множество дизайнерских проектов для приемных комнат, но при выборе стиля нужно ориентироваться не только на модные тенденции, но и на функциональность помещения. Очень важно, чтобы приемная была оборудована в соответствии со всеми потребностями секретаря, который будет там работать. Для этого важно продумать не только красивый интерьер, но и создать проект, отвечающий всем требованиям эргономики и функциональности. Чем выше интеллектуальный уровень сотрудников, тем более сложные оттенки они предпочтут. Тяга к спокойным цветам усиливается с возрастом. Темперамент тоже важен. Флегматики смягчаются акцентами красного и оранжевого, холерики успокаиваются сине-зеленой гаммой." 1.3 Предметы первой необходимости "Секретарю для работы могут понадобиться следующие предметы первой необходимости: 1.Средства малой оргтехники - письменные принадлежности: - ежедневник; - ручки, карандаши, фломастеры, маркеры и ластики; - бумага; - папка планшет или блокнот; - скрепки, клей, скотч, корректор, линейка, ножницы, степлер и антистеплер; - папки-скоросшиватели, жесткие и мягкие папки для бумаг; - журналы для регистрации документации; - записная книжка для телефонов; - настольный набор для канцелярских принадлежностей; - держатель для бумаг; 2. Средства составления и изготовления текстовых документов: - компьютер; - принтер; - сканер; 3.Средства хранения и поиска документов: - картотеки различного типа; - шкафы и полки, сейф. 4.Средства связи: - телефон, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем; - копировальные средства и аппараты; - офисная мебель и оборудование." "В средствах составления и производства текстовых документов компьютер все чаще занимает первое место, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый внешний вид за счет наличия различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа." С помощью сканера удобно вводить в компьютер значительное количество любой информации. Могут быть объединены средства связи в аппаратный вид, например, телефон - факс, должны иметь компактный вид и приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров. Необходимым эффективным инструментом планирования рабочего дня секретаря является еженедельный журнал, в котором дела разносятся по датам. Для этой цели можно использовать программный продукт, например, Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer - это персональная информационная система, предназначенная для эффективной организации рабочего времени. Помимо календаря, он включает в себя телефонный справочник, адресную книгу, блокнот и так далее. Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках письменного стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту. Информация и документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть систематизированы, легко видны и доступны для работы. Секретарь должен осуществлять постоянный контроль над сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием. В распоряжении секретаря в офисе должна быть специальная литература: - типовая инструкция по делопроизводству в Российской Федерации; - основные правила работы архивов; - перечень документов с указанием сроков хранения; - телефонный справочник по городу; - справочник местных телефонов организации; - список сотрудников и их домашних телефонов; - необходимый минимум юридической литературы – Трудовой кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ. - адресные данные банка, с которым организация сотрудничает; - справочник секретаря; - номенклатура дел организации; - литература по деловому этикету. Таким образом можно сделать вывод, что время, затраченное на выполнение трудовой функции, зависит от организации рабочего места и от совершенства системы обслуживания рабочего места. Рабочее место секретаря должно отвечать всем возможным требованиям, которые обеспечивают максимальное удобство в эксплуатации, а также минимальные усилия и время, затрачиваемые на малоэффективные перемещения. При соблюдение всех условий труда повысится эффективность работы как секретаря, так и его руководителя. 2. Повышение эффективности секретарской деятельности на примере ГБПОУ ВО «СИГК» 2.1 Рабочее место секретаря в ГБПОУ ВО «СИГК» В ГБПОУ ВО «СИГК» приемная секретаря находится перед кабинетом руководителя. Слева от входа, в приемной расположен стол секретаря, он расположен так, что можно видеть всех, кто входит в приемную. В приемной есть все необходимые предметы для работы: письменный стол, оргтехника, шкаф для одежды и сейф для хранения документов. Для того что бы создать уютную атмосферу, в приемной в углу стоит большое растение и зеркало. Сама приемная с мебелью для ожидания находится напротив рабочей зоны секретаря. Рабочее место секретаря оборудовано компьютером и оргтехникой. Все составляющие компьютера расположены на подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. На стене в приемной расположена лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учебного заведения. В холе перед приемной расположен информационный стенд, на котором представлены учредительные документы: устав, правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности учащихся и родителей, а также другие локальные нормативные акты, регулирующие деятельность государственного образовательного учреждения ГБПОУ ВО «СИГК». Также есть витрина с информационными материалами об основных достижениях учебного заведения, его сотрудников и студентов. А так же информация об образовательных услугах, предоставляемых государственным образовательным учреждением ГБПОУ ВО «СИГК».
Не смогли найти подходящую работу?
Вы можете заказать учебную работу от 100 рублей у наших авторов.
Оформите заказ и авторы начнут откликаться уже через 5 мин!
Похожие работы
Курсовая работа, Теория управления, 26 страниц
290 руб.
Курсовая работа, Теория управления, 24 страницы
250 руб.
Курсовая работа, Теория управления, 39 страниц
468 руб.
Курсовая работа, Теория управления, 26 страниц
312 руб.
Курсовая работа, Теория управления, 30 страниц
360 руб.
Служба поддержки сервиса
+7(499)346-70-08
Принимаем к оплате
Способы оплаты
© «Препод24»

Все права защищены

Разработка движка сайта

/slider/1.jpg /slider/2.jpg /slider/3.jpg /slider/4.jpg /slider/5.jpg