Глава 1 Организация как объект управления
1.1 Понятие и параметры организации
Организация – это относительно автономная группа людей со структуриро-ванной совместной деятельностью и определенными границами, которая создается или существует для достижения общей цели (целей).
К любой организации полностью применим системный подход, представляющий собой методологию познания составных частей через целое и целого через составные части.
В рамках организации объединены интересы большого количества людей, сосредоточены различные виды ресурсов. В процессе ее работы создается ин-формационная среда, определяющая коммуникационные связи внутри органи-зации и связи организации с внешней средой, складывается свой социально-психологический климат, влияющий на отношения между людьми. Существу-ющие внутри организации подразделения решают самостоятельно задачи. Между подразделениями устанавливается разнообразное информационное и функциональное взаимодействия. Таким образом, организация представляет собой сложную систему.
В любой организации основой деятельности является ее цель, под которой понимается желаемое состояние организационной системы в результате управ-ляемого процесса ее развития. Цель должна быть реальной, актуальной, соци-ально значимой, понятной исполнителям, измеряемой, совместимой с подцелями и возможностями, иметь конкретные сроки исполнения и допускать возможность корректировки при изменении внешних и внутренних условий. Таким образом, организация является целенаправленной системой.
Для того, чтобы достичь цели с минимальными временными и материаль-ными затратами, необходимо скоординировать деятельность всех звеньев организации. Для этого в любой организации выделяется:
- управляющая часть (менеджмент, субъекты управления);
- управляемая часть (исполнительные звенья, объекты управления).
Поэтому организации относятся к управляемым системам.
Организациями являются частные и государственные фирмы, государственные учреждения, общественные объединения, учреждения культуры, образования и т. п. Любая организация состоит из трех основных элементов. Это люди, входящие в данную организацию, цели и задачи, для решения которых она создается, и управление, которое формирует и мобилизует потенциал организации для решения стоящих задач.
Любая организация представляет собой открытую систему, встроенную во внешнюю среду, с которой организация находится в состоянии постоянного обмена. На входе она получает ресурсы из внешней среды, на выходе она отдает во внешнюю среду созданный продукт. Поэтому жизнедеятельность организации состоит из трех основных процессов:
1) получение ресурсов из внешней среды;
2) преобразование ресурсов в готовый продукт;
3) передача произведенного продукта во внешнюю среду.
Все многообразие организаций подразделяется на классы и виды, каждый из которых объединяет предприятия, однородные по тому или иному критерию.
На основании критерия формализации выделяются:
• формальные организации, имеющие четко поставленные цели, формализованные правила, структуру и связи (в эту группу входят все организации бизнеса, государственные и международные институты и органы);
• неформальные организации, работающие без четко определенных целей, правил и структур (сюда относят все институты семьи, дружбы, неформальных отношений между людьми).
По формам собственности они могут быть частными, государственными, муниципальными и иными.
По отношению к прибыли организации подразделяются на коммерческие и некоммерческие. Первые преследуют извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности, вторые не стремятся извлекать или распределять полученную прибыль между участниками, но могут осуществлять предпринимательскую деятельность, когда это служит достижению целей, ради которых они созданы, и соответствующую этим целям.
Гражданским кодексом России предусмотрены организационно-правовые формы, в которых может осуществляться деятельность коммерческих и некоммерческих организаций. В соответствии с ним организационно-правовая форма «предприятие» сохранена только для государственных и муниципальных предприятий, причем предприятием как объектом прав признается имущественный комплекс, используемый для осуществления предпринимательской деятельности. С учетом сложившихся в нашей стране традиций понятия «организация» и «предприятие» широко применяются как взаимозаменяемые.
По размерам организации группируются на крупные, средние и малые. В качестве классификационных признаков такого деления чаще всего используют такие легко доступные для анализа критерии, как число занятых, объем продаж (оборот) и балансовая стоимость активов. Но в связи с тем, что ни один из них не дает достаточно веских оснований для отнесения организации к той или иной группе, на практике применяют комбинацию критериев.
По участию в различных секторах производства организации подразделяются на четыре типа, в каждый из которых входит несколько отраслей, однородных по своему месту в технологическом цикле:
- отрасли первичного цикла, занимающиеся добычей сырья, включают организации и предприятия сельского, лесного и рыбного хозяйств, угольной промышленности и т.д.;
- отрасли вторичного цикла, в состав которых входят организации и предприятия обрабатывающей промышленности, например, машиностроения, металлообработки, автомобилестроения и т.д.;
- отрасли третичного цикла, предприятия и организации которого называют услуги, необходимые для нормальной жизнедеятельности отраслей первых двух секторов. Это банки, страховые компании, образовательные учреждения, туристические агентства, розничная торговля и др.;
- к четвертому сектору относят все организации и институты, которые занима-ются такой прогрессивной и быстро развивающейся сферой человеческой дея-тельности, как информационная технология. Этот сектор сформировался срав-нительно недавно, но его значение и потенциал растут с такой скоростью, с которой во всем мире увеличивается роль информации в управлении большими и сложными системами.
Применительно к социально-экономическим организациям под законом понимается устойчивая, объективная связь явлений или событий, присущая достаточно большому количеству организаций и обладающая неизбежной повторяемостью в сходных условиях. Профессиональное использование законов организации способствует установлению устойчивых качественных и количественных соотношений между управляющей и управляемой подсистемами, а также позволяет повысить качество и эффективность их деятельности.
Структурные законы связаны с организацией как явлением, т.е. объединением различных элементов для реализации цели (целей), действующих на основании определенных правил и процедур (статика управления) включают:
1.Закон синергии – для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал будет либо существенно больше, либо существенно меньше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов, то есть возможен как прирост энергии, так и снижение общего энергетического ресурса организации по сравнению с простой суммой энергетических возможностей входящих в нее элементов.
Задача руководителя заключается в том, чтобы найти нужный набор элементов и так организовать работу, чтобы синергия в организации носила созидательный, а не разрушительный характер.
2. Закон композиции и пропорциональности (гармонии) – каждая организаци-онная система стремиться сохранить в своей структуре все необходимые на данный момент времени и для данной ситуации элементы (композицию), находящиеся в заданном подчинении (пропорции).
Этот закон применяется, прежде всего, в желании организации выбрать оп-тимальную структуру и создать благоприятную среду обитания. Это достигается путем качественного осуществления организационного проектирования, налаживания долгосрочных партнерских отношений, формирования сетевых объединений и пр.
3. Закон единства анализа и синтеза – утверждает, что благодаря использова-нию в процессе управления организацией процедур анализа и синтеза обеспе-чивается настройка организационной системы на оптимальный вариант дости-жения поставленной цели.
Процесс управления организацией в рамках данного закона реализуется на практике в виде суммарного воздействия отдельных управленческих решений, принимаемых по результатам проведенных исследований в отношении как от-дельных ее звеньев и элементов (процедура анализа), так и организации в це-лом (процедуры синтеза).
Функциональные законы связанны с организацией как процессом, т.е. сово-купностью действий, приводящих к образованию и совершенствованию взаи-мосвязей между частями целого (динамика управления) включают:
1.Закон самосохранения – любой организации как социально-экономической системе свойственно стремление к самосохранению (выживанию) за счет опти-мального использования своего потенциала.
Этот закон является основой для оценки способности организации к выживанию в изменяющихся условиях существования. Полученные результаты затем используются для определения времени существования организации и при прогнозировании ее дальнейшего развития.
2.Закон развития (онтогенеза) – в процессе жизнедеятельности организации, на всех этапах ее жизненного цикла, происходят необратимые и закономерные изменения, направленные на максимальное использование организационного потенциала для достижения поставленной цели, в результате чего осуществляется качественная трансформация состояния организации.
Реализация закона осуществляется в рамках выбора определенных стратегий развития, которые формируют необходимую последовательность действий организационной системы на всех этапах ее жизненного цикла.
3.Закон информированности и упорядоченности – любая организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной, достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией.
Принципы организации – это правила на основе которых осуществляется функциональное, элементное и структурное построение, функционирование и развитие организационных систем. Одна из возможных классификаций прин-ципов организации построена на основе ряда положений кибернетики:
1.Принцип необходимого разнообразия означает, что многообразие воздей-ствующих на организационную систему внутренних и внешних возмущений требует адекватного им разнообразия ее возможных состояний и реакций. Данный принцип имеет принципиальное значение для разработки оптимальной структуры организации и процессов, протекающих в ней.
2.Принцип внешнего дополнения – система управления любой организации нуждается в определенных резервах, с помощью которых компенсируются не-учтенные воздействия внешней и внутренней среды. Степень реализации этого принципа определяет качество функционирования управляющей подсистемы. Для удержания организационной системы в заданных пороговых значениях переменных (показателей) необходимо наделить ее нормативным уровнем резервов (тактических, стратегических, технических, организационных, оперативных, экономических и управленческих), компенсирующих воздействие неучтенных факторов.
3.Принцип обратной связи – без наличия обратной связи между взаимодей-ствующими и взаимосвязанными частями, элементами или системами невоз-можно организация эффективного управления ими на научных принципах. На основании полученной информации корректируется любое управляющее воз-действие.
4.Принцип выбора управленческого решения – решение должно приниматься на основе анализа нескольких альтернативных вариантов. Разработка многовариантных реакций в ответ на конкретную ситуацию, привлечение коллективных знаний для определения вариантов решений, в том числе с использованием метода «мозговой атаки», безусловно, обеспечит принятие более или менее оптимального решения для конкретного случая.
Таким образом, объектом управления выступает организация, являющаяся открытой, целенаправленной, сложной и динамически развивающей системой. Деятельность социально-экономической организации регламентируется струк-турными и функциональными законами, корректное использование которых способствует установлению устойчивых количественных и качественных соот-ношений между управляющей и управляемой подсистемами, а также позволяет повысить качество и эффективность их деятельности. Принципы организации являются теми правилами, с использованием которых осуществляется ее функциональное, элементное и структурное построение, функционирование и развитие.
1.2 Механизмы управления организацией
Система – это целое, созданное из частей и элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Ее основными признаками являются: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь (см. рис. 1).
Рисунок 1. Схема функционирования системы
Управление – это процесс воздействия на систему с целью поддержания за-данного или перевода её в новое состояние.
Система управления:
- механизм такого воздействия;
- совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процес-сов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении (см. рис. 2).
