1. Теоретические основы работы кадровой службы на предприятии
1.1 Понятие, задачи и функции кадровой службы
Кадровая служба (служба управления персоналом) – структурное подразделение, уполномоченное осуществлять управление персоналом и организационно-методическое руководство мероприятиями по управлению персоналом, реализуемыми на предприятии.
В настоящее время кадровые службы могут выполнять следующие функции:
• планирование трудовых ресурсов — определение потребности в кадрах в зависимости от стратегии организации, поиск специалистов, создание резерва персонала;
• обеспечение кадрами — отбор кандидатов и отбор персонала из группы резерва;
• организация делопроизводства — составление и оформление кадровых документов (контрактов, приказов, трудовых книжек и др.), организация работы с ними (регистрация, контроль, текущее хранение, номенклатура дел, экспертиза ценности, подготовка и передача на хранение в архив);
• проведение аттестации сотрудников организации;
• подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров;
• анализ движения и текучести кадров;
• выявление социальной напряжённости в коллективе и снятие её;
• координация работы по стабилизации условий труда и соблюдению мер безопасности;
• управление дисциплиной.
В последние годы предлагается в функции кадровой службы включить организацию оплаты труда, подразумевающую аттестацию рабочих мест, определение структуры оплаты труда и структуры льгот, системы показателей труда, анализ рынка труда.
Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:
1. Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
• прием работников на предприятие;
• учет работников;
• увольнение работников;
• работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).
2. Планово-регулятивное направление:
• подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
• расстановка работников предприятия;
• перемещение работников предприятия;
• становление в должности и адаптация работников.
3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы:
• изучение работников;
• оценка работы работников;
• аналитическая работа;
• подготовка отчетов.
4. Координационно-информационное направление:
• профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
• организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
• работа с письменными обращениями работников предприятия;
• архивная и справочная работа.
5. Организационно-методическое направление:
• документирование деятельности работников предприятия;
• кадровая работа в подразделениях предприятия;
• планирование кадровой работы;
• руководство кадровой работой.
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:
• размеры организации;
• направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);
• стратегические цели организации;
• стадия развития организации;
• численность персонала;
• приоритетные задачи работы с персоналом.
Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:
• эффективность подбора и расстановки сотрудников;
• справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;
• продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;
• быстрое и эффективное решение личных проблем.
Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.
В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа:
• анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала;
• тестирование;
• планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.
Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.
Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.
Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации — системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.
Исходя из данной главы мы можем отметить, кадровая служба это обязательное звено организации предприятия и задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности предприятия. А так же правильная организация кадрового делопроизводства является залогом процветания предприятия, но работа кадровой службы не ограничивается учётом и статистикой, так как она является основой для анализа, планирования потенциала предприятия.
1.2 Положение об отделе кадров
Одним из первых этапов в организации работы предприятия является составление положения об отделе кадров. Он заключает в себя задачи, функции, права и обязанности персонала организации.
• Положение об отделе кадров включает в себя несколько разделов:
• общие положения;
• задачи;
• структура;
• функции;
• взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;
• права;
• ответственность.
В разделе «Общие положения» указывается подчиненность отдела кадров директору предприятия.
В разделе «Задачи» содержатся четко сформулированные направления деятельности отдела, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание резерва; организация системы учета кадров.
В разделе «Структура» указывается порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, направления работы и закрепленные подразделения отдела.
В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы:
• разработка планов комплектования кадров;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;
• учет личного состава предприятия;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
• подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;
• организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержится перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.
От других подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.
Из отдела кадров в подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении кадров, изменении правил трудового распорядка, сведения по вопросам трудовой дисциплины.
В разделе «Права» указаны основные полномочия отдела кадров:
• право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;
• право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;
• право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;
• право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая установлена должностными инструкциями.
Должностная инструкция работника отдела кадров, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда РФ от № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» состоит из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».
Должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:
• руководство работой отдела;
• обеспечение выполнения работ;
• разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;
• обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;
• проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;
• обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
• создание условий для повышения квалификации персонала;
• контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;
• внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
• обеспечение составления уставной отчетности.
Начальник отдела кадров должен знать:
• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
• основы экономики, организации труда и управления;
• нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
В бюджетных организациях существуют требования к квалификации для установления заработной платы. Например, наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.
Как правило в штатном расписание отдела кадров есть следующие должности: начальник отдела кадров; инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам и другие.
2. Организационные моменты работы кадровой службы
2.1 Структура и формы кадровой службы
Организационные формы кадровой службы могут быть следующими:
• управление кадров;
• управление персоналом;
• отдел кадров;
• отдел персонала;
• кадровый центр.
Делопроизводство в кадровой службе может вести один человек — инспектор (менеджер) по кадрам или секретарь руководителя.
При выборе организационной формы кадровой службы руководитель должен понимать, что его решение определяется штатной численностью организации.
В зависимости от числа сотрудников организации можно условно разделить на три категории:
1) Крупные, когда в организации работает несколько сотен (тысяч) сотрудников;
2) Средние, когда состав работающих не превышает трехсот человек;
3) Небольшие, состоящие из нескольких сотрудников.
В крупных организациях, особенно в тех, которые имеют дочерние организации в регионах России, рекомендуется создавать управление кадров, управление персоналом, а средних — отделы кадров. В небольших организациях работа с документацией по личному составу может быть возложена на инспекторов (менеджеров) по кадрам или на секретарей руководителя. В этом случае выполнение этой функции должно быть отражено в должностной инструкции инспектора или секретаря.
Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от ряда факторов, основными из которых являются:
• отраслевая принадлежность предприятия;
• место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);
• уровень централизации управления;
• тип предприятия (локальная компания, холдинг);
• определяющие экономические показатели;
• количество работников предприятия;
• концепция управления персоналом;
• кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);
• состояние регионального рынка труда;
• наличие региональной образовательной инфраструктуры;
• пол и возраст работников;
• технологические особенности производства;
• уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала.
В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
• самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
• выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
• выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников службы персонала, в организациях средних размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов, в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.
Рисунок 1- Структура кадровой службы предприятия
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
1) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
2) копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
3) копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
• требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
• принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
• взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
• требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.
Работникам кадровых служб, как и работникам других структурных подразделений организации, ТК РФ гарантирует:
• государственное содействие системной организации нормирования труда;
• применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учётом мнения выборного профсоюзного органа или устанавливаемых в коллективном договоре.
Нормирование труда (нормы труда) — это нормы выработки, времени, обслуживания. Они устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологий, организации производства и труда. Работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. В ТК РФ (ст. 159, 160, 163) определено, что относится к таким условиям:
• исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;
• своевременное обеспечение технической и и иной необходимой для работы документацией;
• надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;
• условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства.
Нормы выработки для каждого сотрудника кадровой службы, в соответствии с его должностными обязанностями, а также численный состав сотрудников кадровой службы можно рассчитать, используя «Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров».
В этой главе мы выяснили, что основы деятельности кадровой службы заключается в организованной работе сотрудников предприятия и в том числе сотрудников кадровой службы. Обозначили функции, за которые отвечает служба персонала и взаимоотношения с другими подразделениями в организации. Так же мы ознакомились с иерархией в кадровой службе.
