Актуальность темы. В любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в следующих двух аспектах:
-во-первых, в определении ценности документа для организации;
-во-вторых, в установлении сроков хранения документов в архиве организации. Нехватка квалифицированных специалистов осложняет работу на многих предприятиях. Поэтому специалисты в области документоведения, должны не только знать, как проводится экспертиза ценности документов, каковы этапы ее проведения, как и чем, регламентируется работа экспертных комиссий, их состав и основные задачи, но и уметь применять эти знания на практике.
Экспертиза ценности документов - одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков. Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации.
В процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости.
Ценность различных документов, как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна.
Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.
Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов документоведов.
Степень изученности вопроса. В работе изучено большое количество литературы по данной тематике.
В статье Медведевой О.В. подробно описаны правовая и нормативно-методическая основы экспертизы ценности документов. Статья включает в себя основные задачи экспертизы ценности, такие как, определение сроков хранения документов, принятие решений об уничтожении документов и передаче их на постоянное хранение.
Дроков С.В. в своей статье рассматривает современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов, а так же говорит о решении проблем методологического и методического характера, касающихся экспертизы ценности и обеспечения сохранности и учета документов.
Большое количество статей, посвященных экспертизе ценности документов, были обнаружены в журнале «Делопроизводство». Статьи Е.Н. Поповой, опубликованные в трех идущих друг за другом номерах 2017 года, раскрывают следующие вопросы: для чего необходим архив организации, какая информация содержится в положениях об архиве, об экспертной комиссии организации ; как обеспечить сохранность документов в архиве организации ; как обеспечить хранение документов в архиве организации .
Кроме теоретических статей, в данном журнале опубликованы статьи с практическим уклоном, например, Н.Н. Дрыгина рассматривает особенности организации и проведения экспертизы в «Богданской НИАГЛОС»;
О.Б. Пономарева и А.И. Жиров делятся опытом работы в экспертно- проверочной комиссии Управления по делам архивов Белгородской области.
В журнале «Секретарское дело» разными авторами представлены теоретические аспекты проведения экспертизы ценности, создания экспертных комиссий и работы архивов в целом (Н.А. Капмоле , Д.С. Курильчик и О.А. Куликова ).
В журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера» были найдены две статьи Е.Н. Кожановой, в которых рассказывается об итогах проведения экспертизы ценности документов: как составить описи дел , как правильно оформить акт об уничтожении документов, как возможно видоизменить акт под конкретную организацию и как поставить отметки об уничтожении в учетных документах организации .
Статьи данного автора были также найдены в журнале «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», в которых говорится об экспертизе ценности документов в отделе кадров организации .
Таким образом, историография по данному вопросу достаточно обширна.
Целью исследования является комплексное изучение и анализ экспертизы ценности документов как в целом, так и в государственных упреждениях Российской Федерации.
Для достижения данной цели в работе решаются следующие задачи:
-рассмотреть теоретические аспекты экспертизы ценности документов;
-изучить особенности экспертизы ценности документов в государственных учреждениях.
Объектом изучения является система документационного обеспечения управления хранения документов.
Предметом изучения выступает экспертиза ценности документов государственных учреждений.
Методологическую базу работы составляют мировоззренческие утверждения общенаучного диалектического метода постижения и вытекающие из него частно - академические методы: единого и относительного анализа.
Источниковая база. В процессе исследования главными нормативно-правовыми актами стали следующие источники:
1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» , который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов .
2 .Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти , в которых отражены правила создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления.
3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организаций , в которых отражены требования к организации хранения документов, к их учету и использованию.
4. «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда РФ документов по личному составу» отражает нормативно-методическую базу экспертизы ценности и отбора документов, состав видов документов по личному составу и т.д.
Таким образом, источниковая база по данному вопросу достаточно обширна.
Хронологические рамки исследования охватывают с 1990-х гг. по 2016 год. Нижняя граница обосновывается появлением «Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. Верхняя граница обосновывается появлением Федерального закона «Об архивном деле».
Территориальные рамки исследования. Все проведенные исследования проходили на территории Российской Федерации.
Структура работы определена целью и проблемами изучения и состоит из введения,2-х глав, заключения, а также из списка использованных источников и литературы.
