Глава 1. Организация эффективного управления адапта-цией
Адаптация персонала - это управляемый процесс приспособления нового работника к организационной культуре компании, к своему первичному коллективу, к требованиям, предъявляемым к нему компанией, и к собственному рабочему месту. [2] Прежде всего, она необходима для того, чтобы сократить время, которое обычно требуется новому сотруднику для того, чтобы освоиться на новом месте и начать работать с максимальной отдачей. Таким образом, система адаптации выгодна как самому новому сотруднику, так и руководству компании. В результате разработки модели адаптации как инструмента управления, ее внедрения и грамотного управления в организации возможно получение значимых результатов.
1.1. Управление процессом адаптации персонала в организации
Управление процессом адаптации – это активное воздействие на факторы, предопределяющие ее ход, сроки, снижение неблагоприятных последствий.
Вопросами адаптации занимаются отдельные работники из разных подразделений. Это инспектор отдела кадров, линейные руководители или коллеги по работе. Их главная цель - сделать процесс адаптации, приспособления молодых работников к предприятию как можно более коротким и безболезненным. Процесс адаптации непосредственно начинается в отделе кадров при приеме и оформлении на работу. Инспектор отдела кадров проводит небольшую беседу, в которой в общих чертах знакомит с предприятием, отделом или цехом, где предстоит работать новичку. Затем он провожает нового работника на его рабочее место и представляет непосредственному руководителю. А тот, в свою очередь, проводит знакомство с коллективом, с коллегами по работе, с рабочим местом. По своему усмотрению руководитель может прикрепить к новичку наставника из числа более опытных и старших работников. Как правило, еще в течение месяца руководитель проводит периодические беседы с новым работником, интересуясь трудностями, которые у того возникают, его успехами, и дает систематическую оценку работы. Контроль за ходом процесса адаптации со стороны отдела кадров не проводится. В некоторых организациях выдаются специальные брошюры с описанием того или иного вида производства, рабочего места, профессии или должности.
В настоящее время управление адаптацией как одна из функций службы управления персоналом остается на периферии серьезных теоретических и прикладных исследований в отечественном менеджменте. Достаточно сказать, что за последние десять лет не издано ни одной (!) монографии, посвященной непосредственно управлению адаптацией персонала, в журнальных публикациях объем материалов, посвященных этой проблеме, не превышает 3 % от общего числа публикаций, освещающих различные HR-технологии (по данным собственного контент-анализа). [3]
При организации научно обоснованной системы управления адаптацией исходят из целей и задач организации.
Для достижения этих целей в организациях целесообразно иметь в действу-ющих подразделениях по управлению персоналом специалистов или самостоя-тельное подразделение по управлению профориентацией и адаптацией кадров. Штат такого подразделения должен состоять как минимум из двух человек: профконсультанта (профессиональная ориентация) и менеджера по персоналу (отбор, подготовка и адаптация работников).
В осуществлении процесса адаптации непосредственное участие принимают линейные руководители.
Подразделение по управлению адаптацией должно выполнять следующие функции:
1. изучать и прогнозировать конъюнктуру рынка труда, проводить мероприятия по адаптации к нему, осуществлять соответствующую переструктуризацию кадрового потенциала;
2. участвовать в найме и отборе персонала с использованием профессио-грамм и описаний работ, организовывать тестирование и интервьюирова-ние работников в целях их лучшей профориентации;
3. участвовать в расстановке кадров по подразделениям, участкам, рабочим местам, проведении ротации и внутрипроизводственных перемещений кадров, формировании стабильного трудового коллектива;
4. участвовать в отборе лидеров из числа молодых работников, обладающих талантом организатора;
5. организовывать взаимодействие с региональной системой управления профориентацией и адаптацией на взаимовыгодных условиях.
В обязанности менеджера по персоналу входят:
1. Организация ознакомления с организацией: характеристика; условия най-ма; оплата труда;
2. Представление работника руководителю, непосредственному начальнику, инструктору по обучению;
3. Организация экскурсии по рабочим местам;
4. Разъяснение условий работы, ознакомление с функциями (совместно с руководителем);
5. Организация обучения (совместно с отделом обучения);
6. Введение в коллектив, представление сотрудников (совместно с руководителем).
Для новых работников организуется специальный курс обучения и воспита-ния, призванный наиболее быстро и рационально адаптировать их к стилю и методам работы в организации или в подразделении. Формами адаптации могут быть лекционные и семинарские занятия непосредственно в организации: выездные занятия на специальной учебной базе с приглашением специалистов и экспертов; выездной групповой тренинг.
В работе по проведению адаптации новых работников менеджер по персоналу должен использовать специально разработанную программу. Программа адаптации делится на общую и специализированную. Общая программа адаптации касается в целом всей организации и затрагивает следующие вопросы:
1. Общее представление об организации: приветственная речь; тенденции развития, цели, приоритеты, проблемы предприятия; традиции, нормы; продукция и ее потребители; виды деятельности; организация, структура, связи; информация о высшем руководстве, внутренние отношения.
2. Оплата труда в организации.
3. Дополнительные льготы, виды страхования, выходные пособия; пособия по болезни, болезням в семье, пособия по материнству; размер пенсии; воз-можности обучения на работе.
4. Охрана труда и техника безопасности: меры предосторожности; правила противопожарной безопасности и контроля; правила поведения при несчастных случаях; здравоохранение и места оказания первой медицинской помощи.
5. Отношения работников с профсоюзами; сроки и условия найма; назначе-ния, перемещения, продвижения; права и обязанности работника; выполне-ние постановлений профсоюзов; дисциплина и взыскания.
6. Служба быта: питание; комнаты отдыха; другие службы быта.
После реализации общей программы адаптации проводится специализиро-ванная программа адаптации. Она охватывает вопросы, связанные конкретно с каким-либо подразделением или рабочим местом. Обычно эту программу проводят линейные руководители или наставники. Эта программа включает в себя следующие вопросы:
1. Функции подразделения: цели и приоритеты; организация, структура и функции; взаимоотношения с другими подразделениями.
2. Обязанности и ответственность; детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов; разъяснение, почему эта конкретная работа важна, как она соотносится с другими видами работ в подразделении и на предприятии в целом; длительность рабочего дня и расписание; требования к качеству выполняемой работы.
3. Правила-предписания: правила, характерные только для данного вида ра-боты или данного подразделения; правила техники безопасности; отношения с работниками других подразделений; питание, курение на рабочем месте; телефонные переговоры личного характера в рабочее время.
4. Осмотр подразделения: местоположение кнопки пожарной тревоги, входы и выходы; места для курения; места оказания первой помощи.
5. Представление сотрудникам подразделения.
Данную программу можно использовать как для первичной, так и для вторичной адаптации. Так как адаптация молодых работников, которые еще не имеют профессионального опыта, отличается тем, что она заключается не только в усвоении информации об организации, но и в обучении самой работе, в программу адаптации обязательно должно входить обучение. Особые потребности в адаптации испытывают сотрудники старшего возраста. Они также нуждаются в обучении и их потребности в чем-то схожи с потребностями молодых работников, но им зачастую труднее вписаться в коллектив. Свои особенности имеет адаптация женщин, возвратившихся на работу после отпуска по уходу за детьми, инвалидов, сотрудников, вернувшихся после прохождения учебных курсов.
1.2. Анализ отечественного опыта построения системы адаптации персонала в организации
Рассмотрев понятие и сущность адаптации, а также программы, использую-щиеся в организациях по внедрению сотрудников, необходимо обратить внимание на отечественный опыт изучения данной проблемы.
Хотя, как показывает опыт отечественных организаций, в нашей стране недостаточно внимания уделяется проблеме профориентации и адаптации. Да и исследования по данному вопросу в отечественной литературе не являются, к сожалению, актуальными, но обратить внимание на имеющиеся заключения необходимо. [4]
Зная суть адаптационного процесса, необходимо классифицировать его по видам:
По отношениям «субъект-объект» адаптация подразделяется на:
1. активную, когда индивид стремится воздействовать на среду с тем, чтобы изменить ее (в том числе и те нормы, ценности, формы взаимодействия и деятельности, которые он должен освоить);
2. пассивную, когда он не стремится к такому воздействию и изменению.
По воздействию на работника адаптация делится на:
1. прогрессивную, то есть благоприятно воздействующую на работника;
2. регрессивную, являющуюся пассивной адаптацией к среде с
отрицательным содержанием (например, с низкой трудовой дисциплиной).
По уровню выделяют:
1. первичную, то есть когда человек впервые включается в постоянную трудо-вую деятельность на конкретном предприятии;
2. вторичную, то есть при последующей смене работы.
По направлениям адаптацию подразделяют на:
1. производственную
2. непроизводственную.
Попытаемся раскрыть значения некоторых из приведенных типов адаптации по последней классификации.
Профессиональная адаптация заключается в активном освоении профессии, ее тонкостей, специфики, необходимых навыков, приемов, способов принятия решений для начала в стандартных ситуациях. Она начинается с того, что после выяснения опыта, знаний и характера новичка для него определяют наиболее приемлемую форму подготовки, например, направляют на курсы или прикреп-ляют наставника.
Сложность профессиональной адаптации зависит от широты и разнообразия деятельности, интереса к ней, содержания труда, влияния профессиональной среды, индивидуально-психологических свойств личности. [5]
Психофизиологическая адаптация - адаптация к трудовой деятельности на уровне организма работника как целого, результатом чего становятся меньшие изменения его функционального состояния. То есть меньшее утомление, при-способление к высоким физическим нагрузкам и тому подобное.
Психофизиологическая адаптация особых сложностей не представляет, протекает достаточно быстро и в большой мере зависит от здоровья человека, его естественных реакций, характеристики самих этих условий. Тем не менее, большинство несчастных случаев происходит в первые дни работы именно из-за ее отсутствия.
Много внимания психофизиологической адаптации уделено в учебном пособии Веснина.
Социально-психологическая адаптация человека к производственной деятельности - адаптация к ближайшему социальному окружению в коллективе, к традициям и неписаным нормам коллектива, к стилю работы руководителей, к особенностям межличностных отношений, сложившихся в коллективе. Она означает включение работника в коллектив как равноправного, принимаемого всеми его членами.
Она может быть связана с немалыми трудностями, к которым относятся обманутые ожидания быстрого успеха, обусловленные недооценкой трудностей, важности живого человеческого общения, практического опыта и переоценкой значения теоретических знаний и инструкций. [6]
Следующим шагом в изучении теоретических основ адаптации после её сути и классификации будет изучение её этапов. Например, согласно учебному пособию «Управление персоналом» под редакцией Т.Ю. Базарова и Б.Л. Еремина, процесс адаптации можно разделить на четыре этапа:
На первом этапе происходит оценка уровня подготовленности новичка, которая необходима для разработки наиболее эффективной программы адапта-ции. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным. Однако следует помнить, что даже в этих случаях в организации возможны непривычные для него варианты решения уже известных ему задач.
Поскольку организационная структура зависит от ряда параметров, таких, как технология деятельности, внешняя инфраструктура и персонал, новичок неизбежно попадает в какой-то степени в незнакомую ему ситуацию. Адаптация должна предполагать, как знакомство с производственными особенностями организации, так и включение в коммуникативные сети, знакомство с персона-лом, корпоративными особенностями коммуникации, правилами поведения и так далее.
На втором этапе ориентация приобретает вид практического знакомства нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. К этой работе привлекаются как непосредственные руководители новичков, так и сотрудники служб по управлению персоналом.
На третьем этапе начинается «действенная адаптация». Этот этап состоит в собственно приспособлении новичка к своему статусу и значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. В рамках данного этапа необходимо дать новичку возможность активно действо-вать в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации. Важно в рамках этого этапа оказывать максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами.
