Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учёту документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда работников управленческих структур. Успех управленческой деятельности зависит от того, насколько профессионально ведется документация.
Правильная организация документационного обеспечения процессов организаций считается одним из важнейших критериев успешной деятельности. Проблемы работы с информацией, накопленной за многие годы, как в бумажном, так и в электронном виде, стала актуальной для многих организаций, не зависимо от направления их деятельности и формы собственности. Наличие информации не всегда гарантирует возможность принятия правильного управленческого решения. Её нужно обработать, систематизировать, проанализировать и эти выводы в качестве новой или вторичной информации будут способствовать принятию оптимального решения.
На сегодняшний день работа с документами – эта важная часть деятельности всех структурных подразделений и организаций в целом. Каждый документ отражает определённую функцию, и работа с ними требует времени, чёткости и оперативности.
Необходимо руководствоваться одним из фундаментальных положений: документооборот является отражением системы управления, характера ее организации, структуры, порядка решения вопросов, степени регламентации документальных коммуникаций .
За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Из всего вышесказанного вытекает потребность совершенствования на основе современного опыта ведения делопроизводства. Эта проблема особенно актуальна для организаций и предприятий негосударственной формы собственности, одним из которых является ООО «ПанельПласт».
Таким образом, актуальность темы выпускной квалификационной работы обусловлена недостаточной изученностью проблемы документационного обеспечения управления в ООО «ПанельПласт». Рациональная организация работы с документами в ООО «ПанельПласт» будет способствовать целенаправленному формированию информационных ресурсов (в том числе, и баз данных), их организации и обеспечению их эффективного функционирования.
Новизна данной работы заключается в применении Приказ Росархива «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» и Приказ Росархива «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» .
Практическая значимость работы – данные мероприятия могут быть применены во практиктической деятельности организации.
Объектом исследования является ООО «ПанельПласт», предметом исследования является постановка документационного обеспечения управления в ООО «ПанельПласт».
Целью данного исследования является анализ организации документационного обеспечения управления коммерческой структуры и его совершенствование (на примере ООО «ПанельПласт»).
Исходя из цели исследования, были поставлены и решались следующие задачи:
- рассмотрение истории ООО «ПанельПласт», основных видов деятельности организации и ее организационной структуры;
- анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в ООО «ПанельПласт»;
- изучение и анализ документирования управленческой деятельности и технологии работы с управленческими документами ООО «ПанельПласт»;
- разработка предложений по совершенствованию работы с документами на основе современной законодательной и нормативно-методической базы.
Для написания данной работы был использован ряд источников, которые можно подразделить на несколько групп.
К первой группе можно причислить законодательные акты, направленные на упорядочение применения видов документов в той или иной области деятельности, установление единообразия их подготовки и оформления и нормативные документы в сфере делопроизводства.
Во вторую группу включаются методические документы, в третью — локальные нормативные акты организации, являющегося объектом исследования. Отдельно в качестве источника использовался официальный сайт ООО «ПанельПласт», содержащий информацию о деятельности организации.
В Конституции Российской Федерации важнейший правовой акт России, который регулирует основополагающие сферы жизни и деятельности современной России. Конституция РФ определяет сущность Российского государства, политика которого направлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное развитие человека.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях позволяет упорядочить делопроизводство в организации, тем самым избежать ответственности за нарушение установленного порядка работы с документами, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности и конфиденциальности в работе с документами.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» определяет нормы регулирования информационных отношений, закрепляет принцип свободы поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом, содержит положения направленные на защиту информации.
Федеральный закон «О государственной тайне» и Федеральный закон от «О коммерческой тайне» определяют какая информация относится к государственной или к коммерческой тайне, степень секретности документа, какая информация может быть засекречена или конфиденциальная.
Законодательным актом, в соответствии с которым компания осуществляет свою деятельность, является Федеральный закон № 14- ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» . Закон регулирует основные положения об обществах с ограниченной ответственностью.
Приказ Росархива «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» . Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. Положения инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.
Приказ Росархива «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» . Требования новых правил делопроизводства будут применяться к специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
В правилах определены:
- порядок документирования управленческой деятельности;
- процесс организации документооборота;
- процедура управления документами в системе электронного документооборота;
- порядок осуществления контроля исполнения документов (поручений).
Кроме того, в правилах подробно описаны процессы подготовки документов к передаче на хранение в архив госоргана и выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» . Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих состоит из 2-х разделов: в первом его разделе описываются общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях (должностные обязанности, требования к квалификации и что должен знать), а во втором разделе - квалификационные характеристики должностей работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организациях.
Документационное обеспечение управления является предметом изучения в научной литературе. Для написания данной работы использовались учебные пособия и статьи, посвященные организации работы с документами.
В учебном пособии Ю. М. Михайлова «Секретарь руководителя. Универсальный справочник» , наиболее доступно и во всех деталях раскрыто содержание работы секретаря руководителя. В содержании справочника последовательно рассматриваются правовой статус секретаря, вопросы организационного и информационного обеспечения деятельности руководителя, а также основные способы бездокументной коммуникации.
В научной статье Е.В. Орловой «Порядок ознакомления работника с локальными нормативными актами работодателя» , подробно изложен локальные нормативные акты, влияющие на организацию работы специалиста. Основными источниками, использованными при написании работы, являются локальные нормативные акты компании: Устав, Инструкция по делопроизводству, а также должностные инструкции работников.
Среди справочных и информационных изданий использовались «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» , который содержит термины, применяемые в области управления документами при обозначении видов и разновидностей управленческих документов, и их определения, а также терминологический словарь «Управление документами» , включающий термины, относящиеся к сфере управления документами.
Структура выпускной квалификационной работы определена в соответствии с целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, определена цель, в соответствии с которой поставлен ряд задач, решаемых в ходе написания работы, дана характеристика использованных источников и литературы.
В первой главе проанализированы структура, задачи и функции этой организации. Проведен анализ нормативно-правовой и методической базы информационно-документационного обеспечения деятельности ООО «ПанельПласт».
Вторая глава содержит анализ документального фонда ООО «ПанельПласт». Последовательно рассмотрены и проанализированы все участки движения документов, порядок приема, регистрации, исполнения, контроля и подготовки документов к хранению.
В третьей главе содержатся предложения по совершенствованию работы с документами в ООО «ПанельПласт».
В заключении подводятся итоги выпускной квалификационной работы.
В приложениях указаны данные офицальных документов ООО «ПанельПласт».
