Разработка системы электронного документооборота на предприятии ООО «Энергохимкомплект»

На сегодняшний день информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения эффективности работы предприятий и организаций различной сферы деятельности. Одной из ключевых потребностей любого бизнеса является организация работы с документами. Независимо от области экономики, в которой работает организация, работа с документами предполагает хорошо организованный, рациональный, документооборот. Правильная организация документооборота предполагает оптимальный порядок обработки документов, способствующий оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной нагрузке подразделений и должностных лиц [11,13,22]. Однако в действительности практически каждая организация сталкивается с серьезными проблемами в делопроизводстве: документы теряются, не контролируются, не исполняются вовремя и т. д. С ростом масштабов организации и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения становится все более актуальным [6,20]. Торговые производственные организации не являются исключением, сегодня такие коммерческие компании сталкиваются с актуальной проблемой, заключающейся в необходимости оптимизации бизнес процессов в части организации документооборота. Внедрение таких изменений приводит к снижению издержек и организации более рационального подхода в отношении расходования имеющихся в распоряжении трудовых ресурсов [19]. В рамках данной работы наибольший интерес представляет автоматизация документооборота ООО «Энергохимкомплект». На сегодняшний день в ООО «Энергохимкомплект» имеет централизованную электронную систему документооборота «DIRECTUM», которая позволяет обмениваться информацией и предоставлять доступ к документам различных структурных подразделений. Однако, несмотря на высокий уровень существующей централизованной системы электронного документооборота, компания не решила полностью проблемы на уровне взаимодействия подразделений и компаний-партнеров в отношении реализации ряда бизнес-процессов, реализуемых сотрудниками организации в рабочем порядке [8,14]. Дело в том, что не все документы ООО «Энергохимкомплект» можно легко стандартизировать. Существуют документы для внутреннего использования или работы с местными контрагентами, стандартизация которых внесет больше неясности в работу электронной системы документооборота по причине разрозненного характера циркулирующих в ней данных. Особенно описанная выше проблема характерна для документооборота бизнес-процесса материально-технического снабжения. Так, например, поток документооборота по снабжению проектной деятельности ООО «Энергохимкомплект» чрезвычайно разнообразен по источникам и формам его представления. Таким образом, на сегодняшний день существует потребность в эффективном управлении внутренними электронными документами ООО«Энергохимкомплект» на уровне бизнес-процесса материально-технического снабжения, которая в свою очередь и привела к необходимости проектирования системы электронного документооборота ООО«Энергохимкомплект». Разработка такой системы позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы ряда внутренних подразделений организации, связанных с материально-техническим снабжением, а также обеспечивать их эффективное функционирование и открыть доступ потребителям на разных уровнях к информационным ресурсам с наименьшими затратами. Объектом исследования является электронный документооборот ООО«Энергохимкомплект». Предметом исследования является автоматизация управления электронным документооборотом ООО «Энергохимкомплект». Целью данной работы является повышение эффективности бизнес-процесса материально-технического снабжения ООО «Энергохимкомплект» путем разработки и внедрения системы электронного документооборота. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: 1) изучить деятельность и организационную структуру ООО«Энергохимкомплект»; 2) провести анализ бизнес-процессов, связанных с внутренним и внешним документооборотом; 3) сформировать предложение по оптимизации в отношении выявленной проблемы; 4) провести анализ существующих решений в области систем автоматизации документооборота; 5) спроектировать базу данных информационной системы автоматизации документооборота материально-технического снабжения организации; 6) разработать проект системы автоматизации документооборота материально-технического снабжения ООО «Энергохимкомплект»; 7) оценить экономическую эффективность разработанного проекта. Практическая значимость работы заключается в разработке проекта системы электронного документооборота ООО «Энергохимкомплект», внедрение которого позволит снизить издержки за счет снижения времени и трудозатрат персонала на работу с рядом документов организации. Теоретической основой данной работы являются Федеральные законы РФ («Об информации, информатизации и защите информации», «Об электронной цифровой подписи»), публикации в журналах, научные труды и практические разработки российских и зарубежных ученых и исследователей в области документационного обеспечения управления и делопроизводства [6,8,9,20,35,32].